W ramach zakładki „Uprawnienia” zostają zdefiniowane uprawnienia operatorów do uruchamiania skryptów.
Uprawnienia dla każdego utworzonego programu są nadawane oddzielnie.
Zakładka „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” przed dodaniem uprawnień
Na zakładce dostępne są następujące pola:
Nazwa spółki – pole dostępne jedynie w trybie wielospółkowym Comarch DMS; należy w nim dokonać wyboru spółki, z której pochodzi operator, któremu mają zostać nadane uprawnienia
Typ – w ramach tego pola możliwy jest wybór pracownika, działu lub stanowiska, dla którego mają zostać przyznane uprawnienia do danego programu
Wartość – w zależności od wyboru dokonanego w polu „Typ” w ramach tego pola można wybrać danego pracownika/dział/ stanowisko, któremu zostaną przyznane uprawnienia do danego programu
Po nadaniu uprawnień należy zapisać zmiany, klikając na przycisk [Zapisz]. Wówczas operator zostaje przeniesiony na zakładkę „Edytor skryptów”, a w prawym górnym rogu okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” pojawia się przycisk [Uruchom], służący do uruchomienia programu.
Zakładka „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” z dodanymi uprawnieniami – przed zapisaniem zmian
Zakładka „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” – nadawanie uprawnień do zakładki i elementy okna
W wersji 2023.1.0 została dodana nowa zakładka [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] , dostępna w menu głównym aplikacji desktop Comarch DMS nad ikoną panelu użytkownika .
Zakładka [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] jest dostępna w menu głównym aplikacji desktop Comarch DMS jedynie wtedy, gdy danemu operatorowi nadano uprawnienie do tej zakładki na karcie pracownika.
Aby przyznać uprawnienie do zakładki [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] pracownikowi należy przejść na zakładkę [Struktura organizacyjna], następnie kliknąć na sekcje „Pracownicy”, na danego pracownika i na zakładkę „Uprawnienia”. Następnie należy wybrać sekcję „Funkcjonalności” i w ramach pola „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” wybrać wartość „Tak”, a następnie zapisać zmiany znakiem dyskietki. Wówczas pracownik będzie mógł tworzyć skrypty do pracy automatycznej.
Jeżeli w polu „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” ustawiona jest wartość „Nie”, wówczas zakładka nie jest widoczna dla pracownika i nie ma on uprawnień do tworzenia skryptów do pracy automatycznej.
Uwaga
Jeżeli operator nadaje uprawnienie „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” samemu sobie, wówczas zakładka będzie widoczna dopiero po ponownym zalogowaniu .
Nadawanie pracownikowi uprawnień do zakładki „Konfiguracja automatycznego trybu pracy”
Po pierwszym przejściu na zakładkę [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] widoczne jest puste okno ze zwiniętym panelem „Skrypty” . W górnej części okna dostępne są następujące przyciski:
[Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostaje dodany nowy skrypt
[Usuń] – przycisk pozwala na usunięcie programu z listy programów w oknie „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” oraz z listy programów, które mogą być uruchomione przez użytkownika
[Zapisz] – przycisk służy do zapisywania zmian w programie
[Uruchom] – przycisk otwiera okno „Automatyczny tryb pracy”; przycisk widoczny jedynie dla użytkowników, którym nadano uprawnienie do danego programu na zakładce „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” (zob. Uruchamianie i zatrzymywanie programu).
Okno „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” po pierwszym otwarciu zakładki
Aby dodać nową pozycję, należy nacisnąć przycisk [Dodaj]. Wówczas zostanie dodany nowy program z predefiniowaną nazwą „Nazwa programu 1”. W ramach okna widoczne są dwie zakładki:
Edytor skryptów
Uprawnienia
Załącznik z Managera dokumentów
Używając ikonki [Dodaj], która jest dostępna w ramach kontrolki typu załącznik, można dodać do dokumentu pliki dowolnego formatu. Po kliknięciu ikonki „Dodaj” możliwy jest wybór źródła pliku – również pliku z Managera dokumentów.
