Księgowanie controlling

Niniejszy dokument opisuje program do księgowania w obszarze Controlling. Poniżej opisano poszczególne zakładki i pola. Proces księgowania w ramach controllingu jest formalnie w dużej mierze oparty na księgowaniu w ramach księgowości finansowej w celu zagwarantowania jednolitych procesów i procedur. Księgowania mogą być przenoszone z dowolnych systemów (Księgowość finansowa, Środki trwałe, ERP itp.) do controllingu lub tworzone w oknie dialogowym.

Opis aplikacji

Program do księgowania jest rdzeniem controllingu, ściśle powiązanym z ustawieniami rodzajów dokumentów w ramach controllingu. W ten sposób tworzenie księgowań może być kształtowane bardziej elastycznie. Za pomocą definiowalnych rodzajów transakcji w ramach controllingu możliwe są indywidualne ustawienia tworzenia księgowań. W ten sposób można zaoferować tylko te pola, które są wymagane dla dokumentów, inne pola mogą być chronione itp. Oznacza to, że zarówno funkcje podczas księgowania, jak i struktura maski księgowania mogą być ustawione zgodnie z odpowiednią sytuacją użytkownika.

Aplikacja Księgowanie controlling służy do tworzenia/edycji/przeglądania księgowań w ramach controllingu. Aplikacja Księgowanie controlling składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek aplikacji Księgowanie controlling zawiera odpowiednie pola umożliwiające jednoznaczną identyfikację dokumentu lub księgowania. Nagłówek składa się z pól Rodzaj transakcji, Numeru i Rodzaj typu transakcji, a także wyświetla informacje nagłówka dokumentu.

Szczegółowy opis pól:

  • Rodzaj transakcji — to pole służy do wprowadzania kodu klucza, pod którym zarządzane są rodzaje transakcji
  • Numer — kolejny numer księgowania, przypisywany automatycznie przez system
  • Rodzaj typu transakcji — każdy rodzaj transakcji w controllingu musi być przypisany do typu transakcji. Na podstawie typu transakcji ustawiany jest ogólny typ okna dialogowego księgowania. Dostępne są następujące ustawienia do wyboru:
    • Proste księgowanie
    • Księgowanie z księgowaniem przeciwstawnym
    • Podzielone księgowanie
Informacje nagłówka dokumentu

W nagłówku programu księgowania wyświetlane są różne informacje nagłówkowe dotyczące aktualnie zaksięgowanego dokumentu, np. sumy dokumentu, formalne informacje o dokumencie, informacje statystyczne lub okresowe księgowania. Informacje nagłówka dokumentu są podzielone na wiele zakładek i mogą być wyświetlane lub ukryte. Informacje nagłówka dokumentu są zwykle zawsze wyświetlane podczas wywoływania rodzaju dokumentu. Obszar ten można jednak ukryć w celu przedstawienia większej liczby wierszy księgowania. Poszczególne zakładki informacji nagłówka dokumentu wyjaśniono bardziej szczegółowo poniżej.

Zakładka Sumy dokumentu

W zakładce Sumy dokumentu wyświetlany jest rozwój księgowania. Dotyczy to zawsze dokumentu, który jest aktualnie tworzony lub edytowany. Na podstawie przedstawionych sum dokumentu można rozpoznać, czy poszczególne księgowania dokumentu sumują się pod względem obliczeniowym. Tylko wtedy, gdy księgowania dokumentu sumują się pod względem kwot, np. w przypadku księgowań z księgowaniem przeciwstawnym lub księgowań podzielonych, dokument może zostać zaksięgowany w całości. Jeśli księgowania dokumentu nie sumują się całkowicie, wyświetlana jest nierozliczona kwota. Dopóki dokument ma status W trakcie przetwarzania lub Zapisany, można go odroczyć, zmienić lub usunąć. Nie ma znaczenia, czy księgowania dokumentu sumują się pod względem kwot, czy są nadal częściowo otwarte.

Szczegółowy opis pól:

  • Kwota ogółem — liczba utworzonych wpisów. Kwoty w bieżącej walucie głównej są sumowane w Wn. W przypadku wskaźników, waluta nie jest wyświetlana. W przypadku księgowań ilościowych, wartość nie jest sumowana. Waluty jako jednostki monetarne są absolutnie niezbędnymi danymi podstawowymi. Są one używane do zilustrowania przepływu środków pieniężnych. W aplikacji Waluty zdefiniowane są wszystkie waluty, które mogą być używane w Comarch Financials Enterprise.
  • Skalkulowana kwota łączna — suma obliczonych księgowań. Kwoty w bieżącej walucie głównej są sumowane w Wn. W przypadku wskaźników, waluta nie jest wyświetlana. W przypadku księgowań ilościowych, wartość nie jest sumowana. Waluty jako jednostki monetarne są absolutnie niezbędnymi danymi podstawowymi. Są one używane do zilustrowania przepływu środków pieniężnych. W aplikacji Waluty zdefiniowane są wszystkie waluty, które mogą być używane w Comarch Financials Enterprise.
  • Kwota łączna Wn — łączna wartość księgowań wartości utworzonych w polu Wn. Wyświetlana waluta jest zawsze aktualną walutą wiodącą.
  • Skalkulowana kwota łączna Wn — łączna wartość skalkulowanych księgowań wygenerowanych w polu Wn. Wyświetlana waluta jest zawsze aktualną walutą wiodącą.
  • Kwota łączna Ma — łączna wartość księgowań wartości utworzonych w Ma. Wyświetlana waluta jest zawsze aktualną walutą wiodącą.
  • Skalkulowana kwota łączna Ma — łączna wartość skalkulowanych księgowań wygenerowanych w Ma. Wyświetlana waluta jest zawsze aktualną walutą wiodącą.
  • Ilość ogółem — suma utworzonych ilości. Jeśli ilości zostały utworzone, ale żadna jednostka ilości nie jest wyświetlana, suma została wygenerowana dla różnych jednostek ilości.
  • Skalkulowana ilość łączna — suma skalkulowanych ilości. Jeśli ilości zostały skalkulowane, ale żadna jednostka ilości nie jest wyświetlana, wówczas suma została wygenerowana dla różnych jednostek ilości.
Zakładka Informacja o dokumencie

Ta zakładka zawiera informacje o dokumencie, np. o pochodzeniu, odpowiedzialnym pracowniku, dacie utworzenia i zmiany itp.:

  • Numer dokumentu — numer dokumentu identyfikuje powiązany proces księgowania. W controllingu nie musi on być unikalny.
  • Data dokumentu — obwiązująca data dokumentu
  • Pochodzenie 1 — pochodzenie 1 księgowania (informacje z łańcucha pochodzenia, np. ERP, księgowość finansowa itp.)
  • Oryginalny dokument 1 — pochodzenie 1 księgowania
  • Pochodzenie 2 — pochodzenie 2 księgowania (więcej informacji z łańcucha pochodzenia)
  • Oryginalny dokument 2 — pochodzenie 2
  • Dokument księgowy z referencją — pierwotny klucz nagłówka księgowania
  • Dokument storno (pole wyboru) — to pole jest aktywne, gdy księgowanie zostało stornowane. Następnie stornowane księgowanie jest wprowadzane w polu Dokument księgowy z referencją.
  • Zarejestrowany przez — pracownik odpowiedzialny za utworzenie księgowania
  • Ostatnia zmiana przez — pracownik odpowiedzialny za wdrożenie ostatniej zmiany na dokumencie
  • Data utworzenia — data, w której zostało utworzone księgowanie
  • Data zmiany — data, w której zmieniono księgowanie.
  • Dokument księgowy z migracji danych (pole wyboru) — pole jest ustawiane automatycznie, gdy dokument pochodzi z migracji danych. Nie można go zmienić.
  • Kontrola rozdzielania (pole wyboru) — kwoty rabatów gotówkowych i wyksięgowań otwartych rozrachunków można podzielić na dodatkowe opcjonalne wymiary (np. klient, artykuł lub zleceniodawcę). To pole wskazuje, czy dokument jest sprawdzany pod kątem dodatkowej dystrybucji.
Zakładka Statystyka

Podobnie jak okno dialogowe księgowania w obszarze Księgowość finansowa, ta trzecia zakładka wyświetla informacje statystyczne. Ta zakładka zawiera liczbę księgowań, które są nieprawidłowe, odroczone i w trakcie realizacji dla danego użytkownika w lewej kolumnie, a prawa kolumna zawiera odpowiednie wartości wszystkich użytkowników.

  • Moje błędne księgowania — liczba księgowań zalogowanego użytkownika w bieżącej organizacji typu Z błędem
  • Wszystkie błędne księgowania — liczba wszystkich księgowań w bieżącej organizacji typu Z błędem
  • Moje odroczone księgowania — liczba księgowań zalogowanego użytkownika w bieżącej organizacji typu Cofnięty dokument księgowy
  • Wszystkie odroczone księgowania — liczba wszystkich księgowań w bieżącej organizacji typu Cofnięty dokument księgowy
  • Moje przetwarzane księgowania — liczba księgowań zalogowanego użytkownika w bieżącej organizacji typu Zainicjowane
  • Wszystkie przetwarzane księgowania — liczba wszystkich księgowań w bieżącej organizacji typu Zainicjowane
Zakładka Komunikaty

Zakładka Komunikaty jest wyświetlana tylko w przypadku błędnego księgowania. Wyświetlany jest numer komunikatu o błędzie i tekst błędu, pozycja księgowania i widok szczegółów, jeśli dotyczy.

