Wprowadzenie
Artkuł opisuje sposób działania narzędzia Comarch eFaktura, a także ustawienia, które są niezbędne do korzystania z Comarch eFaktura w systemie ERP.
Comarch eFaktura umożliwia otrzymywanie i wysyłanie faktur elektronicznych. Narzędzie Comarch eFaktura jest połączone z systemem ERP za pomocą interfejsu.
Faktury sprzedaży są wystawiane przez system ERP i przesyłane do narzędzia. Narzędzie generuje na tej podstawie faktury elektroniczne i wysyła je do wskazanych odbiorców. E-faktury zakupu są natomiast odbierane przez narzędzie. Narzędzie tworzy pliki importu z faktur elektronicznych i przesyła je do aplikacji Comarch eFaktura. Aplikacja Comarch eFaktura importuje faktury zakupu do systemu ERP.
Definicje pojęć
Comarch e-faktura
Dzięki Comarch eFaktura faktury mogą być wysyłane i odbierane drogą elektroniczną. Oprócz aplikacji Comarch eFaktura wymagane jest narzędzie do konwersji, które jest połączone z systemem ERP za pomocą interfejsu.
Faktura elektroniczna
Faktura elektroniczna to faktura sprzedaży lub zakupu, którą można przesłać drogą elektroniczną. Faktura elektroniczna jest generowana przez narzędzia zewnętrzne, np. narzędzie do konwersji Comarch eFaktura narzędzie centralne.
Narzędzie do konwersji
Narzędzie do konwersji konwertuje faktury sprzedaży z systemu ERP do formy elektronicznej faktury sprzedaży i wysyła je do wskazanych odbiorców faktur. Elektroniczne faktury zakupu są odbierane przez narzędzie do konwersji i konwertowane do pliku importu dla systemu ERP. Narzędzie Comarch eFaktura jest połączone z systemem ERP za pomocą interfejsu.
ZUGFeRD
ZUGFeRD to format faktur służący do przesyłania faktur elektronicznych w Niemczech i umożliwiający prostą wymianę danych między stroną fakturującą a odbiorcą faktury. Proces ten odbywa się za pośrednictwem ustrukturyzowanych danych w plikach PDF.
Procesy
W tym rozdziale opisano procesy przesyłania e-faktur sprzedaży i odbierania e-faktur zakupu.
Faktura sprzedaży
Przesyłanie faktur sprzedaży drogą elektroniczną
Przesyłanie elektronicznych faktur sprzedaży za pomocą Comarch eFaktura odbywa się automatycznie wraz z wydrukiem faktury sprzedaży w systemie ERP. Faktura sprzedaży wygenerowana w systemie ERP jest przesyłana do narzędzia do konwersji Comarch eFaktura za pośrednictwem interfejsu. Faktura sprzedaży otrzymuje w aplikacji Comarch e-faktury, znajdującej się w systemie ERP, status Zwolnione. Narzędzie do konwersji konwertuje fakturę sprzedaży do formy e-faktury sprzedaży w formacie docelowym (np. ZUGFeRD) i przesyła e-fakturę sprzedaży do odbiorcy faktury. Pomyślne przesłanie faktury elektronicznej zgłaszane jest z powrotem do systemu ERP, a faktura sprzedaży otrzymuje w systemie ERP status Sukces. E-faktura zostaje następnie przeniesiona do systemu zarządzania dokumentami zgodnie z ustawieniami szablonu dokumentu i powiązana z fakturą sprzedaży.
Jeśli dla faktury sprzedaży określono metodę płatności, kwota płatności nie może być ujemna. Faktura sprzedaży przesłana drogą elektroniczną nie może zatem zostać anulowana, jeśli określono metodę płatności.
Korekta i ponowne przesłanie faktury sprzedaży, która została niepoprawnie przesłana
Jeśli faktura sprzedaży nie mogła zostać pomyślnie przesłana, otrzyma ona w systemie ERP status Nieprawidłowo. Analizę błędów przeprowadza się w narzędziu do konwersji. W razie potrzeby należy również sprawdzić ustawienia dla Comarch eFaktura w systemie ERP. Po skorygowaniu błędu fakturę sprzedaży można ponownie przesłać do narzędzia konwersji w systemie ERP w aplikacji Lista: Faktury sprzedaży lub w aplikacji Zapytania o faktury sprzedaży. W tym celu należy wykonać akcję [Ponownie prześlij fakturę przez Comarch e-faktura].
