Jeśli płatności lub rozliczenia rozrachunków są przenoszone z księgowości finansowej do controllingu, wówczas kwoty rabatów gotówkowych zaksięgowane wraz z nimi oraz automatyczne księgowania rozrachunków mogą być podzielone na dodatkowe opcjonalne wymiary (np. klient, artykuł, zleceniodawca).
Kwoty rabatu gotówkowego i odpisy rozrachunków są dzielone na podstawie przychodów z faktury sprzedaży lub kosztów odtworzenia faktur zakupu przekazanych do controllingu i zaksięgowanych w wymiarach przypisanych do pozycji faktury.
Rozdzielenie środków do dodatkowych opcjonalnych wymiarów ma miejsce tylko wtedy, gdy faktury sprzedaży lub zakupu przekazane do controllingu zostały zaakceptowane i zaksięgowane bez błędów. W przeciwnym razie oddzielny serwer księgowania ponownie sprawdzi w późniejszym czasie, czy rozdzielenie środków jest możliwe.
Niniejszy dokument zawiera informacje na temat podziału potrąceń na dodatkowe, opcjonalne wymiary w controllingu. Użytkownik może sprawdzić, w których aplikacjach należy dokonać ustawień i jakie akcje są dostępne. Zostanie on również poinformowany o wymaganiach.
Aplikacje
W tym rozdziale wymieniono aplikacje, w których można definiować lub uzupełniać ustawienia i dane podstawowe oraz wykonywać działania związane z dodatkowym rozdzieleniem środków.
Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja parametr Dodatkowe rozdzielanie wg oryginalnych dokumentów jest dostępny z funkcją Kontroling. Za pomocą tego parametru można aktywować dodatkowy podział wstecznych wartości księgowych zgodnie z oryginalnymi dokumentami w sprzedaży i zakupach. Ta specyfikacja dotyczy obsługiwanych wstecznych typów księgowania Skonto i Wyksięgowanie.
Księgowanie controlling
Na zakładce Informacje o dokumencie w oknie dialogowym księgowania pole Kontrola rozdzielania pokazuje, czy aktualnie wyświetlany dokument został aktywowany do sprawdzenia pod kątem dodatkowego rozdziału.
Użytkownik może użyć akcji związanej z aplikacją Aktywuj/dezaktywuj kontrolę rozdzielania, aby dezaktywować dokument oznaczony jako aktywowany. Dokument ten nie będzie już uwzględniany w kontrolach rozdzielania.
Użytkownik może również użyć tej akcji, aby aktywować dokument, który został dezaktywowany do sprawdzenia. Aktywacja jest jednak możliwa tylko wtedy, gdy dokument został wygenerowany z księgowości finansowej i spełnione są następujące wymagania:
- Parametr Dodatkowe rozdzielanie wg oryginalnych dokumentów musi być aktywowany w aplikacji Konfiguracja w funkcji Kontroling
- Co najmniej jedna pozycja w dokumencie księgowości finansowej zawiera fakturę sprzedaży (sprzedaż) lub fakturę zakupu (zakup)
- Dokument księgowości finansowej jest płatnością lub rozliczeniem rozrachunku
- W dokumencie księgowości finansowej istnieje co najmniej jedno automatyczne księgowanie typu Skonto lub Normalne potrącenie lub jest to wyksięgowanie
- Dokument controllingu nie jest dokumentem anulującym
- Dokument controllingu musi zostać zaksięgowany
Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling
W aplikacji Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling można wybrać delegacje do wyświetlenia za pomocą pola Kontrola rozdzielania. Pole to jest również dostępne w zestawie kolumn do przygotowywania widoków.
Za pomocą akcji związanej z aplikacją Aktywuj/dezaktywuj kontrolę rozdzielania można aktywować lub dezaktywować księgowanie dla kontroli dodatkowego rozdzielenia środków. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji Księgowanie controlling.
Serwer księgowania
Oddzielny serwer księgowania sprawdza w regularnych odstępach czasu, czy w controllingu znajdują się dokumenty, które są aktywowane w celu sprawdzenia dodatkowych rozdzieleń. Ten serwer księgowania musi zostać skonfigurowany w aplikacji Serwer księgowania, przypisany do subsystemu Dodatkowe rozliczanie środków i aktywowany.
Rodzaje potrąceń
W aplikacji Rodzaje potrąceń pola Rodzaj kosztów dla dodatkowego rozdzielenia środków i Klasa kosztów są dostępne w zakładce Przypisz konto. W tym miejscu przypisuje się rodzaj potrącenia do rodzaju kosztu lub klasy kosztów, które mają być wykorzystane do dodatkowego podziału w controllingu.