  • Numer zgłoszenia — numer komunikatu o błędzie dla błędnego księgowania. Powiązany komunikat tekstowy jest wyświetlany w kolumnie Tekst.
  • Pozycja — numer pozycji
  • Tekst — komunikat o błędzie dla numeru błędu
  • Widok szczegółowy — widok szczegółowy błędu. Pole to jest jednak wypełniane tylko w przypadku wystąpienia poważnych błędów (np. wyjątków). Widok szczegółowy można również wyświetlić po dwukrotnym kliknięciu wiersza w osobnym oknie.
Zakładka Księgowanie okresowe

Zakładka Księgowanie okresowe jest dostępna do wprowadzania danych tylko w przypadku tworzenia nowego księgowania okresowego lub edytowania istniejącego księgowania okresowego. Aby utworzyć nowe księgowanie okresowe, należy wybrać funkcję Nowe księgowanie okresowe za pomocą przycisku akcji [Dodaj].

Poniżej opisano pola określające warunki wywołania księgowania okresowego.

  • Interwał — definicja interwału dla księgowania okresowego. Możliwe wartości:
    • Miesiące kalendarzowe — księgowanie okresowe jest tworzone w każdym miesiącu kalendarzowym, niezależnie od ustalonego okresu obrachunkowego
    • Okres rozwiązania — księgowanie okresowe jest tworzone w każdym okresie księgowym, w zależności od ustalonego okresu obrachunkowego
  • Odstęp w miesiącach — tutaj definiuje się odstęp wykonywania księgowania okresowego w miesiącach lub okresach księgowych
  • Pierwsze wywołanie — wprowadzona data określa okres księgowy dla rozpoczęcia pierwszej realizacji
  • Ostatnie pobranie — wprowadzona data określa okres księgowy dla ostatniej realizacji. Jeśli okresy księgowe są wybierane w polu Interwał, w tym polu musi znajdować się wpis.
  • Dzień wystawienia dokumentu księgowego — tutaj definiuje się interwał wykonywania księgowana okresowego w miesiącach lub okresach księgowych
  • Dni wykonania — data wykonania przetwarzania/przebudowy księgowania okresowego. Ta data może być mniejsza lub równa dacie dokumentu.
  • Aktualizuj walutę (pole wyboru) — to pole wskazuje, że w przypadku księgowań w walucie obcej, kurs wymiany do przeliczenia na walutę wiodącą jest zawsze obliczany od nowa
  • Ostatnia data księgowania — to pole zawiera ostatnią datę żądanego księgowania okresowego
  • Ostatni okres księgowania — to pole zawiera ostatni okres księgowania żądanego księgowania okresowego

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji Księgowanie controlling składa się z tabeli pozycji księgowania i edytora pozycji księgowania.

Tabela pozycji księgowania

Tabela pozycji księgowania jest wypełniana przez zapisane księgowania z edytora pozycji księgowania. Zawsze widoczne są tylko bieżące księgowania, które są tworzone lub edytowane w danym momencie.

Ikona Wyjaśnienie
Typ pozycji Księgowanie oryginalne (utworzone przez użytkownika)
Typ pozycji Podzielone księgowanie lub Księgowanie ilości lub Księgowanie kalkulacyjne

Prezentacja pozycji księgowania w tabeli pozycji księgowania może być specjalnie ograniczona za pomocą pola Typ pozycji księgowej. Dostępne są następujące opcje wyboru:

  • (wszystkie)
  • Księgowanie oryginalne
  • Podzielone księgowanie
  • Księgowanie ilości
  • Księgowanie kalkulacyjne

Pola tabeli pozycji księgowania zostały opisane bardziej szczegółowo poniżej:

  • Pola wyboru:
    • Pozycja — pole wyboru pozycji do wyświetlenia
    • Typ pozycji księgowania — pole wyboru typu (typów) księgowania, które mają być wyświetlane. Możliwe wartości:
      • (wszystkie)
      • Księgowanie oryginalne
      • Podzielone księgowanie
      • Księgowanie ilości
      • Księgowanie kalkulacyjne
  • Nagłówki listy:
    • Typ pozycji księgowania — informacja o typie księgowania dla danej pozycji. Możliwe wartości:
      • (wszystkie)
      • Księgowanie oryginalne
      • Podzielone księgowanie
      • Księgowanie ilości
      • Księgowanie kalkulacyjne
    • Wewnętrzny numer księgowania — wewnętrznie przypisany, unikalny numer księgowania
    • Rodzaj kosztów — rodzaje kosztów są najważniejszymi informacjami księgowymi w controllingu. Koszty i przychody, ilości, ceny i wskaźniki są reprezentowane przez rodzaje kosztów.
    • Wartość — maksymalna możliwa wartość w controllingu
    • Ilość — maksymalna możliwa wartość w controllingu
    • Data dokumentu — obowiązująca data dokumentu
    • Okres księgowy — okres księgowy, w którym księgowanie jest rejestrowane. Może to być okres zamknięcia.
    • Rodzaj danych — rodzaje danych służą do podziału danych transakcji na dane aktualne i dane planowane. Są one istotną częścią każdego rodzaju danych transakcyjnych. Dane transakcji bez określenia rodzaju danych nie są dozwolone w obszarze Controlling.
    • Standard księgowania — standardy księgowania są wykorzystywane do oceny i wyświetlania księgowości finansowej dla różnych przepisów rachunkowości (np. zgodnie z HGB zasady amortyzacji różnią się od zasad MSR. Prowadzi to do innych wycen w bilansie i rachunku zysków i strat). Ogólnie rzecz biorąc, dostępne są następujące standardy księgowania:
      • HGB
      • AMERYKAŃSKIE GAAP
      • MSSF
    • Tekst księgowania — dowolny tekst dla krótkiego wyjaśnienia księgowania
    • Ilość systemowa — aby poprawnie wyświetlić zaksięgowane ilości w pliku bilansu, wszystkie zaksięgowane ilości muszą zostać przekonwertowane na dozwoloną jednostkę ilości, zgodnie z definicją w rodzaju kosztu. W pojedynczym księgowaniu przechowywane są obie ilości. Do określenia wartości salda używana jest ilość systemowa.
Edytor księgowań (edytor pozycji)

W edytorze księgowań, księgowania są tworzone lub edytowane. Oprócz faktycznych informacji o księgowaniu (numer dokumentu, data dokumentu, kwota księgowania itp.), istnieje więcej informacji o księgowaniu. Poszczególne informacje zależą od rodzaju dokumentu.

Pasek menu i ikony edytora postów

Edytor księgowania udostępnia różne akcje za pośrednictwem paska menu. Akcje te są reprezentowane przez ikony, które są aktywowane w zależności od transakcji biznesowej i bieżącej pozycji.

Objaśnienia poszczególnych ikon:

Ikona Objaśnienie
Utwórz nową pozycję
Duplikat
Wstaw/Usuń znacznika usuwania
Weryfikuj przy zatwierdzaniu
Weryfikuj
Zastosuj (Enter)
Wymiary domyślne
Rozpocznij numer dokumentu
Zakładka Ogólne

Ta zakładka zawiera główne parametry kontekstowe księgowania. Podczas wprowadzania, dane są sprawdzane pod kątem poprawności i zgodności z istniejącymi danymi, a także połączeń logicznych. (Więcej informacji w sekcji Kontrole i obliczenia).

Szczegółowy opis pól:

  • Rodzaj danych — rodzaj danych służą do podziału danych transakcji na dane aktualne i dane planowane. Są one istotną częścią każdego rodzaju danych transakcyjnych. Dane transakcji bez określenia rodzaju danych nie są dozwolone w obszarze Controlling.
  • Standard księgowania — standardy księgowania są wykorzystywane do oceny i wyświetlania księgowości finansowej dla różnych przepisów rachunkowości (np. zgodnie z HGB zasady amortyzacji różnią się od zasad MSR. Prowadzi to do innych wycen w bilansie i rachunku zysków i strat). Ogólnie rzecz biorąc, dostępne są następujące standardy księgowania:
    • HGB
    • AMERYKAŃSKIE GAAP
    • MSSF
  • Numer dokumentu — numer dokumentu identyfikuje powiązany proces księgowy. W controllingu nie musi on być unikalny.
  • Waluta — wpis waluty, jeśli wartość ta jest kwotą lub ceną
  • Rodzaj kosztów — rodzaje kosztów są najważniejszymi informacjami księgowymi w controllingu. Koszty i przychody, ilości, ceny i wskaźniki są reprezentowane przez rodzaje kosztów. Możliwe wartości:
    • Bez klasy kosztów
    • Zmienne koszty ogólne
    • Stałe koszty ogólne
    • Zmienne koszty bezpośrednie
    • Stałe koszty bezpośrednie
  • Data dokumentu — obowiązująca data dokumentu
  • Wartość — maksymalna możliwa wartość w controllingu
  • Wn/Ma — identyfikator Wn/Ma
  • Waluta — waluty jako jednostki monetarne są absolutnie niezbędnymi danymi podstawowymi. Są one używane do zilustrowania przepływu środków pieniężnych. W aplikacji Waluty zdefiniowane są wszystkie waluty, które mogą być używane w Comarch Financials Enterprise.
  • Data sprzedaży — data przeprowadzenia sprzedaży
  • Ilość — maksymalna możliwa ilość w controllingu. Jednostka związana ze specyfikacją ilościową.
  • Tekst księgowania — dowolny tekst dla krótkiego wyjaśnienia księgowania
  • Typ ceny — kwotę księgowania można określić na podstawie ilości i typu ceny
  • Informacje o kursie walutowym — jeśli kwota księgowania musi zostać przeliczona na walutę wiodącą, wówczas stosowany jest ten przelicznik kursu wymiany. Można go wprowadzić ręcznie. Gdy informacje o kursie wymiany są wypełnione, kurs wymiany można określić na tej podstawie. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy nie określono kursu wymiany, tj. wartości 0,00 lub 1,00, lub gdy kurs jest określony w typie dokumentu Przelicz.
  • Data waluty — data, w której kurs obowiązywał
  • Typ kursu — informacje o kursie. Możliwe wartości:
    • Kurs sprzedaży
    • Kurs zakupu
    • Kurs średni
  • Zastosowanie kursu wymiany — w tym miejscu można określić identyfikator zastosowania kursu wymiany, który został użyty. Do pracy z kursami wymiany walut można używać różnych zastosowań kursu wymiany. Szczegółowe objaśnienia dotyczące zastosowania kursu wymiany można znaleźć w dokumencie Zastosowanie kursu walutowego – waluta równoległa.
  • Kurs — kurs określa współczynnik wymiany z waluty dokumentu na pierwszą walutę. Użytkownik wprowadza tutaj wartość wraz z typ i datą kursu.
  • Rodzaj transakcji — rodzaj transakcji definiuje rodzaj danych transakcji w controllingu. Wpływa on na wyświetlanie i przetwarzanie wartości księgowania.
Zakładka Opcjonalne wymiary 

