Kontrakty sprzedaży

Zadaniem działu sprzedaży jest sprzedaż dóbr materialnych i niematerialnych wyprodukowanych lub będących przedmiotem obrotu przez firmę, tj. sprzedaż ich innym uczestnikom rynku z jak największym zyskiem. Zamówienie złożone przez klienta na dostawę wymaganych dóbr materialnych i niematerialnych znajduje odzwierciedlenie w kontraktach sprzedaży.

Kontrakty sprzedaży mogą być wykorzystywane jako etap wstępny do zamówienia sprzedaży. Kontrakt jest kontraktem ramowym dotyczącym dostawy towarów lub usług, w którym klient zgadza się na zakup określonych ilości towarów lub wartości od dostawcy w określonym czasie. W zamian dostawca zobowiązuje się do dostarczenia w określonym czasie towarów objętych kontraktem w uzgodnionej ilości lub o uzgodnionej wartości. W razie potrzeby w kontrakcie uzgadniane są również ceny i warunki.

Oprócz uzgodnienia ceny artykułu, rzeczywista korzyść z kontraktu polega na monitorowaniu określonych wartości kontraktu podczas wprowadzania zamówienia:

• Ilość,
• wartość,
• Termin

Kontrakty są wykorzystywane za pośrednictwem zleceń wydania w zamówieniu sprzedaży. Wydania z kontraktu są wprowadzane jako pozycje zamówienia z odniesieniem dokumentu do pozycji kontraktu. Kontrakt jest zrealizowany, gdy w zamówieniach sprzedaży wprowadzono lub wygenerowano wystarczającą liczbę wydań. „Wystarczające” odnosi się do ilości, wartości lub daty, w zależności od wybranego typu kontraktu.

Niniejszy dokument opisuje strukturę aplikacji Kontrakty sprzedaży. Obszary aplikacji i pola wprowadzania danych są szczegółowo opisane. Dla każdego pola wyjaśniono między innymi, co oznacza dane pole, jakie wartości lub dane można wprowadzić oraz skąd pobierane są automatycznie wyświetlane wartości domyślne i ustawienia standardowe.

Czynności, których można użyć do edycji kontraktu sprzedaży, zostały opisane w dokumencie Kontrakty sprzedaży: Akcje.

Instrukcje dotyczące obsługi kontraktów sprzedaży, np. jak wprowadzać lub edytować kontrakt sprzedaży, można znaleźć w dokumencie Instrukcje: Kontrakty sprzedaży.

Rodzaje kontraktów sprzedaży są częścią identyfikacji kontraktów sprzedaży i zawierają ustawienia oraz wartości domyślne. Zostały one opisane w dokumencie Rodzaje kontraktów sprzedaży. Typy kontraktów są również opisane w tym dokumencie.

Wywołanie kontraktu w zamówieniu sprzedaży jest szczegółowo opisane w dokumencie Zamówienia sprzedaży: Akcje.

Przegląd różnych procesów biznesowych w obszarze sprzedaży i dystrybucji można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Sprzedaż i dystrybucja.

Definicje terminów

Kontrakty sprzedaży – kontrakt sprzedaży to ramowe porozumienie umowne dotyczące dostawy towarów lub usług między klientem a dostawcą. Kontrakt sprzedaży zawsze charakteryzuje się typem umowy, takim jak Stała ilość  lub Stała data. Określa on czas lub zdarzenie, w którym kontrakt zostaje zakończony. Wywołanie kontraktu może być dokonane wyłącznie za pomocą zamówienia sprzedaży.

Kontrakt – kontrakt jest specjalnym zamówieniem lub umową, w której klient zgadza się na zakup ilości towarów lub wartości od dostawcy w określonym czasie po określonych cenach. W zamian dostawca zobowiązuje się do dostarczenia produktów objętych umową w uzgodnionej ilości lub wartości w określonym czasie.

Zamówienie zwolnienia kontraktu – przypisanie pozycji kontraktu do pozycji zamówienia w zamówieniu sprzedaży lub zamówienia jest również określane jako zlecenie zwolnienia kontraktu. Przypisanie to określa status zwolnienia pozycji zamówienia, w zależności od odpowiedniego rodzaju zamówienia.

Rodzaje kontraktów – rodzaje kontraktów służą do identyfikacji kontraktów sprzedaży lub zamówień oraz do określenia kategorii umowy. Rozróżnia się typy umów Stała ilość, Stała wartość, Stała data, Ilość/data i Wartość/data. Rodzaje kontraktów zawierają również wartości domyślne dla umów na nich opartych.

Typ kontraktu – kontrakt jest zawsze charakteryzowany przez typ kontraktu, taki jak Stała ilość lub Stała data. Typ kontraktu określa, które dane są wyświetlane i rejestrowane w kontrakcie sprzedaży lub zamówienia oraz w którym momencie lub z jakim zdarzeniem kontrakt zostaje zakończony. Status zlecenia wydania i ogólny status Zakończone pozycji umowy również zależą od typu kontraktu. Typ kontraktu jest określony przez przypisany typ kontraktu. Dostępne są następujące typy umów: Stała ilość, Stała wartość, Stała data, Ilość/data i Wartość/data.

Opis aplikacji

Aplikacja Kontrakty sprzedaży służy do tworzenia i edytowania kontraktów sprzedaży. Składa się ona z nagłówka i obszaru roboczego z poszczególnymi pozycjami kontraktu sprzedaży.

Nagłówek

Nagłówek kontraktu sprzedaży zawiera odpowiednie pola umożliwiające jednoznaczną identyfikację kontraktu sprzedaży, a także podstawę kontraktu sprzedaży. Zawiera on dane, które są ogólnie ważne dla umowy sprzedaży w następujących zakładkach:

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Uprawnione organizacje
• Zakładka Odbiorca dostawy
• Zakładka Partner dostawy
• Zakładka Warunki dostawy
• Zakładka Odbiorca faktury
• Zakładka Organizacja sprzedaży
• Zakładka Warunki faktury
• Zakładka Klasyfikacje
• Zakładka Wartości zamówienia
• Zakładka Wydruk dokumentu
• Zakładka Załączniki/teksty

Zawartość pól i zakładek została szczegółowo opisana poniżej.

