Opis zagadnienia

Organizacja jest typem partnera umożliwiającym rejestrację przedsiębiorstw, oddziałów, działów itd. Organizacja może być częścią struktury organizacyjnej w obszarach funkcjonalnych Zakup, Logistyka magazynowa, Rachunkowość lub Sprzedaż. Jako element struktury organizacja nazywana jest, w zależności od obszaru, organizacją zakupu, logistyki magazynowej, sprzedaży albo firmą rachunkowości.

W artykule omówione zostały:

• Organizacje i struktury organizacyjne – przedstawienie funkcjonowania organizacji i struktur organizacyjnych na potrzeby budowania relacji i zależności
• Uprawnienia do logowania – za pomocą których zewnętrzni partnerzy (przedsiębiorstwa) są upoważnieni do kontrolowanego dostępu do Comarch ERP Enterprise
• Uprawnienia do treści – określają, jakie uprawnienia związane z zawartością aplikacji są przyznawane użytkownikowi w oparciu o przypisane mu organizacje.

Zakres aktywnych aplikacji, które są zależne od organizacji, jest możliwy do ustalenia z wykorzystaniem ustawień dostępnych w aplikacji Konfiguracja. Przykładowo dzięki temu, w środowiskach wielofirmowych aplikacje Organizacje i Uprawnienia do logowania [Klienta, Dostawcy, Przedstawiciela] są dostępne dla dostawców, klientów i przedstawicieli handlowych. W środowiskach jednofirmowych taka sytuacja jest możliwa jedynie wtedy, gdy zostały włączone uprawnienia do treści.

Definicje pojęć

Uprawnienia do logowania

Uprawnienia do logowania to uprawnienia dla zewnętrznych partnerów biznesowych, którzy posiadają zgodę na logowanie się do systemu. Nadawanie zewnętrznym partnerom biznesowym uprawnień do treści odbywa się poprzez przypisanie ich do organizacji wewnętrznej. Uprawnienia do logowania mogą zostać nadane klientom, dostawcom i przedstawicielom.

Firma

Firma to organizacja z określoną rolą Rachunkowość w strukturze organizacyjnej. Firma jest osobą prawną, a jej bilans jest sporządzany oddzielnie. W ramach jednej bazy danych wykorzystującej Rachunkowość można zarządzać wieloma firmami. W aplikacji Konfiguracja istnieje możliwość zdefiniowania firmy księgowości finansowej do której należą zapisy księgowe przesłane przez bazę danych OLTP.

Uprawnienia do treści

Uprawnienia do treści dotyczą zewnętrznych i wewnętrznych partnerów. Zapewniają kontrolę dostępu do odczytu i zapisu danych oraz korzystania z funkcji systemu. Są one ustalane na podstawie przynależności do organizacji.

Rozliczenia wewnętrzne

Rozliczenia wewnętrzne to rozliczenia operacji gospodarczych między organizacjami w grupie przedsiębiorstw. Rozliczenia między organizacjami przeprowadzane są w oparciu o różne firmy przypisane w rachunkowości.

Wielofirmowość

Wielofirmowość procesy biznesowe grupy przedsiębiorstw w jednej bazie danych OLTP. Z punktu widzenia zależności między procesami biznesowymi i organizacjami nie jest istotne, czy organizacje należące do tej grupy są przedsiębiorstwami o niezależnej osobowości prawnej, czy też nie. Organizacje te mogą być również zlokalizowane w różnych krajach i tym samym podlegać różnym przepisom oraz strefom czasowym. Opcja Wielofirmowość umożliwia wspólne korzystanie z danych zgromadzonych w bazie w ramach jednej grupy przedsiębiorstw oraz rozliczanie procesów biznesowych obejmujących kilka organizacji.

W tym celu dla obszarów zadaniowych, takich jak Zakupy, Logistyka magazynowa (w tym Produkcja), Rachunkowość i Sprzedaż należy stworzyć struktury organizacyjne. Struktury powinny opisywać faktyczne zależności między organizacjami.

Organizacje

Organizacja jest typem partnera umożliwiającym rejestrację przedsiębiorstw, oddziałów, działów itd. Organizacja może być częścią struktury organizacyjnej w obszarach funkcjonalnych Zakup, Logistyka magazynowa, Rachunkowość lub Sprzedaż. Jako element struktury organizacja nazywana jest, w zależności od obszaru, organizacją zakupu, logistyki magazynowej, sprzedaży albo firmą rachunkowości.

