Identyfikacja artykułów

W systemie Comarch ERP Enterprise artykuły mogą być identyfikowane na wiele sposobów. Najprostszą metodą identyfikacji jest odwołanie się do unikalnych danych identyfikacyjnych artykułu. Artykuł można również zidentyfikować za pomocą innych danych, np. Europejskiego Numeru Artykułu (EAN). Dane identyfikacyjne wprowadzane są w różnych widokach (np. Sprzedaż, Rachunkowość) aplikacji Artykuły.

W aplikacji Konfiguracja istnieje możliwość ustawień identyfikacji artykułów obowiązujących w obszarach Zakup oraz Sprzedaż.

Ustawienia w aplikacji Konfiguracja

Priorytety wyszukiwania danych identyfikacyjnych artykułów określa się w aplikacji Konfiguracja -> Funkcje -> Podstawowe -> Artykuł, zarówno dla obszaru Zakup, jak i dla Sprzedaż.

Dla obu obszarów priorytet wyszukiwania można określić w tabeli Priorytet wyszukiwania dla artykułu zakupu/sprzedaży dla następujących kryteriów:

• Identyfikacja artykułu
• EAN (European Article Numbering)
• Numer artykułu dostawcy/klienta

Dostępne opcje w kolumnie Priorytet:

• 1 – najwyższy priorytet
• 2 – średni priorytet
• 3 – najniższy priorytet
• 0 – nie uwzględniaj – wartość 0 oznacza, że dane kryterium nie będzie wykorzystywane podczas wyszukiwania artykułów

W aplikacji Konfiguracja, użytkownik może aktywować parametr Zastosuj pisownię dużą literą. Parametr ten określa czy podczas wprowadzania danej identyfikacyjnej artykułu mają być stosowane wielkie litery. Wielkie i małe litery można zdefiniować za pomocą właściwości systemu Comarch ERP Enterprise.

Artykuły zakupu

W przypadku artykułów zakupu oprócz unikalnej identyfikacji artykułu oraz numeru artykułu u dostawcy do identyfikacji artykułów wykorzystywane są następujące numery EAN:

• EAN artykułu (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne)
• EAN równoległych jednostek magazynowych (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne -> sekcja Inne jednostki magazynowe)
• EAN jednostek opakowań (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne­ -> sekcja Opakowania)
• EAN artykułu zakupu (aplikacja Artykuły -> widok Zakup -> sekcja Dane dostawy)
• EAN artykułu dostawcy (aplikacja Artykuły -> widok Dostawcy ­-> sekcja Dane dostawy)

W widoku Dostawcy można również wprowadzić numery artykułów u dostawcy w sekcji Dane dostawy.

W systemie zwykle wykorzystywane są dane z widoku Podstawowe. Dane z widoków Zakup oraz Dostawcy są zależne od odpowiedniej organizacji w środowisku wielofirmowym.

Artykuły sprzedaży

W przypadku artykułów sprzedaży oprócz unikalnej identyfikacji artykułu oraz numeru artykułu klienta wykorzystywane są następujące numery EAN:

• EAN artykułu (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne)
• EAN jednostek magazynowych (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne -> sekcja Inne jednostki magazynowe)
• EAN jednostek opakowań (aplikacja Artykuły -> widok Podstawowe -> zakładka Ogólne­ -> sekcja Opakowania)

W systemie zwykle wykorzystywane są dane z widoku Podstawowe. Dane z widoków Klienci oraz Klasyfikacja klientów w aplikacji Artykuły są zależne od odpowiedniej organizacji w środowisku wielofirmowym.

Dane artykułów klienta obowiązują tylko dla wybranych klientów. Natomiast dane artykułów klasyfikacji klientów obowiązują dla wybranej klasyfikacji. Dane klienta i klasyfikacji klientów są wykorzystywane na potrzeby identyfikacji artykułów za pomocą numeru artykułu klienta.

Identyfikacja artykułu

Opis procesu identyfikacji artykułu.