Wartości domyślne

Wartości domyślne z innych obszarów nie są używane w większości pól nagłówka kontraktu i poszczególnych pozycji kontraktu. Ma to na celu uniknięcie ostrzeżeń w aplikacjach zamówień dotyczących możliwych odchyleń wartości podczas odwołań. W nagłówku kontraktu tylko waluta partnera kontraktu jest pobierana z jego danych podstawowych.

Informacje z nagłówka kontraktu nie są przenoszone do zamówienia sprzedaży, ale partner i waluta w kontrakcie muszą być zgodne ze szczegółami zamówienia. W przypadku pozycji kontraktu obowiązują następujące zasady: Numer artykułu musi być zgodny w zamówieniu i kontrakcie. W zależności od rodzaju kontraktu, ilości i wartości wszystkich przypisanych pozycji zamówienia nie mogą przekraczać ilości lub wartości pozycji kontraktu. W przypadku cen obowiązują następujące zasady: Wartości domyślne z kontraktów zastępują ustawienia zamówienia, jeśli pozycja kontraktu jest automatycznie powiązana z pozycją zamówienia. Pochodzenie ceny automatycznie przyjmuje wartość Z kontraktu.

Jeśli warunki kontraktu różnią się od warunków zamówienia sprzedaży, w zamówieniu sprzedaży pojawi się ostrzeżenie.

Pola są wymienione i opisane indywidualnie poniżej. Podano również możliwe źródła wartości domyślnych i ustawień. Wszystkie dane bezwzględnie wymagane dla kontraktu sprzedaży (= pola obowiązkowe) są identyfikowane za pomocą komunikatów w odpowiednich polach.

Pola identyfikacji

Rodzaj kontraktu sprzedaży i numer kontraktu sprzedaży służą do identyfikacji. Oprócz tej identyfikacji wyświetlany jest podsumowany status kontraktu sprzedaży i klienta.

• Numer – unikalny identyfikator kontraktu sprzedaży. Składa się on z dwóch wartości: rodzaj kontraktu sprzedaży w pierwszym polu i numeru kontraktu sprzedaży w drugim polu. Użyty rodzaju kontraktu sprzedaży wraz z numerem kontraktu sprzedaży służy do identyfikacji kontraktu sprzedaży.
  • Rodzaj kontraktu – należy wybrać istniejący typ kontraktu sprzedaży dla kontraktu, który ma zostać utworzony lub edytowany. Po utworzeniu nowego kontraktu sprzedaży nie można już zmienić jego rodzaju.

Rodzaj kontraktu sprzedaży jest również używany do definiowania typu kontraktu sprzedaży, np. typu Stała ilość. Typ kontraktu określa, kiedy kontrakt jest uznawany za zakończony.

• Numer kontraktu –  generowany automatycznie przez system na podstawie schematu numeracji zdefiniowanego w rodzaju kontraktu sprzedaży. Nie można go przypisać ręcznie. W razie potrzeby należy wprowadzić numer kontraktu sprzedaży, który ma zostać edytowany.

• Status – wyświetlane są informacje o statusie tego kontraktu sprzedaży. Kontrakt sprzedaży jest nowo tworzony ze statusem zapisanym jako Status otwarcia w używanym rodzaju kontraktu. W razie potrzeby można go zmienić ręcznie.

Więcej informacji pod linkiem Status i zmiana statusu.

• Strona kontraktu – klient jest jednoznacznie identyfikowany i przypisywany jako partner kontraktu w tym polu za pomocą swojego numeru partnera. Można wybrać tylko partnera z zastosowanie partnera Klient w odniesieniu do organizacji sprzedaży.

Więcej informacji na temat funkcji partnera Klient można znaleźć w artykule Partnerzy, widok Klient.

Po wprowadzeniu pozycji kontraktu nie można już zmienić przypisanego klienta.

Po wprowadzeniu lub wybraniu partnera kontraktu można użyć klawisza [Enter], aby uruchomić system w celu przeniesienia domyślnych wartości i ustawień zapisanych dla tego partnera do nagłówka kontraktu. Kursor przeskoczy wówczas do pola artykułu w edytorze pozycji.

Alternatywnie można uruchomić transfer domyślnych wartości i ustawień specyficznych dla klienta, wybierając funkcje [Weryfikuj] lub [Zapisz].

Zakładka Ogólne

Dane podstawowe zawierają informacje o zaangażowanych osobach i organizacjach, a także o datach i terminach. Pola:

• Nazwa i Adres (w każdym przypadku Strona kontraktu) – pola Nazwa i Adres są automatycznie wstępnie przypisywane przez system z danych podstawowych partnera.

• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa dla odbiorcy kontraktu może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w tym polu. Osoba kontaktowa ds. sprzedaży z danych podstawowych partnera kontraktu może być wyświetlana jako wartość domyślna.

Osoba kontaktowa może zostać przeniesiona do zamówienia powiązanego z kontraktem jako wartość domyślna.

Więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych instrukcjach można znaleźć w dokumencie: Pole osoba kontaktowa.

• Data utworzenia – data wprowadzenia to data wprowadzenia okntraktu sprzedaży. System automatycznie wprowadza bieżącą datę. Można ją zmienić, jeśli jest to przydatne na przykład do ocen i statystyk.
• Odpowiedzialny pracownik – w tym miejscu można wybrać pracownika jako osobę kontaktową w firmie. Musi on być wpisany jako partner w roli pracownika wewnętrznego i tym samym przypisany do firmy.

Dane wprowadzone w tym miejscu służą wyłącznie celom informacyjnym i nie mają dalszego wpływu na proces. Nie są one przenoszone do zamówień sprzedaży, które zawierają zlecenie zwolnienia z tej umowy.

