Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko odpowiedź na nowe regulacje, ale przede wszystkim szansa na pełną automatyzację procesów zakupowych, w której Comarch BPM zamienia technologiczne wyzwanie w standard realnie optymalizujący codzienną pracę.

Dzięki gotowym mechanizmom integracji wyeliminują Państwo manualne wprowadzanie danych i skrócą proces akceptacji kosztów do minimum.

Sprawdź, jak wdrożyć usprawnienia krok po kroku

Zapraszamy do skorzystania z przygotowanych instrukcji i materiałów, które pomogą Państwu wdrożyć te usprawnienia w krótkim czasie. Pełen zakres wsparcia technicznego znajdą Państwo również w naszej dedykowanej bazie wiedzy:

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Comarch BPM

Instrukcje i konfiguracja:

Zobacz system w akcji – praktyczne przykłady

Teoria to nie wszystko. Przygotowaliśmy dla Państwa zestawienie konkretnych scenariuszy współpracy Comarch BPM z KSeF, które pokazują, jak system radzi sobie w realnych sytuacjach biznesowych.

Przykłady współpracy i obsługa KSeF – sprawdź szczegóły

Wiemy, że wdrożenie KSeF budzi wiele pytań, szczególnie w obliczu zmian związanych z wersją 2.0. Przygotowaliśmy dla Państwa listę najczęściej zadawanych pytań technicznych.

Najczęściej zadawane pytania

Zapraszamy do wdrożenia tych usprawnień już teraz. Wykorzystanie Comarch BPM jako centralnego punktu obsługi KSeF to najprostsza droga do pełnej optymalizacji obiegu faktur w Państwa firmie.

Przyczyna: Użytkownik domenowy, który jest aktualnie zalogowany w systemie Windows i uruchamia skrypt, nie posiada odpowiednich uprawnień w silniku bazy danych SQL Server. Skrypty wdrożeniowe wymagają najwyższego poziomu uprawnień, aby móc tworzyć tabele, procedury lub modyfikować strukturę bazy danych.

Rozwiązanie:

W celu umożliwienia poprawnego wykonania skryptów należy nadać odpowiedniemu kontu uprawnienia sysadmin. W tym celu zaleca się wykonanie następujących kroków:

Kontrolka typu „Własna akcja” umożliwia uruchomienie z poziomu karty obiegu:

Na właściwościach tej kontrolki dostępne są pola:

Istnieje możliwość przekazywania parametrów dynamicznych do procedury lub programu skonfigurowanego dla kontrolki „Własna akcja”.

Parametry dynamiczne to nazwy (identyfikatory) kontrolek znajdujących się na karcie obiegu oznaczone znakami „@” na początku i na końcu nazwy.

Kontrolkę można również zainicjować kodem w języku C#. Od wersji 2024.3.0 zablokowano możliwość zmiany miejsca wykonywania skryptów C# – dostępna jest jedynie opcja Proces (exe).

Funkcjonalność obsługuje następujące kontrolki:

Uruchamianie plików wykonywalnych na serwerze IIS

Funkcjonalność dotyczy stacjonarnej wersji aplikacji Comarch BPM (dawniej DMS). Umożliwia operatorom uruchamianie tego samego pliku *.exe umieszczonego bezpośrednio na serwerze IIS.

Przygotowany plik *.exe, należy umieścić w katalogu \bin\exe w folderze, w którym zainstalowano aplikację webową. Konfigurując kontrolkę ‘Własna akcja’ należy w polu IIS wprowadzić nazwę i ścieżkę  do pliku, który wywoła przygotowaną aplikację.
Nazwę i ścieżkę do pliku należy wprowadzić w cudzysłowie.

Uruchamianie plików wykonywalnych

Przyklad

Przykład pokazuje definiowanie kontrolki typu Własna akcja jako plik wykonywalny w taki sposób, aby wywoływany był kalkulator systemu Windows.

 

 

Po takim zdefiniowaniu kontrolki oraz zapisaniu zmian i typu obiegu  po kliknięciu na nowym dokumencie kontrolki „Akcja” zostanie wywołany kalkulator.

 

Przyklad

Przykład pokazuje definiowanie kontrolki typu Własna akcja jako plik wykonywalny w taki sposób, aby wywoływany był notatnik.

 

 

 

Po takim zdefiniowaniu kontrolki oraz zapisaniu zmian i typu obiegu  po kliknięciu na nowym dokumencie kontrolki „Akcja” zostanie wywołany notatnik.

 

Uruchomienie procedury z bazy Comarch BPM (dawniej DMS)

Aby uruchomić procedurę z bazy Comarch BPM (dawniej DMS), należy wybrać opcję „Procedura” i w otwartym oknie wpisać zapytanie według następującego wzoru:

exec nazwaprocedury
@pierwszy parametr z procedury = @identyfikator_kontrolki@,
@drugi parametr z procedury = @identyfikator_drugiej_kontrolki@,

itd.

Przyklad

Administrator dodał cztery kontrolki:

• kontrolka typu tekst o nazwie „Nazwa działu” (identyfikator: Nazwa_dzialu)
• kontrolka typu tekst o nazwie „Nazwa działu 2” (identyfikator: Nazwa_dzialu2)
• kontrolka typu liczba całkowita o nazwie „Id spółki” (identyfikator: Id)
• kontrolkę typu Własna akcja o nazwie  „Dodaj nowy dział” (identyfikator: Akcja)

Administrator chce, aby po wpisaniu danych do kontrolek „Nazwa działu”, „Nazwa działu 2”  i  „Id spółki”, a następnie kliknięciu w przycisk „Dodaj nowy dział” został dodany nowy dział w zakładce „Działy” w strukturze organizacyjnej wybranej spółki w Comarch BPM (dawniej DMS).

W tym celu wybrał procedurę do.AddDepartment, w której potrzebne są trzy parametry: @Name1 (varchar), @Name2 (varchar) i @CompanyId (int), jak jest widoczne na poniższej ilustracji.

