Logistyka magazynowa jest podobszarem logistyki. Jej zadaniem jest składowanie artykułów, kompletacja zamówień oraz transport artykułów od przyjęcia towaru poprzez wszystkie etapy produkcji lub składowania aż do wydania towaru.
Artykuły są zawsze przechowywane w jednym miejscu składowania. Miejsce składowania jest zawsze przypisane dokładnie do jednej lokalizacji, która z kolei stanowi węzeł w strukturze organizacyjnej Logistyka magazynowa. W środowisku wielofirmowym może wchodzić w grę kilka lokalizacji, w środowisku jednofirmowym jest to zawsze organizacja główna.
Składowanie artykułów może odbywać się na różne sposoby. Jeśli sterowanie miejscami składowania jest aktywne, wówczas artykuły mogą być przechowywane aż do poziomu miejsca składowania. Bez sterowania miejscami składowania artykuły mogą być przechowywane tylko w niestrukturyzowanych miejscach składowania. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Wprowadzenie: Zarządzanie miejscami składowania.
Logistyka magazynowa stanowi połączenie między zakupem lub produkcją a sprzedażą. Wraz z zaksięgowaniem przyjęcia towaru określona ilość artykułu zostaje wprowadzona do stanu magazynowego miejsca składowania. Zaksięgowywany jest przychód towarów. Fizyczne przyjęcie do stanu nazywane jest składowaniem.
W przypadku wydania artykułu, na przykład do klienta, dokonywana jest kolejna księgowość materiałowa w celu zmniejszenia stanu miejsca składowania o wydawaną ilość. Zaksięgowywany jest rozchód. Fizyczne pobranie ze stanu nazywane jest wydaniem z magazynu.
W niniejszym artykule wyjaśnione zostały najważniejsze procesy i funkcje logistyki magazynowej. Więcej informacji o poszczególnych obszarach tematycznych logistyki magazynowej można znaleźć w odpowiednich artykułach wprowadzających. Zastosowane w tym zakresie aplikacje oraz ich pola, akcje i procedury opisane są w odrębnych artykułach.
Definicje terminów
- Wycena stanów magazynowych — wycena stanów magazynowych to ciągłe obliczanie odpowiedniej wartości zapasów artykułów znajdujących się w magazynie, wyrażonej w jednostkach pieniężnych (waluty własne firmy). Wszystkie księgowania materiałowe, które prowadzą do zmian ilościowych lub wartościowych artykułów objętych ewidencją zapasów, są dokumentowane w różnych procedurach wyceny. W ramach przetwarzania księgowań materiałowych za pomocą serwera logistyki magazynowej następuje aktualizacja zapasów i ich wyceny według procedury średniej ceny ruchomej. Okresowe wyceny zapasów, takie jak FIFO lub LIFO, mogą być określone w sposób spójny dopiero po zakończeniu okresu księgowego.
- Ewidencja stanów magazynowych — ewidencja stanów magazynowych to bieżące aktualizowanie aktualnych stanów magazynowych. Aktualizacja ta następuje każdorazowo po księgowaniu materiałowym obejmującym ruch ilościowy i jest wykonywana przez serwer logistyki magazynowej. Ewidencja zapasów odbywa się na najniższym poziomie strukturalnym miejsca składowania i artykułu lub wariantu. Jeśli artykuł posiada kilka równoległych jednostek magazynowych, wówczas ilości przechowywane są oddzielnie dla każdej jednostki. Ilości zapasów mogą mieć także różne właściwości, jak np. podział według różnych statusów zapewnienia jakości.
- Zapas własny — własny stan magazynowy to zapas, którego właścicielem jest własna firma. W systemie ERP zapasowi temu przypisana jest własna firma jako właściciel zapasu. Zapas należący do innych właścicieli zapasu określany jest jako zapas obcy.
- Zapas obcy — zapas obcy to każdy zapas, którego właścicielem nie jest własna firma. Zapas obcy może należeć do przedsiębiorstw powiązanych lub do zewnętrznych dostawców.
- Konsygnacja — w przypadku konsygnacji towary dostawcy (konsygnanta) są udostępniane w magazynie konsygnacyjnym bezpośrednio u jego klienta (konsygnatariusza). Transakcja i przejście własności następują dopiero w momencie wydania towaru z magazynu konsygnacyjnego, tj. w wyniku zużycia lub dalszej sprzedaży towaru przez klienta. To wydanie określane jest jako pobranie konsygnacyjne. Klient informuje dostawcę w uzgodnionych odstępach o pobraniach konsygnacyjnych za pomocą zgłoszenia wydania konsygnacyjnego. Na podstawie zgłoszeń wydania wystawiane są faktury. Po stronie zakupu ten rodzaj transakcji określany jest jako konsygnacja dostawcy, po stronie sprzedaży jako konsygnacja klienta.