Określenie wartości domyślnej: System sprawdza, czy użytkownik aktualnie przetwarzający kontrakt sprzedaży jest przypisany jako pracownik wewnętrzny.

Istotna jest tutaj baza danych aktualnie używana przez system. System zarządza wszystkimi danymi podstawowymi i transakcyjnymi dla aplikacji biznesowych dla każdej firmy w bazie danych przetwarzania transakcji online (OLTP). Pracownicy firmy są również rejestrowani jako dane podstawowe w tej bazie danych OLTP.

Jeśli system znajdzie wewnętrznego pracownika w aktualnie używanej bazie danych OLTP, do którego przypisany jest bieżący użytkownik, pracownik ten jest wyświetlany w tym polu jako wartość domyślna. Można ją zmienić.

• Numer i data dokumentu zewnętrznego – są to dowolnie wykorzystywane pola dla informacji o dokumentach zewnętrznych. Można ich użyć, na przykład, aby wprowadzić numer zapytania klienta i datę zapytania.

Dane wprowadzone w tych polach służą wyłącznie do celów informacyjnych i wyszukiwania. Nie mają one żadnego wpływu na system.

• Wymagane potwierdzenie – klient może chcieć potwierdzić zakres zamówienia i jego warunki.

Wartość w nagłówku zamówienia nie jest wstępnie ustawiona z danych podstawowych, ale z wartością Niezdefiniowane.

W razie potrzeby można również aktywować lub dezaktywować tę wartość – ostrzeżenie zostanie wyświetlone podczas wprowadzania pozycji zamówienia, jeśli wartości Wymagane potwierdzenie zgodnie z pozycją kontraktu i podstawą zamówienia są różne.

• Przedstawiciel – przedstawiciel jest partnerem upoważnionym do prowizji. Można go przypisać do kontraktu sprzedaży. Jednak specyfikacja przedstawiciela w kontrakcie sprzedaży ma charakter czysto informacyjny i nie ma wpływu na obliczanie prowizji. Przedstawiciel nie jest również uwzględniany w zamówieniach sprzedaży.

Wszyscy partnerzy, dla których opcja Przedstawiciel jest aktywowana w danych podstawowych i którzy są przypisani w danych podstawowych odpowiedniego partnera, są dozwoleni jako agenci. Jeśli dany partner jest pseudopartnerem, przedstawiciel może być dowolnie przypisany.

Partner wybrany w rodzaju kontraktu w sekcji Pochodzenie przedstawiciela ma znaczenie dla przypisania przedstawiciela:

• Klient (w kontrakcie jest to strona kontraktu)
• Odbiorca dostawy
• Odbiorca faktury

Zakładka Uprawnione organizacje

Zakładka Uprawione organizacje jest dostępna tylko wtedy, gdy funkcja wielu lokalizacji jest aktywna w konfiguracji. Opisuje ona organizacje sprzedaży, z których można tworzyć zlecenia sprzedaży związane z tym kontraktem. Zakładka zawiera tabelę, w której wprowadzane są organizacje sprzedaży, dla których powinno być możliwe wywołanie tego kontraktu. Zakładka zawiera kolumny:

• Organizacja wywołania kontraktu sprzedaży – organizacja wywołująca kontrakt sprzedaży jest organizacją klienta zdefiniowaną jako organizacja sprzedaży w aplikacji Organizacje. Jest ona jednoznacznie identyfikowana i przypisywana tutaj za pomocą numeru partnera.

W wierszach tabeli należy wstawić wszystkie organizacje sprzedaży, które mogą wprowadzać wezwania do zapłaty z tego kontraktu. Organizacja sprzedaży, dla której aktualnie odbywa się przetwarzanie, jest automatycznie sugerowana po wprowadzeniu nowego kontraktu.

Zakładka Odbiorca dostawy

Zakładka Odbiorca dostawy zawiera dane partnerów zaangażowanych w dostawę i miejsce odbioru.

• Odbiorca dostawy – odbiorca dostawy akceptuje dostawę zamówionych produktów. Odbiorca dostawy jest partnerem z rolą Klient w odniesieniu do organizacji sprzedaży. Jest on jednoznacznie identyfikowany i przypisywany w tym polu poprzez identyfikator partnera. Nazwa i dane adresowe są pobierane z danych podstawowych partnera jako wartości domyślne.

Wszyscy partnerzy przypisani do odbiorcy jako odbiorcy w danych podstawowych odbiorcy są dozwoleni jako odbiorcy dostawy. Strona do wysyłki może być taka sama jak strona do wysyłki.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji: Partnerzy, widok Klient.

• Nazwa i Adres – wyświetlane są nazwa i adres odbiorcy. Pola Nazwa i Adres są wypełniane automatycznie przez system (z poprzedniego dokumentu lub z danych podstawowych partnera).

W razie potrzeby wartości są przenoszone do zamówienia powiązanego z kontraktem.

• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa dla odbiorcy dostawy może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w tym polu. W razie potrzeby osoba kontaktowa ds. sprzedaży jest wyświetlana jako wartość domyślna z głównych danych partnera odbiorcy dostawy.

Więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur można znaleźć w artykule Pole: Osoba kontaktowa.

• Spedytor – organizuje wysyłkę towarów. Zleca on transport firmie (wyspecjalizowanej firmie) lub sam wykonuje transport.

Każdy partner, który został oznaczony jako Spedytor w swoich danych podstawowych, jest dozwolony jako spedytor

• Magazyn – w ofertach sprzedaży magazyn odnosi się do magazynu wyjściowego, z którego mają zostać dostarczone zamówione produkty.

W razie potrzeby należy wybrać jeden z magazynów dostępnych w systemie jako lokalizację magazynu wyjściowego.

Magazyny są wprowadzane w aplikacji Magazyny.

