Lista: Dokumenty wyjściowe

Środki trwałe są połączone z systemem ERP lub księgowością finansową za pośrednictwem aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe w odniesieniu do dokumentów wychodzących z środków trwałych do księgowości finansowej lub Kontrolingu. Wszystkie otwarte procesy, które mają zastosowanie do księgowości finansowej lub kontrolingu, są ustawione w aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe. W ten sposób, wyświetlając otwarte procesy, można szybko uzyskać przegląd dokumentów, które nadal wymagają edycji w tych systemach.

Aplikacja Lista: Dokumenty wyjściowe służy do przedstawiania pojedynczych, wielu lub wszystkich dokumentów wychodzących oraz informacji o ich statusie (Gotowy do przeniesienia, Zaksięgowany, Bez przekazania itp.). Dokumentów jako takich nie można edytować. Z poziomu aplikacji można wywoływać inne akcje. Akcje pozwalają na wielokrotny wybór transferu do Księgowości Finansowej lub Kontrolingu. W rezultacie aplikacja ta jest z góry określonym narzędziem do uzyskiwania przeglądu statusu edycji dokumentów i selektywnego przesyłania tych dokumentów do dalszego przetwarzania.

Aplikacja Lista: Dokumenty wyjściowe jest konfigurowalna i może być elastycznie dostosowana do każdego użytkownika. Szczegółowy opis konfigurowalnych list można znaleźć w artykule Ustawienia aplikacji typu Lista.

Definicje terminów

Dokument wychodzący — dokumenty wychodzące zawierają dane z środków trwałych, które mają zostać przekazane do księgowości finansowej i/lub kontrolingu. Aby uniknąć umieszczania tych danych w tych systemach bez walidacji, wszystkie procesy, które są istotne dla systemów zewnętrznych, są umieszczane w interfejsie, z którego można je następnie przenieść do księgowości finansowej lub kontrolingu.

W ten sposób Lista: Dokumenty wyjściowe i Lista: Dokumenty przyjęcia są zasadniczo podobne, ponieważ reprezentują interfejsy środków trwałych, dostarczając dane do dalszego przetwarzania. W pierwszym przypadku (wysyłanie dokumentów) dane są eksportowane z środków trwałych. W drugim przypadku (ponowne przyjmowanie dokumentów) dane są importowane do środków trwałych.

Obie aplikacje łączą również podsystemy księgowości finansowej lub kontrolingu i środków trwałych i umożliwiają edycję dokumentów bez przerywania przetwarzania w całym podsystemie.

Opis aplikacji

Transakcje wygenerowane przez amortyzację muszą zostać przeniesione do interfejsów księgowości finansowej i kontrolingu. Można użyć do tego aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe, aby uzyskać przegląd wszystkich lub poszczególnych dokumentów wyjściowych. Ponadto dostępne możliwości centralnego przetwarzania obejmują przesyłanie do interfejsu księgowości finansowej i interfejsu kontrolingu. W zależności od parametryzacji całego systemu, dokumenty wyjściowe z środków trwałych w tych systemach są księgowane natychmiast lub są gotowe do transferu. Zaletą transferu do interfejsu w porównaniu z bezpośrednim transferem do systemu zewnętrznego jest na przykład fakt, że obsługa błędów jest możliwa w przypadku nieprawidłowych dokumentów .

Obie funkcje są uzupełnione o funkcję [Szczegóły dokumentu przyjęcia], której można używać do przeglądania i kontrolowania księgowań.

Księgowania mogą być tworzone metodą bezpośrednią lub pośrednią. Aby zilustrować działanie, przygotowane zostały poniższe przykłady odzwierciedlające podział środków trwałych na konta księgowości finansowej. Zyski/straty są bilansowane na podstawie kont Zbycie środków trwałych rzeczowych i kont Przychody ze sprzedaży środków trwałych.

