Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów

Przegląd tematu

Kategorie przechowywania służą do definiowania zasad przechowywania danych. Kategorie przechowywania są przypisywane do danych, które mają być przechowywane, tj. określonych typów dokumentów, takich jak faktury wychodzące. Niniejsza dokumentacja opisuje aplikację Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów.

Instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji, np. jak przypisać kategorie przechowywania do typu dokumentu, można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów.

Opis aplikacji

Za pomocą aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów można przypisać kategorię przechowywania do wybranych typów dokumentów. Określa to, które dokumenty i jak długo powinny być przechowywane. Zarówno podczas usuwania, jak i reorganizacji dokumentów, przypisane kategorie przechowywania są oceniane zgodnie z innymi ustawieniami przypisania.

Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

W razie potrzeby można wprowadzić kryteria wyszukiwania w obszarze nagłówka, a następnie użyć akcji [Aktualizuj], aby system wyszukał odpowiednie przypisania kategorii przechowywania i wyświetlił je w obszarze roboczym.

Szczegółowy opis pól:

Typ dokumentu — należy wybrać jeden lub więcej typów dokumentów jako cechy wyszukiwania, których przypisania do kategorii przechowywania mają być wyświetlone lub edytowane w tabeli w obszarze roboczym.

Kategoria przechowywania — należy wprowadzić identyfikator jako cechę wyszukiwania dla jednej lub więcej kategorii przechowywania, których przypisania do kategorii dokumentów mają być wyświetlone lub edytowane w tabeli w obszarze roboczym.

Dokument historyczny — określenie czy w tabeli w obszarze roboczym będą wyświetlane przypisania kategorii przechowywania dla nowych lub historycznych dokumentów.

Obszar roboczy

W obszarze roboczym aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów można wprowadzać nowe lub edytować istniejące przypisania kategorii przechowywania do typów dokumentów. Obszar roboczy aplikacji składa się z tabeli. Dla każdego przypisania w tabeli wyświetlany jest wiersz z odpowiednimi danymi pod następującymi nagłówkami kolumn:

Typ dokumentu — w tej kolumnie należy wybrać typ dokumentu, do którego ma zostać przypisana kategoria przechowywania. Po zapisaniu ustawień nie można już zmienić typu dokumentu.

Kategoria przechowywania — należy wybrać kategorię przechowywania, która ma zostać przypisana do typu dokumentu i, w razie potrzeby, do powiązanego typu dokumentu. Po pierwszym zapisaniu nie można już zmienić tego przypisania.

Należy pamiętać, że kategorię przechowywania można przypisać tylko raz do danego typu dokumentu. Jeśli na przykład dla różnych typów dokumentów danego typu ma być stosowana inna data obliczania terminu, ale obowiązują te same zasady przechowywania, należy wprowadzić oddzielne kategorie przechowywania z identycznymi zasadami przechowywania i przypisać je do różnych typów dokumentów.

Rodzaj dokumentu — w razie potrzeby można ograniczyć przypisanie do jednego lub kilku typów dokumentów. W tym celu dostępne jest okno dialogowe Przyporządkowanie rodzaju dokumentu, które można otworzyć, klikając w tę komórkę tabeli.

W przypadku określenia kilku typów dokumentów, ich liczba jest wyświetlana w nawiasach kwadratowych na początku komórki, a następnie wypisane są identyfikatory przypisanych typów dokumentów. W takim przypadku nazwy i łącza do typów kuponów są dostępne tylko w oknie dialogowym.

Właściwa organizacja — w tej kolumnie określa się organizacje, dla których przypisanie ma zostać uwzględnione. Dla każdego typu dokumentu dostępne są różne organizacje, a w razie potrzeby można wybrać kilka organizacji.

Właściwa data ważności — dla każdego typu dokumentu dostępne są różne daty. Jedną z tych dat musi być data, która ma zostać wykorzystana do ustalenia, czy mieści się w okresie ważności reguły przechowywania przypisanej kategorii przechowywania.

Na przykład dla typu dokumentu Zlecenie dystrybucji można zdefiniować datę wprowadzenia jako datę, zgodnie z którą w przypisanej kategorii przechowywania określa się, czy reguła przechowywania ma być brana pod uwagę dla zlecenia dystrybucji zgodnie z datami od do w nim zawartymi.

Do wyboru mogą być następujące pozycje:

• Data utworzenia
• Data rejestracji
• Data modyfikacji

Należy zauważyć, że te trzy punkty w czasie są dostosowane do daty odpowiedniej organizacji. Daty, które są już znormalizowane dla strefy czasowej, są przenoszone do strefy czasowej odpowiedniej organizacji (jeśli jest inna). Jeśli rekord danych nie został zmieniony, Data modyfikacji jest Datą utworzenia.