Zakładka Partner dostawy

Na zakładce Partner dostawy znajdują się informacje o lokalizacji (organizacji logistycznej) magazynu, które dostarcza towary dla tego kontraktu sprzedaży. Pola:

• Partner dostawy – partner dostawy realizuje dostawę zamówionych produktów. Partnerem dostawy jest albo lokalizacja magazynu, z którego realizowana jest dostawa, albo partner z rolą Dostawca. Jest on jednoznacznie identyfikowany i przypisywany w tym polu poprzez identyfikator partnera. Nazwa i dane adresowe są pobierane z danych podstawowych partnera jako wartości domyślne.

Jeśli na zakładce Odbiorca dostawy określono magazyn, partner dostawy jest zawsze lokalizacją tego magazynu.

• Nazwa i Adres – wyświetlane są nazwa i adres partnera dostawy. Pola Nazwa i Adres są wypełniane automatycznie przez system. Dane pochodzą z danych podstawowych partnera dostawy i nie można ich zmienić w tym polu

• Osoba kontaktowa – osobę kontaktową u dostawcy można wybrać w tym polu lub wprowadzić dowolnie. Osoba kontaktowa ds. sprzedaży jest wyświetlana jako wartość domyślna z danych podstawowych partnera dostawcy.

Więcej informacji można znaleźć w artykule Pole: Osoba kontaktowa.

Zakładka Warunki dostawy

Warunki dostawy są wprowadzane w zakładce Warunki dostawy. Pola:

• Warunki dostawy – warunki dostawy opisują umowy między kupującym a sprzedającym. Mogą one służyć do określenia rodzaju dostawy i miejsca realizacji, np. „bezpłatne miejsce zamieszkania” lub „odbiór”. Możliwe jest również określenie, czy mają być naliczane jakiekolwiek koszty transportu.

W przypadku Incoterms jako warunku dostawy należy określić odniesienie do lokalizacji.

Więcej informacji na temat Incoterms i kontroli kosztów transportu można znaleźć w dokumencie Warunki dostawy.

• Warunki wysyłki – warunki wysyłki opisują sposób, w jaki przedmioty są transportowane, np. przez spedytora, kuriera lub pocztę. Służy również jako główny parametr do obliczania kosztów transportu.

Więcej informacji na temat kosztów transportu można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Koszty transportu, a więcej informacji na temat warunków wysyłki w dokumencie Warunki wysyłki.

• Ograniczenia dot. dostawy – w tym miejscu należy wprowadzić ograniczenia dostawy klienta: Czy firma może realizować dostawy częściowe, czy nie? Należy wybrać jedną z następujących opcji:
  • Brak
  • Dostawa całości zamówienia
  • Dostawa całości pozycji

Wybór w tym polu służy wyłącznie celom informacyjnym i nie ma wpływu na kontrakty.

Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Przydziały dostaw.

Zakładka Odbiorca faktury

Zakładka Odbiorca faktury zawiera dane odbiorcy faktury i partnera płatności, a także inne dane faktury. Pola:

• Odbiorca faktury – odbiorca faktury jest adresatem faktury za zamówione pozycje. Jest on wyraźnie zidentyfikowany i przypisany w tym polu poprzez swój numer partnera. Nazwa i dane adresowe są kopiowane do kontraktu w momencie jego wprowadzania.

Wszyscy partnerzy, którzy są przypisani do kontrahenta jako odbiorcy faktur w swoich danych podstawowych, są dozwoleni jako odbiorcy faktur. Odbiorca faktury może być taki sam jak partner kontraktu.

Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Partnerzy, widok Klient.

Odbiorcę faktury można zmienić, dopóki pozycje nie zostaną wprowadzone i przeniesione do tabeli pozycji.

• Nazwa i Adres – wyświetlane są nazwa i adres odbiorcy faktury. Pola Nazwa i Adres są automatycznie wypełniane przez system (z poprzedniego dokumentu lub z danych podstawowych partnera)

W razie potrzeby wartości są przenoszone do zamówienia powiązanego z kontraktem.

Jeśli nazwa lub adres odbiorcy faktury uległy zmianie w danych podstawowych, aktualne dane można przenieść do dokumentu za pomocą przycisku [Aktualizuj] po prawej stronie pola Nazwa

• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa dla odbiorcy faktury może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w polu Osoba kontaktowa. W razie potrzeby osoba kontaktowa ds. sprzedaży jest określana jako wartość domyślna na podstawie danych podstawowych partnera odbiorcy faktury.

Więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur można znaleźć w tym dokumencie: Pole Osoba kontaktowa.

• Forma płatności – opisuje sposób, w jaki faktura ma zostać zapłacona, np. poleceniem zapłaty lub za pobraniem. W tym polu metoda płatności jest pobierana jako wartość domyślna z danych podstawowych klienta odbiorcy faktury. Można wybrać inną metodę płatności.

Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Formy płatności.

Wpis w tym polu służy wyłącznie celom informacyjnym i nie ma wpływu na kontrakty.

Zakładka Organizacja sprzedaży

Zakładka zawiera dane organizacji sprzedaży odpowiedzialnej za kontrakt sprzedaży.

• Organizacja sprzedaży – organizacja sprzedaży to organizacja odpowiedzialna za przetwarzanie kontraktu sprzedaży. Jest to również organizacja, w imieniu której generowana jest faktura za produkty zamówione przez klienta. Jest ona jednoznacznie identyfikowana w tym polu poprzez identyfikator partnera. Nazwa i dane adresowe są kopiowane do oferty w momencie jej wprowadzania.

Organizacja sprzedaży musi zostać wybrana przed wykonaniem nowego dokumentu i nie można jej później zmienić. W środowisku jednofirmowym bez uprawnień związanych z treścią jest to zawsze klient.

Organizacja sprzedaży jest również odpowiednią organizacją dla autoryzacji.

Więcej informacji można znaleźć w dokumentach Wprowadzenie: Wiele lokalizacji i Uprawnienia związane z treścią.