Przyporządkowanie rodzajów dokumentów księgowych
Rodzaj dokumentu, który ma zostać użyty do księgowania rozdzielenia środków, jest określany na podstawie przypisania rodzaju dokumentu księgowego utworzonego w aplikacji o tej samej nazwie.
Proces Dodatkowe rozliczanie środków
Po utworzeniu nowego księgowania w obszarze Controlling jest ono początkowo dezaktywowane dla kontroli dodatkowego rozliczania środków. Jeśli księgowanie zostało wygenerowane w księgowości finansowej, wówczas jest ono automatycznie aktywowane dla kontroli, jeśli spełnione są również warunki aktywacji opisane w sekcji Księgowanie controlling.
Dokumenty, które nie zostały aktywowane do kontroli, nie są tutaj dalej brane pod uwagę. W przypadku wszystkich innych dokumentów, serwer księgowania sprawdza, czy wymagane jest dodatkowe rozdzielenie środków. Odbywa się to zgodnie z następującymi kryteriami:
- Oryginalny dokument przypisanego dokumentu księgowości finansowej jest fakturą sprzedaży (sprzedaż) lub fakturą zakupu (zakup)
- Rodzaj transakcji przypisany w dokumencie księgowości finansowej ma typ Płatność lub Rozliczenie rozrachunku
- W przypisanym dokumencie księgowości finansowej istnieje co najmniej jedno automatyczne księgowanie typu Skonto lub Normalne potrącenie lub jest to wyksięgowanie
- Typ dodatkowego rozdzielenia środków jest przypisywany za pomocą rodzaju potrącenia do co najmniej jednej pozycji w dokumencie księgowości finansowej
Jeśli jedno z tych kryteriów nie zostało spełnione, wówczas dodatkowe rozdzielenie środków w controllingu nie jest konieczne. Księgowanie zostanie dezaktywowane do dalszych kontroli.
Wymagane rodzaje kosztów dla księgowań rozdzielenia środków są określane na podstawie rodzajów potrąceń. W tym celu rodzaj potrącenia, kod podatkowy i data usługi są odczytywane z odpowiedniej pozycji księgowania w księgowości finansowej, a odpowiednie przyporządkowanie konta jest określane na podstawie rodzaju potrącenia. Na podstawie tego przyporządkowania konta, rodzaj kosztu wprowadzony do rozdzielenia środków jest następnie zapisywany w księgowaniu rozdzielenia środków.
W ten sposób, nawet jeśli dodatkowe rozdzielenie środków jest aktywowane w aplikacji Konfiguracja, wówczas można zdefiniować do poziomu rodzaju potrącenia i kodu podatkowego, czy dodatkowe rozdzielenie środków ma miejsce.
Odpowiednie oryginalne dokumenty (faktura sprzedaży lub zakupu) są określane i sprawdzane pod kątem tego, czy zostały już przekazane do controllingu. Księgowania przychodów przeniesione do controlling są podstawą do dodatkowego podziału skonta lub wyksięgowań. Opcjonalne wymiary do zaksięgowania są określane na podstawie przeniesionych księgowań przychodów.
Jeśli księgowania przychodów nie zostały jeszcze przesłane do controlling, wówczas przetwarzanie dokumentu controllingu zostaje zakończone. Ze względu na to, że controlling jest nadal aktywowany w celu sprawdzenia dodatkowego rozdzielenia środków, jest on później ponownie sprawdzany przez serwer księgowania. Odpowiednie oryginalne dokumenty (faktura sprzedaży lub faktura zakupu) są określane i kontrolowane w celu sprawdzenia, czy zostały już przeniesione do controlling. Księgowania przychodów przekazane do controllingu są podstawą do dodatkowego rozdzielenia środków skonta lub wyksięgowań. Opcjonalne wymiary do zaksięgowania są określane na podstawie przeniesionych księgowań przychodów.
Dla każdego księgowania controllingu tworzone i regularnie wysyłane jest polecenie dystrybucji z kilkoma pozycjami. Wyzwalające polecenie księgowania z pochodzeniem Dodatkowe rozdzielenie środków jest zapisywane jako pochodzenie w poleceniu księgowania.
Aby zaksięgować księgowania rozdzielenia środków, są one przesyłane do serwera księgowań controllingu, który jednocześnie aktualizuje salda. Księgowanie controllingu i jego księgowania rozdzielenia środków są w stałym związku i można je określić w oknie dialogowym księgowania za pomocą łańcucha dokumentów powiązanych.
Ze względu na to, że dodatkowe księgowania rozdzielenie środków w controllingu są zwykłymi księgowaniami, można je np. stornować. Możliwe jest również podzielenie tych księgowań na stałe i zmienne oraz, w razie potrzeby, utworzenie księgowań kalkulacyjnych.
Jeśli dokument controllingu został przetworzony bez błędów, wówczas jest on dezaktywowany do dalszych dystrybucji.