1a) Przykład bezpośredniego księgowania z zyskiem ze sprzedaży

1. Koszty nabycia (A) 10 000,00€ (księgowanie utworzone w księgowości finansowej)
2. Amortyzacja (B) 2 000,00€
   RBV: 8 000,00€
3. Wydanie (C) przychody ze sprzedaży 9 000.00€ na dzień 31.12.20xx (1 000,00€ zysku)

1b) Przykład przychodów ze sprzedaży ze stratą z tytułu amortyzacji bezpośredniej

1. Koszty nabycia (A) 10 000,00€ (księgowanie utworzone w księgowości finansowej).
2. Amortyzacja (B) 2 000,00€
   RBV: 8 000,00€
3. Wydanie (C) przychody ze sprzedaży 6 500,00€ na dzień 31.12.20xx (1 000,00€ zysku)

2a) Przykład przychodów ze sprzedaży z zyskiem z tytułu pośredniej amortyzacji

1. Koszty nabycia (A) 10 000,00€ (księgowanie utworzone w księgowości finansowej).
2. Amortyzacja (B) 2 000,00€
   RBV: 8 000,00€
3. Wydanie (C) przychody ze sprzedaży 9 000,00€ na dzień 31.12.20xx (1 000,00€ zysku)

2b) Przykład przychodów ze sprzedaży ze stratą z tytułu pośredniej amortyzacji

1. Koszty nabycia (A) 10 000,00€ (księgowanie utworzone w księgowości finansowej).
2. Amortyzacja (B) 2 000,00€
   RBV: 8,000.00€
3. Wydanie (C) przychody ze sprzedaży 6 500,00€ na dzień 31.12.20xx (1 500,00€ utracone)

Nagłówek

Pola zapytań są umieszczane w nagłówku aplikacji. Najważniejsze pola zapytań są zwykle już obecne. Jednak liczba pól zapytań i ich rozmieszczenie mogą się różnić. Można określić, które pola zapytań będą wyświetlane poprzez opcję organizacji widoku.

