Dostęp do zarządzania wersjami dokumentu ma jedynie operator, który posiada w stosunku do niego uprawnienia na poziomie:

Dla operatora o takich uprawnieniach po zaznaczeniu jednego dokumentu na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest akcja [Zarządzaj wersjami].

Akcję tę można także wybrać, klikając link [Zarządzaj wersjami] w zakładce „Szczegóły” na prawym panelu, który pokazuje się po zaznaczeniu dokumentu lub z menu kontekstowego przy danym dokumencie.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] jest dostępna tylko w menu kontekstowym pojedynczego dokumentu.

W przypadku zaznaczenia wielu dokumentów opcja nie jest aktywna.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] nie jest dostępna w ramach zakładki [Kosz] ani na liście dokumentów w sekcji „Pliki usunięte po retencji” w zakładce „Zarządzanie aplikacją”.

Po wyborze opcji Zarządzaj wersjami zostaje otwarte okno Zarządzaj wersjami, w ramach którego dostępne są wszystkie wersje dokumentu, które dotychczas dodano.

Opcja Zarządzaj wersjami jest aktywna także dla dokumentów, które mają tylko jedną wersję – w oknie zarządzania wersjami możliwe jest dodanie kolejnej wersji.

W ramach okna zarządzania wersjami wyświetlane są:

Od wersji 2023.0.0 w przypadku wersji pliku, która została usunięta z usługi IBARD lub z bazy MongoDB,  obok kolumny Dodano  widoczna jest ikona , a po przesunięciu na nią kursora wyświetlany jest napis „Plik usunięty”.

Liczba wersji wyświetlanych na liście jest zależna od zaznaczenia/odznaczenia parametru Zachowaj na zawsze. W przypadku, gdy:

Wersja bieżąca nie może ulec automatycznemu usunięciu, ponieważ nie jest możliwe zaznaczenie dla niej parametru Zachowaj na zawsze.

Uwaga

Jeżeli po kliknięciu akcji [Prześlij nową wersję] w ramach okna dialogowego zostanie wybrany do przesłania plik o innej nazwie niż wersjonowany dokument w Repozytorium, ale o takim samym rozszerzeniu, wówczas nazwa wybranego pliku zostanie nadpisana nazwą dokumentu znajdującego się w Repozytorium.

Jeżeli użytkownik wybierze w oknie dialogowym plik o innym rozszerzeniu niż rozszerzenie dokumentu w Repozytorium, wówczas nowa wersja nie zostanie przesłana, natomiast pojawi się następujący komunikat:

 

Obok każdej pozycji na liście znajduje się również menu kontekstowe  , po kliknięciu którego dostępne są:

Dla wersji bieżącej dokumentu 2 opcje:

Dla poprzednich wersji dokumentu 4 opcje:

Dla dokumentów zarchiwizowanych albo podlegających retencji lub unieważnionych w ramach okna zarządzania wersjami każda z wersji dokumentu ma w menu kontekstowym dostępną tylko jedną opcję – [Pobierz]. Nie jest możliwe przesłanie nowej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Prześlij nową wersję] – po jego kliknięciu zostanie jedynie wyświetlony komunikat o braku możliwości zarządzania wersjami dokumentu.

Okno Zarządzaj wersjami można zamknąć, naciskając przycisk [Zamknij] , znak lub klikając poza oknem.

Numerowanie wersji odbywa się według następujących zasad:

Przyklad

Zmiana nazwy nowej wersji bieżącej dokumentu po zmianie nazwy dokumentu

Znajdujący się na liście dokumentów dokument Spis ma 2 poprzednie wersje o tej samej nazwie. Operator „Joanna Bławatek” z poziomu menu kontekstowego na liście dokumentów zmienia nazwę dokumentu ze Spis na Spis dokumentów w Repozytorium.

 

 

 

 

Następnie operator „Joanna Bławatek” otwiera okno zarządzania wersjami i wybiera wersję 2 jako bieżącą. Wersja 2 jest widoczna na liście dokumentów jako Spis dokumentów w Repozytorium, bo jej nazwa uległa automatycznej zmianie wraz ze zmianą nazwy ówczesnej wersji bieżącej.

 

 

 

 

 

Przyklad

Próba zarządzania wersjami dokumentu przez jednego użytkownika, podczas gdy drugi przeniósł dany dokument do kosza
Użytkownik „Jan Kowalski” otworzył okno zarządzania wersjami dokumentu Struktura organizacyjna, ale w tym samym czasie użytkownik „Marian Kowalski” przeniósł ten dokument do kosza. Kiedy „Jan Kowalski” próbuje wybrać którąś z opcji z menu kontekstowego danej wersji, otrzymuje poniższy komunikat

 

Przyklad

Dwóch użytkowników ma jednocześnie otwarte okno zarządzania wersjami dla tego samego dokumentu – pierwszy użytkownik usuwa jedną z wersji, a później drugi próbuje ją pobrać

Użytkownicy „Joanna Bławatek” i „Anna Nowa” mają w tym samym czasie otwarte okno zarządzania wersjami dla dokumentu Test. Użytkownik „Joanna Bławatek” usuwa wersję 2 tego dokumentu.