- Logistyka magazynowa — to pojęcie obejmuje zadanie przechowywania artykułów na różne sposoby oraz kompletacji zamówień. Pod tym pojęciem rozumiany jest także transport artykułów od przyjęcia towaru poprzez wszystkie etapy produkcji lub składowania aż do wydania towaru.
- Serwer logistyki magazynowej — serwer logistyki magazynowej jest odpowiedzialny za aktualizację ilości zapasów i średniej ceny ruchomej dla przypisanych mu miejsc składowania. Dla miejsc składowania, które są podzielone na miejsca magazynowe, serwer logistyki magazynowej przejmuje dodatkowe zadania, takie jak rezerwacja miejsc magazynowych i zapasów oraz księgowanie różnic inwentaryzacyjnych. Podczas uruchamiania serwera logistyki magazynowej generowane jest zlecenie przetwarzania. Jeżeli miejsce składowania jest podzielone na miejsca magazynowe, dane istotne dla sterowania miejscami magazynowymi są przechowywane w pamięci głównej w celu zminimalizowania czasów dostępu.
- Miejsca składowania — miejsce składowania to logicznie lub fizycznie wydzielony obszar, w którym przechowywane są artykuły. Jeżeli w aplikacji Konfiguracja aktywowano funkcję Zarządzanie miejscami składowania, wówczas miejsce składowania może być dalej podzielone na strefy magazynowe i miejsca magazynowe. Dokładna struktura miejsca składowania określana jest przez organizację magazynową.
- Księgowania materiałowe — księgowanie materiałowe służy do dokumentowania wszystkich ruchów ilościowych i wartościowych w ramach logistyki magazynowej. W ramach księgowania materiałowego następuje aktualizacja stanów magazynowych i ich wycena w zależności od użytego klucza księgowania.
- Rezerwacja — rezerwacja stanowi powiązanie podmiotu generującego zapotrzebowanie z podmiotem pokrywającym zapotrzebowanie. Rezerwacja jest możliwa tylko wtedy, gdy zarówno dla podmiotu generującego zapotrzebowanie, jak i dla podmiotu pokrywającego zapotrzebowanie zgadzają się właściciel stanu magazynowego, artykuł oraz miejsce składowania.
- Dostępność — dostępność to prognozowany stan zapasu artykułu na bieżący lub przyszły dzień. Dostępność obliczana jest na podstawie reguły dostępności i składa się z aktualnego stanu magazynowego, planowanych przychodów i planowanych rozchodów. Ewentualne zaległości mogą być również uwzględnione przy obliczaniu dostępności. Jeśli wykorzystywana jest funkcja rezerwacji, wówczas dostępność składa się z niezarezerwowanego aktualnego stanu magazynowego, niezarezerwowanych planowanych przychodów i niezarezerwowanych planowanych rozchodów. Uwzględniane są przy tym także częściowe ilości.
Procesy
W kolejnych rozdziałach krótko objaśnione zostaną następujące procesy, istotne dla logistyki magazynowej:
- Przyjęcie towaru
- Kompletacja
- Dostawa
- Dystrybucja
- Wysyłka
Przyjęcie towaru
Towary mogą być dostarczone z własnej produkcji, z dystrybucji lub na podstawie zamówienia. Alternatywnie klient może również zwrócić towary. Źródło przychodów może być zatem bardzo różne: przychody mogą wynikać z procesu zakupu lub produkcji, ale także z procesów zwrotów mających źródło w sprzedaży. W systemach wielofirmowych można także rejestrować przychody wynikające z dystrybucji towarów pomiędzy lokalizacjami. Wszystkie rodzaje przyjęć towaru rejestrowane są w aplikacji Przyjęcia towaru. Poprzez zaksięgowanie przyjęcia towaru wprowadzana jest do stanu określona ilość artykułu objętego ewidencją magazynową.
Punktem wyjścia jest zawsze zlecenie produkcyjne, zakupu, dystrybucyjne lub sprzedaży, do którego dostarczone artykuły muszą zostać przypisane w trakcie rejestracji przyjęcia towaru. Dla każdego typu — zakup, produkcja, zwrot towaru i dystrybucja – w aplikacji Przyjęcia towaru dostępny jest osobny widok z odpowiednimi polami wymaganymi do rejestracji przyjęć towaru.
Również usługi świadczone na rzecz własnego przedsiębiorstwa, które zostały zamówione poprzez zamówienia zakupu, są rejestrowane za pomocą aplikacji Przyjęcia towaru.
Więcej informacji na temat przyjęcia towaru znajduje się w artykule Wprowadzenie: Przyjęcia towaru.