Struktury organizacyjne

Struktura organizacyjna odzwierciedla strukturę funkcjonowania i częściowo schemat organizacyjny grupy przedsiębiorstw. Do nadawania uprawnień dotyczących konkretnych obszarów i odzwierciedlenia procesów biznesowych grupy przedsiębiorstw potrzebne są struktury organizacyjne, które tworzone są dla następujących obszarów:

• Zakup
• Logistyka magazynowa
• Rachunkowość
• Sprzedaż

Organizacja zakupu

Organizacją zakupu jest organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej obszaru Zakup i stanowi węzeł w tej strukturze.

Organizacja logistyki magazynowej

Organizacją logistyki magazynowej jest organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej obszaru ‘Logistyka magazynowa’ i stanowi węzeł w tej strukturze.

Organizacja sprzedaży

Organizacją sprzedaży jest organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej obszaru ‘Sprzedaż’ i stanowi węzeł w tej strukturze.

Jednofirmowość

Jednofirmowość to środowisko, w którym tylko mandant (właściciel instalacji) jest przedstawiony jako niezależna osoba prawna. To przedsiębiorstwo jest zarówno organizacją zakupu, logistyki magazynowej jak i sprzedaży w ramach wszystkich struktur organizacyjnych, a także firmą rachunkowości W przypadku uruchomienia uprawnień do treści, możliwe jest przypisanie strukturom organizacyjnym należącym do tego środowiska jednofirmowego kilku organizacji wchodzących w skład firmy, takich jak oddziały, departamenty itp.

Organizacje i struktury organizacyjne

Podstawowe dane dotyczące organizacji znajdują się w aplikacji Partnerzy. Struktury organizacyjne są zbudowane z partnerów typu Organizacja.

Struktury organizacyjne odzwierciedlają strukturę funkcjonowania i częściowo schemat organizacyjny przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw. Poszczególni partnerzy mają różne uprawnienia nadawane w obrębie firmy lub grupy organizacji. Nie wszyscy partnerzy są odpowiedzialni za wykonywanie wszystkich rodzajów zadań, z tego powodu wielu partnerów zazębia się ze sobą zadaniami. Wyróżnia się następujące obszary działalności:

• Sprzedaż
• Zakup
• Logistyka magazynowa
• Rachunkowość

Sprzedaż, Zakup i Logistyka magazynowa

W obszarach działalności takich jak sprzedaż, zakup i logistyka magazynowa, można ustalić strukturę hierarchiczną o dowolnej głębokości i szerokości.  Po przypisaniu partnera typu Organizacja do obszaru działalności, partner ten reprezentuje węzeł w odpowiedniej strukturze organizacyjnej. To przyporządkowanie łączy go ze strukturą organizacyjną obszaru działalności.

Jedna organizacja może pełnić rolę węzła tylko raz w każdym z obszarów działalności. Dla każdej organizacji możliwe jest zdefiniowanie specyficznych ustawień dla kraju oraz strefy czasowej.

Przykładowo, jeżeli dana organizacja zostaje zdefiniowana jako węzeł w strukturze organizacyjnej Sprzedaż, to jest organizacją sprzedaży. W podobny sposób organizacja staje się organizacją zakupu i/lub logistyki magazynowej. Organizacja może zatem być zarówno organizacją sprzedaży, zakupu i logistyki magazynowej, jak i być firmą rachunkowości.

Ponieważ mandant (właściciel instalacji) jest podstawową jednostką wszystkich struktur organizacyjnych, musi być jednocześnie organizacją zakupu, logistyki magazynowej i sprzedaży.

Rachunkowość

W obszarze rachunkowości nie jest tworzona struktura organizacyjna. W tym przypadku organizacja reprezentowana jest jako osoba prawna, która jest rozliczana oddzielnie i nazywana jest firmą. Każda organizacja może zostać wskazana jako firma. Taka organizacja może również stanowić węzeł we wszystkich innych obszarach działalności. W bazie danych OLTP może istnieć nieograniczona liczba firm podlegających różnym obostrzeniom prawnym.