W tej zakładce wyświetlane są opcjonalne wymiary używane w ramach controllingu dla tego rodzaju dokumentu.

Należy określić co najmniej jeden opcjonalny wymiar. Ponadto, każdy opcjonalny wymiar musi być możliwy do wysłania i ważny dla pochodzenia Ręczne księgowanie Controllingu.

  • Opcjonalny wymiar 01 — znaczenie w programach danych podstawowych: W tym miejscu określa się, czy typ wymiaru (liczba od 1 do 20) jest inicjowany za pomocą wprowadzonego tutaj opcjonalnego wymiaru.Znaczenie w funkcjach wyszukiwania: Jeśli analizowane mają być tylko dane o określonym wymiarze, użytkownik wprowadza ten wymiar tutaj (dotyczy to wymiarów od 1 do 20). Brak wskazania oznacza, że ocena jest niezależna od odpowiedniego wymiaru.

    Znaczenie w danych transakcji: Księgowanie z tym opcjonalnym wymiarem.

  • Opcjonalny wymiar 02 — znaczenie w programach danych podstawowych: W tym miejscu określa się, czy typ wymiaru (liczba od 1 do 20) jest inicjowany za pomocą wprowadzonego tutaj opcjonalnego wymiaru.Znaczenie w funkcjach wyszukiwania: Jeśli analizowane mają być tylko dane o określonym wymiarze, użytkownik wprowadza ten wymiar tutaj (dotyczy to wymiarów od 1 do 20). Brak wskazania oznacza, że ocena jest niezależna od odpowiedniego wymiaru.

    Znaczenie w danych transakcji: Księgowanie z tym opcjonalnym wymiarem.

  • Inne opcjonalne wymiary do 20 — tutaj wyświetlane są inne wymiary, które zostały nazwane i użyte, jeśli ma to zastosowanie

Akcje związane z aplikacją

W aplikacji Księgowanie controlling dostępne są następujące działania oparte na aplikacji:

Akcja [Księgowanie wszystkich dokumentów]

Po uruchomieniu tej akcji, wszystkie wpisy są przetwarzane dla właściwości:

  1. Typ nagłówka — Zainicjowane
  2. Użytkownik jest identyczny z bieżącym użytkownikiem
  3. Pochodzenie 1 to Ręczne księgowania Controllingu
  4. Dokument nie jest nieprawidłowy.

Dla wszystkich tych rekordów generowane są wpisy w bazie danych. Data dla wszystkich wpisów jest ustawiona na bieżący czas, typ nagłówka jest ustawiony na Podlega księgowaniu i tym samym identyfikowany jako księgowanie w tle.

Proces księgowania składa się z następujących kroków.