Drukowanie faktur sprzedaży, których nie można przesłać drogą elektroniczną
Faktury sprzedaży ze statusem Nieprawidłowo, dla których nie można skorygować przyczyny błędu podczas przesyłania, można wydrukować przy użyciu aplikacji Lista: Faktury sprzedaży lub w aplikacji Zapytania o faktury sprzedaży przy pomocy akcji [Wydrukuj fakturę bez przekazywania przez e-faktura Comarch]. Faktura sprzedaży nie jest wówczas przesyłana drogą elektroniczną do odbiorcy faktury, lecz jest tworzona zgodnie z szablonem dokumentu. Faktura sprzedaży w takim przypadku otrzymuje status Bez przeniesienia.
Faktury zakupu
Otrzymywanie faktur zakupu drogą elektroniczną
E-faktury zakupu są wysyłane przez stronę fakturującą na wskazany adres e-mail. Narzędzie do konwersji uzyskuje dostęp do konta e-mail i tworzy plik importu z otrzymanej e-faktury zakupu. Jeśli plik importu może zostać pomyślnie wygenerowany przez narzędzie do konwersji, plik importu jest przesyłany do aplikacji Comarch eFaktura wraz z otrzymaną e-fakturą i metainformacjami o otrzymanej wiadomości e-mail (nadawca, temat itp.). Aplikacja Comarch eFaktura tworzy fakturę zakupu z pliku importu. Jeśli faktura zakupu może zostać pomyślnie zaimportowana do systemu ERP, e-faktura jest przechowywana przez aplikację Comarch eFaktura w zarządzaniu dokumentami i powiązana z fakturą zakupu. Wywołuje to zdarzenie związane z obiegiem pracy Import e-faktury Comarch.
Jeśli dla faktury zakupu określono metodę płatności, kwota płatności faktury zakupu nie może być ujemna.
Korekta w przypadku otrzymania błędnej faktury zakupu
Jeśli narzędzie do konwersji otrzyma nieprawidłową e-fakturę zakupu, powiadomi o tym określoną osobę za pośrednictwem wiadomości e-mail. Dodatkowo wywołane zostanie wydarzenie związane z obiegiem pracy Błąd w Comarch e-faktury. Błąd należy następnie przeanalizować w narzędziu do konwersji lub na koncie e-mail dla faktur zakupu i w miarę możliwości skorygować. Po skorygowaniu błędu e-faktura może zostać udostępniona w narzędziu do konwersji. Narzędzie do konwersji utworzy plik importu dla systemu ERP z e-faktury.
Korekta i ręczny import błędnie zaimportowanej faktury zakupu
W przypadku wystąpienia błędu podczas importu faktury zakupu z aplikacji Comarch eFaktura do systemu ERP, wywoływane jest zdarzenie Import z Comarch e-faktura.
Następujące warianty błędów mogą wystąpić podczas nieprawidłowego importowania faktur zakupu:
- Faktura zakupu nie może zostać w ogóle zaimportowana
W takim przypadku plik importu musi zostać sprawdzony i poprawiony w zarządzaniu dokumentami. Gdy plik importu zostanie poprawiony, fakturę zakupu można zaimportować ręcznie za pomocą aplikacji Import danych. Podczas importu ręcznego zaimportowana faktura zakupu nie jest automatycznie łączona z e-fakturą. W razie potrzeby e-faktura zakupu musi zostać wprowadzona do systemu zarządzania dokumentami. Faktura zakupu musi natomiast zostać ręcznie powiązana z fakturą elektroniczną w aplikacji Faktury zakupu.
- Faktura zakupu została zaimportowana tylko częściowo
Jeśli faktura zakupu została zaimportowana tylko częściowo, plik importu można poprawić w zarządzaniu dokumentami i ponownie zaimportować za pomocą aplikacji Import danych. Częściowo zaimportowana faktura zakupu może również zostać skorygowana, np. poprzez ponowne wprowadzenie brakujących pozycji do faktury zakupu. Niekompletną fakturę zakupu można także usunąć i ponownie wprowadzić do systemu ERP. W razie potrzeby link do e-faktury należy utworzyć ręcznie.
- Faktura zakupu została zaimportowana w całości, ale z błędnym rodzajem faktury zakupu
Jeśli faktura zakupu została zaimportowana z nieprawidłowym rodzajem faktury zakupu, rodzaj faktury zakupu można zmienić w pliku importu, a fakturę zakupu zaimportować ręcznie za pomocą aplikacji Import danych. W razie potrzeby fakturę zakupu można ręcznie powiązać z e-fakturą. W związku z tym nieprawidłowa pod względem technicznym faktura zakupu powinna zostać usunięta.
