Zakładka „Uprawnienia”

W ramach zakładki „Uprawnienia” zostają zdefiniowane uprawnienia operatorów do uruchamiania skryptów.

Uprawnienia dla każdego utworzonego programu są nadawane oddzielnie.

 

Zakładka „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” przed dodaniem uprawnień

 

Na zakładce dostępne są następujące pola:

  • Nazwa spółki – pole dostępne jedynie w trybie wielospółkowym Comarch DMS; należy w nim dokonać wyboru spółki, z której pochodzi operator, któremu mają zostać nadane uprawnienia
  • Typ – w ramach tego pola możliwy jest wybór pracownika, działu lub stanowiska, dla którego mają zostać przyznane uprawnienia do danego programu
  • Wartość – w zależności od wyboru dokonanego w polu „Typ” w ramach tego pola można wybrać danego pracownika/dział/ stanowisko, któremu zostaną przyznane uprawnienia do danego programu
  • Po nadaniu uprawnień należy zapisać zmiany, klikając na przycisk [Zapisz]. Wówczas operator zostaje przeniesiony na zakładkę „Edytor skryptów”, a w prawym górnym rogu okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” pojawia się przycisk [Uruchom], służący do uruchomienia programu.

 

Zakładka „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” z dodanymi uprawnieniami – przed zapisaniem zmian




Zakładka „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” – nadawanie uprawnień do zakładki i elementy okna

W wersji 2023.1.0 została dodana nowa zakładka [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] , dostępna w menu głównym aplikacji desktop Comarch DMS nad ikoną panelu użytkownika .

 

Zakładka [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] jest dostępna w menu głównym aplikacji desktop Comarch DMS jedynie wtedy, gdy danemu operatorowi nadano uprawnienie do tej zakładki na karcie pracownika.

Aby przyznać uprawnienie do zakładki [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] pracownikowi należy przejść na zakładkę [Struktura organizacyjna], następnie kliknąć na sekcje „Pracownicy”, na danego pracownika i na zakładkę „Uprawnienia”. Następnie należy wybrać sekcję „Funkcjonalności” i w ramach pola „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” wybrać wartość „Tak”, a następnie zapisać zmiany znakiem dyskietki. Wówczas pracownik będzie mógł tworzyć skrypty do pracy automatycznej.

Jeżeli w polu „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” ustawiona jest wartość „Nie”, wówczas zakładka nie jest widoczna dla pracownika i nie ma on uprawnień do tworzenia skryptów do pracy automatycznej.

 

Uwaga
Jeżeli operator nadaje uprawnienie „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” samemu sobie, wówczas zakładka będzie widoczna dopiero po ponownym zalogowaniu .

 

Nadawanie pracownikowi uprawnień do zakładki „Konfiguracja automatycznego trybu pracy”

Po pierwszym przejściu na zakładkę [Konfiguracja automatycznego trybu pracy] widoczne jest puste okno ze zwiniętym panelem „Skrypty” . W górnej części okna dostępne są następujące przyciski:

  • [Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostaje dodany nowy skrypt
  • [Usuń] – przycisk pozwala na usunięcie programu z listy programów w oknie „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” oraz z listy programów, które mogą być uruchomione przez użytkownika
  • [Zapisz] – przycisk służy do zapisywania zmian w programie
  • [Uruchom] – przycisk otwiera okno „Automatyczny tryb pracy”; przycisk widoczny jedynie dla użytkowników, którym nadano uprawnienie do danego programu na zakładce „Uprawnienia” w ramach okna „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” (zob. Uruchamianie i zatrzymywanie programu).

 

Okno „Konfiguracja automatycznego trybu pracy” po pierwszym otwarciu zakładki

Aby dodać nową pozycję, należy nacisnąć przycisk [Dodaj]. Wówczas zostanie dodany nowy program z predefiniowaną nazwą „Nazwa programu 1”. W ramach okna widoczne są dwie zakładki:

  • Edytor skryptów
  • Uprawnienia



Załącznik z Managera dokumentów

Używając ikonki Add32 [Dodaj], która jest dostępna w ramach kontrolki typu załącznik, można dodać do dokumentu pliki dowolnego formatu. Po kliknięciu ikonki „Dodaj” możliwy jest wybór źródła pliku – również pliku z Managera dokumentów.