• Numer księgowania — numer identyfikacyjny dokumentu wyjściowego
• Data obrotu — data obrotu dokumentu środków trwałych jest wstępnie ustawiana na podstawie daty transakcji pozycji dokumentu środka trwałego
• Środek trwały — w tym miejscu można wyszukać jeden lub więcej środków trwałych
• Obszar amortyzacji — w tym miejscu można wprowadzić unikatowy identyfikator obszaru amortyzacji. Księgowanie środków trwałych pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby obszarów amortyzacji. Dla każdego obszaru amortyzacji można zastosować własne metody wyceny i amortyzacji. W ten sposób środki trwałe mogą być oceniane według różnych wymagań prawnych i biznesowych.
• Dokument środków trwałych — numer dokumentu identyfikuje dokument środka trwałego. Podczas tworzenia nowego dokumentu numer dokumentu jest ustawiany automatycznie według ustawie schematów numeracji.
• Rozliczenie okresowe — w tym miejscu można wpisać identyfikator rozliczenia okresowego
• Rodzaj transakcji — w tym miejscu można wybrać rodzaj transakcji
• Typ transakcji — w tym miejscu można wprowadzić unikatowy identyfikator typu transakcji. Typy transakcji są przypisane do rodzaju transakcji, tzn. typ transakcji może być przypisany do kilku rodzajów transakcji.
• Standard księgowania — to pole służy do wstępnego ustawienia lub kontrolowania pola o tej samej nazwie w oknie dialogowym księgowania. Pole jest wstępnie ustawione w oknie dialogowym księgowania z wprowadzoną tutaj wartością.
  Standardy księgowania są używane do oceny i wstępnego księgowania różnych instrukcji księgowości (np. w HGB są zasady amortyzacji w przeciwieństwie do MSR, co skutkuje różnymi kwotami w bilansie i PL).
  Tutaj przechowywany jest identyfikator standardu księgowania, który może składać się z maksymalnie 15 znaków numerycznych i alfanumerycznych. Jeśli standard księgowania jest określony, wartości są księgowane tylko w tym standardzie księgowania.
• Typ — w tym miejscu można określić definicję typu danych.
  Możliwe są następujące wartości:
  • (wszystkie)
  • Aktualne dane
  • Planowane dane
  • Dane symulacyjne
• Status księgowości finansowej — w tym miejscu można określić status księgowości finansowej jako kryterium wyszukiwania.
  Możliwe są następujące statusy do wybrania:
  • (wszystkie)
  • Przetwarzanie
  • Gotowy do przeniesienia
  • Przeniesienie w trakcie
  • Zaksięgowany
  • Wystornowane
  • Bez przekazania
  • Błąd przy przesyłaniu do interfejsu
  • (inne)
• Status kontrolingu — jest to status dokumentu wyjściowego w odniesieniu do transferu w kontrolingu.
  Jego możliwe wartości to:
  • (wszystkie)
  • Przetwarzanie
  • Gotowy do przeniesienia
  • Przeniesienie w trakcie
  • Zaksięgowany
  • Wystornowane
  • Bez przekazania
  • Błąd przy przesyłaniu do interfejsu
  • (inne)
• Konto Wn — w tym miejscu można zdefiniować Konto Wn, jako kryterium wyboru. Jeśli pole to pozostanie puste, nie będzie brane pod uwagę przy wyszukiwaniu.
• Konto Ma — w tym miejscu można zdefiniować Konto Ma, jako kryterium wyboru. Jeśli pole to pozostanie puste, nie będzie brane pod uwagę przy wyszukiwaniu.
• Rodzaj kosztów Wn — w tym polu można wybrać rodzaj kosztów obciążenia
• Rodzaj kosztów Ma — w tym polu można wybrać rodzaj kosztów uznania
• Klasa kosztów Wn — w tym miejscu można wybrać klasę kosztów obciążenia rachunku.
  Możliwe wartości:
  • (wszystkie)
  • Bez klasy kosztów
  • Zmienne koszty ogólne
  • Stałe koszty ogólne
  • Zmienne koszty jednostkowe
  • Stałe koszty jednostkowe
  • (inne)
• Klasa kosztów Ma — w tym miejscu można wybrać klasę kosztów uznania rachunku.
  Możliwe wartości:
  • (wszystkie)
  • Bez klasy kosztów
  • Zmienne koszty ogólne
  • Stałe koszty ogólne
  • Zmienne koszty jednostkowe
  • Stałe koszty jednostkowe
  • (inne)
• Rodzaj danych — rodzaje danych są istotną częścią każdego rodzaju transakcji. Dane transakcji bez określenia typu danych nie są dozwolone w kontrolingu. Dla każdego rodzaju danych, który jest używany w kontrolingu, musi być zdeponowana w tabeli jego własna definicja. W definicji tej określa się między innymi, czy dany rodzaj danych jest możliwy do odroczenia lub planowania. Rodzaje danych są niezależne od klienta. Opisują one, czy są to dane rzeczywiste, dane planowane czy budżety elastyczne.
• Przekazanie do księgowości finansowej — to pole określa, czy wyświetlane są te wartości, które są przekazywane do księgowości finansowej.
  Możliwe wartości:
  • Tak
  • Nie
  • (ignoruj)
• Przekazanie do kontrolingu —  to pole określa, czy wyświetlane są te wartości, które są przekazywane do kontrolingu.
  Możliwe wartości:
  • Tak
  • Nie
  • (ignoruj)
• Data przekazania księgowości finansowej — data transferu dokumentu wyjściowego do księgowości finansowej
• Data przekazania do kontrolingu — data transferu dokumentu wyjściowego do kontrolingu
• Data księgowania księgowość finansowa — data księgowania dokumentu wyjściowego w księgowości finansowej
• Data księgowania kontroling — data księgowania dokumentu wyjściowego w kontrolingu
• Numer przebiegu księgowania księgowość finansowa —
• Numer przebiegu księgowania kontrolingu —
• Kwota księgowania — jeśli kwota księgowania jest zdefiniowana w tym polu, tylko te dokumenty wyjściowe, które pasują do tej kwoty, są brane pod uwagę przy wyszukiwaniu (z odpowiednią walutą). Jeśli pole kwoty księgowania jest puste, nie będzie ono brane pod uwagę przy wyszukiwaniu.
• Anulowane — w tym polu można zaznaczyć anulowanie jako kryterium wyszukiwania