Ustawienia
Aby korzystać z e-faktur Comarch eFaktura, należy skonfigurować następujące ustawienia w poniższych aplikacjach systemu ERP.
Konfiguracja: Comarch e-faktury
Aby móc korzystać z e-faktur, należy aktywować funkcję Comarch eFaktura, znajdującą się w aplikacji Konfiguracja. W przypadku faktur sprzedaży typ dokumentu dla przesyłanych e-faktur definiuje się w aplikacji Konfiguracja.
W przypadku faktur zakupu należy ustawić katalog, w którym tymczasowo przechowywane są otrzymane faktury elektroniczne i inne otrzymane dokumenty. Należy również zdefiniować typ dokumentu, dla którego faktury zakupu będą archiwizowane w ramach zarządzania dokumentami. W przypadku importu faktur zakupu można zdefiniować filtr importu w aplikacji Konfiguracja, za pomocą którego faktury zakupu będą importowane.
Konfiguracja: Podstawowe, funkcja Wymiana danych
Rodzaj kodowania potrzebny do konwersji krajów, regionów i jednostek, jest przechowywany w aplikacji Konfiguracja. Jeśli zachodzi taka potrzeba, należy wprowadzić rodzaj kodowania do przesyłania e-faktur i ustawić go jako używany rodzaj kodowania. Ułatwia to przypisywanie jednostek z systemu ERP w narzędziu do konwersji. Dokładnie informacje dotyczące kodowania można znaleźć w artykule Rodzaje kodowań.
Import danych/Eksport danych
W przypadku importu otrzymanych elektronicznie faktur zakupu i eksportu e-faktur sprzedaży, należy wprowadzić filtr importu i eksportu. Możliwe jest wprowadzenie filtru dla importu lub eksportu w aplikacjach Import danych oraz Eksport danych. Wygenerowany plik SupplierInvoice z k-store należy przypisać do filtra importu. Dalsze informacje na temat minimalnych wymaganych atrybutów oraz obsługiwanych atrybutów importu faktur zakupu znajdują się w artykule Import faktur zakupu.
Dostarczony plik przetworzenia CustomerInvoice z k-store należy przypisać do filtra eksportu. Następujące atrybuty stanowią minimum niezbędne do eksportu e-faktur sprzedaży:
| Atrybut | Znaczenie |
| Currency/isoCode | Waluta |
| number | Numer faktury |
| grossAmount/amount | Kwota brutto (z VAT) |
| typeCode | Rodzaj faktury |
| lastPaymentDate | Termin płatności |
| date | Data dokumentu |
| copiesPrinted | Liczba kopii |
| Texts/text/text | Tekst |
| invoicingPartyName | Nazwa organizacji sprzedażowej |
| invoicingPartyAddressData/street | Organizacja sprzedażowa Ulica |
| invoicingPartyAddressData/city | Organizacja sprzedażowa miejscowość |
| invoicingPartyAddressData/postalCode | Organizacja sprzedażowa Kod pocztowy |
| invoicingPartyAddressData/Country/isoCode | Organizacja sprzedażowa Kraj |
| invoicingPartyTaxIdentificationNumber | Organizacja sprzedażowa NIP UE |
| invoicingPartyLocalTaxIdentificationNumber | Organizacja sprzedażowa NIP |
| customerName | Odbiorca faktury Imię/Nazwa |
| customerAddressData/street | Odbiorca faktury Ulica |
| customerAddressData/city | Odbiorca faktury Miejscowość |
| customerAddressData/postalCode | Odbiorca faktury Kod pocztowy |
| customerAddressData/Country/isoCode | Odbiorca faktury Kraj |
| customerTaxIdentificationNumber | Odbiorca faktury NIP UE |
| customerLocalTaxIdentificationNumber | Odbiorca faktury NIP UE |
| OrderInfos/orderDate | Data zlecenia |
| OrderInfos/orderNumber | Numer zlecenia |
| OrderInfos/orderType | Rodzaj zlecenia |
| taxDate | Data realizacji usługi |
| DocumentRecipient/name | Odbiorca dokumentu Imię/Nazwa |
| documentRecipientAddressData/street | Odbiorca dokumentu Ulica |
| documentRecipientAddressData/city | Odbiorca dokumentu Miejscowość |
| documentRecipientAddressData/postalCode | Odbiorca dokumentu Kod pocztowy |
