W systemie bilans otwarcia można wprowadzić:
- Manualnie – ręczne wprowadzanie bilansu otwarcia na początku pracy z systemem
- Automatycznie – dodanie bilansu otwarcia na podstawie zapisów z poprzedniego okresu obrachunkowego
Przed manualnym wprowadzeniem bilansu otwarcia należy:
- W aplikacji Rodzaje dokumentów w księgowości finansowej utworzyć rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia

- W aplikacji Okresy obrachunkowe dodać okres obrachunkowy z okresem cząstkowym o typie Okres przeniesienia

- W aplikacji Konta księgi głównej dodać konto o typie Bilans otwarcia manualny

Ręczne dodanie bilansu otwarcia odbywa się z poziomu aplikacji Księgowania w księdze głównej. W tym celu w polu Rodzaj transakcji należy wybrać rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia.

Następnie należy wybrać przycisk [Dodaj] i uzupełnić pola w edytorze:
- Dokument – pole złożone z dwóch części. W pierwszej części należy podać numer dokumentu. W drugiej części należy podać datę dokumentu
- Okres księgowy – bilans otwarcia należy dodać do okresu cząstkowego o typie Okres przeniesienia. W polu należy podać datę początku/końca okresu cząstkowego (aplikacja Okresy obrachunkowe → okres cząstkowy o typie Okres przeniesienia → pole Początek/Koniec)
- Konto – pole złożone z dwóch części. W pierwszej części należy wskazać rodzaj konta – przy dodawaniu bilansu manualnego należy wybrać wartość Księga główna. W drugiej części należy:
- Dla księgowania wiodącego, będącego pierwszą pozycją – wybrać konto księgi głównej o typie Bilans otwarcia manualny
- Dla księgowań częściowych, będących kolejnymi pozycjami – wybrać konto księgi głównej, które nie jest kontem rozrachunkowym oraz kontem o typie Konto rozliczenia międzyokresowego
- Kwota księgowa – pole złożone z trzech części. W pierwszej części należy podać kwotę do zaksięgowania. W drugiej części należy określić stronę księgowania (Wn/Ma). W trzeciej części należy określić walutę księgowania
Możliwość wprowadzania dekretów na kwoty ujemne jest uzależniona od wybranej wartości dla parametru Kwoty ujemne (moduł Zarządzanie systemem → Konfiguracja → przycisk [Funkcje] → Księgowość finansowa → Wartości domyślne księgowania → parametr Kwoty ujemne). Jeżeli dla tego parametru została wybrana wartość:
- Dozwolone – można wprowadzać dekrety na kwoty ujemne
- Niedozwolone – nie można wprowadzać dekretów na kwoty ujemne
- Standard księgowania – standard księgowania zdefiniowany w aplikacji Standard księgowania, umożliwiający prezentację danych finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunkowości

Po uzupełnieniu wymaganych pól należy wybrać przycisk [Zastosuj] .
Jeżeli w systemie skonfigurowano waluty równoległe, w celu przeniesienia pozycji z edytora do sekcji Pozycja należy zaakceptować ostrzeżenie. Informuje ono, że bilans nie zostanie automatycznie przeliczony na waluty równoległe – bilans musi zostać dodatkowo zaksięgowany w każdej utworzonej walucie równoległej.
W celu dodania kolejnych księgowań należy każdorazowo uzupełnić w edytorze pola Konto i Kwota księgowa, a następnie wybrać przycisk [Zastosuj] .
Pozycje bilansu otwarcia manualnego nie mogą być wprowadzane na konta rozrachunkowe i na konta o typie Konto rozliczenia międzyokresowego.
Po wprowadzeniu pozycji należy wybrać przycisk [Zapisz].
W celu zaksięgowania bilansu otwarcia należy wybrać przycisk [Wybierz akcję] → [Księguj dokument].

Kwoty wprowadzone w ramach bilansu otwarcia będą widoczne z poziomu aplikacji Lista: Księgowość finansowa, w widoku Salda oraz Sumy kont i salda, w kolumnie Przeniesienie, po wybraniu przycisku [Aktualizuj].
W związku z rozpoczęciem pracy w systemie użytkownik wprowadził manualnie bilans otwarcia w okresie obrachunkowym 01.01.2020r. – 31.12.2020r. W tym celu, jeszcze przed rozpoczęciem wprowadzania bilansu:
- W aplikacji Rodzaje dokumentów w księgowości finansowej utworzył rodzaj dokumentu o typie Bilans otwarcia – 830 Bilans otwarcia
- W aplikacji Okresy obrachunkowe dodał okres obrachunkowy dla 2020 roku, z okresem cząstkowym o typie Okres przeniesienia przypadającym na 01.01.2020r.
- W aplikacji Konta księgi głównej dodał konto o typie Bilans otwarcia manualny – 998 Konto zbiorcze dla manualnego BO
W aplikacji Księgowania w księdze głównej, w polu Rodzaj transakcji użytkownik wybrał wartość: 830 Bilans otwarcia. Następnie wybrał przycisk [Dodaj] i uzupełnił pola w edytorze dla księgowania wiodącego:
- Dokument – BO/2020, 01.01.2020
- Okres księgowy – 01.01.2020
- Konto – Księga główna, 998 Konto zbiorcze dla manualnego BO
- Kwota księgowa – 0,00 , Ma, PLN
- Standard księgowania – 100
Po uzupełnieniu pól użytkownik wybrał przycisk [Zastosuj] i zaakceptował ostrzeżenie dotyczące konieczności zaksięgowania bilansu w każdej utworzonej walucie równoległej.
Użytkownik dodał kolejne księgowania:
Konto | Kwota księgowa |
010 Środki trwałe |
100 000,00 Wn |
020 Wartości niematerialne i prawne |
20 000,00 Wn |
030 Długoterminowe aktywa finansowe |
50 000,00 Wn |
100 Kasa |
5 000,00 Wn |
801 Kapitał zakładowy |
100 000,00 Ma |
802 Kapitał zapasowy |
75 000,00 Ma |
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji użytkownik wybrał przycisk [Zapisz]. Następnie zaksięgował bilans otwarcia wybierając przycisk [Wybierz akcję] → [Księguj dokument].

Dodawanie do bilansu otwarcia zapisów na konta rozrachunkowe
Pozycje bilansu otwarcia manualnego nie mogą być wprowadzane na konta rozrachunkowe. W związku z tym, zapisy na konta rozrachunkowe, wynikające z nierozliczonych faktur z lat poprzednich, mogą zostać dodane do bilansu otwarcia:
- Poprzez zaimportowanie pliku zawierającego zestawienie zapisów księgowych, za pomocą aplikacji Import danych, wykorzystując Filtr Zaimportowane zapisy księgowe będą widoczne z poziomu aplikacji Lista: Przebiegi księgowań dla zapisów w księdze głównej. Salda rozrachunków należy przenieść do kolejnego okresu obrachunkowego jako bilans automatyczny.
- Ręcznie, w aplikacji Księgowania w księdze głównej. Do okresu poprzedzającego okres, w którym wprowadzany jest bilans otwarcia, należy dodać zapisy księgowe o rodzaju transakcji Faktura. Salda rozrachunków należy przenieść do kolejnego okresu obrachunkowego jako bilans automatyczny.