  • Użytkownik wybiera akcję [Księguj …]/[Księgowanie …]
  • Wszystkie księgowania są wczytywane i całkowicie sprawdzane
  • Nagłówek dokumentu jest aktualizowany i otrzymuje status Podlega księgowaniu, jeśli księgowanie jest prawidłowe
  • Dokument jest usuwany z wpisu
  • Księgowanie odbywa się jako księgowanie w tle. Wyszukiwane są dokumenty do zaksięgowania ze statusem Nie zaksięgowano
  • Status zostanie ustawiony na W trakcie księgowania i księgowanie zostanie wykonane.
  • Nieprzetworzone księgowania są identyfikowane jako Z błędem i przetwarzanie zostaje zatrzymane. Wszystkie dokumenty, które zostały już zaksięgowane, są przywracane do pierwotnego stanu.
  • Poprawne księgowania otrzymują status Zaksięgowano
  • Pliki księgowania i salda są zasilane do momentu, aż zabraknie dostępnych wierszy księgowania
Akcja [Księguj dokument]

Księgowany jest pojedynczy dokument. Zasadniczo obowiązują te same warunki, które określono powyżej w sekcji Akcja [Księgowanie wszystkich dokumentów].

   Ikona statusu dla zaksięgowanego dokumentu. Następnie sugerowane jest utworzenie nowego rekordu księgowania.

Akcja [Odrocz księgowanie dokumentu]

Dokument jest zapisywany z bieżącymi wpisami. Kontrole nie są przeprowadzane, ponieważ księgowanie nie powinno mieć miejsca. Odroczone księgowanie może zostać ponownie aktywowane i przetworzone przez innego użytkownika tylko w przypadku odpowiednich uprawnień.

Ikona statusu Cofnięty dokument księgowy

Akcja [Storno dokumentu]

Ta akcja jest możliwa w przypadku księgowań typu Zaksięgowano, które nie zostały anulowane. Generowane jest księgowanie przeciwstawne z wartościami ujemnymi. Za pomocą tej akcji można zmienić okres księgowy i tekst księgowania. Księgowanie przeciwstawne otrzymuje identyfikator Dokument storno, pierwotne księgowanie otrzymuje status Anulowane (nie jest on wyświetlany) i wypełniany jest dokument referencyjny.

Akcja [Generowanie pozycji księgowania]

Zakładki pozycji Ogólne i Opcjonalne wymiary otwierają się do wprowadzania pozycji księgowania, a tym samym do generowania księgowań w bazie danych controllingu.

Wszystkie istniejące, automatycznie wygenerowane księgowania są usuwane i tworzone ponownie dla każdego istniejącego oryginalnego księgowania zgodnie z aktualnymi danymi.

Akcja [Edytuj księgowanie okresowe]

Aktywne lub zakończone księgowanie okresowe można edytować od nowa. Można dokonywać zmian w dozwolonym zakresie i/lub dodawać nowe pozycje lub przeprowadzać kontrole.

Ikona statusu Zainicjowane księgowanie okresowe 

Akcja [Aktywuj księgowanie okresowe]

Status edycji zostaje zmieniony, a księgowanie okresowe wpis staje się ponownie aktywne. Można je ponownie edytować, ustawić jako zakończone lub anulować.

  Ikona statusu Aktywne księgowania okresowe

Akcja [Zakończ okres księgowy]

Księgowanie okresowe zostało zakończone i nie jest już dostępne do księgowania. W razie potrzeby należy go ponownie edytować lub aktywować.

 Ikona statusu dla Wykonane księgowanie okresowe

Akcja [Wywołaj księgowanie okresowe]

Księgowanie okresowe jest wykonywane, zapisywane, a użytkownik otrzymuje informacje o liczbie przetworzonych dokumentów.

Akcja [Aktywuj/Dezaktywuj weryfikację alokacji]

W controllingu dystrybucja rabatów gotówkowych lub wyksięgowań może być dokonywana na dodatkowe opcjonalne wymiary (np. klient, artykuł lub zleceniodawca). Za pomocą tej akcji można aktywować lub dezaktywować wcześniej wybrany dokument controllingu w celu sprawdzenia dodatkowej alokacji.

Dokument można jednak aktywować tylko wtedy, gdy spełnione są określone wymagania, np. dokument musi zostać wygenerowany z księgowości finansowej, parametr Dodatkowe rozdzielanie wg oryginalnych dokumentów musi być aktywowany w dostosowywaniu w funkcji Controlling.

Serwer księgowania przypisany do subsystemu Dodatkowe rozdzielanie środków sprawdza w regularnych odstępach czasu, czy w obszarze Controlling istnieją dokumenty aktywowane w celu sprawdzenia dodatkowego rozdzielania środków.

Szczegółowe informacje i wymagania dotyczące rozdziału środków na dodatkowe opcjonalne wymiary w controllingu można znaleźć w dokumencie Dodatkowe rozdzielanie środków.

Kontrole i obliczenia

Wpisy procesu

W przypadku każdego księgowania wprowadzonego ręcznie przeprowadzane są liczne kontrole: czy dane są wiarygodne, logicznie konsekwentne i poprawnie wprowadzone pod względem merytorycznym zgodnie z podstawowymi definicjami. W związku z tym prawie niemożliwe jest utworzenie nieprawidłowych księgowań w oknie dialogowym księgowania. Ponadto, wartości sumaryczne są aktualizowane podczas procesu księgowania. Można wyświetlić oryginalne lub wygenerowane wpisy lub oba.