Uwaga

Funkcjonalność elektronicznego podpisywania dokumentów nie jest dostępna dla:

  • Dokumentów w Managerze dokumentów
  • Dokumentów dodawanych z Managera dokumentów jako załączniki do dokumentu w module Workflow

Aby możliwe było dodanie pliku z Managera dokumentów konieczne jest, aby:

  • w pliku web.config  w kluczu „UseRepository”  wpisana była wartość „false”
  • podczas definiowania obiegu dokumentów w ustawieniach kontrolki typu załącznik , w zakładce „Archiwa” został zaznaczony checkbox „Manager dokumentów”

 

Zaznaczanie checkboxa „Manager dokumentów” w ustawieniach kontrolki typu załącznik

 

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione i zmiany zostaną zapisane,  to przy próbie dodania nowego dokumentu po kliknięciu ikonki  Add32 [Dodaj] w ramach kontrolki typu załącznik widoczna jest dodatkowa opcja – „Z managera dokumentów”

 

Opcja „Z managera dokumentów” w ramach kontrolki typu załącznik

 

Kiedy użytkownik wybierze opcję „Z managera dokumentów”, wówczas otworzy się okno Managera dokumentów. Aby dodać plik z Managera dokumentów jako załącznik należy kliknąć na dany plik, a następnie na ikonkę [Załącz wybrane pliki]. Wówczas plik zostanie dodany do kontrolki typu załącznik na danym dokumencie.

 

Dodawanie pliku z Managera dokumentów do kontrolki typu załącznik

 

Załącznik dodany z Managera dokumentów

 

W ramach otwartego okna Managera dokumentów dostępne są następujące ikony:

[Załącz wybrane pliki] –  po wyborze tej ikonki do kontrolki typu załącznik zostanie dołączony plik, na który przedtem kliknął użytkownik, przycisk jest wyszarzony do czasu  wyboru pliku z Managera dokumentów.

 

[Zamknij] –  po kliknięciu tej ikonki okno Managera dokumentów zostaje zamknięte, a załącznik nie jest dodawany

 

[Nowy dokument] –  po kliknięciu ikony zostaje otwarte okno, w którym możliwe jest dodanie z dysku nowego dokumentu do Managera dokumentów

 

[Nowy katalog] –  naciśnięcie tej ikonki powoduje otwarcie okna, w ramach którego w Managerze dokumentów można dodać nowy katalog

 

[Szukaj] – wyszukiwarka, w której użytkownik może wyszukiwać dokumenty po frazie – wyszukiwane są również dokumenty znajdujące się  w katalogach

 

[Filtry] – po kliknięciu tej ikonki wyświetlony zostaje checkbox [Ukryj katalogi] – jeśli operator zaznaczy checkbox, katalogi nie są widoczne na liście dokumentów w oknie Managera dokumentów

 

[Usuń filtry] – po naciśnięciu tej ikonki zostaje usunięty filtr i katalogi są znów widoczne w oknie Managera dokumentów

 

[Wyświetlaj listę] – kliknięcie tej ikonki sprawia, że dokumenty wyświetlane są w formie listy, wraz z datą modyfikacji i nazwą użytkownika, który dokonał modyfikacji

 

[Wyświetlaj duże ikony] –  po naciśnięciu tego przycisku w ramach okna Managera dokumentów wyświetlane są duże ikony dokumentów i katalogów oraz ich nazwy

 

– przycisk widoczny w prawej części okna Managera dokumentów, obok nazwy katalogu, dzięki niemu możliwe jest przejście do katalogu nadrzędnego

 

– przyciski dostępne nad drzewem katalogów, pozwalają zmienić kolejność katalogów, które są wyświetlane w ramach katalogu nadrzędnego.

 

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na katalog otwierane jest menu kontekstowe katalogu, a na dokument – menu kontekstowe dokumentu (zob. Okno Managera dokumentów).




Ustawienia opcji regionalnych

Aby program działał prawidłowo, konieczne jest ustawienie opcji regionalnych systemu na polskie.