1. W aplikacji Konfiguracja należy zdefiniować kryteria i kolejność wyszukiwania artykułów.

2. W aplikacji Zamówienia sprzedaży/Zamówienia zakupu należy wprowadzić artykuł jako pozycję zamówienia w polu Artykuł edytora pozycji. Do wprowadzenia danych można wykorzystać dowolne dane identyfikacyjne, np. wewnętrzną identyfikację artykułu lub jego numer EAN.
   Zdefiniowane kryteria wyszukiwania są przetwarzane według nadanych im priorytetów. Wyszukiwanie rozpoczyna się od kryterium z najwyższym priorytetem.
3. Jeśli na poziomie, który odpowiada priorytetowi system wyszuka odpowiedni artykuł, jest on wprowadzany w określonym polu (np. polu Artykuł w zamówieniu sprzedaży).
   Jeśli wprowadzonym danym identyfikacyjnym odpowiada więcej niż jeden artykuł wyświetlony zostaje błąd, a pod przyciskiem [Pomoc uzupełniania wartości] dostępna jest lista artykułów o podanych danych identyfikacyjnych (np. o tym samym numerze EAN), umożliwiająca wskazanie właściwego artykułu.
4. Jeśli na danym poziomie, który odpowiada priorytetowi system nie może znaleźć odpowiedniego artykułu, proces identyfikacji rozpoczyna się na kolejnym poziomie zgodnie z kolejnym najwyższym priorytetem.
   Po prawidłowym wyszukaniu artykułu, polu Zamówiony artykuł w edytorze pozycji aplikacjach Zamówienia sprzedaży/Zamówienia zakupu wyświetlona zostaje dana identyfikacyjna użyta do wyszukania artykułu oraz jego oznaczenie.
5. Jeśli system nie może znaleźć odpowiedniego artykułu na żadnym poziomie, wyświetlany jest komunikat błędu.

Przykłady

W rozdziale opisane są przykłady identyfikacji artykułów za pomocą poszczególnych danych identyfikacyjnych. Na potrzeby danych zakupu w środowisku wielofirmowym musi być obsługiwane dziedziczenie danych. Niejawne dziedziczenie musi być obsługiwane w przypadku danych dotyczących dostawców, klientów i klasyfikacji klientów.

Zakup: Identyfikacja artykułu za pomocą numeru artykułu u dostawcy

W poniższych przypadkach istnieje możliwości wyboru, czy dane będą wyszukiwane dla wybranej czy wybranych organizacji poprzez wybór jednej lub wielu organizacji.

W celu identyfikacji artykułów za pomocą numeru artykułu u dostawcy w systemie powinny być dostępne następujące artykuły: A1, A2, A3, A4, A123, A456.

Dostępne powinny być również jedynie organizacje O1 i O2 oraz dostawcy D1 i D2.

Wprowadzone dane artykułów u dostawcy:

Najwyższy priorytet dla numeru artykułu u dostawcy

Poniżej znajdują się wyjaśnienia wyników w różnych kontekstach, korzystając z danych wymienionych powyżej.

W aplikacji Konfiguracja-> Funkcje -> Podstawowe-> Artykuł w sekcji Artykuł zakupu określono następującą kolejkę wyszukiwania artykułów:

• Numer artykułu u dostawcy – 1- najwyższy priorytet
• Numer EAN (European Article Numbering) – 2-średni priorytet
• Identyfikacja artykułu – 3-najniższy priorytet

Przy powyższych ustawieniach system w pierwszej kolejności sprawdza, czy wprowadzony przez użytkownika wpis odpowiada określonemu numerowi artykułu u dostawcy (Artykuły -> widok Dostawca). Proces ten musi również obsługiwać niejawne dziedziczenie danych artykułów dostawcy (szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Artykuły, widok Dostawcy). W przypadku gdy nie zostaną wyszukane żadne artykuły, drugim etapem jest weryfikacja, czy kryteria wyszukiwania odpowiadają numerom EAN. Numery identyfikacyjne artykułów są weryfikowane dopiero w ramach trzeciego etapu. Numer EAN zwykle różni się od numerów artykułów firmy użytkownika lub dostawcy. W celu uproszczenia przykładu, numery EAN zostały pominięte.

Kontekst: organizacja O1 i dostawca D1

Numer artykułu u dostawcy A123 po wprowadzeniu w polu wyszukiwania zamieniany jest na artykuł odpowiadający mu artykuł w firmie użytkownika, czyli A1. W tym przykładzie nie istnieje żaden inny artykuł dostawcy, więc wpis będzie zawsze zamieniany z A123 na A1. Zmiana ta będzie dokonywana pomimo tego, że w firmie użytkownika występuje artykuł A123, ponieważ dane artykułu dostawcy mają wyższy priorytet, zgodnie z ustawieniami z aplikacji Konfiguracja.

Występują artykuły, w których kod A456 został wprowadzony jako numer artykułu u dostawcy. Nie dotyczy to jednak obecnego kontekstu. Występuje jednakże artykuł A456. W takim przypadku wpis jest prawidłowy, choć nie następuje zamiana na ten artykuł ze względu na ustawienia w aplikacji Konfiguracja.