Do każdej organizacji przypisana jest odpowiedzialna firma. Mandant może być firmą, jednak nie jest to wymagane.

Wykorzystanie struktur organizacyjnych

Struktury organizacyjne są wykorzystywane w następujących przypadkach:

• Jeśli uprawnienia do treści zostały uruchomione w środowisku jednofirmowym, wówczas struktury organizacyjne są wykorzystywane przy nadawaniu tych uprawnień pracownikom wewnętrznym i partnerom zewnętrznym. W tym przypadku można tworzyć struktury organizacyjne dla zakupu, logistyki magazynowej i sprzedaży. Nie jest to możliwe w przypadku rachunkowości, ponieważ mandant jest jedynym członkiem tej struktury organizacyjnej. Możliwość wykorzystania wspólnych danych podstawowych może zostać zdefiniowana indywidualnie dla każdej organizacji.
• W środowisku wielofirmowym struktury organizacyjne służą do wspólnego lub indywidualnego korzystania z danych podstawowych przez kilka organizacji. Dodatkowo, podobnie jak w środowisku jednofirmowym, służą również do nadawania uprawnień do treści. Wielofirmowość pozwala na realizację procesów biznesowych, w które zaangażowane są więcej niż jedna organizacja. W szczególności, rozliczenia wewnętrzne mogą zostać zautomatyzowane i wykonywane w oparciu o odpowiadającą im strukturę organizacyjną. W tym przypadku można tworzyć struktury organizacyjne dla zakupu, logistyki magazynowej i sprzedaży.

Odwzorowanie struktury organizacyjnej

Struktura organizacyjna tworzona jest w oparciu o partnerów typu Organizacja. Wskazany partner – mandant (właściciel instalacji) jest korzeniem drzewa struktury organizacyjnej

W celu stworzenia struktury organizacyjnej, należy stworzyć partnera typu „Organizacja” dla każdej z wewnętrznych jednostek organizacyjnych danego przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw (środowisko wielofirmowe). Osobne organizacje powinny zostać utworzone dla jednostek organizacyjnych, które:

• znajdują się w różnych państwach, podlegają różnym przepisom i potencjalnie znajdują się w różnych strefach czasowych,
• są oddzielone geograficznie,
• występują w procesach gospodarczych jako ich niezależni uczestnicy,
• stosują różne reguły biznesowe.

Jednostki organizacyjne mogą wykorzystywać własne dane podstawowe artykułów, klientów itp. Ponadto z dane podstawowe mogą być współdzielone przez więcej niż jedną organizację.

Przynależność partnera, wewnętrzna lub zewnętrzna, określona w danych podstawowych partnera, nie odgrywa roli w odwzorowaniu struktury organizacyjnej. Przynależność do wewnętrznej lub zewnętrznej struktury organizacyjnej określana jest osobno.

Lokalizacje

Wybrane organizacje logistyki magazynowej można oznaczyć jako lokalizacje. Dokładnie jedna lokalizacja musi być wskazana dla każdej ścieżki struktury organizacyjnej. Magazyny mogą zostać przyporządkowane jedynie do organizacji logistyki magazynowej zdefiniowanych jako lokalizacje. Dla każdego magazynu należy wskazać lokalizację, do której on należy. Dla wszystkich organizacji logistyki magazynowej, które jednocześnie są lokalizacją są wyliczane i przechowywane stany magazynowe.

Zlecenie produkcyjne jest zawsze realizowane w ramach jednej lokalizacji. Wszystkie powiązane z tym zleceniem przyjęcia i wydania magazynowe (materiałów, surowców, półproduktów) dotyczą magazynów, które należą do tej samej lokalizacji. Dotyczy to również rezerwowanych zasobów. Właśnie dlatego każdy zasób jest przypisany do jednej z lokalizacji. Planowanie zapotrzebowania na materiały może być realizowane w ramach jednej lokalizacji lub w ramach wielu lokalizacji.

Aplikacja Organizacje

Aplikacja Organizacje pozwala przede wszystkim na wprowadzenie informacji dotyczących wewnętrznej struktury organizacyjnej:

• wskazania, że wybrana organizacja ma należeć do wewnętrznej struktury organizacyjnej,
• wskazania struktury lub struktur organizacyjnych (zakupu, logistyki magazynowej, rachunkowości czy sprzedaży), które obejmują wybraną organizację,
• wskazania organizacji nadrzędnej dla wybranej organizacji – w ramach odpowiedniej struktury organizacyjnej.