 

W tym celu dla systemu Windows 8/ Windows 10 należy:

  • w ramach opcji Ustawienia wybrać Region i w polu Kraj lub region  – „Polska”

 

Wybór opcji „Polska” w polu „Kraj lub region”

  • w ramach opcji Panel sterowania wybrać ustawienia Zegar i region, a później Region

 

Wybór ustawień regionu

 

  • następnie w ramach zakladki  „Formaty” wybrać format „Polski (Polska)”

 

Opcja „Format” z ustawieniem „Polski (Polska)”

 

  • później w ramach zakładki „Administracyjne”  upewnić się, czy w polu Bieżący język dla programów nieobsługujących kodu Unicode: wybrane zostało ustawienie „Polski (Polska)”. Ustawienie mozna zmienić   po kliknięciu na przycisk „Zmień ustawienia regionalne systemu” – w otwartym wówczas oknie „Ustawienia regionalne” nalezy również dodatkowo sprawdzić, czy checkbox Użyj formatu Unicode UTF-8 do obsługi języków z całego świata jest zaznaczony – jeśli jest, należy go odznaczyć.

 

Zakładka „Administracyjne” – wybór zmiany ustawień regionalnych systemu

 

Prawidłowe ustawienia regionalne systemu dla rynku polskiego

 

Uwaga
Opisane ustawienia to ustawienia na rynek polski. W przypadku stosowania Comarch DMS w innych krajach konieczne jest zastosowanie ustawień, które są rekomendowane przez firmę Microsoft dla danego kraju albo krajów.




Obsługa kodów kreskowych w integracji z Comarch OCR

W wersji 2022.0.3 nastąpiły zmiany w funkcjonalności integracji z Comarch OCR – celem obsługi barcodes jest rozpoznawanie oraz zapisywanie wielu kodów kreskowych z dokumentu, który jest przetwarzany w usłudze Comarch OCR.

Możliwe jest także zapisywanie typów kodów kreskowych rozpoznanych w usłudze Comarch OCR. Dzięki wprowadzonym zmianom istnieje możliwość zmapowania na dokument w Comarch DMS więcej niż jednego kodu kreskowego, który zostal rozpoznany na dokumencie.

Wprowadzone zmiany dotyczą punktów ACD w ramach trybów współpracy:

  •   Współpraca z Comarch OCR
  •   Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)

Kody kreskowe, które zostały rozpoznane na dokumencie przez usługę Comarch OCR, są zapisywane w dwóch miejscach:

  •   w tabeli do.OC_Documents w kolumnach: OCD_BarcodeText i OCD_BarcodeType (tak jak dotychczas) – w tych kolumnach są zapisywane informacje, które pochodzą z odpowiedzi z Comarch OCR z sekcji Barcode – tutaj zawsze pojawia się pierwszy kod  kreskowy, który został rozpoznany na dokumencie
  •   w nowododanej tabeli do.OC_DocumentBarcodes (OCB), w której znajdują się następujące kolumny:

OCB_Id – zawiera identyfikator rekordu (typ: int)

OCB_DocumentId – w tej kolumnie znajduje się identyfikator rozpoznanego dokumentu (typ: int)

OCB_BarcodeText – zawiera rozpoznany kod kreskowy (typ: varchar(255))

OCB_BarcodeType –  w tej kolumnie zapisywany jest typ rozpoznanego kodu kreskowego (typ: varchar (50))

OCB_LP – zawiera kolejny numer barcode w danym dokumencie

 

W ramach tabeli zostają zapisane wartości, które są przekazywane w odpowiedzi z Comarch OCR w sekcji Barcodes. Pierwszy z rozpoznanych kodów kreskowych jest taki sam jak kod kreskowy, który jest zapisywany w sekcji Barcode.

 

Uwaga
Sekcja Barcode jest dostępna jedynie w przypadku dokumentów w języku polskim.




Dodawanie uprawnień do dokumentu na następnym etapie

Istnieje możliwość dodania uprawnień do dokumentu przekazywanego do danego etapu pracownikom, których nie zostali przypisani do tego etapu w ustawieniach obiegu. W tym celu operator na poprzednim etapie powinien nadać uprawnienia wybranym operatorom.

 

Uwaga
Aby dodanie uprawnień do danego etapu obiegu dokumentu było możliwe, konieczne jest zaznaczenie parametru „Uprawnienia dodatkowe” w ramach definicji typu obiegu, w zakładce „Schemat obiegu” – „Uprawnienia”- sekcja „Uprawnienia do etapu”

 

Zaznaczanie parametru „Uprawnienia dodatkowe”

Przyklad

Administrator  w ramach ustawień obiegu „Faktury 2” klika na liście etapów na etap „Dekretacja”, następnie na zakładkę „Uprawnienia” i na sekcję  „Uprawnienia do etapu”.  Następnie zaznacza parametr „Uprawnienia dodatkowe” i zapisuje typ obiegu.