 

 

Następnie użytkownik „Anna Nowa” w ramach swojego okna zarządzania wersjami próbuje pobrać wersję 2 tego samego dokumentu.

 

 

Wówczas dla użytkownika „Anna Nowa” zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Przyklad

Pierwszy użytkownik ma otwarte okno zarządzania wersjami, ale w tym czasie drugi użytkownik przenosi dokument do lokalizacji, do której pierwszy użytkownik nie ma wystarczających uprawnień, aby zarządzać wersjami dokumentu. Kiedy pierwszy użytkownik próbuje zarządzać wersjami, wyświetla się następujący komunikat:

 

Podczas przesyłania nowej wersji pliku okno zarządzania wersjami jest blokowane spinnerem.

Jeśli dla części wybranych elementów akcja nie została wykonana, wówczas po kliknięciu w oknie Wykonywane akcje w link [Nie usunięto] dostępne są następujące komunikaty, informujące o powodzie, dla którego nie wykonano akcji dla konkretnego elementu:

Jeżeli próbowano przeprowadzić archiwizację pliku:

Okno „Wykonywane akcje” to okno powiadomień o wykonywanych akcjach. Zostaje wywołane, jeśli użytkownik dla co najmniej jednego elementu na liście dokumentów w ramach menu kontekstowego wybierze jedną z poniższych opcji:

Po wybraniu opcji z menu kontekstowego na belce nad Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka, która znika po otwarciu okna.

Informacje dotycząca zakończonych akcji znajdują się w oknie aż do czasu drugiego wylogowania z systemu po zapoczątkowaniu akcji.

W ramach okna Wykonywane akcje wyświetlane są następujące elementy:

• Komunikat o działaniu w tle wykonywanej akcji

 

• Nazwa akcji i jej stan, przykładowo Trwa przenoszenie, Zakończono usuwanie, Usuwanie – jeżeli trwa oczekiwanie na rozpoczęcie akcji

 

• Pasek postępu – informuje o aktualnym stanie realizacji akcji. Jeżeli akcja została poprawne zakończona, obok paska wyświetlana jest ikona , natomiast jeśli wystąpiły błędy i akcja nie została wykonana dla części elementów – ikona .

 

 

 

 

• Informacja o przeprocesowaniu akcji dla danej liczby elementów spośród wszystkich wybranych elementów wraz z czasem, jaki pozostał do zakończenia wykonywania akcji albo informacja „Oczekuje”.

 

 

 

• Znak , za pomocą którego można zatrzymać akcję, gdy operator przesunie na niego kursor, wyświetlona zostaje informacja Anuluj akcję. Po wyborze tego znaku pasek postępu zostaje zatrzymany na takim etapie, na jakim jest – czyli np. jeżeli przenoszono 100 dokumentów, a naciśnięto, gdy informacja pod paskiem postępu brzmiała Przeniesiono 50 z 100, wówczas 50 dokumentów jest przeniesionych do wyznaczonej lokalizacji, 50 pozostałych pozostaje w pierwotnej lokalizacji, a w nazwie akcji widoczny jest napis Zakończono przenoszenie. Jeśli akcja miała status Oczekuje, wtedy po wybraniu akcja zostaje anulowana bez podania informacji.

 

Uwaga

Po kliknięciu znaku nie ma możliwości wznowienia przerwanych akcji – konieczne jest ponowne wybranie plików i uruchomienie akcji.

 

 

• Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana np. jako Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

 

 

 

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk  , znak lub kliknąć poza oknem.

• Link Wyczyść zakończone akcje – po jego naciśnięciu, jeżeli wszystkie akcje są zakończone, informacje o nich zostaną usunięte. Natomiast jeśli akcje wciąż trwają, wówczas tylko informacje dotyczące akcji zakończonych zostaną usunięte, a informacje o trwających akcjach pozostaną.

Akcje w ramach okna Wykonywane akcje są ustawione w taki sposób, że te najdawniej rozpoczęte znajdują się w dolnej części okna.

Jeżeli w oknie Wykonywane akcje wyświetlane są więcej niż 4 akcje, wówczas istnieje możliwość przechodzenia do kolejnych akcji za pomocą suwaka z prawej strony okna.

Uwaga

Foldery nie podlegają archiwizacji ani unieważnieniu.

Jeśli użytkownik wybierze opcję [Unieważnij dokument] dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie unieważniono: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

 

Jeżeli natomiast użytkownik wybierze opcję   [Archiwizuj] dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie zarchiwizowano: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie zarchiwizowano i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

Okno Wykonywane akcje jest dostępne również z listy dokumentów w koszu.

Po naciśnięciu przycisku [Prześlij] w prawym górnym rogu okna Repozytorium i wyborze plików lub przesłaniu ich za pomocą metody drag&drop nie jest wyświetlane okno Wykonywane akcje, ale osobne okno transferu plików (zob. Dokumenty w Repozytorium).