• Nazwa i Adres – wyświetlane są nazwa i adres organizacji sprzedaży. Pola Nazwa i Adres są wypełniane automatycznie przez system. Dane pochodzą z głównych danych partnera organizacji sprzedaży i nie można ich zmienić w tym polu.

• Osoba kontaktowa – osobę kontaktową organizacji sprzedaży można wybrać, zmienić lub wprowadzić dowolnie w tym polu. W razie potrzeby używana jest wartość domyślna z danych podstawowych partnera organizacji sprzedaży.

Więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur można znaleźć w tym dokumencie: Pole: Osoba kontaktowa.

Zakładka Warunki faktury

Zakładka zawiera warunki fakturowania oferowanych pozycji.

Szczegółowe informacje w polach:

• Waluta – jednostka monetarna. W tym polu definiuje się walutę kontraktu. Ponieważ używana waluta zależy od klienta i jest używana w dokumentach zewnętrznych, takich jak faktury, jest ona również określana jako waluta obca. Wszystkie ceny i wartości są określane lub obliczane w tej walucie.

Waluta oferty jest pobierana jako wartość domyślna z danych podstawowych klienta odbiorcy faktury w odniesieniu do firmy organizacji sprzedaży. Nie można jej zmienić w tym polu po wprowadzeniu i przeniesieniu pozycji do tabeli pozycji.

System sprawdza, czy waluta kontraktu wybrana w tym polu może zostać przeliczona na wszystkie waluty lokalne organizacji sprzedaży. W zależności od organizacji sprzedaży, odpowiedni kurs wymiany i typ kursu wymiany można znaleźć w aplikacji Konfiguracja, funkcja Sprzedaż

Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Kursy wymiany.

• Warunki płatności – warunki płatności opisują warunki, które mają zastosowanie do płatności faktury: Warunki płatności mogą określać terminy i wartości procentowe przyznawania rabatów. Jeśli odbiorca faktury lub partner płatności dotrzyma jednego z określonych terminów płatności, może odliczyć procent rabatu gotówkowego zapisany dla tego przedziału od kwoty faktury.

Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Warunki płatności

Warunków nie można już zmienić w tym polu po wprowadzeniu pozycji i przeniesieniu ich do tabeli pozycji.

Zakładka Klasyfikacje

Kontrakt sprzedaży może zostać przypisana do klasyfikacji kontraktów sprzedaży. Pola:

• Klasyfikacja 1
• Klasyfikacja 2
• Klasyfikacja 3
• Klasyfikacja 4
• Klasyfikacja 5

Kontrakt sprzedaży można przypisać do istniejących klasyfikacji typu klasyfikacja kontraktu sprzedaży od 1 do 5.

Na podstawie przypisań do klasyfikacji dane można organizować i strukturyzować na potrzeby wszelkich ocen i zapytań.

Zakładka Wartości zamówienia

Kwoty i różne wartości umów są podsumowywane i wyświetlane w tej zakładce w celu zapewnienia przeglądu. Są one automatycznie obliczane przez system dla poszczególnych pozycji zamówienia. Całkowite kwoty wyświetlane tutaj w bazie są sumą wartości pozycji. Wartości pozycji wynikają ze statusu pozycji kontraktu, na który z kolei wpływa przypisanie pozycji kontraktu do pozycji zamówienia sprzedaży.

Więcej informacji w rozdziale Status i zmiana statusu.

To, które dane są szczegółowo określane i wyświetlane, zależy od wybranego typu kontraktu. Kategoria kontraktu jest definiowana poprzez typ kontraktu.

Więcej informacji na temat typów umów można znaleźć w dokumentacji dotyczącej rodzajów kontraktów sprzedaży.

Wartości są wyświetlane w walucie wprowadzonej w sekcji Warunki faktury. Nie można jej tutaj zmienić. Jeśli waluta użyta w kontrakcie różni się od waluty głównej, wartości są wyświetlane w obu walutach. Wartości mogą być również wyświetlane w innych walutach lokalnych za pomocą podpowiedzi.

Wartości wyświetlane dla każdego rodzaju kontraktu są określone w następujący sposób:

Zakładka Wydruk dokumentu

Niektóre z prawidłowych ustawień danych wydruku dokumentu końcowego Potwierdzenie kontraktu są wyświetlane w tabeli z jednym wierszem w zakładce Wydruk dokumentu.

Ustawienia wydruku wyświetlane w tej zakładce pochodzą z szablonu dokumentu. Ważne szablony dokumentów są ustawione w danych podstawowych klienta partnera kontraktu. Ustawienia dokumentu w danych klienta są z kolei kopiowane z ustawień zdefiniowanych dla organizacji sprzedaży w aplikacji Konfiguracja w funkcji Sprzedaż, podfunkcja Dokumenty i mogą być tam zmieniane dla określonych klientów. Jeśli dla danego rodzaju dokumentu zapisanych jest kilka ustawień, domyślnie używane jest ustawienie oznaczone jako Preferowane.

Więcej informacji na temat ustawień wydruku można znaleźć w instrukcji obsługi w sekcji Wydruk dokumentu. Opisano tam również, które inne aplikacje, ustawienia systemowe i ustawienia użytkownika odgrywają rolę w wydruku dokumentów i kiedy te ustawienia są używane.

Poniższe ustawienia można wyświetlić i w razie potrzeby zmienić w tych polach pod określonymi nagłówkami kolumn.

• Typ dokumentu – wyświetlany jest typ dokumentu, dla którego ustawienia wydruku są wyświetlane w tym wierszu.
• Medium – wyświetlane jest medium wydruku, na którym dokument jest drukowany zgodnie z szablonem. Dostępne  są następujące media:
  • Drukarka (wyjście do pliku również możliwe),
  • E-mail,
  • Faks.

Jeśli istnieje kilka szablonów dokumentów dla danego typu dokumentu i są one przechowywane w głównych danych klienta lub aplikacji Konfiguracja dla kilku mediów wydruku, można wybrać medium  w tym polu.