| documentRecipientAddressData/Country/isoCode | Odbiorca dokumentu Kraj |
| PaymentMethod/code | Sposób płatności |
| PaymentMethod/description | Metoda płatności – opis |
| Sem_Fin_PartnerMandate/mandateReference | Według autoryzacji |
| Sem_Fin_PartnerMandate/cin | Numer identyfikacyjny wierzyciela |
| taxInfo/netAmount/amount> | Kwota netto (bez VAT) na klucz podatkowy |
| taxInfo/taxAmount/amount> | Kwota podatku na klucz podatkowy |
| taxInfo/taxPercent> | Odsetek podatku na klucz podatkowy |
| taxInfo/TaxCode/code> | Klucz podatkowy |
| PaymentTerms/description | Oznaczenie warunki płatności |
| netAmount/amount | Kwota netto (bez VAT) |
| grossAmount/amount | Kwota brutto (z VAT) |
| Details/number | Pozycja faktury sprzedaży |
| Details/subNumber | Pozycja szczegółowa |
| Details/detailType | Typ pozycji |
| Details/itemNumber | Numer artykułu |
| Details/itemDescription | Oznaczenie artykułu |
| Details/itemLongDescription | Pełna nazwa artykułu |
| Details/netPrice/amount | Cena netto (bez VAT) |
| Details/netValue/amount | Kwota netto (bez VAT) |
| Details/TaxCode/percent | Klucz podatkowy (procent) |
| Details/TaxCode/code | Klucz podatkowy |
| Details/quantity/amount | Wartość ilości |
| Details/quantity/Uom/code | Jednostka ilości |
| Details/Texts/text/text | Tekst |
Szablony dokumentów
Aby wysyłać e-faktury sprzedaży, w aplikacji Szablony dokumentów należy wprowadzić lub dostosować szablon dokumentu dla faktur sprzedaży. W tym celu należy uzupełnić następujące pola:
Na zakładce Wydanie w polu Medium wydania wybrać wartość Drukarka a w polu Przekierowanie raportu wartość Do pliku. Na zakładce Archiwizacja w polu Tryb eksportu wybrać wartość Eksportuj, a w polu Filtr eksportu odpowiedni filtr, który został utworzony w aplikacji Eksport danych/Import Danych dla eksportu e-faktury sprzedaży.
Partnerzy, widok Klient
Dla każdego partnera, do którego użytkownik chce wysyłać e-faktury lub od którego chce otrzymywać e-faktury, należy zdefiniować format faktury dla e-faktur. Odbywa się to w aplikacji Partnerzy w widoku Klient.
W widoku Klient, w sekcji Szablony dokumentów należy również przypisać szablon dokumentu wprowadzony w celu wysyłania e-faktur sprzedaży do partnerów.
Rodzaje faktur sprzedaży
Jeśli dla określonych rodzajów faktury sprzedaży nie powinny być przesyłane e-faktury, w aplikacji Rodzaje faktur sprzedaży należy wyłączyć funkcję Nie przekazuj za pomocą e-Faktury Comarch. Taki rodzaj faktury sprzedaży jest niezbędny na przykład do wystawiania faktur sprzedaży za sprzedaż przy użyciu kasy (Point of Sale).
Elementy tekstowe
E-faktury sprzedaży można uzupełniać o dodatkowe teksty. W tym celu wykorzystywane są tak zwane teksty kwalifikowane. Mogą one być rejestrowane przy użyciu różnych typów tekstu. Typ tekstu AAK jest na przykład typem tekstu potrzebnym do wprowadzania warunków cenowych, który jest używany w formacie ZUGFeRD w celu podawania informacji o obniżkach opłat.
Kwalifikowane teksty tworzone są w aplikacji Elementy tekstowe. Aby utworzyć tekst kwalifikowany, należy najpierw utworzyć tekst w trybie Tylko tekst. W znaczniku <p> należy określić typ tekstu dla tekstu kwalifikowanego za pomocą atrybutu data-cei-texttype. Następnie należy wprowadzić tekst kwalifikowany i ustawić tryb dla modułu tekstowego na HTML. Na koniec należy zapisać element tekstowy.
<p data-cei-texttype=”AAK”>Zastosowanie mają warunki umów bonusowych i skonto.</p>
Po zmianie trybu na HTML wyświetli się tekst w następującej formie:
Zastosowanie mają warunki umów bonusowych i skonto.