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

W adresie URL aplikacji  musi być zachowana wielkość liter zgodna z wielkością liter katalogu aplikacji serwerowej (dawna web).

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

W przypadku pracy w trybie wielospółkowym należy zweryfikować, czy prawidłowo zostało skonfigurowane połączenie do domyślnej spółki, która jest wskazana w pliku Web.config, znajdującym się w katalogu z aplikacją serwerową (dawna web).

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

W pliku Web.config w katalogu z aplikacją serwerową (dawna web) przy serwerze klucza należy wskazać pełną ścieżkę tzn. serwer klucza/nazwa instancji::numer klucza.

1. <!– „LicenceKeyServerDMS” – należy wpisać nazwę serwera licencji dla aplikacji Comarch DMS –>
<add key=„LicenceKeyServerDMS” value=” serwer klucza/nazwa instancji::numer klucza ” />

2. <!– „LicenceKeyServerERP” – należy wpisać nazwę serwera licencji dla ERP XL lub ERP Optima. –>
<add key=„LicenceKeyServerERP” value=” serwer klucza/nazwa instancji::numer klucza ” />

Jeżeli dostępna jest aktualizacja aplikacji mobilnej Comarch DMS, wówczas w górnej części zakładki  „Konto” widoczna jest  informacja „Dostępna jest nowa wersja Twojej aplikacji”, a poniżej znajduje się link do sklepu Google Play.

Aby zaktualizować aplikację mobilną Comarch DMS, należy kliknąć w ten link.

Wówczas zostaje wyświetlona pozycja Comarch DMS w sklepie Google Play. Aby dokonać aktualizacji, należy nacisnąć przycisk „Aktualizuj”.

Po zaktualizowaniu aplikacji można ponownie ją otworzyć, klikając „Otwórz„.

Użytkownik może również zaktualizować aplikację mobilną Comarch DMS z poziomu zakładki „Oczekujące na pobranie” w sklepie Google Play, klikając w przycisk „Zaktualizuj”, podobnie jak w przypadku innych aplikacji.

Jeśli aplikacja została zaktualizowana do najnowszej wersji, wówczas w górnej części zakładki „Konto” wyświetlana jest ikona   oraz napis „Korzystasz z aktualnej wersji DMS”.

Od wersji 2022.0 możliwe jest masowe przesyłanie plików do Repozytorium.

Po kliknięciu w prawym górnym rogu okna Repozytorium w przycisk [Prześlij] zostaje otwarte okno dialogowe, w którym można zaznaczyć jeden lub więcej plików, które będą przesłane do Repozytorium.

Po wyborze plików należy potwierdzić wybór, klikając w oknie dialogowym przycisk [Otwórz] . Operator może również zamiast używać przycisku [Prześlij] , przeciągnąć plik/pliki i upuścić na obszar listy za pomocą kursora (metodą drag&drop).

W każdej z tych opcji po wyborze plików do transferu zostanie otwarte okno z informacją o postępie transferu każdego z wybranych plików, widoczne na środku ekranu.

W ramach okna transferu plików dostępne są informacje dotyczące:

Okno transferu plików może przyjmować jeden z dwóch stanów:

1. Rozwinięty – prezentowane są wówczas następujące informacje:

Jeśli operator przesunie kursor na napis Nie przesłano lub na ikonę , zostanie wyświetlona informacja o przyczynie błędu transferu.

Jeśli operator przesunie kursor na ikonę , wówczas wyświetlana jest informacja Nie można zweryfikować podpisu cyfrowego.

2. Zwinięte – widoczne są wtedy następujące informacje:

Okno transferu plików można rozwijać lub zwijać za pomocą strzałki dostępnej w nagłówku okna. Wybór znaku   w ramach nagłówka okna transferu plików powoduje anulowanie wszystkich trwających transferów jednocześnie.

Jeżeli w lokalizacji, do której jest przesyłany plik o danej nazwie, znajduje się już plik o takiej samej nazwie, wówczas wyświetlony zostaje poniższy komunikat:

W ramach komunikatu można wybrać jeden z trzech przycisków:

Jeżeli operator zaznaczy w ramach komunikatu checkbox  [Zastosuj do pozostałych elementów w tym transferze], wtedy wybrana w ramach komunikatu opcja zostanie zastosowana w stosunku do wszystkich pozostałych przesyłanych elementów.

Jeśli w oknie transferu pliku znajdują się pliki o statusie Przesyłanie lub Oczekuje, a operator próbuje zamknąć przeglądarkę, wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

Możliwy jest wówczas wybór opcji:

Opis komunikatu:

Możliwe rozwiązania:

Należy sprawdzić, czy lokalnemu użytkownikowi IUSR dodano uprawnienia do katalogu z DMS:

Opis komunikatu:

Aplikacja nie otworzyła się (bez komunikatu) lub wyświetlony został następujący komunikat:

Możliwe rozwiązania:

Należy sprawdzić, czy w pliku DMS.exe w katalogu z aplikacją desktop w kluczu:
<add key=”ServerUri” value=”http://<host>/<nazwa Katalogu>” /> nie brakuje na końcu / lub >.