Obszar roboczy

Obszar roboczy zawiera tabelę, w której wyświetlane są informacje na temat dokumentów wyjściowych będących przedmiotem zapytania. Można określić, które informacje mają być wyświetlane.

Widok Domyślny

Wszystkie domyślne kolumny tabeli tego widoku zostały opisane poniżej.

• Numer księgowania — w tej kolumnie wyświetlany jest numer identyfikacyjny księgowania
• Wiersz księgowania — w tym polu wyświetlany jest wiersz tekstu objaśniającego do księgowania
• Data obrotu — w tej kolumnie wyświetlana jest data obrotu, która jest wstępnie ustawiona na podstawie daty obrotu pozycji dokumentu na środki trwałe
• Środek trwały — w tym miejscu wyświetlony jest numer identyfikacyjny środka trwałego
• Obszar amortyzacji — w tej kolumnie wyświetlany jest identyfikator obszaru amortyzacji. Dla każdego obszaru amortyzacji można zastosować własne metody wyceny i amortyzacji. W ten sposób środki trwałe mogą być oceniane według różnych wymagań prawnych i biznesowych.
• Dokument środków trwałych — w tej kolumnie wyświetlany jest numer dokumentu, który identyfikuje dokument środka trwałego. Podczas tworzenia nowego dokumentu numer dokumentu jest ustawiany automatycznie według ustawie schematów numeracji.
• Rodzaj transakcji — w tym miejscu wyświetlany jest rodzaj transakcji dokumentu wyjściowego
• Typ — w tym miejscu wyświetlana jest definicja typu danych
• Kwota księgowania — w tej kolumnie wyświetlana jest kwota księgowania
• Anulowane — w tym miejscu wyświetlany jest znacznik wyboru, który wskazuje, czy to księgowanie zostało anulowane w obszarze środków trwałych. W zależności od momentu anulowania, anulowane księgowania muszą zostać dodatkowo przeniesione do księgowości finansowej lub kontrolingu.
• Status — w tej kolumnie wyświetlony jest status dokumentu wyjściowego
• Data przekazania księgowości finansowej — w tej kolumnie znajduje się data przekazania dokumentu wyjściowego do księgowości finansowej
• Konto Wn — ta kolumna zawiera obciążenie konta księgowości finansowej dla wychodzącego księgowania środka trwałego
• Konto Ma — ta kolumna zawiera uznanie konta księgowości finansowej dla wychodzącego księgowania środka trwałego
• Data księgowania księgowość finansowa — ta kolumna zawiera datę księgowania w księgowości finansowej, jeśli taka istnieje
• Data księgowania kontroling — ta kolumna zawiera datę zaksięgowania w kontrolingu, jeśli owa istnieje
• Rodzaj kosztów Wn — ta kolumna zawiera rodzaj kosztu obciążenia konta
• Klasa kosztów Wn — ta kolumna zawiera klasę kosztu obciążenia konta
• Rodzaj kosztów Ma — ta kolumna zawiera rodzaj kosztu uznania konta
• Klasa kosztów Ma — ta kolumna zawiera klasę kosztu uznania konta
• Data przekazania do kontrolingu — w tej kolumnie znajduje się data przekazania dokumentu wyjściowego do kontrolingu
• Rodzaj danych — rodzaje danych są istotną częścią każdego rodzaju transakcji. Dane transakcji bez określenia typu danych nie są dozwolone w kontrolingu. Dla każdego rodzaju danych, który jest używany w kontrolingu, musi być zdeponowana w tabeli jego własna definicja. W definicji tej określa się między innymi, czy dany rodzaj danych jest możliwy do odroczenia lub planowania. Rodzaje danych są niezależne od klienta. Opisują one, czy są to dane rzeczywiste, dane planowane czy budżety elastyczne. W tej kolumnie widnieje identyfikator rodzaju danych danego dokumentu wyjściowego
• Rozliczenie okresowe — ta kolumna zawiera identyfikację rozliczenia okresowego