Zapisany element tekstowy z tekstem kwalifikowanym dla e-faktur sprzedaży można przechowywać w różnych miejscach w systemie ERP, np. w aplikacji Konfiguracja, aplikacji Partnerzy dla danego klienta lub w zamówieniu sprzedaży. Wszystkie teksty kwalifikowane, a także dowolne teksty zapisane dla faktury sprzedaży są eksportowane wraz z fakturą sprzedaży podczas jej wystawiania w systemie ERP i wyświetlane na e-fakturze sprzedaży.
Obowiązkowy element tekstowy dla umów dotyczących skonto
Jeśli dla zamówienia sprzedaży zdefiniowano termin płatności ze skonto, należy zapisać tekst kwalifikowany dla takiego zamówienia, aby e-faktura sprzedaży została prawidłowo oznaczona. Tekst kwalifikowany musi posiadać typ tekstu AKK określony w znaczniku P dla atrybutu data-cei-texttype, a następujące zdanie musi być zapisane jako treść: Zastosowanie mają warunki umów bonusowych i skonto. W aplikacji Elementy tekstowe tekst kwalifikowany w trybie Tylko tekst musi zatem wyglądać następująco:
<p data-cei-texttype=”AAK”>Zastosowanie mają warunki umów bonusowych i skonto.</p>
Lista: Faktury sprzedaży
W aplikacji Lista: Faktury sprzedaży można przesyłać e-faktury sprzedaży lub wydać/wydrukować bez przesyłania. W widoku e-Faktura w obszarze roboczym wyświetlane są kolumny z informacjami dotyczącymi e-faktur sprzedaży, np. Status e-Faktury Comarch lub Plik eksportu.
W razie potrzeby należy skonfigurować pola, w których należy wprowadzić informacje dotyczące e-faktur sprzedaży, np. aby móc wyszukiwać faktury sprzedaży o określonym statusie e-faktury.
Lista: Faktury zakupu
W aplikacji Lista: Faktury zakupu w widoku e-Faktura wyświetlane są kolumny z informacjami o otrzymanych e-fakturach zakupu. W razie potrzeby kolumny w tej aplikacji można rozszerzyć o dodatkowe informacje dotyczące e-faktur zakupu. W razie potrzeby należy skonfigurować pola, w których należy wprowadzić informacje dotyczące e-faktur zakupy, np. aby móc wyszukiwać faktury sprzedaży według wskazanego adresu e-mail.
Import faktur zewnętrznych
Aplikacja w tle Import faktur zewnętrznych umożliwia importowanie e-faktur zakupu do systemu ERP za pomocą aplikacji Comarch eFaktura. W tym celu należy utworzyć sterowane czasem zlecenie przetwarzania jako serię dla standardowego importu, a następnie wykorzystać wzór seryjny.
Zdarzenia związane z obiegiem pracy (workflow)
Zdarzenia związane z obiegiem pracy są dostępne dla Comarch eFaktura. Definicje aktywności nie są dostarczane dla zdarzeń związanych z obiegiem pracy i muszą zostać wprowadzone. Dla Comarch eFaktura dostępne są następujące zdarzenia związane z obiegiem pracy:
Import e-faktury Comarch
com.sem.ext.app.einvoice.InvoiceImported
Zdarzenie Import z Comarch e-faktura jest wywoływane, gdy faktura zakupu została pomyślnie zaimportowana do systemu ERP lub gdy import faktury zakupu był nieprawidłowy. Parametr imported wskazuje na to, czy import się powiódł.
Błąd w Comarch e-faktury
com.sem.ext.app.einvoice.IncomingInvoice
Zdarzenie Błąd w Comarch e-faktury jest wywoływane, gdy narzędzie do konwersji nie generuje plików importu z utworzonej e-faktury. Zdarzenie posiada parametr unikalnej identyfikacji faktury zakupu w narzędziu centralnym, a także parametr kodu błędu oraz parametr informacji i uwag dotyczących rodzaju i przyczyny błędu.
Wykonano import danych
com.cisag.pgm.bi.ImportRunCompleted
Zdarzenie Wykonano import danych może zostać wykorzystane do wygenerowania powiadomienia w przypadku udanego lub nieprawidłowego procesu importu.
Usuwanie plików tymczasowych dla e-faktur
Aplikacja w tle Usuwanie plików tymczasowych dla e-faktur pozwala na usuwanie plików tymczasowych, jak również niepotrzebnych już plików i obiektów, znajdujących się na interfejsie narzędzia Comarch e-faktura. Aplikacja uwzględnia pomyślnie zaimportowane i zaksięgowane faktury zakupu od odbiorców faktur określonej firmy lub organizacji zakupu przypisanej do określonej firmy.