 

 

Po utworzeniu wspomnianych czterech kontrolek administrator we właściwościach kontrolki „Dodaj nowy dział” klika w link „Ustaw” w polu „Procedura” i w otwartym oknie wprowadza nastepujące zapytanie:

exec do.AddDepartment
@Name1 = @Nazwa_dzialu@, 
@Name2 = @nazwa_dzialu2@,
@CompanyId = @Id@

 

 

Administrator zapisuje okno i typ obiegu. Od tej pory, kiedy operator BPM (dawniej DMS) wpisze wartości w kontrolkach „Nazwa działu”, „Nazwa działu 2”  i  „Id spółki”, a później kliknie w przycisk „Dodaj nowy dział” – zostanie dodany nowy dział w zakładce „Działy” w strukturze organizacyjnej wybranej spółki w Comarch BPM (dawniej DMS).

W konfiguracji kontrolki możliwe jest włączenie komunikatu z pytaniem, czy uruchomić daną akcję, pytanie wyświetlane jest po kliknięciu w przycisk wywołujący zdefiniowaną akcję.

W konfiguracji kontrolki można również  włączyć opcję wyświetlania  określonego komunikatu po wykonaniu akcji – w tym celu należy zaznaczyć checkbox w polu „Potwierdzenie wykonania akcji” i wpisać treść komunikatu w pustym polu poniżej. Wówczas po kliknięciu w przycisk akcji i po jej wykonaniu zostanie wyświetlony komunikat o określonej treści.

W wersji 2023.1.0 umożliwiono uruchamianie pliku .exe w ramach punktu ACD. W tym celu w pliku dms.exe.config, znajdującym się w folderze z aplikacją desktopową Comarch DMS, dodano nowy klucz ACDExePath, w którym należy wprowadzić ścieżkę do pliku .exe, który ma zostać uruchomiony w punkcie ACD.

Kiedy użytkownik wprowadzi ścieżkę w ramach klucza „ACDExePath”, zapisze zmiany, a następnie zaloguje się do aplikacji desktop Comarch DMS i przejdzie na zakładkę [Automatyczne generowanie dokumentów], wówczas po prawej stronie okna widoczna będzie nowa ikona [Uruchom].

Po kliknięciu w przycisk [Uruchom] zostanie uruchomiony plik .exe, do którego ścieżkę podano w pliku dms.exe.config.

Uwaga

Przycisk [Uruchom] jest widoczny tylko w przypadku, jeśli w pliku dms.exe.config w kluczu „ACDExePath” wprowadzono ścieżkę do pliku i zapisano zmiany.

Uwaga

Przycisk [Uruchom] jest dostępny dla wszystkich typów punktu konfiguracyjnego oprócz punktu konfiguracyjnego typu „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”oraz (aktualnie) punktów konfiguracyjnych typu: „Import dokumentów ze skrzynki e-Doręczenia”, „Import dokumentów zakupu z KSeF”, „Import e-faktur ZUGFeRD i XRechnung”.

Przyklad

Uruchomienie Comarch ERP Optima w ramach punktu ACD

W ramach klucza „ACDExePath” użytkownik wprowadził wartość:

C:\Program Files (x86)\Comarch ERP Optima\Comarch OPT!MA.exe

i  zapisał zmiany.

Następnie użytkownik zalogował się do aplikacji desktop Comarch DMS i kliknął na ikonę [Uruchom] na zakładce [Automatyczne generowanie dokumentów].

Zostało otwarte okno Comarch ERP Optima, w którym użytkownik może się zalogować i np. przejrzeć listę kontrahentów.

Uruchamianie pliku przedstawiono na poniższym filmie:

 

 

Import punktu ACD

Od wersji 2023.0.0 użytkownik może importować punkty ACD. W tym celu w ramach zakładki [Automatyczne generowanie dokumentów] dodano ikonę [Importuj].

Kiedy użytkownik naciśnie przycisk [Importuj], zostaje otwarte okno „Importuj punkt konfiguracyjny”, w ramach którego można:

Przycisk [Zapisz] jest nieaktywny aż do czasu, kiedy zostanie wybrany wzorzec lub plik z dysku.

Jeżeli wybrano wzorzec punktu konfiguracyjnego ACD, wówczas należy kliknąć przycisk [Zapisz], aby wzorzec został zaimportowany.

Istnieje możliwość usunięcia wzorca z listy zapisanych wzorców. W tym celu należy zaznaczyć opcję „Z wzorca”, wybrać z rozwijanej listy zapisanych wzorców dostępnej w ramach pola wzorzec, który ma zostać usunięty i kliknąć w ikonkę kosza . Wtedy wybrany wzorzec zostanie usunięty z listy zapisanych wzorców.

Jeśli natomiast wybrano opcję „Z pliku”, wówczas należy kliknąć w znajdujący się obok link [Otwórz plik]. Zostanie wówczas otwarte okno systemowe, w którym trzeba wybrać odpowiedni plik.

Po naciśnięciu przycisku [Otwórz] okno systemowe zostaje zamknięte, a w oknie importu punktu konfiguracyjnego widoczna jest ścieżka do wybranego pliku.

Jeśli użytkownik zaznaczy checkbox [Importuj zdefiniowane uprawnienia], wówczas uprawnienia, które zostały zapisane w oryginalnym punkcie konfiguracyjnym, będą dodane do zaimportowanego punktu. Istnieje możliwość importu uprawnień zarówno dla punktów importowanych ze wzorca, jak również dla punktów importowanych z pliku.

W przypadku importu punktu konfiguracyjnego, w którego uprawnieniach dodano użytkownika, którego nie ma w systemie, do którego zaimportowano punkt, zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Aby zaimportować wybrany punkt konfiguracyjny, należy kliknąć przycisk [Zapisz].