Uwaga
Funkcjonalność elektronicznego podpisywania dokumentów nie jest dostępna dla:
Dokumentów w Managerze dokumentów
Dokumentów dodawanych z Managera dokumentów jako załączniki do dokumentu w module Workflow
Aby możliwe było dodanie pliku z Managera dokumentów konieczne jest, aby:
w pliku web.config w kluczu „UseRepository” wpisana była wartość „false”
podczas definiowania obiegu dokumentów w ustawieniach kontrolki typu załącznik , w zakładce „Archiwa” został zaznaczony checkbox „Manager dokumentów”
Zaznaczanie checkboxa „Manager dokumentów” w ustawieniach kontrolki typu załącznik
Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione i zmiany zostaną zapisane, to przy próbie dodania nowego dokumentu po kliknięciu ikonki [Dodaj] w ramach kontrolki typu załącznik widoczna jest dodatkowa opcja – „Z managera dokumentów”
Opcja „Z managera dokumentów” w ramach kontrolki typu załącznik
Kiedy użytkownik wybierze opcję „Z managera dokumentów”, wówczas otworzy się okno Managera dokumentów. Aby dodać plik z Managera dokumentów jako załącznik należy kliknąć na dany plik, a następnie na ikonkę [Załącz wybrane pliki]. Wówczas plik zostanie dodany do kontrolki typu załącznik na danym dokumencie.
Dodawanie pliku z Managera dokumentów do kontrolki typu załącznik
Załącznik dodany z Managera dokumentów
W ramach otwartego okna Managera dokumentów dostępne są następujące ikony:
[Załącz wybrane pliki] – po wyborze tej ikonki do kontrolki typu załącznik zostanie dołączony plik, na który przedtem kliknął użytkownik, przycisk jest wyszarzony do czasu wyboru pliku z Managera dokumentów.
[Zamknij] – po kliknięciu tej ikonki okno Managera dokumentów zostaje zamknięte, a załącznik nie jest dodawany
[Nowy dokument] – po kliknięciu ikony zostaje otwarte okno, w którym możliwe jest dodanie z dysku nowego dokumentu do Managera dokumentów
[Nowy katalog] – naciśnięcie tej ikonki powoduje otwarcie okna, w ramach którego w Managerze dokumentów można dodać nowy katalog
[Szukaj] – wyszukiwarka, w której użytkownik może wyszukiwać dokumenty po frazie – wyszukiwane są również dokumenty znajdujące się w katalogach
[Filtry] – po kliknięciu tej ikonki wyświetlony zostaje checkbox [Ukryj katalogi] – jeśli operator zaznaczy checkbox, katalogi nie są widoczne na liście dokumentów w oknie Managera dokumentów
[Usuń filtry] – po naciśnięciu tej ikonki zostaje usunięty filtr i katalogi są znów widoczne w oknie Managera dokumentów
[Wyświetlaj listę] – kliknięcie tej ikonki sprawia, że dokumenty wyświetlane są w formie listy, wraz z datą modyfikacji i nazwą użytkownika, który dokonał modyfikacji
[Wyświetlaj duże ikony] – po naciśnięciu tego przycisku w ramach okna Managera dokumentów wyświetlane są duże ikony dokumentów i katalogów oraz ich nazwy
– przycisk widoczny w prawej części okna Managera dokumentów, obok nazwy katalogu, dzięki niemu możliwe jest przejście do katalogu nadrzędnego
– przyciski dostępne nad drzewem katalogów, pozwalają zmienić kolejność katalogów, które są wyświetlane w ramach katalogu nadrzędnego.
Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na katalog otwierane jest menu kontekstowe katalogu, a na dokument – menu kontekstowe dokumentu (zob. Okno Managera dokumentów).
Ustawienia opcji regionalnych
Aby program działał prawidłowo, konieczne jest ustawienie opcji regionalnych systemu na polskie.