Właściwa data kalkulacji terminów — dla każdego typu dokumentu musi być określona data, która zostanie wykorzystana do obliczenia okresu przechowywania.

Na przykład dla typu dokumentu Faktura wychodząca można zdefiniować datę dokumentu jako datę, według której ma być obliczany okres przechowywania.

W razie potrzeby można określić kilka dat obliczania okresu przechowywania. Uwzględniany jest najdłuższy okres przechowywania wynikający z obliczeń.

Do wyboru mogą być następujące pozycje:

• Data utworzenia
• Data rejestracji
• Data modyfikacji

Należy zauważyć, że te trzy punkty w czasie są dostosowane do daty odpowiedniej organizacji. Daty, które są już znormalizowane dla strefy czasowej, są przenoszone do strefy czasowej odpowiedniej organizacji (jeśli jest inna). Jeśli rekord danych nie został zmieniony, Data modyfikacji jest Datą utworzenia.

Weryfikacja usuwania — w tej kolumnie można określić, czy przypisana kategoria przechowywania ma być uwzględniana podczas usuwania wybranego typu dokumentu i jaki komunikat ma być używany do informowania użytkownika, że kategoria przechowywania została zaznaczona.

Należy wybrać jedną z następujących pozycji:

• Brak — jeśli wybrana zostanie ta pozycja, kategoria przechowywania przypisana do typu dokumentu i, jeśli jest to wymagane, typ dokumentu nie będą brane pod uwagę podczas usuwania dokumentu.

• Ostrzeżenie — w przypadku wybrania pozycji Ostrzeżenie, kategoria przechowywania przypisana do typu dokumentu i, w razie potrzeby, typ dokumentu są stosowane, gdy dokument jest usuwany lub przypisany jest wskaźnik usuwania. Jeśli okres przechowywania nie został jeszcze osiągnięty, użytkownik jest o tym informowany za pomocą komunikatu ostrzegawczego. Po potwierdzeniu komunikatu ostrzegawczego dokument może zostać usunięty w odniesieniu do okresu przechowywania lub oznaczony wskaźnikiem usuwania.
• Komunikat błędu — w przypadku wybrania pozycji Komunikat błędu, kategoria przechowywania przypisana do typu dokumentu i, w razie potrzeby, typ dokumentu są stosowane, gdy dokument jest usuwany lub gdy wskaźnik usuwania jest ustawiony. Jeśli okres przechowywania nie został jeszcze osiągnięty, użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem o błędzie, a dokument nie będzie mógł zostać usunięty.

Weryfikacja reorganizacji — w tej kolumnie określa się, czy przypisana kategoria przechowywania ma być sprawdzana podczas weryfikacji reorganizacji dla dokumentu wybranego typu dokumentu i który komunikat jest używany do informowania użytkownika o wyniku sprawdzenia. W zależności od wybranego typu komunikatu, dokument może również zostać zreorganizowany, jeśli obliczona data przechowywania nie została jeszcze osiągnięta. Należy pamiętać, że inne kontrole reorganizacji mogą uniemożliwić reorganizację w pewnych okolicznościach.

Należy wybrać jedną z następujących pozycji:

• Brak — w przypadku wybrania pozycji Brak, sprawdzenie reorganizacji dla dokumentu będzie stosować Kategorię przechowywania przypisaną do typu dokumentu
• Ostrzeżenie — w przypadku wybrania pozycji Ostrzeżenie podczas sprawdzania reorganizacji dokumentu stosowana jest kategoria przechowywania przypisana do typu dokumentu oraz, w razie potrzeby, typ dokumentu. Jeśli okres przechowywania nie został jeszcze osiągnięty, użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem ostrzegawczym. Po potwierdzeniu komunikatu ostrzegawczego dokument można zreorganizować pod kątem przechowywania.
• Komunikat błędu — w przypadku wybrania pozycji Komunikat błędu podczas sprawdzania reorganizacji dokumentu zostanie zastosowana kategoria przechowywania przypisana do typu dokumentu oraz, w razie potrzeby, typ dokumentu. Jeśli okres przechowywania nie został jeszcze osiągnięty, użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem o błędzie, a dokument nie będzie mógł zostać zreorganizowany.

Konfiguracja

Aplikacja Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów nie wymaga dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa: com.cisag.app.compliance.obj.OrderTypeRetentionCategoryAssignment — wykorzystywana jest przez aplikację Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Definiowania działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych Główne dane dotyczące zgodności — com.cisag.app.compliance.MasterData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacji

Dla aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów nie są wymagane przyporządkowania organizacji.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów nie jest udostępniana partnerom biznesowym