• Dane kontaktowe – w tym polu można wprowadzić numer faksu lub adres e-mail, jeśli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Więcej informacji pod linkiem Zlecenia sprzedaży: Wprowadzenie w sekcji Uprawnienia.

Można wprowadzić kilku odbiorców wiadomości e-mail, wpisując adresy e-mail jeden po drugim, oddzielając je przecinkami i spacjami. Te ręcznie wprowadzone dane odbiorcy zastępują wszelkie automatycznie określone dane odbiorcy dla mediów wyjściowych poczty e-mail i faksu.

Zakładka Załączniki/teksty

Teksty, moduły tekstowe i załączniki plików można zapisywać w zakładce Załączniki/teksty. Zapisane teksty i załączniki są oznaczone ikoną notatki, którą można znaleźć w zakładce Załączniki/Teksty.

Więcej informacji na temat tekstów i załączników do plików oraz ich wykorzystania można znaleźć w dokumentacji Teksty.

Obszar roboczy

Obszar roboczy zawiera elementy kontraktu sprzedaży. Obejmują one usługi, które mają być świadczone, w zależności od typu kontraktu:

• Które pozycje mają być dostarczone?
• W jakiej ilości?
• W jakiej cenie?
• W jakim terminie?
• W jaki sposób przedmioty mają być dostarczone?
• Na jakich warunkach?
• Na jaki adres
• Z którego magazynu wydania?

Obszar roboczy składa się z tabeli pozycji kontraktu i edytora pozycji kontraktu. W tabeli pozycji kontraktu część danych pozycji kontraktu jest wyświetlana w widokach. To, które dane są wyświetlane, zależy od wybranego widoku i typu kontraktu.

Pozycje kontraktu są wprowadzane indywidualnie w edytorze pozycji. W razie potrzeby wyświetlane są tam dalsze dane pozycji kontraktu. Pola w tabeli pozycji są wypełniane tymi samymi danymi, co pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji.

Niektóre pola pozycji kontraktu są wypełnione wartościami domyślnymi, które są pobierane z nagłówka kontraktu i mogą zostać zmienione. Pola pozycji mogą zawierać różne dane dla każdej pozycji kontraktu. Żadne wartości domyślne nie są przenoszone z innych obszarów.

Tabela pozycji

W tabeli pozycji w kontrakcie sprzedaży dostępne są różne widoki. Zapewniają one przegląd wszystkich pozycji kontraktu.

• Podstawowe – wyświetlane są najważniejsze informacje o zakresie usług pozycji kontraktu;
• Ilości – oprócz statusu artykułu i pozycji wyświetlane są informacje o ilości dla pozycji kontraktu;
• Wartości – obok pozycji wyświetlane są różne kwoty.

To, które widoki z jakimi polami lub danymi są dostępne, zależy od typu kontraktu, który jest definiowany przez wybranie typu kontraktu. Na przykład widok Ilości nie jest dostępny dla typów kontraktów Stała wartość, Stały termin i Wartość/termin. Poniższa tabela zawiera przegląd danych wyświetlanych dla każdego typu kontraktu. Zostały one szczegółowo opisane w sekcji Szczegółowe dane w tabeli pozycji.

Poniższe pola są wyświetlane w poszczególnych widokach dla następujących typów kontraktów. Wartości można rozpoznać po tym, że są wyświetlane w walucie zdefiniowanej w sekcji Warunki obliczeń. Ilości są wyświetlane z jednostką miary, zazwyczaj jednostką podstawową pozycji.

Edytor pozycji

W edytorze pozycji dane pozycji kontraktu sprzedaży są wyświetlane w następujących zakładkach:

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Partner dostawy
• Zakładka Wartości pozycji
• Zakładka Załączniki /tekst

Zawartość zakładek została szczegółowo opisana poniżej.

Jeśli przycisk [Weryfikuj przy zatwierdzaniu] jest aktywny, system sprawdza, czy wszystkie obowiązkowe pola zostały wprowadzone i czy wszystkie wprowadzone dane są autoryzowane, gdy pozycja kontraktu jest przenoszona do tabeli pozycji kontraktu. W przeciwnym razie jest to sprawdzane tylko wtedy, gdy kontrakt jest zapisywany lub sprawdzany.

Numer pozycji kontraktu, która jest aktualnie wyświetlana, nowo wprowadzona lub przetwarzana w edytorze pozycji, jest wyświetlany w nagłówku edytora pozycji.

Pola:

• Pozycja – numer pozycji służy do precyzyjnej identyfikacji poszczególnych pozycji kontraktu sprzedaży i jest generowany automatycznie.

Więcej informacji w opisie pola w Tabela pozycji kontraktu.

Numer pozycji w tym polu można przypisać ręcznie. Jednak po przeniesieniu pozycji do tabeli pozycji nie można już zmienić numeru pozycji.

Pozycje są automatycznie sortowane przez system na podstawie numeru pozycji. Użytkownik nie może bezpośrednio zmienić tego sortowania. Na sortowanie można wpływać tylko poprzez ręczne przypisywanie numerów pozycji.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne służy do rejestrowania podstawowych danych pozycji zamówienia: ilości, dat i, w stosownych przypadkach, magazynu. Można wprowadzić wartości procentowe niedostarczenia i przekroczenia dostawy. Wyświetlany jest również status pozycji kontraktu.

Typ kontraktu określa, które pola są wyświetlane szczegółowo, a które mogą lub muszą zostać wprowadzone. Więcej informacji na temat typów kontraktów można znaleźć w opisie rodzajów kontraktów.

Znaczenie wszystkich pól i dozwolonych wartości wyjaśniono szczegółowo dla każdego pola w sekcji Pola w sekcji Ogólne.

Prezentacja pól w zależności od typu kontraktu

Pola wyświetlane na zakładce Dane podstawowe są wymienione w poniższej tabeli. Użyte tutaj terminy oznaczają:

• Pole obowiązkowe – treść musi zostać wprowadzona.
• Opcjonalne – treść może zostać wprowadzona.
• Wyświetl – zawartość pola jest określana i wyświetlana.
• ———– – pole nie jest wyświetlane.