Punkt konfiguracyjny zostaje zaimportowany i otwiera się okno edycji konfiguracji punktu ACD, otwarte na zakładce „Ogólne”.

Konieczne jest, aby:

Jeżeli użytkownik nadał punktowi konfiguracyjnemu taką samą nazwę, jaką nosi inny punkt konfiguracyjny, wówczas po kliknięciu przycisku [Zapisz] wyświetlony zostanie następujący komunikat:

Zapytania służące do mapowania kontrolek i pochodzące z oryginalnego obiegu, które znajdują się na zakładce „Kontrolki”:

Aby dopasować daną kontrolkę do danego zapytania należy kliknąć w przycisk [Wybierz] znajdujący się obok typu kontrolki, a następnie wybrać kontrolkę danego typu z listy.

Jeśli dane mapowanie nie jest potrzebne, można usunąć zapytanie, klikając na ikonkę kosza obok danej pozycji – wówczas takie mapowanie nie nastąpi.

Jeśli użytkownik spróbuje zapisać konfigurację importowanego punktu ACD, ale nie uzupełni wszystkich brakujących informacji, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o brakach.

Przyklad

Użytkownik importował punkt konfiguracyjny ACD, ale po zaimportowaniu:

• Nie wpisał nazwy importowanego punktu ACD w polu „Nazwa punktu” na zakładce ogólne
• Nie wybrał typu obiegu w polu „Typ obiegu” na zakładce „Ogólne”
• Nie wybrał 2 kontrolek do mapowania danych dla importowanych zapytań na zakładce „Kontrolki”

 

Kiedy nacisnął przycisk [Zapisz], aby zapisać importowany obieg, wyświetlony został następujący komunikat:

 

Aby możliwe było zapisanie zaimportowanego punktu ACD, konieczne jest uzupełnienie takich danych jak:

W wersji 2023.0.1 został dodany predefiniowany wzorzec punktu ACD, który skonfigurowano do pracy z predefiniowanymi typami obiegu dla Comarch DMS we współpracy z Comarch ERP Optima.

Predefiniowany punkt ACD współpracuje z predefiniowanymi typami obiegu (*)(Optima) Faktura VAT oraz (*)(Optima) Faktura VAT + opis analityczny (zob. Eksport i import typu obiegu).

Na zakładce {Lista] znajduje się odpowiednie zapytanie do listy dokumentów.

Kiedy wybrano jeden z zaimportowanych predefiniowanych typów obiegu (*)(Optima) Faktura VAT lub (*)(Optima) Faktura VAT + opis analityczny w polu „Typ obiegu” na zakładce „Ogólne”, wówczas na zakładce [Kontrolki] predefiniowanego punktu ACD dostępne są następujące kontrolki wraz z odpowiednimi zakładkami:

W ramach zapytania SQL dla kontrolki Kontrahent należy zmienić frazę Nazwa_bazy_firmowej_Optima na nazwę bazy firmowej Comarch ERP Optima.

Po zaimportowaniu predefiniowanego punktu ACD okno konfiguracji punktu ACD otworzy się na zakładce [Ogólne] i wyświetlony zostanie komunikat informujący o konieczności uzupełnienia tej informacji. Aby możliwa była edycja definicji punktu ACD, użytkownik musi nacisnąć w ramach komunikatu przycisk   [Ok] lub znak X.

Eksport punktu ACD

Od wersji 2023.0.0 użytkownik może eksportować punkty ACD. W tym celu w ramach zakładki [Automatyczne generowanie dokumentów] w oknie „Punkt konfiguracyjny”, otwartym podczas dodawania lub edycji punktu konfiguracyjnego, dodano ikonę [Eksport].

Kiedy użytkownik naciśnie przycisk [Eksport], zostaje otwarte okno z dwiema opcjami do wyboru:

Eksport punktu konfiguracyjnego ACD jako wzorzec

Zaznaczenie w ramach okna wyświetlanego po kliknięciu na ikonę [Eksport] opcji „Jako wzorzec” umożliwia zapis punktu ACD jako wzorzec, dostępny w oknie otwartym po kliknięciu ikony [Import] na zakładce [Automatyczne generowanie dokumentów]. Po wyborze tej opcji należy kliknąć przycisk  [Zapisz], aby wzorzec został zapisany. Przycisk jest wyszarzony, jeśli nie wprowadzono nazwy wzorca w polu tekstowym.

Po kliknięciu przycisku [Zapisz] wzorzec danego punktu konfiguracyjnego zostanie zapisany w systemie. Jeżeli zapisywanie wzorca zakończyło się powodzeniem, wyświetlony zostaje następujący komunikat:

Jeśli w ramach pola dostępnego po zaznaczeniu opcji „Jako wzorzec” wprowadzono taką samą nazwę, jaką nadano już jednemu z istniejących wzorców, wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Eksport pliku konfiguracyjnego ACD do pliku

Zaznaczenie w ramach okna wyświetlanego po kliknięciu na ikonę [Eksport] opcji „Do pliku” umożliwia zapis punktu konfiguracyjnego ACD do pliku na dysk – taki plik może później zostać zaimportowany po kliknięciu ikony [Import] na zakładce [Automatyczne generowanie dokumentów].

Po wyborze opcji „Do pliku” należy kliknąć w link [Zapisz do pliku]. Zostanie wówczas otwarte okno, w ramach którego należy wybrać lokalizację na dysku, opcjonalnie zmienić nazwę pliku, a następnie kliknąć przycisk [Zapisz]. Punkt konfiguracyjny ACD jest wówczas importowany do pliku z rozszerzeniem *.acd i zapisany w wybranej lokalizacji.

Eksport zbiorowy wszystkich punktów konfiguracyjnych ACD

W wersji 2025.0.0 w ramach zakładki [Automatyczne generowanie dokumentów] w górnej części okna dodano przycisk [Eksport wszystkich punktów].

