Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:

• wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
• wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• i datę wypełnienia deklaracji.
• Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
• Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.

Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do programu Płatnik zawiera:

• Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT, ZUS DRA, IFT-2r.
• Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.

• Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
  • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
  • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
  • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
  • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
• W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w programie Płatnik.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
• Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.