Ilości można rozpoznać po tym, że używają jednostki miary. Wartości są wyświetlane w walucie wprowadzonej w na zakładce Warunki faktury. Nie można jej tutaj zmienić. Jeśli waluta użyta w kontraktu różni się od waluty głównej, wartości są wyświetlane w obu walutach.

Pola:

• Artykuł – dla każdej pozycji kontraktu wprowadzany jest jeden artykuł. Z wyjątkiem artykułów referencyjnych można używać wszystkich artykułów, które mają status Zwolniony i dla których wprowadzono dane dotyczące sprzedaży w danych podstawowych w widoku Sprzedaż w odniesieniu do organizacji sprzedaży lub które są artykułami aliasowymi. Artykuły referencyjne nie są dozwolone. System sprawdza użyteczność artykułu i wyświetla odpowiedni komunikat.

Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Artykuły: widok Sprzedaż.

• Całkowita ilość – ilość całkowita odnosi się do całkowitej ilości tego artykułu, która może być wywoływana w zamówieniach sprzedaży. Należy wybrać odpowiednią fizyczną lub handlową jednostkę miary (np. kilogram lub sztukę) i wprowadzić żądaną ilość.

System sprawdza dopuszczalność jednostki miary. Dozwolone są następujące jednostki miary:

• jednostki sprzedaży zapisane dla tej pozycji w danych podstawowych w widokach Sprzedaż, Klienci lub Klasyfikacja klientów,
• wszystkie jednostki miary tego samego typu fizycznego co jednostki sprzedaży, które można na nie przeliczyć.

Określenie wartości domyślnej:

• Pierwsza jednostka sprzedaży jest przyjmowana jako wartość domyślna dla jednostki.
• Całkowita ilość jest używana do określenia pozycji lub kwot nagłówka.
• Ilość całkowita jest uwzględniana przy obliczaniu wartości pozycji lub wartości nagłówka. Ilość całkowita musi być większa od zera.
• Całkowita wartość – wartość całkowita to limit, do którego można wywołać całkowitą ilość pozycji, tj. zamówić ją w zleceniach sprzedaży.

Jako walutę przyjmuje się walutę przypisaną do klienta, która jest wyświetlana w nagłówku kontraktu na zakładka Warunki faktury.

• Data – w razie potrzeby można wprowadzić datę jako datę końcową kontraktu. W przypadku kontraktów zależnych od terminu, termin kontroluje maksymalną datę, do której można wywołać pozycje kontraktu, tj. datę, do której można je zamówić w pozycji zamówienia sprzedaży w odniesieniu do kontraktu.
• Status -wy świetlane są informacje o statusie danej pozycji kontraktu.

Więcej informacji w rozdziale Status i zmiana statusu.

• Cena brutto – w razie potrzeby można wprowadzić cenę pozycji. Cena jest równowartością pieniężną, którą należy zapłacić za jedną jednostkę zamówionej pozycji.

Powiązana waluta jest pobierana z nagłówka kontraktu i nie można jej zmienić.

Zarejestrowaną cenę można zmienić, dopóki co najmniej jedna pozycja kontraktu nie zostanie powiązana ze zleceniem sprzedaży za pośrednictwem zlecenia zwolnienia kontraktu.

Wprowadzona tutaj cena jest podstawą do określenia wartości dla tej pozycji kontraktu.

• Wymiar ceny – wymiar ceny definiuje liczbę jednostek, dla których cena jest ważna. Definiuje się go w potęgach dziesięciu, na przykład za 1, za 10, za 100 itd.

System wyświetla wymiar ceny zdefiniowany w danych sprzedaży artykułu jako wartość domyślną.

Można wybrać inny dozwolony wymiar ceny. Wymiar ceny i jednostkę ceny można zmienić, o ile pozycja kontraktu nie jest przypisana do żadnej pozycji zamówienia.

Wymiar ceny wraz z ceną jest uwzględniany przy obliczaniu wartości pozycji lub zamówienia.

• Dostawa niepełna – w razie potrzeby wprowadź tutaj wartość procentową dozwolonego braku. Wskaźnik procentowy niedostarczenia określa wartość procentową, o jaką ilość lub wartość tego przedmiotu kontraktu może zostać niedostarczona, tak aby przedmiot kontraktu był nadal uważany za zrealizowany przez system.

• Dostawa nadwyżkowa – w razie potrzeby pole pozwala wprowadzić wartość procentową dozwolonego przekroczenia dostawy. Wskaźnik procentowy przekroczenia dostawy określa wartość procentową, o jaką ilość lub wartość tej pozycji zamówienia może zostać przekroczona, tak aby pozycja zamówienia była nadal uznawana przez system za kompletną.

• Odniesienie – pole Odniesienie jest polem, które można dowolnie wykorzystywać dla krótkich tekstów. Można go użyć w razie potrzeby, np. aby sporządzić notatkę na temat tej pozycji kontraktu lub odnieść się do poprzednich kontraktów tego klienta.

Dane wprowadzone w tym polu służą wyłącznie celom informacyjnym. Nie mają one żadnego wpływu na system.

• Magazyn – w tym polu należy wybrać magazyn w systemie, z którego ma zostać dostarczony zamówiony produkt.

Magazyn może być pobierany z nagłówka kontraktu jako wartość domyślna i może być zmieniany indywidualnie dla każdej pozycji kontraktu. Nie jest ona przenoszona do zamówienia sprzedaży jako wartość domyślna, ale podczas przypisywania kontraktu w zamówieniu sprzedaży pojawi się ostrzeżenie, jeśli magazyn wprowadzony tutaj różni się od magazynu określonego w zamówieniu sprzedaży.

Więcej informacji w opisie pola Magazyn w nagłówku w zakładce Odbiorca dostawy.

Zakładka Partner dostawy

Zakładka Partner dostawy zawiera informacje o lokalizacji (organizacji logistycznej).