Uwaga

Niezależnie od tego, który punkt konfiguracyjny jest otwarty, kliknięcie w ikonę [Eksport wszystkich punktów] powoduje eksport wszystkich punktów konfiguracyjnych ACD znajdujących się na całej liście, nie konkretnego punktu konfiguracyjnego.

Gdy operator naciśnie ikonę [Eksport wszystkich punktów], wówczas zostanie otwarte okno „Eksport wszystkich punktów konfiguracyjnych ACD”.

Jeśli w ramach okna „Eksport wszystkich punktów konfiguracyjnych ACD” operator kliknie przycisk [Zatrzymaj], wówczas proces pobierania danych zostanie wstrzymany.

Jeśli nie zatrzymano procesu pobierania danych, w takim przypadku zostanie otwarte okno „Przeglądanie w poszukiwaniu folderu”, w ramach którego operator wybiera miejsce na dysku, gdzie mają zostać zapisane pliki, a następnie klika przycisk „Ok”.

Po wyborze lokalizacji i kliknięciu w przycisk „Ok” pliki punktów konfiguracyjnych ACD zostają wyeksportowane i zapisane w wybranej lokalizacji. Każdy punkt konfiguracyjny ACD jest zapisywany jako osobny plik z rozszerzeniem .acd pod nazwą, jaką miał dany punkt konfiguracyjny ACD w Comarch BPM (dawniej DMS).

Jeżeli pomyślnie zapisano wyeksportowane pliki definicji obiegów dokumentów, otwarte zostaje okno „Wyeksportowano pomyślnie wszystkie zdefiniowane punkty konfiguracyjne ACD do wskazanej lokalizacji”. Okno można zamknąć, klikając w przycisk „Ok” albo znak X w prawym górnym rogu okna.

W przypadku, jeśli nie udało się wyeksportować wszystkich punktów konfiguracyjnych ACD, zostaje otwarte okno „Eksport wszystkich zdefiniowanych punktów konfiguracyjnych ACD nie może zostać wykonany. Zweryfikuj dane i spróbuj ponownie.”. Okno można zamknąć, klikając w przycisk „OK” albo znak X w prawym górnym rogu okna.

W wersji 2025.1.0 w aplikacji desktop Comarch BPM (dawniej DMS) wprowadzono możliwość importu e-faktur niemieckich należących do następujących typów:

W związku z tym wprowadzono nowy typ punktu ACD – „Import e-faktur ZUGFeRD i XRechnung”.

Definiowanie punktu konfiguracyjnego ACD

Zakładka „Tryb współpracy”

Aby utworzyć punkt konfiguracyjny typu „Import e-faktur ZUGFeRD i XRechnung” należy w oknie „Automatyczne generowanie dokumentów” dodać nowy punkt konfiguracyjny za pomocą ikony , a następnie na liście trybów pracy punktu wybrać opcję „Import e-faktur ZUGFeRD i XRechnung” .

Zakładka „Ogólne”

W ramach zakładki „Ogólne” dostępne są następujące pola:

W ramach pól „Atrybut 1”, „Atrybut 2” i „Atrybut 3” można zdefiniować maksymalnie 3 nazwy dodatkowych pól (atrybutów), które będą widoczne na liście dokumentów w punkcie ACD.

Informacje o nazwach atrybutów/kolumn są dostępne w tabeli do.DF_ConfAPDictionary.

Jeśli uprawniony operator nie wprowadzi żadnej nazwy atrybutu, wówczas kolumny z atrybutami nie zostaną utworzone, a na liście dokumentów będzie widoczna tylko jedna kolumna „Dokument”.

Jeżeli operator wprowadzi wartość w jednym z dodatkowych pól (atrybutów), wówczas na liście będzie widoczna jedna dodatkowa kolumna z taką nazwą, jaką wprowadzono w polu; analogicznie, jeśli uzupełniono dwa pola, będą widoczne dwie dodatkowe kolumny.

Zakładka „Lista”

Na zakładce „Lista”, analogicznie do pozostałych trybów pracy punktów konfiguracyjnych, należy za pomocą zapytania SQL określić listę dokumentów, która będzie wyświetlana w oknie ACD po przeprocesowaniu plików.

W ramach zakładki „Lista” należy wprowadzić następujące zapytanie, które można również skopiować z przykładu dostępnego w ramach okna:

BEGIN TRY

select d.XDH_InvoiceID, NULL, XDH_InvoiceNumber, XDH_Tag1, XDH_Tag2, XDH_Tag3

from do.XF_DocumentHeaders d

left join do.XF_WorkAPProcess W on d.XDH_InvoiceID = XFW_DocumentID /*tabela przeprocesowanych dokumentów*/

join do.DF_ConfAPDictionary a on a.APD_ID=W.XFW_APDId

where XFW_Status <> 4 and XFW_Archival=0

and APD_ID=@PointId@ -- id punktu ACD

and XFW_OperatorID=@IdOperatorBPM@ /*dodatkowy warunek, aby na liście operator widział dokumenty przeprocesowane przez siebie*/

and (nullif(@SearchText@,'') is null OR (@SearchText@ <> '' and XDH_InvoiceNumber LIKE '%' + @SearchText@ + '%'))

END TRY

BEGIN CATCH

DECLARE @ErrorMessage varchar(max) = 'W zapytaniu wystąpił błąd : ' + ERROR_MESSAGE();

THROW 50001, @ErrorMessage ,1;

END CATCH

Zakładka „Kontrolki”

W ramach zakładki „Kontrolki” za pomocą zapytań SQL należy wskazać wartości, które zostaną wyświetlone w poszczególnych kontrolkach po wygenerowaniu dokumentu.