Zgodnie z powyższą definicją organizacja staje się węzłem w strukturze organizacyjnej.

Dane podstawowe

Środowisko wielofirmowe oraz środowisko jednofirmowe, na którym zostały aktywowane uprawnienia do treści, pozwala na współdzielenie danych podstawowych.

Wykorzystanie i możliwość indywidualizacji tych danych zależy od ich rodzaju, a zatem od encji biznesowej. Wyróżnić można:

• encje biznesowe odnoszące się do wszystkich organizacji np. Kraje i Jednostki,
• encje biznesowe, które wprawdzie odnoszą się do wszystkich organizacji, ale których dostępność można zdefiniować lub ograniczyć tylko do wybranych organizacji, np. Rodzaje zamówień, Warunki dostawy i Magazyny,
• encje biznesowe, które są specyficzne dla organizacji, np. Płatności i Umowy prowizyjne,
• encje biznesowe, które są specyficzne dla kraju, np. Intrastat i Utylizacja opakowań,
• obiekty, takie jak Artykuły i Partnerzy, składające się z kilku obiektów biznesowych, które częściowo obowiązują dla wszystkich organizacji (np. Artykuł – widok Podstawowe), a częściowo są specyficzne dla organizacji (np. Partner – widok Klient).

Wprowadzane dane podstawowe zawsze posiadają odniesienie do organizacji odpowiedzialnej. Organizacja ta jest odpowiedzialna za edycję tych danych, jak np. za wprowadzenie nowych ról dla partnerów. Inne organizacje nie mogą edytować tych ról, ale mogą się zdecydować na ich przejęcie i wykorzystywanie na własne potrzeby. W ten sposób organizacja może wykorzystywać dane dotyczące klienta innej organizacji bez konieczności ich wprowadzania.

Dla encji biznesowych specyficznych dla organizacji możliwe jest ustalenie, że ich dane mogą być wykorzystywane i edytowane przez grupę organizacji. Dotyczy to w szczególności prawie wszystkich klasyfikacji i kont. Każda organizacja wchodząca w skład tej grupy może modyfikować daną encję biznesową. Zmiany są natychmiast współdzielone z innymi organizacjami w grupie, aby ułatwić im pracę. Organizacja może zostać w dowolnym momencie wykluczona z danej grupy. W konsekwencji dane zmienione przez wykluczoną organizację nie będą dostępne dla innych organizacji, i to sama organizacja jest nadal odpowiedzialna za edycję swoich danych.

Istnieje możliwość zdefiniowania dla każdej organizacji z góry określonych encji biznesowych, z których organizacja może korzystać. Dotyczy to na przykład warunków dostawy i magazynów.

Efekty działania struktur organizacyjnych

Bieżący węzeł w strukturze organizacyjnej jest wyświetlany w polu wyboru w prawym górnym rogu paska przepływu pracy. Pole zawiera podzbiór struktury organizacji możliwych do wyboru, który odpowiada organizacjom, w ramach których użytkownik może pracować.

W środowisku wielofirmowym oraz w środowisku jednofirmowym, na którym uruchomione są uprawnienia do treści, aby użytkownik mógł otworzyć aplikację w kontekście danej organizacji, musi on uprzednio wskazać tę organizację. W tym celu następuje rozróżnienie na użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych. Dla użytkowników wewnętrznych następujące elementy muszą być określone:

• Użytkownik musi być przypisany do danego systemu za pomocą licencji o kategorii Pracownik.
• W wykorzystywanej bazie danych OLTP musi istnieć dokładnie jeden partner o kategorii Osoba, do którego przypisany jest użytkownik.
• Wspomnianemu partnerowi muszą być przypisane dokładnie te organizacje wewnętrzne, których operacje gospodarcze mają być dla niego widoczne lub które ma on móc edytować. Takie przypisanie może być ograniczone czasowo.