Kompletacja
Kompletacja to zestawienie artykułów, które mają być udostępnione w odpowiedniej ilości i wariancie na potrzeby innego procesu. Stanowi ona podstawę pracy personelu magazynowego. Zwrotne informacje mają za zadanie umożliwić dalsze procesy. Zwroty stanowią także podstawę śledzenia wariantów.
Możliwe procesy, dla których tworzone są kompletacje, to:
- zlecenia produkcyjne
- zlecenia dostawy wynikające z zamówień na produkcję obcą dla materiału powierzającego
- zlecenia dostawy wynikające z zamówień sprzedaży
- zlecenia dostawy wynikające ze zleceń dystrybucyjnych
Jeżeli stosowane są rezerwacje, wówczas ilości artykułów mogą być kompletowane jedynie w takiej wysokości, w jakiej istnieją rezerwacje zapasów.
Więcej informacji dotyczących kompletacji znajduje się w artykułach Kompletacje oraz Kompletacje w magazynach z miejscami składowania. Informacje dotyczące przypisywania specyfikacji znajdują się w artykule Przydział specyfikacji.
Dostawa
Zlecenia dostawy mają na celu zestawienie artykułów, które mają być dostarczone do określonego odbiorcy lub odebrane. Odbiorcami mogą być odbiorcy dostawy u klientów, lokalizacja własnego przedsiębiorstwa lub – w przypadku zwrotów towarów – dostawcy.
Zlecenia dostawy wykorzystywane są również do dostaw zewnętrznych, np. w zewnętrznej sprzedaży bezpośredniej, w której dostawca dostarcza artykuły bezpośrednio klientowi.
Zlecenie dostawy opisuje zakres świadczenia, warunki dostawy oraz warunki wysyłki dotyczące dostarczenia artykułów. Dokumentuje ono w szczególności, które artykuły, w jakiej ilości i jaką drogą transportową mają zostać dostarczone. Ponadto zlecenia dostawy stanowią podstawę dla dokumentów końcowych, takich jak dowody dostawy i potwierdzenia odbioru, które są generowane na podstawie zleceń dostawy.
Zlecenie dostawy wraz ze swoimi pozycjami może służyć jako podstawa do ustalenia kosztów frachtu. Służy ono także jako kryterium do pakowania jego pozycji w jednostki ładunkowe oraz jako pozycje dla konkretnych ładunków, jeśli funkcje te są aktywne w aplikacji Konfiguracja.
Więcej informacji dotyczących dostaw znajduje się w artykule Tworzenie zleceń dostawy.
Dystrybucja
W środowisku wielofirmowym artykuły mogą być dostarczane z jednego miejsca składowania do innego. Ta dystrybucja zapasów odbywa się za pomocą zleceń dystrybucyjnych. Zlecenia dystrybucyjne są częścią obszaru Sprzedaż. Więcej informacji o zleceniach dystrybucyjnych znajduje się w artykule Wprowadzenie: Zlecenia dystrybucyjne.
Wysyłka
Zadaniem wysyłki jest dostarczenie artykułów przeznaczonych do dostawy do ich odbiorcy w uzgodnionym terminie. Do tego celu dostępnych jest kilka aplikacji, z których część zostanie objaśniona w dalszej części tego rozdziału.
Jednostki ładunkowe
Jednostka ładunkowa to zestawienie artykułów w odpowiednim środku załadunku lub na nim, w celu ich składowania lub wysyłki. Jednostka ładunkowa może zawierać także inne jednostki ładunkowe. W zależności od ustawienia w aplikacji Konfiguracja identyfikacja jednostki ładunkowej może być dowolnie wybierana lub może być oparta na numerze NVE (numer jednostki wysyłkowej) zgodnym z normą EAN128.
Spójne stosowanie jednostek ładunkowych wymaga aktywnego zarządzania miejscami składowania. Tylko wówczas system może automatycznie powiązać jednostkę ładunkową zarejestrowaną przy przyjęciu towaru ze zleceniem dostawy. Jeśli sterowanie miejscami składowania nie jest aktywne, jednostki ładunkowe mogą co prawda zostać zarejestrowane przy przyjęciu towaru, ale w zleceniu dostawy należy albo utworzyć nowe jednostki ładunkowe, albo ręcznie powiązać istniejące jednostki ładunkowe ze zleceniem dostawy w aplikacji o tej samej nazwie. To samo dotyczy sytuacji, gdy jednostka ładunkowa została zmagazynowana w niestrukturyzowanym miejscu składowania lub w strefie magazynowej bez miejsc składowania.
Jednostki ładunkowe mogą być tworzone w aplikacjach Przyjęcia towaru i Zlecenia dostawy. Opis zastosowania jednostek ładunkowych znajduje się w artykułach Wprowadzenie: Wysyłka oraz Jednostki ładunkowe i zarządzanie miejscami składowania.