W ramach zakładki „Kontrolki” uprawniony operator może również zdefiniować zapytanie SQL, które przeniesie dane z danego atrybutu na wybraną kontrolkę typu Tekst.

select XDH_Tag1 from do.XF_DocumentHeaders where XDH_InvoiceID=@Id1@

select XDH_Tag2 from do.XF_DocumentHeaders where XDH_InvoiceID=@Id1@

select XDH_Tag3 from do.XF_DocumentHeaders where XDH_InvoiceID=@Id1@

Zakładka „Uprawnienia”

Podobnie jak w przypadku innych typów punktu ACD na zakładce „Uprawnienia” należy wskazać pracowników, którzy będą mogli procesować dokumenty w ramach punktu. Uprawnienia mogą być dodawane wyłącznie poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości przyznania uprawnień pracownikom wskazanego działu czy pracownikom zajmującym wybrane stanowisko.

W ramach pracy z punktem ACD typu „Import e-faktur ZUGFeRD i XRechnung” operatorzy dodają do punktu dokumenty, które następnie mają zostać zaimportowane do systemu Comarch BPM (dawniej DMS).

Aby poprawnie pracować z punktem, po zdefiniowaniu oraz zapisaniu punktu konfiguracyjnego należy w oknie tego punktu konfiguracyjnego nacisnąć ikonę [Ustaw folder], a następnie w ramach otwartego okna kliknąć przycisk „Ustaw” i wybrać lokalizację, z której będą pobierane dokumenty do przeprocesowania.

Operator może zaznaczyć parametr „Nie archiwizuj przeprocesowanych plików”. Jeśli parametr „Nie archiwizuj przeprocesowanych plików” zostanie zaznaczony, wówczas przeprocesowane pliki nie ulegną archiwizacji – po przetworzeniu zostaną usunięte i nie będą już dostępne w katalogu „Wysłane” w katalogu, który wybrano jako ten, z którego pobierane są pliki dokumentów do przeprocesowania.

Po wyborze lokalizacji i (opcjonalnie) zaznaczeniu parametru „Nie archiwizuj przeprocesowanych plików” należy kliknąć w przycisk „Zapisz”.

Aby dodać dokumenty do przetworzenia operator powinien:

Następnie należy zaznaczyć parametr [Włącz procesowanie dokumentów] i nacisnąć przycisk [Odśwież], aby odświeżyć listę dokumentów. Wówczas po prawej stronie okna, na liście dokumentów pojawią się zaimportowane dokumenty, zaś po lewej stronie – kontrolki wypełnione zgodnie z konfiguracją punktu ACD. W ramach pola „Przeprocesowane” widoczna jest liczba dokumentów, które zwróci zapytanie z zakładki „Lista” na definicji punktu ACD.

Aby wygenerować dokument BPM (dawniej DMS), należy wybrać wartość w ramach pola „Dokumenty” i kliknąć w przycisk „Generuj”, analogicznie jak w przypadku współpracy z Comarch OCR.

W prawym panelu punktu ACD typu „Import dokumentów zakupu z KSeF” znajduje się przycisk [Import faktur z KSeF], który odpowiada za włączenie importu dokumentów z KSeF.

W wersji 2024.3.0 wprowadzono zmiany dotyczące okna „Import faktur z KSeF”, które jest wyświetlane po kliknięciu w przycisk [Import faktur z KSeF]. W ramach okna „Import faktur z KSeF” dostępne są trzy opcje:

Po wyborze opcji w oknie „Import faktur z KSeF” i ewentualnym wypełnieniu wymaganych pól należy kliknąć w przycisk [Importuj], aby pobrać dane faktur z bazy KSeF do bazy Comarch BPM (dawniej DMS), zgodnie z wybranymi kryteriami.

Jeżeli natomiast operator kliknie w przycisk [Anuluj] w ramach okna „Import faktur z KSeF”, wówczas okno zostanie zamknięte, a dane faktur z KSeF nie zostaną pobrane do Comarch BPM (dawniej DMS).

Kiedy użytkownik kliknie w przycisk [Importuj], wówczas:

• jeśli przedtem na zakładce „KSeF” (tryb jednofirmowy) lub „Połączenia z ERP” (tryb wielofirmowy) uzupełniono tylko pole „NIP firmy”, a nie uzupełniono pola „Token KSeF” – zostanie otwarte okno „Importowanie dokumentów” oraz okno „Wybierz certyfikat”, w którym należy wybrać certyfikat uwierzytelniający do KSeF. Jeżeli użytkownik nie uzupełni pola „Token KSeF”, wówczas za każdym razem po naciśnięciu przycisku [Importuj] konieczny będzie wybór certyfikatu.

 

Uwaga

Zalecane jest uwierzytelnianie za pomocą tokena.

 

 

• jeśli przedtem na zakładce „KSeF” (tryb jednofirmowy) lub „Połączenia z ERP” (tryb wielofirmowy) uzupełniono zarówno pole „NIP firmy”, jak również pole „Token KSeF” – zostanie otwarte okno „Importowanie dokumentów”, bez konieczności wyboru certyfikatu

Uwaga

Jeśli token, który wprowadzono w polu „Token KSeF” został unieważniony w systemie KSeF, wówczas po kliknięciu przycisku [Importuj] również konieczny jest wybór certyfikatu.

W przypadku wyboru niewłaściwego certyfikatu lub wystąpienia innego błędu (zob. rozdział Przykładowe błędy poniżej) pobieranie faktur z KSeF nie będzie możliwe – zostaje wówczas wyświetlony następujący komunikat:

Dokumenty, które zostały zarejestrowane w Comarch BPM (dawniej DMS), a nie zostały jeszcze wygenerowane do dokumentu Comarch BPM (dawniej DMS), są widoczne na liście dokumentów w prawym panelu.

Nazwy dokumentów KSeF, które nie zostały jeszcze otwarte w danym punkcie ACD, są zaznaczone pogrubioną czcionką na liście dokumentów.