W tym kontekście dla wpisu A789 odnaleziono dwa poprawne rekordy z danymi artykułu dostawcy. Ponadto w odpowiednich rekordach z danymi artykułów A3 oraz A4 przyporządkowany numer artykułu u dostawcy to A789. W takim przypadku system wyświetla komunikat błędu, a okno pomocy uzupełniania wartości pola uwzględnia możliwość wyboru właściwego artykułu. W tym przypadku są to artykuły A3 i A4.

Jeśli użytkownik wprowadzi kody A1, A2, A3 oraz A4, system wyszuka odpowiednie artykuły i wyświetli poprawne wyniki bez konieczności wykonania zamiany.

Inne wpisy nie dadzą pomyślnych wyników.

Kontekst: organizacja O1 i dostawca D2

Wpis A123 nie jest zamieniany. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem A123, nie są one wyszukiwane w tym kontekście. Chociaż organizacja w odpowiednich rekordach z danymi jest ta sama, różni się dostawca. Występuje jednakże artykuł A123. Wpis jest więc prawidłowy.

W tym kontekście dla wpisu A456 nie odnaleziono poprawnych rekordów z danymi artykułu dostawcy. Występuje jednakże artykuł A456. Wpis jest więc prawidłowy.

Wpis A789 nie może być zamieniony na poprawny artykuł. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem u dostawcy A789, nie jest zachowana zgodność organizacji i dostawcy. Nie istnieje również artykuł o tym numerze.

Jeśli użytkownik wprowadzi kody A1, A2, A3 oraz A4, system wyszuka odpowiednie artykuły i wyświetli poprawne wyniki bez konieczności wykonania zamiany.

Inne wpisy nie dadzą pomyślnych wyników.

Kontekst: organizacja O2 i dostawca D1

Wpis A123 nie jest zamieniany. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem A123, nie są one wyszukiwane w tym kontekście. Chociaż dostawca w odpowiednich rekordach z danymi jest ten sam, różni się organizacja. Występuje jednak artykuł A123. Wpis jest więc prawidłowy.

W tym kontekście występuje dokładnie jeden rekord z danymi dla wpisu A456, przez co wpis jest zamieniany na artykuł A2.

Wpis A789 nie może być zamieniony na poprawny artykuł. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem u dostawcy A789, nie jest zachowana zgodność organizacji.

Jeśli użytkownik wprowadzi kody A1, A2, A3 oraz A4, system wyszuka odpowiednie artykuły i wyświetli poprawne wyniki bez konieczności wykonania zamiany.

Inne wpisy nie dadzą pomyślnych wyników.

Kontekst: organizacja O2 i dostawca D2

Wpis A123 nie jest zamieniany. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem A123, nie są one wyszukiwane w tym kontekście. Ani organizacja, ani dostawca nie są zgodne z danymi z odpowiedniego rekordu. Występuje jednakże artykuł A123. Wpis jest więc prawidłowy.

W tym kontekście wyszukano dwa poprawne rekordy z danymi artykułu dostawcy dla wpisu A456. Ponadto w odpowiednich rekordach z danymi artykułów A1 oraz A2 przyporządkowany numer artykułu u dostawcy to A456. W takim przypadku system wyświetla komunikat błędu, a okno pod przyciskiem [Pomoc uzupełniania wartości] uwzględnia możliwość wyboru właściwego artykułu. W tym przypadku są to artykuły A1 i A2.

Wpis A789 nie może być zamieniony na poprawny artykuł. Mimo że istnieją dane artykułu dostawcy z numerem u dostawcy A789, nie jest zachowana zgodność organizacji i dostawcy.

Najwyższy priorytet dla numeru artykułu

Poniżej znajdują się wyjaśnienia wyników w różnych kontekstach, korzystając z danych wymienionych powyżej.

W aplikacji Konfiguracja->funkcja Podstawowe-> Artykuł w sekcji Zakup określono następującą kolejkę wyszukiwania artykułów:

• Identyfikacja artykułu – 1-najwyższy priorytet
• Numer EAN (European Article Numbering) – 2-średni priorytet
• Numer artykułu u dostawcy – 3-najniższy priorytet

W przeciwieństwie do poprzedniego przykładu, w tym przykładzie identyfikacja artykułu ma wyższy priorytet niż numer artykułu u dostawcy.

Wpisy A1, A2, A3 oraz A4 są każdorazowo zamieniane na odpowiedni artykuł. W tym przypadku wpisy A123 oraz A456 również są odpowiednio zamieniane.