Działania związane z aplikacją

W aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe dostępne są następujące działania związane z aplikacją:

• Przekazanie do księgowości finansowej
• Przekazanie do kontrolingu
• Księgowość środków trwałych szczegóły
• Zmiana i przyporządkowanie kont

Przekazanie do księgowości finansowej

Ta akcja umożliwia przekazanie księgowań środków trwałych do interfejsu księgowości finansowej. Po wywołaniu akcji otwierane jest okno dialogowe o tej samej nazwie z następującymi parametrami wejściowymi:

• Wybór — w tym miejscu można wybrać dokumenty wyjściowe, które będą brane pod uwagę przy przekazaniu do księgowości finansowej.
  Do wyboru są następujące opcje:
  • Ponownie uruchom zapytanie do bazy danych (ignoruj wybór) — do przekazania zostaną wysłane wszystkie dokumenty wyjściowe, które są wyświetlone w obszarze roboczym aplikacji
  • Tylko wybrane obiekty — przekazane zostaną jedynie dokumenty wyjściowe, które zostały zaznaczone w obszarze roboczym
  • Pomiń wszystkie wybrane obiekty — wybór tej opcji wyklucza wszystkie dokumenty wyjściowe oznaczone w obszarze roboczym. Oznacza to, że do transferu uwzględniane są wszystkie dokumenty, które nie zostały wybrane, ale są wyświetlone w tabeli obszaru roboczego.
• Podsumowane — zaznaczenie tego pola określa, czy wybrane dokumenty wyjściowe w obszarze roboczym mają zostać podsumowane. Jeśli pole jest zaznaczone, dokumenty są sumowane zgodnie z następującymi cechami
  • Obszar amortyzacji
  • Rozliczenie okresowe
  • Konto Wn
  • Konto Ma
  • Wymiar
    
    Uwaga

    Pole jest wstępnie ustawione zgodnie z wartością parametru w aplikacji Konfiguracja, w funkcji Środki trwałe w polu Podsumowanie transferu dokumentów wychodzących Fibu.
• Okres docelowy — w tym miejscu należy określić okres księgowania, do którego mają być wysyłane dokumenty.

Aby rozpocząć przekazanie danych należy wybrać przycisk [W tle] lub [Natychmiast]. Wszystkie rekordy danych wybrane za pomocą kryteriów wyszukiwania są odczytywane, zatwierdzane i – jeśli zostaną zaakceptowane – przekazywane do interfejsu księgowości finansowej. W przypadku nieprawidłowego zaksięgowania środków trwałych wyświetlany jest komunikat o błędzie, a cały wybrany rekord danych jest odrzucany. Po skorygowaniu nieprawidłowych wpisów lub wybraniu prawidłowych kuponów wychodzących można rozpocząć nowy transfer.
Po udanym przekazaniu status dokumentu wyjściowego zmienia się na jeden z następujących statusów, wyświetlanych osobno na liście pozycji:

• Gotowy do przeniesienia
• Przeniesienie w trakcie
• Zaksięgowany
• Wystornowane
• Bez przekazania
• Błąd przy przesyłaniu do interfejsu

Przekazanie do kontrolingu

Ta akcja zasadniczo odpowiada wcześniej opisanej wyżej akcji [Przekazanie do księgowości finansowej]. Oprócz opisanych tam parametrów wejściowych, dostępne są nowe parametry wejściowe przy wywoływaniu akcji: Rodzaj danych planowanych i Symulacja rodzaju danych. Przesyłanie danych do kontrolingu może odbywać się kilka razy, za każdym razem z różnymi typami danych.