W wersji 2024.3.0 zmieniono dotychczasową nazwę kolumny z listą dokumentów „Numer dokumentu” na „Dokument” i dodano nowe ikony nad listą dokumentów:

[Filtry] – po kliknięciu w tę ikonę wyświetlane jest okno, które pozwala na zdefiniowanie warunków do wyszukiwania dokumentów na liście. W ramach okna dostępne są następujące pola:

• • NIP firmy – w ramach pola można zawęzić pobieranie danych według wprowadzonej wartości NIP; wprowadzoną wartość można wyczyścić, klikając w znak x po prawej stronie pola;
  • Data przyjęcia w KSeF – od – w ramach pola można wybrać datę, zgodnie z którą będzie filtrowana lista dokumentów w punkcie ACD – widoczne będą tylko faktury przyjęte w KSeF od wybranej daty; wprowadzoną wartość można wyczyścić, klikając w znak x po prawej stronie pola;
  • Data przyjęcia w KSeF – do – w ramach pola można wybrać datę, zgodnie z którą będzie filtrowana lista dokumentów w punkcie ACD – widoczne będą tylko faktury przyjęte w KSeF do wybranej daty; wprowadzoną wartość można wyczyścić, klikając w znak x po prawej stronie pola;
  • Wartość brutto [wartość od] [wartość do] – w ramach filtra można wprowadzić zakres wartości brutto faktury, zgodnie z którym nastąpi zawężenie pobieranych danych; dostępne są dwa pola: pierwsze pole od lewej strony, to pole „wartość od”, drugie pole od lewej strony to „wartość do”; operator może wybrać wartość w jednym z pól lub w obu
  • Typ dokumentu – w ramach filtra można wybrać jeden typ dokumentu według którego ma zostać zawężone pobranie danych dokumentów. Dostępne opcje to:
    • faktura VAT
    • faktura uproszczona
    • faktura rozliczeniowa
    • faktura zaliczkowa
    • faktura korygująca
    • faktura korygująca fakturę rozliczeniową
    • korekta faktury zaliczkowej

 

Wprowadzoną wartość można wyczyścić, klikając w znak x po prawej stronie pola.

 

• • Stan faktury – w ramach filtra można wybrać jeden stan dokumentu, według którego ma zostać zawężone pobranie danych dokumentów. Dostępne opcje to:
  • zarejestrowane w BPM (dawniej DMS) – tzn. wygenerowano wcześniej w Comarch BPM (dawniej DMS) dokumenty o takich samych numerach KSeF i nie zostały one odrzucone w punkcie ACD;
  • niezarejestrowane w BPM (dawniej DMS) – opcja domyślnie zaznaczona; nie wygenerowano wcześniej w Comarch BPM (dawniej DMS) dokumentów o takich samych numerach KSeF i nie zostały one odrzucone w punkcie ACD;
  • odrzucone – dokumenty, które odrzucono na punkcie ACD
  • wszystkie – wszystkie dokumenty: zarejestrowane, niezarejestrowane i odrzucone

Aby uruchomić filtrowanie listy dokumentów według warunków zdefiniowanych w oknie filtry, należy kliknąć w przycisk [Filtruj] – wówczas lista dokumentów w punkcie ACD zostanie zawężona zgodnie z wybranymi wartościami.

[Usuń filtry] – jeśli operator kliknie w tę ikonę, wtedy wszystkie warunki wyszukiwania dokumentu, które zdefiniowano w oknie „Filtry” oraz w ramach wyszukiwarki obok przycisku „Szukaj”, zostaną usunięte

[Odśwież] – gdy operator kliknie w tę ikonę, wówczas zostanie wyświetlona aktualna lista dokumentów

Operator może również zawęzić listę dokumentów lub wyszukać na niej dokument, wpisując frazę w polu wyszukiwarki nad listą dokumentów, a następnie klikając przycisk [Szukaj], podobnie, jak miało to miejsce w dotychczasowych wersjach.

 

W wersji 2023.0.0 dodano opcję odrzucenia dokumentu w punkcie ACD – w tym celu operator powinien kliknąć prawym przyciskiem myszy na daną pozycję na liście dokumentów w punkcie ACD i kliknąć wyświetlony wówczas przycisk [Odrzuć] – wtedy dokument zniknie z listy dokumentów niezarejestrowanych (jeśli miał taki status) i zostanie zarchiwizowany.

 

Uwaga

Wybór opcji „Odrzuć” jest możliwy tylko dla jednego dokumentu na raz.

 

 

W wersji 2023.0.0 dodano opcję przywrócenia dokumentu w punkcie ACD – w tym celu operator powinien kolejno:

• • Nacisnąć przycisk [Filtry];
  • Zaznaczyć opcję „odrzucone” lub „wszystkie” w ramach pola „Stan faktury”;
  • Nacisnąć przycisk [Filtruj];
  • Na wyświetlonej liście wszystkich dokumentów lub dokumentów odrzuconych kliknąć prawym przyciskiem myszy na daną pozycję i nacisnąć wyświetlony wówczas przycisk [Przywróć] – wtedy dokument zostaje przywrócony i jest widoczny na liście dokumentów niezarejestrowanych (jeśli przedtem miał taki status).

[/su_lightbox]

Od wersji 2025.0.0 na liście przeprocesowanych dokumentów w zależności od tego, czy i ile nazw atrybutów wprowadzono na zakładce „Ogólne” podczas konfiguracji punktu ACD (0,1,2 lub 3) widoczne jest 1- 4 kolumn.

Aby wprowadzić wartość w dodatkowych kolumnach, należy kliknąć w daną komórkę w wybranej kolumnie i wierszu, a następnie w poszerzonym polu edycji wpisać tekst. Wówczas wprowadzone dane zostaną zapisane w wybranych kontrolkach typu tekst.

Jeśli wcześniej wprowadzono wartość atrybutu do tabeli do.KS_Documents, wówczas po przesunięciu kursora na daną komórkę w ramach kolumny atrybutu zostanie wyświetlona pełna wartość komórki.