Jedynie wpis A789 nie jest bezpośrednio zamieniany na artykuł. O wyjątku decyduje tutaj kontekst. W kontekście organizacji O2 oraz dostawcy D1 występują dwa odpowiednie artykuły. W tym kontekście okno pomocy pod przyciskiem [Pomoc uzupełniania wartości] wyświetla więc artykuły A3 i A4 jako opcje możliwe do wyboru.

Sprzedaż: identyfikacja artykułu za pomocą numeru artykułu klienta

Kontekst organizacji i klienta jest niezbędny, aby zidentyfikować artykuł za pomocą numeru artykułu klienta. Procedura jest tu podobna jak w przypadku identyfikacji za pomocą numeru artykułu u dostawcy, z tą różnicą, że dodatkowo muszą zostać uwzględnione istniejące dane klasyfikacji klientów.

Jeśli numer klienta jest dostępnym poziomem identyfikacji artykułów w aplikacji Konfiguracja, rekordy z danymi klientów i klasyfikacji klientów są wykorzystywane do identyfikacji artykułów za pomocą numeru klienta. Każdy klient jest przyporządkowany do odpowiedniej klasyfikacji klientów. Jeśli wpisowi użytkownika nie odpowiada artykuł na poziomie klienta, w następnej kolejności sprawdzana jest odpowiednia klasyfikacja klientów.

Ponadto w tym przypadku musi być obsługiwane dziedziczenie niejawne. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentach Artykuły, widok Klient i Artykuły, widok Klasyfikacja klientów.

W poniższych przypadkach wybór jednej lub wielu organizacji powoduje, że dane będą wyszukiwane tylko dla wybranej/wybranych organizacji. Informacja ta nie jest powtarzana dla każdego przypadku w celu uproszczenia przykładu.

W systemie powinny być dostępne następujące artykuły: A1, A2, A3, A4, A123, A456.

Dostępne są jedynie organizacje O1 i O2 oraz klienci K1, K2 i K3.

Klienci K1, K2 i K3 należą do klasyfikacji klientów X.

Wprowadzone dane artykułów klienta:

Wprowadzone dane klasyfikacji klientów:

Interakcja między klientem i artykułami klasyfikacji klientów

Poniższy przykład przedstawia wyniki wyświetlane dla różnych wpisów. Główny nacisk jest tu położony na interakcję między klientem i artykułami klasyfikacji klientów.

Dlatego kontekstem organizacji będzie zawsze organizacja O1.

Kontekst: Klient K1

W tym kontekście wyszukano dwa poprawne rekordy z danymi artykułu klienta dla wpisu A123. Ponadto w odpowiednich rekordach z danymi artykułów A1 oraz A2 przyporządkowany numer artykułu klienta to A123. W takim przypadku system wyświetla komunikat błędu, a okno pomocy uzupełniania wartości pola uwzględnia możliwość wyboru właściwego artykułu. W tym przypadku są to artykuły A1 i A2.

W tym kontekście nie wyszukano poprawnych rekordów z danymi artykułu klienta dla wpisu A456, mimo że klient K1 należy do klasyfikacji klientów X. W systemie istnieje rekord z danymi artykułu A2 dla tej klasyfikacji klientów. Wpis A456 jest więc zamieniany na artykuł A2.

Kontekst: Klient K2

W tym kontekście występuje dokładnie jeden rekord z danymi artykułu klienta dla wpisu A123, przez co wpis jest zamieniany na artykuł A2.

W tym kontekście nie wyszukano poprawnych rekordów z danymi artykułu klienta dla wpisu A456, chociaż klient K2 należy do klasyfikacji klientów X. W systemie istnieje rekord z danymi artykułu A2 dla tej klasyfikacji klientów. Wpis A456 jest więc zamieniany na artykuł A2.

Kontekst: Klient K3

Wpis A123 nie może być zamieniony na artykuł w tym kontekście, ponieważ nie występują odpowiednie artykuły klienta lub klasyfikacji klientów.

W tym kontekście wpis A456 jest zamieniany na artykuł A3. Ponadto klient należy do klasyfikacji klientów X i występuje rekord z danymi artykułu klasyfikacji klientów powiązany z artykułem A2, jednak bezpośredni wpis dla klienta jest zawsze uważany za istotniejszy.

Identyfikacja artykułu poprzez numer EAN

Identyfikacja artykułu poprzez numer EAN odbywa się w podobny sposób zarówno w module Zakup, jak i w module Sprzedaż. Dla każdego artykułu występuje szereg numerów EAN. Mają one tę samą wartość. Różnicą jest to, który z numerów EAN zostanie wykorzystany.

W module Sprzedaż wykorzystywane są numery EAN z danych podstawowych artykułu, które zależą od organizacji, klienta i klasyfikacji klientów.