W tym celu dla systemu Windows 8/ Windows 10 należy:
w ramach opcji Ustawienia wybrać Region i w polu Kraj lub region – „Polska”
Wybór opcji „Polska” w polu „Kraj lub region”
w ramach opcji Panel sterowania wybrać ustawienia Zegar i region, a później Region
Wybór ustawień regionu
następnie w ramach zakladki „Formaty” wybrać format „Polski (Polska)”
Opcja „Format” z ustawieniem „Polski (Polska)”
później w ramach zakładki „Administracyjne” upewnić się, czy w polu Bieżący język dla programów nieobsługujących kodu Unicode: wybrane zostało ustawienie „Polski (Polska)”. Ustawienie mozna zmienić po kliknięciu na przycisk „Zmień ustawienia regionalne systemu” – w otwartym wówczas oknie „Ustawienia regionalne” nalezy również dodatkowo sprawdzić, czy checkbox Użyj formatu Unicode UTF-8 do obsługi języków z całego świata jest zaznaczony – jeśli jest, należy go odznaczyć.
Zakładka „Administracyjne” – wybór zmiany ustawień regionalnych systemu
Prawidłowe ustawienia regionalne systemu dla rynku polskiego
Uwaga
Opisane ustawienia to ustawienia na rynek polski. W przypadku stosowania Comarch DMS w innych krajach konieczne jest zastosowanie ustawień, które są rekomendowane przez firmę Microsoft dla danego kraju albo krajów.
Obsługa kodów kreskowych w integracji z Comarch OCR
W wersji 2022.0.3 nastąpiły zmiany w funkcjonalności integracji z Comarch OCR – celem obsługi barcodes jest rozpoznawanie oraz zapisywanie wielu kodów kreskowych z dokumentu, który jest przetwarzany w usłudze Comarch OCR.
Możliwe jest także zapisywanie typów kodów kreskowych rozpoznanych w usłudze Comarch OCR. Dzięki wprowadzonym zmianom istnieje możliwość zmapowania na dokument w Comarch DMS więcej niż jednego kodu kreskowego, który zostal rozpoznany na dokumencie.
Wprowadzone zmiany dotyczą punktów ACD w ramach trybów współpracy:
Współpraca z Comarch OCR
Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)
Kody kreskowe, które zostały rozpoznane na dokumencie przez usługę Comarch OCR, są zapisywane w dwóch miejscach:
w tabeli do.OC_Documents w kolumnach: OCD_BarcodeText i OCD_BarcodeType (tak jak dotychczas) – w tych kolumnach są zapisywane informacje, które pochodzą z odpowiedzi z Comarch OCR z sekcji Barcode – tutaj zawsze pojawia się pierwszy kod kreskowy, który został rozpoznany na dokumencie
w nowododanej tabeli do.OC_DocumentBarcodes (OCB), w której znajdują się następujące kolumny:
OCB_Id – zawiera identyfikator rekordu (typ: int)
OCB_DocumentId – w tej kolumnie znajduje się identyfikator rozpoznanego dokumentu (typ: int)
OCB_BarcodeText – zawiera rozpoznany kod kreskowy (typ: varchar(255))
OCB_BarcodeType – w tej kolumnie zapisywany jest typ rozpoznanego kodu kreskowego (typ: varchar (50))
OCB_LP – zawiera kolejny numer barcode w danym dokumencie
W ramach tabeli zostają zapisane wartości, które są przekazywane w odpowiedzi z Comarch OCR w sekcji Barcodes. Pierwszy z rozpoznanych kodów kreskowych jest taki sam jak kod kreskowy, który jest zapisywany w sekcji Barcode.
Uwaga
Sekcja Barcode jest dostępna jedynie w przypadku dokumentów w języku polskim.
Dodawanie uprawnień do dokumentu na następnym etapie
Istnieje możliwość dodania uprawnień do dokumentu przekazywanego do danego etapu pracownikom, których nie zostali przypisani do tego etapu w ustawieniach obiegu. W tym celu operator na poprzednim etapie powinien nadać uprawnienia wybranym operatorom.