Kiedy operator kliknie w nazwę danej kolumny, obok niej pojawi się ikona   – w takim przypadku lista jest posortowana w danej kolumnie według wartości rosnąco. Jeżeli operator kliknie ponownie w nazwę kolumny, wówczas obok tej nazwy wyświetlona zostaje ikona   – wtedy lista zostaje posortowana w danej kolumnie według wartości malejąco

Sortowanie dokumentów rosnąco ma miejsce według następującej kolejności:

Jeśli operator przesunie kursor na początek nazwy danej kolumny, wówczas między kolumnami pojawia się ikona dwustronnej strzałki (kolor strzałki jest zależny od ustawień komputera dla wyglądu kursora) – wówczas po kliknięciu lewym przyciskiem myszki można zmieni szerokość kolumny, przeciągając ją w prawo albo w lewo.

Po kliknięciu na daną pozycję na liście dokumentów podgląd dokumentu z KSeF zostanie wyświetlony w lewym panelu, a pod nim widoczna będzie lista kontrolek, którą określono w ramach zakładki „Kontrolki” podczas definiowania danego punktu konfiguracyjnego.

Jeśli dany operator nie ma prawa do edycji dokumentu KSeF w punkcie ACD (podczas konfiguracji danego punktu ACD typu „Import dokumentów zakupu z KSeF” w ramach zakładki „Uprawnienia” nie zaznaczono dla niego parametru „Edycja dokumentu”), wówczas kontrolki na danym dokumencie w punkcie ACD są wyszarzone i niedostępne do edycji.

Po sprawdzeniu danych w kontrolkach i ewentualnym uzupełnieniu wartości należy kliknąć w przycisk [Generuj], aby został utworzony nowy dokument w ramach typu obiegu, który zdefiniowano dla danego punktu ACD.

Istnieje możliwość zatrzymania generowania dokumentów – w tym celu należy kliknąć w przycisk [Zatrzymaj], który znajduje się w oknie „Inicjowanie dokumentów”. Generowanie dokumentów zostanie wówczas przerwane.

Jeżeli poprawnie skonfigurowano punkt ACD i zapisano zmiany, wówczas po wygenerowaniu danego dokumentu do Comarch DMS nastąpi automatyczne dodanie załącznika w formacie pdf z fakturą KSeF na tym dokumencie, z nazwą faktury jako nazwą załącznika (zgodnie z nazwą faktury w kolumnie KSD_NumerFaktury w tabeli do.KS_Documents). Po kliknięciu w nazwę załącznika lub automatycznie po otwarciu dokumentu podgląd dokumentu zostanie wyświetlony w oknie po prawej stronie karty obiegu, podobnie jak w przypadku innych załączników.

Przykładowe błędy

Jeśli po kliknięciu w przycisk [Importuj] i wyborze opcji w oknie „Import faktur z KSeF” :

 

• w ramach okna „Wybierz certyfikat” użytkownik kliknie przycisk [Anuluj] lub znak X w oknie „Wybierz certyfikat”, wówczas okno zostanie zamknięte i wyświetlony zostanie poniższy komunikat:

 

 

• w ramach okna „Wybierz certyfikat” użytkownik wybrał niewłaściwy certyfikat, wtedy okno zostanie zamknięte i wyświetlony zostanie następujący komunikat:

 

 

•  przedtem na zakładce „Integracje” (tryb jednofirmowy) lub „Połączenia z ERP” (tryb wielofirmowy) uzupełniono poprawnie pole „Token KSeF”, ale uzupełniono niepoprawnie pole „NIP firmy”, wówczas pobieranie faktur nie jest możliwe i zostaje wyświetlony następujacy komunikat:

 

 

• przedtem na zakładce „Integracje” (tryb jednofirmowy) lub „Połączenia z ERP” (tryb wielofirmowy) uzupełniono poprawnie pole „Token KSeF”, ale uzupełniono niepoprawnie pole „NIP firmy”, wówczas pobieranie faktur nie jest możliwe – zostanie wyświetlone okno „Wybierz certyfikat”, a po wyborze właściwego certyfikatu wyświetli się następujący komunikat:
  

Informacje ogólne

W wersji 2024.2.0 w zakresie OCR wprowadzono następujące funkcjonalności:

Obsługa dokumentów magazynowych PZ (przyjęcie zewnętrzne) i WZ (wydanie zewnętrzne) jest dostępna w ramach punktu ACD, jeśli w aplikacji desktop na zakładce  [Automatyczne generowanie dokumentów] w zakładce „Tryb współpracy” wybrano jedną z następujących opcji:

W ramach konfiguracji powyższych trybów współpracy w wersji 2024.2.0 wprowadzono następujące zmiany:

• Na zakładce „Ogólne” zmieniono pole „Typ rejestru VAT” na „Rodzaj transakcji”; w ramach pola dostępne są 2 opcje:
  • Zakup
  • Sprzedaż

 

 

 

• Na zakładce „Ogólne” dodano nowe pole „Typ dokumentu”, w ramach którego wyświetlane są następujące opcje:
  • Faktura
  • Paragon
  • Dokument magazynowy
  • Zamówienie

Obsługa dokumentów magazynowych PZ i WZ

Obsługa dokumentów magazynowych PZ jest dostępna, jeśli w ramach wspomnianych typów współpracy zostaną spełnione następujące warunki:

Obsługa dokumentów magazynowych WZ jest dostępna, jeśli w ramach wspomnianych typów współpracy zostaną spełnione następujące warunki:

Jeśli skonfigurowano punkt ACD współpracujący z Comarch OCR”, dla którego wybrano wartość „Dokument magazynowy” w ramach pola „Typ dokumentu” na zakładce „Ogólne”, wówczas po naciśnięciu [Ustawienia OCR] w ramach okna [Automatyczne generowanie dokumentów] otwarte zostaje okno, w którym operator może jedynie:

Pozostałe opcje („Zakres stron do przetworzenia”, „Łączenie przesyłanych stron”) są niewidoczne.