Ładunki
Ładunek to zestawienie dostaw, które są dostarczane w jednym procesie do miejsca docelowego. Może to być np. ładunek ciężarówki, ale także zestawienie zleceń dostawy, które mają zostać wysłane za pomocą firmy kurierskiej.
Aplikacja Ładunki służy do rejestrowania ładunków. Opis stosowania ładunków znajduje się w artykule Wprowadzenie: Wysyłka.
Trasy
Trasa to określenie konkretnej kolejności, w jakiej mają być obsługiwani odbiorcy dostaw. Trasy mogą być użyte jednorazowo i indywidualnie zestawiane dla nadchodzących dostaw. Trasa może być także używana wielokrotnie, przykładowo jeśli dostawy do tych samych odbiorców realizowane są regularnie w określonych odstępach czasu. Regularnie używane trasy służą również do planowania i wyboru dostaw realizowanych z danej lokalizacji.
Aplikacja Trasy służy do rejestrowania tras. Opis zastosowania tras znajduje się w artykule Wprowadzenie: Wysyłka.
Księgowania materiałowe
Wszystkie procesy, które prowadzą do zmian ilościowych lub wartościowych artykułów objętych ewidencją stanów magazynowych, dokumentowane są w formie księgowań materiałowych. Księgowania materiałowe powstają automatycznie na podstawie procesów poprzedzających, ale mogą być także ręcznie rejestrowane w aplikacji Transakcje magazynowe.
Następujące aplikacje w obszarze Logistyka magazynowa służą do rejestrowania i przeglądania księgowań materiałowych:
- Transakcje magazynowe — w aplikacji Transakcje magazynowe można ręcznie rejestrować księgowania materiałowe. W widoku Plik błędnych księgowań można korygować błędne księgowania materiałowe.
- Lista: Transakcje magazynowe — w aplikacji Lista: Transakcje magazynowe można przeglądać zarówno ręcznie zarejestrowane, jak i automatycznie wygenerowane księgowania materiałowe
- Lista: Błędne transakcje magazynowe — w aplikacji Lista: Błędne transakcje magazynowe można przeglądać błędne księgowania w buforze błędów księgowań. Można też przejść do aplikacji Transakcje magazynowe, aby tam skorygować błędne księgowania.
- Klucze transakcji — klucze transakcji/księgowań służą do opisu procesu księgowego. Klucz księgowania zawiera między innymi informacje o rodzaju wykonywanego ruchu, przykładowo przychód, przesunięcie, rozchód, przeszacowanie lub korekta. Ponadto klucz księgowania określa, czy księgowanie stanowi proces główny, czy poboczny. Za pomocą aplikacji Klucze transakcji można rejestrować klucze księgowań.
Opis aplikacji, ich pól, akcji i procedur można znaleźć w odpowiednich artykułach.
Księgowania materiałowe są asynchronicznie przetwarzane przez serwer logistyki magazynowej odpowiedzialny za dane miejsce składowania. W ramach przetwarzania serwer logistyki magazynowej aktualizuje stany i wartości stanów magazynowych w zależności od użytego klucza księgowania. Jeżeli serwer logistyki magazynowej nie działa, wówczas księgowania materiałowe dla przypisanych miejsc składowania zostaną przetworzone dopiero po jego uruchomieniu. Szczegółowe informacje o serwerze logistyki magazynowej znajdują się w artykule Serwer logistyki magazynowej.
Każde księgowanie materiałowe obejmuje następujące numery:
- Numer księgowania — numer księgowania tworzony jest na podstawie schematu numeracji, przypisanego do zastosowanego klucza transakcji.
- Identyfikator — identyfikator to jednoznaczny numer w bazie danych. Jest on nadawany przez system w momencie tworzenia księgowania materiałowego.
- Numer przetwarzania — numer przetwarzania nadawany jest podczas przetwarzania przez serwer logistyki magazynowej i jest jednoznaczny po jego nadaniu. Jeżeli numer przetwarzania wynosi zero, oznacza to, że księgowanie materiałowe nie zostało jeszcze przetworzone przez serwer logistyki magazynowej i tym samym nie zostało uwzględnione ani w stanie zapasów, ani w wartości zapasów.
W przypadku przesunięcia lub przeszacowania powstają dwa księgowania materiałowe: jedno dla rozchodu i jedno dla przychodu. Oba otrzymują ten sam numer księgowania. Identyfikacja jest jednak zawsze jednoznaczna. Jeżeli zaksięgowana ilość jest dodatnia, wówczas księgowanie rozchodu otrzymuje niższy numer księgowania. Jeżeli zaksięgowana ilość jest ujemna, wówczas księgowanie przychodu otrzymuje niższy numer księgowania. Dzięki temu zapewnione jest, że wydanie nastąpi przed składowaniem i że przy przesunięciu data FIFO może zostać skutecznie przeniesiona na zapas docelowy.