 

Wybór parametru „Uprawnienia dodatkowe” – w dolnej części zaznaczono operatorów uprawnionych do etapu „Dekretacja”

 

Następnie w ramach obiegu utworzono nowy dokument, który został przekazany do etapu „Dekretacja”.

Użytkowniczka „Urszula Kowal” , uprawniona do tego etapu,  klika w sekcję „Uprawnieni do wybranego etapu” i link „Dodaj”, a następnie wybiera użytkowniczkę „Samanta Kawa” – w ten sposób nadała tej użytkowniczce uprawnienia do kolejnego etapu.

Dodanie takiego uprawnienia było możliwe dzięki zaznaczeniu parametru „Uprawnienia dodatkowe” na etapie „Dekretacja”

 

Wybór operatora uprawnionego do pracy z dokumentem na kolejnym etapie

 

Widok operatora „Samanta Kawa” na liście operatorów uprawnionych do następnego etapu




Czarna lista zakazanych rozszerzeń plików w Managerze dokumentów

W wersji 2022.0.1 wprowadzono zmiany związane z wprowadzeniem czarnej listy zakazancyh rozszerzeń plików w ramach Managera dokumentów.

W pliku web.config został dodany klucz <add key=”NotAllowedFileExtensionsDM” value=”” />. W polu value należy wpisać jako literowe oznaczenia (np. pdf, xml) nazwy rozszerzeń, które mają być zakazane podczas dodawania plików do Managera dokumentów.

 

Przyklad
<add key=”NotAllowedFileExtensionsDM” value=”jpg, png, xml, pdf, doc, docx, bat” />

 

Uwaga
Domyślnie wartość klucza jest pusta – jeśli nie zostanie uzupełniona przez administratora, możliwe będzie dodawanie plików z każdym rodzajem rozszerzenia.

 

Weryfikacja rozszerzenia pliku ma miejsce, kiedy zostanie zatwierdzony wybór pliku w ramach okna „Nowy dokument”.

 

Wybór pliku do dodania do Managera dokumentów

 

Okno „Nowy dokument” – dodawanie pliku do Managera dokumentów

 

Jeżeli w oknie „Nowy dokument” wybrano plik z zakazanym rozszerzeniem, wówczas po kliknięciu przycisku [Dodaj] pojawi się komunikat informujący o niedozwolonym rozszerzeniu.

 

Komunikat wyświetlany przy próbie dodania do Managera dokumentów pliku z zakazanym rozszerzeniem

 

Po kliknięciu „Ok” komunikat zostaje zamknięty, a użytkownik powraca do okna wyboru plików.

Jeżeli rozszerzenie pliku nie znajduje się na liście niedozwolonych rozszerzeń, wówczas zostaje dodany do Managera dokumentów po wyborze [Dodaj] w oknie „Nowy dokument” i komunikat nie jest wyświetlany.

Uwaga
Jeżeli do Managera dokumentów najpierw dodano pliki o danym rozszerzeniu, a następnie to rozszerzenie zostało wpisane do klucza w pliku web.config na listę zakazanych rozszerzeń, wówczas ta zmiana nie ma wpływu na pliki znajdujące się już w Managerze dokumentów. Lista zakazanych rozszerzeń dotyczy tylko plików, które dodawane są do Managera dokumentów po utworzeniu listy.

 

Uwaga
Jeżeli dane rozszerzenie zostało wpisane do klucza w pliku web.config na listę zakazanych rozszerzeń, wówczas nie jest możliwe także dodawanie kolejnych wersji dokumentów, które zostały zapisane w tym rozszerzeniu.

 




Informacja dotycząca współpracy z Saldeo

 

W związku ze stałym rozwojem usługi Comarch OCR, z której korzysta blisko 4 tysiące firm i która skutecznie przetworzyła ponad 24 miliony dokumentów wsparcie dla współpracy z Saldeo nie będzie już realizowane. Informacja z dnia 25.01.2022r.