Przegląd tematów
Niniejsza dokumentacja opisuje procedury korzystania z aplikacji Oferty zakupu. Procedury zawierają kroki instruktażowe, takie jak wprowadzanie i przetwarzanie oferty zakupu. Zawierają również informacje o możliwych warunkach wstępnych i skutkach.
Opis aplikacji Oferty zakupu można znaleźć w dokumentacji Oferty zakupu.
Czynności związane z przetwarzaniem oferty zakupu opisano w dokumentacji Oferty zakupu: Akcje.
Działania standardowe
Procedury standardowych akcji Nowy, Kopiowanie nagłówka, Aktualizuj, Weryfikuj, Zapisz, Usuń oraz interakcji między tabelą pozycji a edytorem pozycji są opisane w dokumentacji Procedury: Aplikacje dokumentów.
Generuj z zapytania
Jeśli użytkownik posiada zapytanie ofertowe zakupu w ramach którego otrzymał ofertę zakupu i chciałby wprowadzić ją do systemu, możliwe jest zastosowanie akcji Generuj z zapytania. Dzięki niej nie jest konieczne wprowadzanie danych do oferty.
Wymagania wstępne:
- Rodzaj zapytania ofertowego
- Istniejące, zwolnione zapytanie ofertowe
Aby wygenerować ofertę zakupu z zapytania ofertowego należy:
- Otworzyć aplikację Oferty zakupu.
- W systemie wielofirmowym wybrać odpowiednią organizację, dla której ma zostać wygenerowana oferta.
- Wprowadzić identyfikator rodzaju oferty zakupu w polu Numer.
- Wybrać akcję Generuj z zapytania, dostępną na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Nowy]. W wyniku tej akcji zostanie otwarte okno dialogowe.
- W oknie dialogowym należy wprowadzić odbiorcę zapytania oraz rodzaj i numer zapytania ofertowego, na podstawie którego ma zostać wygenerowana oferta zakupu. Należy wprowadzić okres obowiązywania oferty, która ma zostać wygenerowana. Jeśli nie wszystkie pozycje zapytania mają zostać zaakceptowane lub mają zostać zmienione, należy aktywować funkcję Przejmij pozycje za pomocą edytora.
- Wybrać przycisk [OK]. W wyniku tego działania system wygeneruje nową ofertę zakupu w oparciu o identyfikator zapytania, wprowadzony dla odbiorcy zapytania. Odbiorca zapytania jest dostawcą oferty. Wiele danych z zapytania i wymagane pozycje są przenoszone do oferty. Brakujące dane są pobierane z rodzaju oferty zakupu, dostawcy lub danych podstawowych pozycji. Organizacja wybrana na pasku tytułu jest przyjmowana jako organizacja zaopatrzenia. Jeśli nie aktywowano funkcji Przejmij pozycje za pomocą edytora i nie wystąpiły jakiekolwiek błędy, oferta zakupu zostanie zapisana automatycznie.
- W razie potrzeby zmienić i dodać wartości domyślne.
- W razie potrzeby zmienić lub dodać pozycje oferty w edytorze pozycji.
- Wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania zostaną utworzone relacje łańcucha dokumentów między zapytaniem ofertowym a ofertą zakupu. Status oferty przeniesionych pozycji zapytania i nagłówek zapytania zostaną aktualizowane, a dokument zostanie zapisany.
Okno dialogowe Utwórz ofertę z zapytania
Przed wykonaniem akcji otwierane jest okno dialogowe, w którym można, na przykład, określić okres obowiązywania generowanej oferty.
Okno składa się z następujących elementów:
- Odbiorca zapytania – w tym polu należy wprowadzić odbiorcę zapytania, dla którego ma zostać wygenerowana oferta zamówienia. Odbiorca zapytania staje się dostawcą oferty.
- Zapytanie – należy wprowadzić zapytanie ofertowe, na podstawie którego ma zostać wygenerowana oferta przetargowa. Zapytanie ofertowe jest jednoznacznie identyfikowane przez rodzaj zapytania ofertowego w pierwszym polu wprowadzania oraz przez numer zapytania ofertowego w drugim polu wprowadzania.
- Okres obowiązywania – w tych polach definiowane są okresy ważności oferty. W pierwszym polu należy wprowadzić datę, od której oferta jest ważna. System zaproponuje bieżącą datę. W drugim polu wprowadza się okres zobowiązania, tj. czas, do którego oferta ma być ważna. Specyfikacje te są przenoszone do podstawy oferty, która ma zostać wygenerowana.