Pola:

• Partner dostawy – partner dostawy realizuje dostawę zamówionych pozycji. Partner dostawy to lokalizacja magazynu, z którego realizowana jest dostawa. Jest on jednoznacznie identyfikowany w tym polu przez swój numer partnera. Nazwa i dane adresowe są pobierane z głównych danych partnera.

• Nazwa i Adres – pola Nazwa i Adres są wypełniane automatycznie przez system. Dane pochodzą z danych podstawowych partnera dostawy i nie można ich zmienić w tym polu.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa u partnera dostawy może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w tym polu. Osoba kontaktowa ds. sprzedaży może być wyświetlana jako wartość domyślna z danych podstawowych partnera dostawy.

Więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur można znaleźć w dokumencie Pole Osoba kontaktowa.

Zakładka Wartości pozycji

Kwoty i różne wartości pozycji kontraktu są podsumowywane i wyświetlane w tej zakładce w celu zapewnienia podglądu. Dane te nie mogą być tutaj zmieniane.

To, które wartości są określane i wyświetlane szczegółowo, zależy od wybranego typu kontraktu. Wartości wynikają ze statusu zamówienia wywołania pozycji kontraktu, na który z kolei ma wpływ typ kontraktu i przypisanie pozycji kontraktu do pozycji zamówienia sprzedaży.

Kategoria kontraktu jest określona przez typ kontraktu . Więcej informacji na temat typu kontraktu można znaleźć w dokumentacji typów kontraktu sprzedaży.

Prezentacja pól w zależności od typu kontraktu

Pola wyświetlane na zakładce Wartości pozycji są wymienione w poniższej tabeli. Użyte tutaj terminy oznaczają:

• Pole obowiązkowe – treść musi zostać wprowadzona.
• Opcjonalne – treść może zostać wprowadzona.
• Wyświetl – zawartość pola jest określana i wyświetlana.
• ———– – pole nie jest wyświetlane.

IIlości można rozpoznać po tym, że używają jednostki miary. Kwoty są wyświetlane w walucie wprowadzonej na zakładce Warunki faktury. Nie można ich tutaj zmienić. Jeśli waluta użyta w kontrakcie różni się od waluty głównej, kwoty są wyświetlane w obu walutach.

Na zakładce Wartości pozycji mogą być wyświetlane następujące kwoty. Są one określane w następujący sposób.

• Wartość całkowita (ważenie kontrolne)
• Wartość całkowita (ważenie dokumentu)

Całkowita wartość pozycji kontraktu może być wyświetlana w takiej postaci, w jakiej została wprowadzona dla pozycji kontraktu na zakładce Ogólne.

• Całkowita ilość – całkowita ilość przedmiotu kontraktu jest wyświetlana, w stosownych przypadkach, tak jak została wprowadzona dla przedmiotu kontraktu na zakładce Ogólne.
• Wywołana wartość (waluta wiodąca)
• Wywołana wartość (waluta dokumentu)

Wyświetlana jest suma kwot brutto dla ilości pobranych z tej pozycji zamówienia.

Zwolnione ilości dla tej pozycji kontraktu to Całkowite ilości pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji kontraktu za pomocą zlecenia zwolnienia kontraktu. System pobiera kwoty brutto pozycji zamówienia zapisanych w zamówieniu sprzedaży i oblicza sumę.

• Ilość zamówiona – wyświetlana jest łączna ilość zamówiona dla tej pozycji kontraktu.

Wywołana ilość dla tej pozycji kontraktu jest sumą Całkowitych ilości pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji kontraktu za pomocą zlecenia zwolnienia kontraktu.

Zwolniona ilość jest wyświetlana w jednostce, w której wprowadzono pozycję kontraktu. Jeśli nie jest to kontrakt ilościowy, używana jest jednostka nagłówka pozycji.

• Wartość dostawy (waluta wiodąca)
• Wartość dostawy (waluta dokumentu)

Wyświetlana jest suma kwot brutto za dostarczone ilości dla tej pozycji kontraktu.

Dostarczone ilości są pobierane z pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji kontraktu podczas zlecenia zwolnienia kontraktu. Ilości faktycznie dostarczone na pozycję zamówienia pochodzą z zaksięgowanych dostaw, które z kolei są przypisane do pozycji zamówienia. System wykorzystuje wartości obliczone w zamówieniu sprzedaży dla każdej pozycji zamówienia z ceny * dostarczonej ilości i oblicza sumę.

• Ilość dostarczona – wyświetlana jest całkowita ilość dostarczona dla tej pozycji zamówienia.

Dostarczona ilość na pozycję kontraktu jest sumą dostarczonej ilości wszystkich pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji kontraktu z zamówieniem zwolnienia kontraktu.

Ilości faktycznie dostarczone na pozycję zamówienia wynikają z zaksięgowanych dostaw, które z kolei są przypisane do pozycji zamówienia.

Dostarczona ilość jest wyświetlana w jednostce, w której pozycja zamówienia została zarejestrowana. Jeśli nie jest to kontrakt ilościowy, używana jest jednostka nagłówka pozycji.

• Wartość otwarta (wartość wiodąca)
• Wartość otwarta (ważenie dokumentu)

Kwota otwarta na pozycję kontraktu to różnica między wartością całkowitą a wartością zdyskontowaną.

• Ilość otwarta – ilość otwarta na pozycję kontraktu to różnica między ilością całkowitą a ilością wywołaną.

Ilość otwarta jest wyświetlana w jednostce, w której pozycja kontraktu została zarejestrowana.

Zakładka Załączniki/teksty

Teksty, moduły tekstowe i załączniki mogą być przechowywane na zakładce Załącznik/teksty. Zapisane teksty i załączniki  są oznaczone ikoną notatki, którą można znaleźć na zakładce Załącznik/teksty.

Więcej informacji na temat tekstów i załączników do plików oraz ich wykorzystania można znaleźć w dokumentacji Teksty.