• Rodzaj danych planowanych — w tym miejscu można określić typ danych, za pomocą których wartości mają być przekazywane do kontrolingu
• Symulacja rodzaju danych — w tym miejscu można określić typ danych, za pomocą których wartości symulacji mają być przesyłane do kontrolingu

Aby rozpocząć przekazanie danych należy wybrać przycisk [W tle] lub [Natychmiast]. Wszystkie rekordy danych wybrane za pomocą kryteriów wyszukiwania są odczytywane, zatwierdzane i – jeśli zostaną zaakceptowane – przekazywane do interfejsu kontrolingu

Księgowość środków trwałych szczegóły

W aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe dostępna jest akcja [Księgowość środków trwałych szczegóły]. Można jej użyć do przejścia do widoku tego księgowania środka trwałego, jeśli księgowanie jest zaznaczone na liście pozycji. Okno Księgowanie środków trwałych pozwala szybko uzyskać przegląd odpowiednich danych bez opuszczania aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe.

Zmiana i przyporządkowanie kont

W przypadku dokumentów wyjściowych w księgowości finansowej (tylko dla przyporządkowań kont, nie dla przyporządkowań rodzajów kosztów), można użyć tej aplikacji w tle do późniejszej zmiany przyporządkowania kont dla dokumentów. Jest to możliwe począwszy od danego roku podatkowego i dla jednego lub wszystkich obszarów amortyzacji, przy czym można uwzględnić opcjonalnie zaksięgowane dokumenty wyjściowe. W tym celu należy ręcznie zmienić przyporządkowania kont, a następnie można użyć tego procesu do dostosowania dokumentów wyjściowych.

Można zmienić tylko dokumenty wyjściowe w otwartych latach podatkowych. Zamkniętych lat nie można już zmieniać. W przypadku już zaksięgowanych dokumentów wychodzących transakcja anulowania jest wystawiana z tym samym kontem i tworzona jest nowa transakcja z nowym kontem. Nie zaksięgowane jeszcze dokumenty wychodzące są aktualizowane o nowe konto.

• Organizacja — w tym miejscu należy wybrać organizację, dla której ma zostać zmienione przyporządkowanie konta. Organizacji nie można zmienić.
• Od okresu obrachunkowego — w tym miejscu należy wybrać początek roku podatkowego, od którego ma zostać przeprowadzana zmiana przyporządkowania konta
• Obszar amortyzacji — wybór obszaru amortyzacji, dla którego ma zostać przeprowadzona zmiana przyporządkowania konta
• Za pomocą zaksięgowanych dokumentów wychodzących — jeśli pole to jest zaznaczone zaksięgowane już dokumenty wyjściowe są również uwzględnianie w przetwarzaniu

Przetwarzanie rozpoczyna się przyciskiem [W tle] lub [Natychmiast].

Po zakończeniu przetwarzania w kstore pod adresem kstore://zugehörige oltp/Export/ znajduje się dziennik o nazwie Organisation.Ausgangsbelege.Zeitstempel dla aplikacji Change accounts in out-going vouchers.

Kontrole i obliczenia

Kontrole wewnętrzne są przeprowadzane w celu sprawdzenia, czy wpisy są logicznie poprawne, zgodne ze stanem faktycznym lub zawierają prawidłowe wartości w odniesieniu do innych pól. W przypadku niespójności wyświetlane są komunikaty o błędach.

Konfiguracja

Aplikacja Lista: Dokumenty wyjściowe nie wymaga dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa Księgowania środków trwałych — com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetPosting — wykorzystywana jest przez aplikację Lista: Dokumenty wyjściowe między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Definiowania działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych Dane zamówienia środków trwałych — com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacji

Dla aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe nie są wymagane przyporządkowania organizacji.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Lista: Dokumenty wyjściowe nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Lista: Dokumenty wyjściowe nie jest udostępniana partnerom biznesowym.