- Przejmij pozycję za pomocą edytora (pole wyboru) – jeśli użytkownik aktywuje tę funkcję, każda pozycja dokumentu wstępnego jest przenoszona indywidualnie do edytora pozycji jako nowa pozycja generowanego dokumentu i może być tam edytowana. Jeśli funkcja jest nieaktywna, element jest przenoszony do edytora elementów tylko w przypadku wystąpienia błędu. Jeśli funkcja jest wyłączona, pozycje są automatycznie przenoszone do tabeli pozycji i zapisywane, jeśli nie wystąpi żaden błąd.
Powiązanie oferty z zapytaniem ofertowym
Powiązanie zapytania ofertowego z ofertą zakupu jest konieczne, aby można było porównywać ze sobą poszczególne oferty. Wynika to z faktu, że podczas porównywania ofert wyświetlane są tylko te pozycje ofert, które są powiązane z zapytaniem ofertowym za pośrednictwem odniesienia do dokumentu. To odniesienie do dokumentu jest wpisem w ofercie zakupu, który odnosi się do zapytania ofertowego. Odniesienie do dokumentu musi istnieć zarówno na poziomie nagłówka, jak i na poziomie poszczególnych pozycji.
Jeśli utworzono ofertę zakupu za pomocą akcji Generuj z zapytania, system automatycznie łączy każdą indywidualną pozycję oferty z odpowiednią pozycją zapytania.
Wymagania wstępne:
- Oferta zakupu nie zawiera pozycji.
- Zapytanie ofertowe i jego pozycje, do których ma zostać odwołana oferta, mają status Zwolnione.
Aby powiązać ofertę zakupu z zapytaniem ofertowym należy:
- Otworzyć aplikację Oferty zakupu.
- Otworzyć ofertę zakupu, która ma zostać powiązana z zapytaniem ofertowym,
- Wprowadzić rodzaj i numer zapytania ofertowego w zakładce Organizacja zakupu, w polu Zapytanie.
- Wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania pomiędzy ofertą a zapytaniem ofertowym zostanie utworzone odniesienie, a dokument zostaje zapisany.
- Wprowadzić poszczególne pozycje oferty z odniesieniem dokumentu do pozycji zapytania ofertowego, wpisując numer pozycji zapytania w polu Artykuł zapytania.
- Wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi. Utworzone zostanie odniesienie pomiędzy pozycją oferty a pozycją zapytania, a dokument zostanie zapisany.
Przenoszenie dat
Opis akcji umożliwiających przeniesienie daty dostawy i daty zapytania można znaleźć w dokumentacji Akcje: Przenieś daty ponownego wysłania, wysyłki, dostawy i zapytania.
Zmień dane partnera dostawy
Akcji Zmień dane partnera dostawy, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi należy użyć, aby zmienić dane partnera dostawy (nazwę, adres, osobę kontaktową) dla kilku pozycji jednocześnie.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji: Akcje: Zmień dane odbiorcy dostawy/partnera dostawy.
Zmień warunki dostawy
Akcji Zmień warunki dostawy można użyć, aby zmienić warunki dostawy, warunki wysyłki i spedytora w pozycjach i na podstawie już zapisanego dokumentu. W razie potrzeby aktualizowane są również koszty frachtu.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji: Akcja: Zmień warunki dostawy.
Zmień warunki faktury
Akcji Zmień warunki faktury, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi należy użyć, aby wyświetlić aktualne warunki faktury w oknie dialogowym. W razie potrzeby można ręcznie edytować wyświetlone warunki faktury, nawet jeśli pozycje już istnieją. Edycja ta jest niezależna od statusu dokumentu i pozycji dokumentu. Można także edytować warunki faktury dla zablokowanych dokumentów.
Po potwierdzeniu działania ceny i kwoty są ponownie obliczane przy użyciu zmienionych warunków faktury.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcje: Zmień warunki faktury.
Zmień oznaczenia pseudoartykułów
Za pomocą akcji Zmień oznaczenia pseudoartykułów, dostępnej na standardowym pasku narzędzi oraz akcji Zmień nazwę pseudoartykułu w edytorze artykułów możesz przechowywać różne opisy pseudoartykułów w artykułach.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Zmień opis pseudoartykułu.
Wymień pseudoartykuł
W aplikacjach dokumentów Oferty zakupu i Oferty sprzedaży można zastąpić pseudoartykuł wprowadzony dla pozycji innym artykułem. Jest to zawsze konieczne, jeśli na podstawie oferty ma zostać utworzone zamówienie, a funkcja Stosuj w zamówieniach nie jest aktywna w danych podstawowych pseudoartykułu.