W przypadku użytkowników zewnętrznych:

• Użytkownik musi być przypisany do danego systemu za pomocą licencji o kategorii Partner biznesowy
• W wykorzystywanej bazie danych OLTP musi istnieć dokładnie jeden partner o kategorii Osoba, do którego przypisany jest użytkownik.
• Wspomnianemu partnerowi musza być przypisane dokładnie te Należy przypisać użytkownikowi organizacje zewnętrzne, których operacje gospodarcze mają być dla niego widoczne lub które ma on móc edytować. Takie przypisanie może być ograniczone czasowo.
• Organizacje zewnętrzne powinny być przyporządkowane do odpowiedzialnych organizacji wewnętrznych w aplikacji dotyczącej uprawnień do logowania.

Kontekst organizacji wskazuje również, do którego obszaru działalności należą organizacje przypisane do danego użytkownika. W przypadku organizacji zewnętrznych, kontekst ten wynika z organizacji odpowiedzialnych przypisanych w aplikacji dotyczącej uprawnień do logowania. Obszary działalności są zatem pośrednio przypisane do każdego użytkownika. Ponadto każda z aplikacji albo nie jest przypisana do żadnego obszaru działalności, jest przypisana do jednego obszaru działalności lub jest przypisana do wielu obszarów działalności. Kombinacja tych ustawień pozwala ustalić zestaw aplikacji, które użytkownik może otworzyć. Powyższe ustalenie jest niezależne od uprawnień systemowych, które są dodatkowo uwzględniane.

Zbiór organizacji dostępnych dla aktywnego użytkownika jest ustalany po zalogowaniu do bazy danych OLTP. Przy otwarciu jednej z aplikacji, zbiór ten jest ograniczany do organizacji, które odpowiadają obszarowi działalności danej aplikacji.

Dla większości użytkowników jest to jedna organizacja na aplikację. Jeśli zdarzy się, że dostępnych będzie kilka organizacji, użytkownik będzie miał możliwość wybrania jednej z nich. Zawsze tylko jedna organizacja może być aktywna w ramach otwartej aplikacji.

Aktywna organizacja jest kluczowa w procesie tworzenia nowych encji biznesowych. Ustawienia aplikacji Konfiguracja, dane podstawowe, a zatem większość wartości domyślnych określana jest w oparciu o aktywną organizację.

Konfiguracja

Aplikacja „Konfiguracja” pozwala na uruchomienie lub wyłączenie różnych funkcji dla każdej z organizacji należących do wewnętrznej struktury organizacyjnej. Dane wprowadzone dla mandanta również mogą zostać przejęte przez inne organizacje.

Uprawnienia

Użytkownik (partner typu „Osoba”) posiada wybrane uprawnienia nadane mu po przyporządkowaniu do danej organizacji. Obowiązują go także uprawnienia przypisane do ról uprawień. W przypadku partnerów zewnętrznych brane są pod uwagę również organizacje wewnętrzne przypisane w aplikacjach dotyczących uprawnień do logowania. Dodatkowe definicje odnoszące się do uprawnień do treści odnoszą się zarówno do partnerów wewnętrznych i zewnętrznych.

Uprawnienia do logowania

Uprawnienia do logowania przypisują organizacje zewnętrzne do organizacji wewnętrznej. Uprawnienia do treści są określane na podstawie przypisanej organizacji wewnętrznej.

Następujące role partnerów mają odpowiednio dedykowaną aplikację:

Wyjątkiem jest „Przedstawiciel wewnętrzny”: pracownik wewnętrzny posiadający rolę partnera „Przedstawiciel”. Chociaż nie są oni użytkownikami zewnętrznymi, to wewnętrzna organizacja sprzedaży jest dla nich również przypisana za pośrednictwem aplikacji „Uprawnienia przedstawiciela do logowania”, co skutkuje nadaniem im odpowiednich uprawnień do treści. W dalszych procesach są oni więc traktowani jako partnerzy zewnętrzni.

Uprawnienia do treści

Aplikacja Organizacje pozwala ustalić dla każdej z organizacji czy uprawnienia związane z zawartością aplikacji mogą być dla niej definiowane. W tym celu na zakładce Uprawnienia znajduje się lista prezentująca stosowne encje biznesowe.

Aplikacje odnoszące się do encji biznesowych, takie jak np. aplikacja Rodzaj zamówień sprzedaży, zawierają uprawnienia odczytu i zapisu. To na ich podstawie uprawnienia do treści są określane dla każdej organizacji w innych aplikacjach posługujących się tą definicją.