Ewidencja stanów magazynowych
Ewidencja stanów magazynowych to bieżące aktualizowanie stanów magazynowych. Aktualizacja ta następuje każdorazowo po księgowaniu materiałowym obejmującym ruch ilościowy i jest wykonywana przez serwer logistyki magazynowej. Ewidencja stanów magazynowych odbywa się na najniższym poziomie strukturalnym miejsca składowania i artykułu lub wariantu. Jeśli sterowanie miejscami składowania jest aktywne, wówczas zapasy prowadzone są aż do poziomu miejsca lub stanowiska składowania.
Ilości stanów magazynowych
Aktualna ilość artykułu magazynowego znajdująca się w miejscu składowania określana jest jako stan magazynowy. Stan magazynowy może być prowadzony niezależnie w maksymalnie trzech równoległych jednostkach magazynowych. Ilości stanów magazynowych mogą mieć również różne właściwości, jak na przykład podział według różnych statusów zapewnienia jakości.
W prostym miejscu składowania zapasy magazynowe są zapisywane na poziomie miejsca składowania w jednostce biznesowej Stan. W miejscach składowania podzielonych zapasy przechowywane są zarówno na poziomie miejsca składowania, jak i na poziomie miejsca magazynowego w jednostce biznesowej Stan miejsca składowania/Ustawienia oraz w jego jednostce zależnej Stan (artykuły na środkach załadunku.
Aktualny zapas artykułu można sprawdzić w następujących aplikacjach typu lista: Lista: Stany/Artykuły oraz Lista: Stany/Specyfikacje. Jeśli miejsce składowania podzielone jest na miejsca magazynowe, wówczas zapasy można także sprawdzać na poziomie miejsca magazynowego w aplikacjach: Lista: Stany dla miejsc składowania/Artykuły oraz Lista: Stany dla miejsc składowania/Specyfikacje.
Rezerwacje
Aby zapewnić, że pożądana ilość artykułu będzie dostępna w określonym terminie, ilości artykułów mogą być rezerwowane. Poprzez rezerwację ilość dostępna zostaje zmniejszona. Nie jest więc dostępna do innych celów.
Rezerwacje mają wpływ na wszystkie procesy, które zmieniają stan i dostępność artykułów. Za pomocą aplikacji Rezerwacje można sprawdzać i edytować rezerwacje. Więcej informacji o rezerwacjach znajduje się w artykule Wprowadzenie: Rezerwacje.
Dostępność
Dostępny zapas oznacza prognozowany zapas artykułu w określonym przyszłym terminie. Dostępność obliczana jest na podstawie reguły dostępności i składa się z aktualnego stanu magazynowego powiększonego o planowane przychody i rozchody oraz ewentualne zaległości.
Jeśli aktywowano funkcję Rezerwacje w aplikacji Konfiguracja, wówczas dostępny stan magazynowy traktowany jest jako prognozowany, nierezerwowany zapas artykułu w określonym przyszłym terminie.
Dostępność artykułu jest uwzględniana w różnych procesach w systemie ERP. Przykładowo, podczas rejestrowania zamówienia sprzedaży lub przy uruchamianiu zlecenia produkcyjnego może zostać przeprowadzona kontrola dostępności.
W aplikacji Zapytanie o dostępność oraz bezpośrednio w pozycji zamówienia sprzedaży można sprawdzić dostępność artykułu magazynowego na określony dzień.
Więcej informacji o dostępności i zapytaniach o dostępność znajduje się w artykule Wprowadzenie: Dostępność.
Specyfikacje
Artykuły mogą być prowadzone w specyfikacjach. Dzięki specyfikacji artykuł lub określona ilość artykułu może być jednoznacznie zidentyfikowana. Przykładowo, telewizor oprócz numeru artykułu jest także identyfikowany przez numer seryjny i tym samym jest unikalny. Wspierane są następujące specyfikacje:
- Partia z datą przydatności
- Partia
- Numer serii z ewidencją stanów magazynowych
- Numer serii bez ewidencji stanów magazynowych
Do właściwości specyfikacji należy status zapewnienia jakości (status QS). Określa on, czy specyfikacja jest zwolniona, zablokowana czy znajduje się w kwarantannie. Stany specyfikacji mogą być analizowane i wykorzystywane w zależności od możliwego statusu QS. Status QS może być przypisany także do miejsca składowania lub strefy magazynowej. W przypadku wystąpienia statusu QS na poziomie magazynu oraz na poziomie specyfikacji obowiązuje zawsze mniej korzystny status QS.