Uwaga
Aby dodanie uprawnień do danego etapu obiegu dokumentu było możliwe, konieczne jest zaznaczenie parametru „Uprawnienia dodatkowe” w ramach definicji typu obiegu, w zakładce „Schemat obiegu” – „Uprawnienia”- sekcja „Uprawnienia do etapu”
Zaznaczanie parametru „Uprawnienia dodatkowe”
Przyklad
Administrator w ramach ustawień obiegu „Faktury 2” klika na liście etapów na etap „Dekretacja”, następnie na zakładkę „Uprawnienia” i na sekcję „Uprawnienia do etapu”. Następnie zaznacza parametr „Uprawnienia dodatkowe” i zapisuje typ obiegu.
Wybór parametru „Uprawnienia dodatkowe” – w dolnej części zaznaczono operatorów uprawnionych do etapu „Dekretacja”
Następnie w ramach obiegu utworzono nowy dokument, który został przekazany do etapu „Dekretacja”.
Użytkowniczka „Urszula Kowal” , uprawniona do tego etapu, klika w sekcję „Uprawnieni do wybranego etapu” i link „Dodaj”, a następnie wybiera użytkowniczkę „Samanta Kawa” – w ten sposób nadała tej użytkowniczce uprawnienia do kolejnego etapu.
Dodanie takiego uprawnienia było możliwe dzięki zaznaczeniu parametru „Uprawnienia dodatkowe” na etapie „Dekretacja”
Wybór operatora uprawnionego do pracy z dokumentem na kolejnym etapie
Widok operatora „Samanta Kawa” na liście operatorów uprawnionych do następnego etapu
Czarna lista zakazanych rozszerzeń plików w Managerze dokumentów
W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany związane z wprowadzeniem czarnej listy zakazancyh rozszerzeń plików w ramach Managera dokumentów.
W pliku web.config został dodany klucz <add key=”NotAllowedFileExtensionsDM” value=”” />. W polu value należy wpisać jako literowe oznaczenia (np. pdf, xml) nazwy rozszerzeń, które mają być zakazane podczas dodawania plików do Managera dokumentów.
Domyślnie wartość klucza jest pusta – jeśli nie zostanie uzupełniona przez administratora, możliwe będzie dodawanie plików z każdym rodzajem rozszerzenia.
Weryfikacja rozszerzenia pliku ma miejsce, kiedy zostanie zatwierdzony wybór pliku w ramach okna „Nowy dokument”.
Wybór pliku do dodania do Managera dokumentów
Okno „Nowy dokument” – dodawanie pliku do Managera dokumentów
Jeżeli w oknie „Nowy dokument” wybrano plik z zakazanym rozszerzeniem, wówczas po kliknięciu przycisku [Dodaj] pojawi się komunikat informujący o niedozwolonym rozszerzeniu.
Komunikat wyświetlany przy próbie dodania do Managera dokumentów pliku z zakazanym rozszerzeniem
Po kliknięciu „Ok” komunikat zostaje zamknięty, a użytkownik powraca do okna wyboru plików.
Jeżeli rozszerzenie pliku nie znajduje się na liście niedozwolonych rozszerzeń, wówczas zostaje dodany do Managera dokumentów po wyborze [Dodaj] w oknie „Nowy dokument” i komunikat nie jest wyświetlany.
Uwaga
Jeżeli do Managera dokumentów najpierw dodano pliki o danym rozszerzeniu, a następnie to rozszerzenie zostało wpisane do klucza w pliku web.config na listę zakazanych rozszerzeń, wówczas ta zmiana nie ma wpływu na pliki znajdujące się już w Managerze dokumentów. Lista zakazanych rozszerzeń dotyczy tylko plików, które dodawane są do Managera dokumentów po utworzeniu listy.
Uwaga
Jeżeli dane rozszerzenie zostało wpisane do klucza w pliku web.config na listę zakazanych rozszerzeń, wówczas nie jest możliwe także dodawanie kolejnych wersji dokumentów, które zostały zapisane w tym rozszerzeniu.
Informacja dotycząca współpracy z Saldeo
W związku ze stałym rozwojem usługi Comarch OCR, z której korzysta blisko 4 tysiące firm i która skutecznie przetworzyła ponad 24 miliony dokumentów wsparcie dla współpracy z Saldeo nie będzie już realizowane. Informacja z dnia 25.01.2022r.