Ta czynność jest dostępna zarówno na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj] dla artykułu otwartego w edytorze pozycji, jak i na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj], aby móc wykonać tę czynność dla kilku artykułów jednocześnie.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wymień pseudoartykuł.
Zmień status ogólny
Opis akcji Zwolnij, Zwolnij pozycje, Blokuj, Blokuj pozycje i Zakończ pozycje pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi można znaleźć w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.
W tym dokumencie opisano również akcje Zwolnij i Blokuj pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji.
Oblicz ponownie
Akcji Oblicz ponownie, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi można użyć, aby przeliczyć kwoty dokumentu, jeśli jest to wymagane. Przeliczenie zwykle odbywa się automatycznie podczas zapisywania, pod warunkiem, że rabaty wartości zamówienia lub rabaty między pozycjami są aktywowane.
Aby dokonać ponownego obliczenia należy:
- Otworzyć aplikację Oferty zakupu.
- Otworzyć ofertę zakupu, dla której mają zostać przeliczone ceny i kwoty.
- Wybrać akcję Oblicz ponownie, dostępną na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj]. Ceny i kwoty zostaną przeliczone, a zmiany natychmiast zapisane.
Wyszukaj i dodaj pozycje (tabela pozycji)
W różnych aplikacjach związanych z dokumentami, np. w zapytaniach ofertowych, ofertach, zamówieniach sprzedaży, zleceniach dystrybucji itp. można użyć akcji Wyszukaj i dodaj pozycje, aby wyszukać odpowiednie pozycje z innych dokumentów i dodać je do dokumentu docelowego. Dokument źródłowy, w którym wyszukiwana jest pozycja, może mieć ten sam rodzaj dokumentu co dokument docelowy. Inne rodzaje dokumentów są również dostępne jako źródła.
W przeciwieństwie do funkcji Duplikuj w edytorze pozycji, tylko wybrane dane, takie jak identyfikacja pozycji i ilość, są przenoszone z pozycji dokumentu źródłowego, gdy pozycja jest przenoszona z dokumentu oryginalnego.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wyszukiwanie i dodawanie pozycji.
Wyszukaj i dodaj artykuł (tabela pozycji)
Za pomocą akcji Wyszukaj i dodaj artykuł na pasku narzędzi tabeli pozycji można dodawać nowe pozycje do oferty zakupu, wyszukując pozycje zamówień, pozycje dostawców lub, w stosownych przypadkach, cechy pozycji.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj artykuł.
Wyszukaj i dodaj wariant dla artykułu referencyjnego (tabela pozycji)
Użycie akcji Wyszukaj i dodaj wariant dla artykułu referencyjnego na pasku narzędzi tabeli pozycji otwiera okno dialogowe, w którym można wyszukać artykuły wariantowe dla artykułu referencyjnego i wprowadzić łączną ilość dla każdego z żądanych artykułów wariantowych. Jeśli następnie wybrana zostanie przycisk [Przenieś wszystkie], nowe pozycje podstawowe zostaną automatycznie utworzone i zapisane w tabeli pozycji dokumentu, o ile nie wystąpią żadne komunikaty uniemożliwiające ich zapisanie. Jeśli pojawią się komunikaty, transfer zostanie przeprowadzony za pomocą edytora pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj pozycje wariantowe do pozycji referencyjnych.
Alternatywne warianty (edytor pozycji)
Należy użyć akcji Alternatywne warianty pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji, aby wybrać artykuł wariantowy dla artykułu referencyjnego otwartego w edytorze artykułów. Jeśli artykuł wariantowy jest już otwarty, należy wybrać alternatywny artykuł wariantowy.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wybierz artykuł wariantowy dla artykułu referencyjnego.
Pochodzenie ceny (edytor pozycji)
Akcja Pochodzenie ceny na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj] pokazuje pochodzenie znalezionych i automatycznie ustalonych cen, a także niektóre powiązane wartości.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Pochodzenie ceny.
Aktualizuj dane dekretacji (edytor pozycji)
Wymagania wstępne
- bieżący użytkownik jest pracownikiem firmy
- dokument może być edytowany
- dla pozycji nie jest ustawiony wskaźnik usunięcia
W celu aktualizacji danych dekretacji należy:
- Otworzyć aplikację Oferty zakupu.
- Otworzyć odpowiednią ofertę zakupu lub wprowadzić nową.
- Otworzyć istniejącą pozycję w edytorze pozycji lub wprowadzić nową.
- Wybrać akcję Aktualizuj dane dekretacji pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji. Wartości pól Centrum kosztów i Jednostka kosztowa zostaną określone na podstawie danych podstawowych i wstawione do odpowiednich pól.