Data minimalnej trwałości partii wskazuje moment, do którego zapewniona jest przydatność partii. Jeśli data minimalnej trwałości jest wcześniejsza niż bieżąca data, specyfikacja uznaje się za przeterminowaną i nie jest ona dostępna, przykładowo do automatycznego przypisywania partii przy kompletacji.
Data blokady wskazuje moment, do którego partia nie jest dostępna do wydania. W tym czasie stan specyfikacji nie jest uwzględniany przy automatycznym przypisywaniu specyfikacji.
W kalkulacji dostępności stan partii uznawany jest za dostępny jedynie między datą blokady a datą minimalnej trwałości (ewentualnie początkiem okresu resztkowej trwałości).
Więcej informacji o specyfikacjach znajduje się w artykule Wprowadzenie: Specyfikacje.
Przypisywanie specyfikacji
Jeżeli artykuł przeznaczony do kompletacji lub dostawy prowadzony jest w specyfikacjach, wówczas przed jego kompletacją musi nastąpić przypisanie specyfikacji. Dzięki przypisaniu artykuł zostaje udostępniony dokładnie w tej specyfikacji. Przy użyciu funkcji Rezerwacje przypisaniu specyfikacji zazwyczaj towarzyszy także tworzenie rezerwacji, w przeciwnym razie tworzone są rezerwacje specyfikacji.
Więcej informacji o przypisywaniu specyfikacji znajduje się w artykule Przydział specyfikacji.
Rezerwacje specyfikacji
Rezerwacja specyfikacji oznacza zarezerwowanie określonej specyfikacji. Rezerwacja specyfikacji stosowana jest zawsze wtedy, gdy funkcja Rezerwacje jest nieaktywna albo gdy przy aktywnej funkcji inne ustawienia uniemożliwiają rezerwację.
W wyniku rezerwacji specyfikacji ilość planowanych rozchodów artykułów prowadzonych w specyfikacjach w danym miejscu składowania nie jest już dostępna. Rezerwacja specyfikacji sprawia, że artykuły o określonej specyfikacji mogą być kompletowane lub wydawane tylko do wysokości istniejącego stanu magazynowego w danym miejscu składowania. Specyfikacja artykułu jest rezerwowana tylko wtedy, gdy dotyczy to rozchodu z miejsca składowania. Przyjęcia i przesunięcia wewnątrz miejsca składowania artykułów prowadzonych w specyfikacjach nie są uwzględniane przy rezerwacjach specyfikacji.
W przeciwieństwie do rezerwacji, rezerwacje specyfikacji nie zawierają żadnych informacji o podmiocie generującym rezerwację. Jest to jedna z najważniejszych różnic. Wyjątek stanowią artykuły prowadzone według numerów seryjnych. Jeżeli artykuł z numerem seryjnym zostanie zarezerwowany przez rezerwację specyfikacji, wówczas podmiot generujący rezerwację zostaje odnotowany wraz z numerem seryjnym. Wszystkie inne informacje i funkcjonalności funkcji Rezerwacje nie są dostępne, jak np. rezerwacje na poziomie artykułu czy dane rezerwacji w zapytaniu o dostępność.
Więcej informacji o rezerwacjach specyfikacji znajduje się w artykule Rezerwacja specyfikacji.
Śledzenie specyfikacji
W niektórych branżach konieczna jest informacja o specyfikacjach materiałów użytych w produkcji (śledzenie partii). Ponadto, przykładowo. w przypadku akcji przywoławczych, może być konieczne ustalenie, do których klientów sprzedano określoną specyfikację. Śledzenie specyfikacji umożliwia zarówno uzyskanie informacji o pochodzeniu specyfikacji (np. przyjęcie towaru lub produkcja), jak i o ich wykorzystaniu (np. wykorzystanie w produkcji, wydanie do klientów itp.).
W aplikacji Śledzenie specyfikacji można prześledzić wykorzystanie i pochodzenie określonej specyfikacji aż do wszystkich poziomów listy materiałowej.
Opis śledzenia specyfikacji znajduje się w artykule Śledzenie specyfikacji.
Właściciel zapasu
Zapas artykułu w miejscu składowania, strefie magazynowej lub miejscu magazynowym jest zawsze przypisany do właściciela zapasu.
Zapas własny i zapas obcy
W jednym miejscu składowania mogą być przechowywane zapasy własne, zapasy obce albo oba rodzaje. Zapas obcy może należeć do przedsiębiorstwa powiązanego lub do zewnętrznego dostawcy.