Logicznie rzecz biorąc, tylko oryginalne wpisy (= oryginalne księgowania) mogą zostać wybrane do aktualizacji, odroczenia lub usunięcia. Jeśli oryginalny wpis zostanie zmieniony, wszystkie istniejące wygenerowane wpisy zostaną usunięte i wygenerowane od nowa.

Dzielenie wpisów

Sprawdzane jest, czy wpis musi być podzielony na część stałą i zmienną. Jeśli controlling nie korzysta z klas kosztów, to podział nie jest możliwy. Ponadto, tylko kwoty mogą być podzielone. W przypadku ilości, wskaźników i cen krok ten jest pomijany. Nawet jeśli wprowadzona klasa kosztów nie jest Bez klasy kosztów, podział również nie jest możliwy.
W pierwszym kroku rozróżniane są udziały stałe i zmienne.

  • Jeśli co najmniej jeden opcjonalny wymiar jest zdefiniowany jako koszty bezpośrednie, a stałe koszty bezpośrednie są wyłączone, wówczas stosuje się 100% zmiennych kosztów bezpośrednich.
  • Jeśli wszystkie opcjonalne wymiary są zdefiniowane jako koszty ogólny, stosowane są w 100% zmienne koszty ogólne.
  • Używana jest wartość Typ procentowy bieżącego rodzaj kosztu i opcjonalny wymiar zdefiniowany jako Centrum kosztów (jeśli to możliwe).
    • Jeśli oba pola Typ procentowy zawierają wartość Bez podziału, wyświetlany jest komunikat o błędzie: Dzielenie nie jest możliwe.
    • Jeśli tylko jeden Typ procentowy zawiera wartość Stała lub Zmienna, odpowiednie pole Procent jest zaznaczone. Wartość musi mieścić się w zakresie od 0 do 100%.
    • Jeśli oba pola Typ procentowy zawierają wartość Stały lub Zmienny, brana jest pod uwagę dodatkowa parametryzacja, która określa priorytet między rodzajem kosztu a centrum kosztów. Używana jest odpowiednia wartość pola Procent. Wartość może wynosić od 0 do 100%.
  • Jeśli co najmniej jeden zaksięgowany opcjonalny wymiar jest zdefiniowany jako koszty bezpośrednie, stosowany jest podział na zmienne i stałe koszty bezpośrednie. W przeciwnym razie stosowany jest podział na zmienne i stałe koszty ogólne.
Kontrole księgowań ilościowych

Dla każdego rodzaju kosztów sprawdzane jest, czy konieczne jest wprowadzenie ilości. Dla każdej aktywnej definicji, data dokumentu musi być zawarta w ważnym przedziale w każdym przypadku.

Docelowy rodzaj kosztów musi być rodzajem kosztów typu Ilość, który można również zmienić na docelowy typ ilości. Rodzaj danych dla księgowań ilościowych musi być zdefiniowany z tym samym rodzajem danych co oryginalny (np. Dane aktualne lub Dane planowane).

Jeśli dla jednego rodzaju kosztów zdefiniowano wiele księgowań ilościowych, ostatecznie generowane jest tylko jedno księgowanie ilościowe.

Kontrole księgowań kalkulacyjnych

Dla każdego rodzaju kosztów, którego to dotyczy, sprawdzane jest, czy konieczny jest wpis kalkulacyjny. Dla każdej aktywnej definicji, data dokumentu musi być zawarta w ważnym przedziale w każdym przypadku. W przypadku księgowań kalkulacyjnych, wartość procentowa nie może być równa zero.

Docelowy rodzaj kosztów musi być typem kalkulacyjnym i możliwym do zaksięgowania. Musi być również dozwolony jako Ręczne księgowanie Controllingu.

Jeśli docelowym rodzajem kosztów jest ilość, sprawdzane jest również, czy wprowadzona jednostka może zostać przekonwertowana na docelowy rodzaj kosztów. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy pierwotny wpis reprezentuje Ilość.

Generowanie księgowań w bazie danych controllingu

Jeśli podczas tych kontroli nie wystąpią żadne błędy, wszystkie odpowiednie księgowania w bazie danych są generowane jako część pojedynczej transakcji. Oznacza to, że z księgowania podstawowego można wygenerować wiele wpisów w celu podziału na części stałe i zmienne, księgowania ilościowe i księgowania obliczeniowe.

Przetwarzanie księgowań przeciwstawnych

W przeciwieństwie do pojedynczych księgowań, rodzaje dokumentów typu Księgowanie przeciwstawne zawsze otrzymują dwa powiązane księgowania.