W module Zakup numery EAN są pobierane z artykułu zakupu w zależności od organizacji w środowisku wielofirmowym.

Numery EAN z danych artykułu dostawcy są również oparte na kontekście. Zależność od kontekstu jest jednak analogiczna, jak w przypadku numerów artykułów u dostawcy.

Jeśli jeden z odnalezionych w ten sposób kodów EAN jest zgodny z wpisem użytkownika, wówczas dany artykuł jest uznawany za zidentyfikowany za pomocą tego kodu EAN. Jeśli w aplikacji Konfiguracja określono, że numery EAN nie muszą być unikalne (funkcja Podstawowe -> parametr Jednoznaczny EAN), różne artykuły mogą posiadać te same numery EAN. W takim przypadku, podczas identyfikacji artykułów za pomocą numeru EAN może się zdarzyć, że użytkownik będzie musiał wybrać właściwy artykuł.

Funkcje specjalne Sprzedaż

W obszarze Sprzedaż istnieje możliwość identyfikacji artykułów wyłącznie za pomocą numerów EAN. W takim przypadku ustawienia z aplikacji Konfiguracja są ignorowane. Ponieważ właściwe numery EAN są przyporządkowywane do każdej jednostki w module Sprzedaż, są one wyświetlane za pomocą specjalnego interfejsu.

Hierarchia zależności od organizacji podczas identyfikacji artykułów

Artykuły dostawcy, klienta oraz klasyfikacji klientów mogą być wykorzystywane nie tylko na potrzeby organizacji, w ramach których zostały utworzone, ale, w pewnych warunkach, również na potrzeby organizacji podrzędnych.

Zasadnicza procedura jest analogiczna zarówno w module Zakup, jak i Sprzedaż. Poniższy przykład przedstawia tę procedurę w kontekście modułu Zakup, ale jest ona identyczna w przypadku modułu Sprzedaż.

Aby zidentyfikować artykuł za pomocą numeru artykułu u dostawcy, jako kontekst należy wprowadzić organizację i dostawcę. Przykład opisany poniżej przedstawia hierarchię zależności danych od organizacji.

W systemie występują trzy organizacje zakupu: O1, O2 i O3. Organizacja O1 jest nadrzędna wobec organizacji O2, która z kolei jest nadrzędna wobec organizacji O3. Ustawienia w aplikacji Organizacje domyślnie umożliwiają dziedziczenie danych zakupu (w tym przykładzie nie jest istotne, czy organizacje zarządzają danymi zakupu, czy je dziedziczą; istotne jest to, że dziedziczenie danych jest dla nich możliwe).

W tym przykładzie dla ułatwienia wymieniono tylko dostawcę D1.

Wprowadzone dane artykułów dostawcy:

Kontekst: organizacja O1

W tym przykładzie organizacja O1 jest nadrzędna wobec organizacji O2 i O3. Na artykuł może być więc zamieniony wyłącznie wpis A123 – w tym przypadku będzie to artykuł A1.

W tym kontekście wpisy A456 oraz A789 nie mogą być zamienione na artykuł.

Kontekst: organizacja O2

Na poziomie organizacji O2 wpis A123 nie może być zamieniony na artykuł. Odpowiedni rekord artykułu dostawcy występuje natomiast na poziomie organizacji O1. Ponieważ organizacja O2 może dziedziczyć dane zakupu organizacji O1, rekord ten jest wykorzystywany, dzięki czemu wpis A123 jest zamieniany na artykuł A1.

Wpis A456 nie może być zamieniony na artykuł w tym kontekście. Po wprowadzeniu tego wpisu system wyświetla odpowiedni komunikat błędu i umożliwia użytkownikowi wybór dostępnych artykułów – w tym przypadku A1 i A2 – w oknie pomocy uzupełniania wartości.

Wpis A789 nie może być zamieniony na poprawny artykuł w tym kontekście.

Kontekst: organizacja O3

Na poziomie organizacji O3 wpis A123 nie może być zamieniony na artykuł. Na poziomie nadrzędnej organizacji O2 odpowiedni rekord artykułu dostawcy również nie występuje. Występuje on natomiast na poziomie organizacji O1. Ponieważ organizacja O3 może dziedziczyć dane zakupu organizacji O1, rekord ten jest wykorzystywany, dzięki czemu wpis A123 jest zamieniany na artykuł A1.

Wpis A456 może być w tym kontekście zamieniony na artykuł A3, chociaż występują wpisy na poziomie organizacji O2 – w tym przypadku nie są one istotne dla organizacji O3.

Wpis A789 może być w tym kontekście zamieniony na artykuł A4.