Jeżeli zapas obcy przedsiębiorstwa powiązanego zostaje wydany z miejsca składowania, następuje księgowanie materiałowe i wewnętrzne rozliczenie. Jeżeli zapas obcy zewnętrznego dostawcy w ramach konsygnacji dostawcy zostaje wydany z miejsca składowania, zewnętrzny dostawca jest informowany o tych wydaniach. Odbywa się to za pomocą zgłoszeń wydania konsygnacyjnego. Na ich podstawie dostawca wystawia fakturę.
Wraz z wydaniem następuje także przeniesienie własności towaru od dostawcy do klienta. W tym celu bezpośrednio przed rozchodem towaru wykonywane jest przeszacowanie, w ramach którego zmienia się właściciel zapasu.
Opis konsygnacji dostawcy znajduje się w artykule Wprowadzenie: Konsygnacja dostawcy.
Wielu właścicieli zapasów
W uporządkowanych miejscach składowania mogą być przechowywane zapasy różnych właścicieli. Na poziomie strefy magazynowej zapasy różnych właścicieli mogą być składowane w prostych strefach magazynowych. Natomiast w jednym miejscu magazynowym mogą być przechowywane tylko zapasy przypisane do tego samego właściciela zapasu.
Planowane przychody i rozchody są również zawsze przypisane do właściciela zapasu. Procesy biznesowe prowadzące do wydań w ramach konsygnacji dostawcy mogą być jednak skonfigurowane tak, aby powstające w tych procesach planowane rozchody nie miały przypisanego konkretnego właściciela zapasu. W takim przypadku te planowane rozchody odnoszą się do grupy zewnętrznych lub wewnętrznych właścicieli zapasu, którzy są rozpatrywani w określonej kolejności.
Te kolejności właścicieli zapasu można zdefiniować w aplikacji Konfiguracja, osobno dla każdego miejsca składowania i artykułu. Jeżeli takie definicje istnieją, dostępność artykułu w danym miejscu składowania może być obliczana także ponad właścicielami zapasu, w oparciu o zapasy wszystkich wymienionych właścicieli, planowane przychody i rozchody przypisane wszystkim wymienionym właścicielom oraz planowane rozchody bez wskazania właściciela zapasu.
Planowany rozchód bez wskazania właściciela zapasu może zostać również zarezerwowany ponad właścicielami zapasu przy użyciu funkcji Rezerwacje. Podobnie jak w przypadku przypisywania specyfikacji, przed kompletacją lub dostawą musi nastąpić przypisanie konkretnego właściciela zapasu – automatycznie lub ręcznie. W ramach przypisania rezerwacja zostaje doprecyzowana.
Wycena stanów magazynowych
Wszystkie księgowania materiałowe, które prowadzą do zmian ilościowych lub wartościowych artykułów objętych ewidencją zapasów, są dokumentowane w różnych procedurach wyceny. W ramach przetwarzania księgowań materiałowych za pomocą serwera logistyki magazynowej następuje aktualizacja zapasów i ich wycena według procedury średniej ceny ruchomej. Okresowe wyceny zapasów, takie jak FIFO lub LIFO, mogą zostać określone w sposób spójny dopiero po zakończeniu okresu księgowego.
Podstawą okresowych wycen są księgowania materiałowe z datą księgowania przypadającą w okresie księgowym, który ma być obliczony. Księgowanie materiałowe z datą wsteczną zmienia zatem okresową średnią cenę, ale jednocześnie wpływa również na bieżącą średnią cenę ruchomą. Przy wycenie nie następuje przeszacowanie księgowań materiałowych z datą wsteczną.
W aplikacji Konfiguracja określa się, czy wycena stanów magazynowych odbywa się na poziomie artykułu, czy także na poziomie artykuł i miejsce składowania. Przy poziomie wyceny Artykuł rozchody są zazwyczaj wyceniane według średniej ceny ruchomej na poziomie artykułu, przy poziomie wyceny Artykuł i miejsce składowania według średniej ceny ruchomej na poziomie artykułu i miejsce składowania. Ustawienie to ma również znaczenie dla zapytań o wartości stanów magazynowych oraz dla tworzenia wycen inwentaryzacyjnych. Ponieważ średnia cena ruchoma jest zawsze prowadzona na obu poziomach, zmiana poziomu wyceny w późniejszym czasie jest technicznie możliwa. Po zmianie średnie ceny na nowym poziomie wyceny muszą zostać dokładnie sprawdzone i w razie potrzeby skorygowane, na przykład za pomocą wyceny inwentaryzacyjnej.
