Księgowość a Ustawa o Rachunkowości

Wprowadzenie

Przepisy Ustawy o Rachunkowości określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.

Decyzję o dopuszczeniu programu do prowadzenia księgowości podejmuje kierownik jednostki i stwierdza to w formie pisemnego oświadczenia.

Zasady właściwego stosowania programu określa producent w instrukcji użytkownika. Konkretne sposoby zapewnienia jego prawidłowej eksploatacji w jednostce, powinna określić osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

Do jej obowiązków w tym zakresie należy:

• Zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia personelu;
• Określenie procedur pracy i ich wdrożenie przy pomocy programu;
• Nadzór i kontrola wyników oraz ich archiwizacja (na nośnikach magnetycznych i wydrukach).

Ustawa o rachunkowości określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.

Księgi rachunkowe

Zgodnie z art. 13 Ustawy o rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:

• Dziennik;
• Księga główna;
• Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna);
• Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych;
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

• Trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia;
• Przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Dziennik (Zapisy księgowe)

Dziennik stanowi chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W dzienniku powinno następować:

• Automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którymi są rejestrowane zapisy. Numeracja ta ma zapewniać ich jednoznaczność, co nie wyklucza możliwości uwzględnienia w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie;
• Automatyczna kontrola zaliczania zapisu do miesiąca, w którym zarejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenia do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go między miesiącami;
• Automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Obszar: Księgowość finansowa systemu Comarch ERP Enterprise  pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego dziennika. Numeracja jest ciągła w ramach danego okresu obrachunkowego, numer nadawany jest  zgodnie z datą fizycznego wprowadzenia zapisu księgowego. System nie posiada funkcjonalności tzw. bufora księgowań pozwalającego na wstępne ujęcie zapisów księgowych w ewidencji.

Oprócz numeru kolejnego zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej. Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą wbudowanych mechanizmów.

W przypadku zapisów księgowych  generowanych przez program Comarch ERP Enterprise, zgodnie z art.20 Ustawy o rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruk dziennika jest udostępniony w obszarze: Raport: PL dzienniki księgowe (Księgowość finansowa)

Księga Główna

Zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, wydruk księgi głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruk księgi głównej udostępniono w  obszarze: Raport: PL Księgowania na kontach syntetycznych (Księgowość finansowa)

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych, to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. W miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji  bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.

Według Ustawy o rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:

• Podzbiory danych w ramach kont księgi głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont księgi głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach księgi głównej. Tak rozbudowaną księgę główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
• Podsystemy rachunkowości poza kontami księgi głównej, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.

Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych, sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:

• Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
• Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze: Raport: PL Księgowania na kontach analitycznych (Księgowość finansowa)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy:

• Symbole i nazwy kont,
• Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
• Obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
• Sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono w obszarze: Raport: PL Zestawienie obrotów i sald (Księgowość finansowa).

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)

Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze:  Raport: PL Zestawienie obrotów i sald (Księgowość finansowa).

Zasady ochrony danych

Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed  nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Program Comarch ERP Enterprise zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do  programu poprzez stosowanie certyfikatów zabezpieczonych hasłem, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (cząstkowy dziennik pracy systemu). Program nie zawiera funkcjonalności pozwalającej na określanie zasad  i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, jest to realizowane poprze narzędzia dostępne dla serwerów używanych w danej instalacji.  Za systematyczne tworzenie archiwów i kopii bezpieczeństwa odpowiedzialny jest Użytkownik.

Ponadto:

• Program kontroluje ciągłość zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 4 Ustawy o rachunkowości.
• Program pozwala na identyfikację źródeł pochodzenia zapisów, wskazując czy dany zapis został utworzony według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach czy też został wprowadzony przez Użytkownika bezpośrednio do Ksiąg rachunkowych.
• Program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów (art. 20 ust. 5 pkt. 3 Ustawy o rachunkowości). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych mechanizmami księgującymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez Użytkownika mechanizmu. Program ma wbudowane mechanizmy sprawdzające poprawność definicji (np. kontrola duplikacji elementu, zgodność z wymaganą składnią). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Podczas dekretowania dokumentów Użytkownik ma możliwość skontrolowania poprawności ujęcia dowodu księgowanego w księgach rachunkowych. System posiada mechanizmy kontrolujące poprawność bilansowania się zapisów księgowych. Po każdym księgowaniu dla celów kontrolnych zostanie wyświetlona informacja z przebiegu księgowania. Dokument źródłowy i zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania tego dokumentu są ze sobą powiązane. Z poziomu zapisu księgowego istnieje możliwość wglądu do dokumentu źródłowego i na odwrót – z poziomu dokumentu istnieje możliwość odwołania do jego zapisu księgowego.
• Program zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania zmian na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23 Ustawy o rachunkowości). Program komputerowy powinien zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25 Ustawy o rachunkowości).
• Program umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powoduje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
• Program umożliwia dokonanie podziału okresu obrachunkowego na okresy sprawozdawcze. Funkcjonalność ta pozwala na wydzielenie w ramach danego okresu obrachunkowego krótszych miesięcznych wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych (art. 10 Ustawy o rachunkowości) a także stosowanie tzw. okresów specjalnych\zamknięcia. Program umożliwia dokonanie także zamknięcia tych okresów sprawozdawczych, które  polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym okresie czasu. Przepisy ustawy nie zawierają wprost informacji na temat definicji np. „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 Ustawy o rachunkowości – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
• Program pozwala na zarządzanie uprawnieniami operatorów.

Struktura zbiorów danych

Wszystkie dane związane z obszarami Księgowość i Finanse  znajdują się w ramach następujących obiektów deweloperskich (o typie: obiekt biznesowy).

Obiekty związane z rozszerzeniami dotyczącymi Polski mają dodatkowe oznaczenia (prefiksy), w zależności od modułu\aplikacji:

• cee4pl
• erp4pl
• erp2f4pl
• fin4pl

Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych  polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. W szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.

Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo – księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.

System: Comarch ERP Enterprise pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.

Wersje językowe programu

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim(art. 9 Ustawy o rachunkowości). W związku z tym, iż wg Ustawy pod pojęciem Księgi rachunkowe rozumiane są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (domyślnie systemie finansowo – księgowym), a nie samo oprogramowanie, jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym.

Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie finansowo – księgowym, a w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak:

• nazwy kont;
• opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, itp.;
• nazwy operacji gospodarczych;
• nazwy walut.

W systemie finansowo – księgowym w języku polskim powinny być dostępne raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Do tej grupy raportów zalicza się raporty dotyczące m. in.:

• dziennika;
• zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

Zgodnie z wymogiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu finansowo – księgowego wyraża się w języku polskim. Jeśli zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli, wymóg ten nie jest stosowany, jednak w przypadku takim powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole opisane w języku polskim. W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie finansowo – księgowym, treść tych zapisów, o ile nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system) powinna być dostępna w języku polskim.

Dokumentacja opisująca sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu sytemu finansowo – księgowego powinna być również dostępna w języku polskim (art. 10 ust. 1 pkt 3 Ustawy o rachunkowości).

Archiwizacja danych poprzez przenoszenie ich na trwały, informatyczny nośnik danych powinna być dokonana  w języku polskim. Oznacza to, że jeżeli dane mają formę raportów, również powinny być dostępne w języku polskim.

Obszar: Księgowość finansowa  programu Comarch ERP Enterprise pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku polskim. W programie dostępne są natomiast wersje językowe, które pozwalają na pracę na interfejsie w innym języku. Zmiana języka aplikacji zgodna jest z wymogami Ustawy o rachunkowości. Pozycje wskazane przez wytyczne do Ustawy o Rachunkowości prezentowane są w języku polskim. Również raporty wymagane Ustawą o Rachunkowości dostępne są w języku polskim. Treść zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych wyrażona jest w języku polskim. Zapisy powstające w sposób automatyczny poprzez zastosowanie dostępnych w programie rozwiązań, np. mechanizmów księgowych również generowane są w języku systemowym.

Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zgodnie ze  Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W takiej sytuacji  zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 Ustawy o rachunkowości).

Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych,  mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:

• jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
• jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
• księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
• musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
• dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
• księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
• jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP Enterprise mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób  pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.