Dokumenty WZ/PZ są aktualnie rozpoznawane w Comarch OCR wyłącznie w języku polskim. Comarch OCR zwraca przetworzone wyniki jako plik json – na potrzeby obsługi dokumentów magazynowych dane przetworzone przez Comarch BPM (dawniej DMS) są przekazywane do tabel OC_Documents i OC_Document_Items.

Obsługa paragonów

Obsługa paragonów jest dostępna, jeśli w ramach wspomnianych typów współpracy zostaną spełnione następujące warunki:

Jeśli skonfigurowano punkt ACD współpracujący z Comarch OCR”, dla którego wybrano wartość „Paragon” w ramach pola „Typ dokumentu” na zakładce „Ogólne”, wówczas po naciśnięciu [Ustawienia OCR] w ramach okna [Automatyczne generowanie dokumentów] otwarte zostaje okno, w którym operator może jedynie:

Pozostałe opcje („Zakres stron do przetworzenia”, „Łączenie przesyłanych stron”) są niewidoczne.

Comarch OCR zwraca przetworzone wyniki jako plik json, na potrzeby obsługi paragonów dane przetworzone przez Comarch BPM (dawniej DMS) są przekazywane do tabel OC_Documents, OC_Document_Vat_Registries i OC_Document_Items.

Obsługa zamówień

Obsługa zamówienia na zakup jest dostępna, jeśli w ramach wspomnianych typów współpracy zostaną spełnione następujące warunki:

Jeśli skonfigurowano punkt ACD współpracujący z Comarch OCR”, dla którego wybrano wartość „Zamówienie” w ramach pola „Typ dokumentu” na zakładce „Ogólne”, wówczas po naciśnięciu [Ustawienia OCR] w ramach okna   [Automatyczne generowanie dokumentów] otwarte zostaje okno, w którym operator może jedynie:

Pozostałe opcje („Zakres stron do przetworzenia”, „Łączenie przesyłanych stron”) są niewidoczne.

Comarch OCR zwraca przetworzone wyniki jako plik json, na potrzeby obsługi zamówień dane przetworzone przez Comarch BPM (dawniej DMS) są przekazywane do tabel OC_Documents, OC_Document_Vat_Registries i OC_Document_Items.

Obsługa faktur

Obsługa faktur zakupu jest dostępna, jeśli w ramach wspomnianych typów współpracy zostaną spełnione następujące warunki:

Dane dotyczące pozycji tabeli VAT są zapisywane dla faktur w języku polskim w tabeli OC_Document_Vat_Registries. W ramach tej tabeli dostępne są również kolumny, w których zapisywane będą informacje dotyczące rozpoznanych danych z tabeli VAT dla faktur niemieckich.

W wersji 2025.1.0 umożliwiono przekazanie pełnej treści rozpoznanej przez OCR do modułu Repozytorium, w przypadku, jeśli z punktu ACD dokument jest generowany z punktu ACD typu „Współpraca z OCR” albo „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”  do modułu Workflow, a kontrolka typu Załącznik zapisuje plik w Repozytorium (na definicji kontrolki, na zakładce „Archiwa” zaznaczono parametr „Współpraca z Repozytorium” i wybrano lokalizację).

W przypadku, gdy operator pracuje w punkcie ACD typu „Współpraca z OCR” lub „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”, wówczas przetworzony załącznik zostaje zapisany w bazie danych Comarch DMS.

W ramach konfiguracji punktu ACD operator powinien wybrać kontrolkę typu Załącznik, do której ma mieć zastosowanie procesowanie OCR – należy to zrobić podczas konfiguracji punktu ACD w następujący sposób:

• W przypadku pracy w punkcie ACD typu „Współpraca z OCR” : na zakładce „Kontrolki” wybrać kontrolkę typu Załącznik z danego typu obiegu, a następnie wprowadzić poniższe zapytanie SQL:

select OCD_SourceContent, OCD_FileName

from do.OC_Documents

where OCD_ID=@Id1@

• Wówczas przy generowaniu dokumentu do modułu Workflow w ramach kontrolki typu Załącznik zostanie dołączony przeprocesowany plik

 

 

• W przypadku pracy w punkcie ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (przesyłanie skanów z kontrolki załącznik na dokumencie DMS)”: na zakładce „Ogólne w polu „Kontrolka”” wybrać kontrolkę typu Załącznik z danego typu obiegu,

 

 

• Wówczas przy generowaniu dokumentu do modułu Workflow w ramach kontrolki typu Załącznik zostanie dołączony przeprocesowany plik.

Gdy wygenerowano dokument do modułu Workflow, wówczas treść załącznika zostaje zapisana jako tekst w kolumnie OCD_DocumentRawText w tabeli do.OC_Documents.

Jeśli kontrolka typu Załącznik zapisuje plik w Repozytorium (na definicji kontrolki, na zakładce „Archiwa” zaznaczono parametr „Współpraca z Repozytorium” i wybrano lokalizację), wówczas przetworzony dokument zostanie zapisany w Repozytorium, wraz z rozpoznanym tekstem z kolumny OCD_DocumentRawText podczas generowania dokumentu (dla punktu ACD typu „Współpraca z Comarch OCR”) lub przy zapisie dokumentu dokumencie DMS)”).

Wartość kolumny OCD_DocumentRawText znajdzie się wówczas w polu OCRContent w kolekcji „Document” bazy MongoDB

Dokument przetworzony przez OCR, a następnie zapisany w module Repozytorium będzie wyróżniony ikoną na liście dokumentów w module Repozytorium, a także oznaczeniem [Plik przetworzony przez OCR], w szczegółach dokumentu analogicznie jak w przypadku dokumentów dodanych do Repozytorium z punktu ACD typu „Współpraca z Comarch OCR (generowanie dokumentów do Repozytorium)”. Podobnie, możliwe jest wyszukiwanie po zawartości dokumentu, gdy zaznaczono parametr „Szukaj tez w treści plików” na liście dokumentów w module Repozytorium.