Okresowe wartości zapasów, łącznie z okresową średnią ceną, można obliczyć w aplikacji Obliczanie wartości zapasów, a następnie wyświetlić w aplikacji Zapytanie o wartości zapasów. Średnia cena ruchoma jest dla bieżącego okresu wyświetlana w sposób wiarygodny tylko wtedy, gdy nie dokonano księgowań materiałowych z datą wsteczną ani przyszłą. Średnią cenę ruchomą można na przykład sprawdzić w aplikacji Transakcje magazynowe przy użyciu klucza księgowania rozchodu ze średnią ceną wyceny.
Więcej informacji o możliwych metodach wyceny znajduje się w artykule Wycena zapasów.
Inwentaryzacja i wycena inwentaryzacyjna
Inwentaryzacją nazywa się ilościowe i wartościowe ujęcie istniejących aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Inwentaryzacja odbywa się w określonym momencie poprzez fizyczny spis z natury. Celem tego procesu jest ustalenie faktycznych stanów poprzez liczenie, mierzenie, ważenie lub szacowanie oraz porównanie ich ze stanami księgowymi. Realizacja może odbywać się według różnych procedur inwentaryzacyjnych, takich jak inwentaryzacja na dzień bilansowy, inwentaryzacja ciągła lub inwentaryzacja próbna.
Za pomocą aplikacji Inwentaryzacje można przeprowadzać inwentaryzację zapasów magazynowych. Za pomocą aplikacji Generowanie wyceny inwentaryzacji i Wycena inwentaryzacji można ponownie wycenić zapasy magazynowe bez konieczności dokonywania zmian ilościowych, jak ma to miejsce przy inwentaryzacji.
Opis inwentaryzacji i wyceny inwentaryzacyjnej znajduje się w dokumentacji Wprowadzenie: Inwentaryzacja.
Serwer logistyki magazynowej
Wszystkie procesy, które prowadzą do zmian ilościowych lub wartościowych artykułów objętych ewidencją stanów magazynowych, dokumentowane są w formie księgowań materiałowych. Księgowania materiałowe powstają automatycznie na podstawie procesów poprzedzających, ale mogą być także ręcznie rejestrowane w aplikacji Transakcje magazynowe.
W ramach tworzenia księgowań materiałowych następuje aktualizacja zapasów i ich wycena w zależności od użytego klucza księgowania. Za aktualizację ilości i wartości zapasów w określonym miejscu składowania odpowiada serwer logistyki magazynowej.
Poniższa ilustracja przedstawia przetwarzanie księgowań materiałowych. Przetwarzanie dzieli się na synchroniczne rejestrowanie lub tworzenie oraz asynchroniczne przetwarzanie przez serwer logistyki magazynowej.
Przetwarzanie synchroniczne i asynchroniczne księgowań materiałowych
Jeśli księgowanie materiałowe zostanie wprowadzone ręcznie, wówczas dane są sprawdzane przed zapisaniem. Księgowanie materiałowe może zostać zapisane tylko wtedy, gdy wszystkie dane są poprawne. Jeśli natomiast księgowanie materiałowe zostało utworzone przez proces, wówczas błędne lub niepełne dane prowadzą albo do przerwania tworzenia, albo do wpisu w buforze błędów księgowań. Takie wpisy mogą zostać później skorygowane i zapisane jako księgowania materiałowe.
Przy zapisywaniu księgowania materiałowego serwer logistyki magazynowej odpowiedzialny za dane miejsce składowania jest o tym informowany.
Przetwarzanie księgowania materiałowego przez serwer logistyki magazynowej odbywa się asynchronicznie. W ramach przetwarzania serwer logistyki magazynowej aktualizuje stany i wartości stanów magazynowych w zależności od użytego klucza transakcji.
Dla wyceny średniej ceny ruchomej w przypadku przychodów cena jest pobierana z procesu poprzedzającego lub z wartości wprowadzonych przez użytkownika w aplikacji Transakcje magazynowe. Cena ta jest również zapisywana w księgowaniu materiałowym w pierwszym, synchronicznym kroku księgowania i nie jest później zmieniana przez serwer logistyki magazynowej. W przypadku rozchodów wycena odbywa się zawsze według średniej ceny ruchomej obowiązującej w momencie przetwarzania przez serwer logistyki magazynowej.
Następnie księgowanie materiałowe otrzymuje kolejny numer przetwarzania. Posiadanie tego numeru oznacza, że księgowanie materiałowe zostało pomyślnie przetworzone przez serwer logistyki magazynowej.
Jeżeli serwer logistyki magazynowej jest wyłączony, nie następuje aktualizacja ilości i wartości stanów magazynowych. Po ponownym uruchomieniu serwera logistyki magazynowej wszystkie jeszcze nieprzetworzone księgowania materiałowe zostają odpracowane.
Więcej informacji o serwerze logistyki magazynowej i aplikacji o tej samej nazwie znajduje się w artykule Serwer logistyki magazynowej.