Pierwszy wpis jest obsługiwany podobnie do wpisu podstawowego. Po zapisaniu konieczne jest dokonanie drugiego wpisu w celu zakończenia procesu. W tym księgowaniu przeciwstawnym można zmienić tylko następujące pola: Rodzaj kosztów, Opcjonalne wymiary, Data sprzedaży, Okres księgowy.

Wszelkie informacje są wstępnie wypełniane wartościami pierwszego księgowania i nie można ich zmienić: np. rodzaj danych, standard księgowania, numer dokumentu, waluta, data dokumentu. Te wstępne wypełnienia i opcje zmiany zależą również od typów transakcji Wartość, Ilość, Wskaźniki i Cena.

Tekst księgowania jest również wstępnie wypełniony wartością pierwszego księgowania, ale można go zmienić.

Księgowania przeciwstawne są zapisywane z wewnętrznym numerem księgowania 20. Nie można ich usunąć osobno; zamiast tego należy usunąć cały dokument. Jeśli zostanie wprowadzona zmiana, należy ją również zastosować do drugiego dokumentu.

Przetwarzanie podzielonych księgowań

W przeciwieństwie do pojedynczych księgowań, rodzaje transakcji typu Podzielone księgowanie zawsze otrzymują dwa lub więcej powiązanych księgowań.

Pierwsze księgowanie jest obsługiwane podobnie do księgowania podstawowego. Po zapisaniu, inne księgowania (co najmniej jedno) są niezbędne do zakończenia procesu. Suma wartości (lub ilości) musi wynosić zero, zanim będzie można utworzyć nowe podzielone księgowanie.

W podzielonym księgowaniu można zmienić tylko następujące pola: Rodzaj kosztów, Opcjonalny wymiar, Data sprzedaży, Okres księgowy, Wartość i Ilość systemowa. Wszelkie informacje są wstępnie wypełniane wartościami pierwszego księgowania i nie można ich zmienić: np. rodzaj danych, standard księgowania, numer dokumentu, waluta, data dokumentu.

Tekst księgowania jest również wstępnie wypełniony wartością pierwszego księgowania, ale można go zmienić. Te wstępne wypełnienia i opcje zmiany zależą również od rodzajów transakcji Wartość, Ilość, Wskaźniki i Kursy wymiany.

Po zmianie pierwszego księgowania należy zmienić również wszystkie księgowania podzielone. Po zakończeniu procesu aktualizacji wyświetlane jest, czy suma wartości (lub ilości systemowych) wynosi zero.

Zatwierdzanie i przetwarzanie podzielonych księgowań jest takie samo jak w przypadku zwykłego księgowania. Są one zapisywane z wewnętrznymi numerami księgowania od 20, 30 do N. Części podzielonych księgowań mogą być usuwane oddzielnie.

Konfiguracja

Dla aplikacji Księgowanie controlling następujące ustawienia funkcji Controlling, zakładka Uprawnienia, sekcja Ogólne w aplikacji Konfiguracja są istotne dla aplikacji Księgowania controlling.

  • Kolejność podziału kosztów — ta specyfikacja określa kolejność priorytetów procentowego podziału kosztów na części stałe i zmienne. Jeśli księgowanie nie obejmuje centrum kosztów, używany jest tylko procent rodzaju kosztów. Dostępne są następujące ustawienia:
    • Centrum kosztów | Rodzaj kosztów
    • Rodzaj kosztów | Centrum kosztów
  • Generowanie zadań z błędnych księgowań (pole wyboru) — podczas aktywacji, dla użytkownika generowane są zadania błędnych księgowań
  • Generowanie zadań z odroczonych księgowań (pole wyboru) — podczas aktywacji, dla użytkownika generowane są zadania odroczonych księgowań

Podzakładka Ogólne:

  • Sekwencja numerów wprowadzenia księgowania — identyfikator schematu numeracji do utworzenia księgowania
  • Sekwencja numerów księgowania — identyfikator schematu numeracji dla księgowania
  • Sekwencja num. wprowadzonego dok. księgowania — identyfikator schematu numeracji dla wprowadzonego dokumentu księgowania
Wskazówka
Za pomocą definiowalnych rodzajów transakcji w ramach controllingu możliwe są indywidualne ustawienia tworzenia księgowań. W ten sposób można zasugerować tylko te pola, które są wymagane dla dokumentów.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa Nagłówek wprowadzenia — com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader— wykorzystywana jest przez aplikację Księgowanie controlling między innymi w celu:

  • Przyporządkowywania uprawnień
  • Definiowania działań
  • Importu i eksportu danych

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Aplikacja Księgowanie controlling nie ma żadnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacyjne

Przyporządkowanie organizacyjne nie jest możliwe w przypadku aplikacji Księgowanie controlling.

Funkcje specjalne

Aplikacja Księgowanie controlling nie posiada żadnych specjalnych funkcji.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Księgowanie controlling nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opnie