Deklaracje

Przegląd tematu

Za pomocą deklaracji osoba wskazuje zakres, w jakim jej dane osobowe mogą być przetwarzane. Różne cele przetwarzania są przypisane do deklaracji, w której osoba oświadcza, czy przetwarzanie jej danych jest dozwolone, czy zabronione.

Deklaracja może być zarówno zgodą, jak i odwołaniem. Wyrażając zgodę, użytkownik zezwala na przetwarzanie jego danych osobowych dla każdego przypisanego celu przetwarzania. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę w określonym celu. Aby tego dokonać, należy utworzyć nowe oświadczenie za pomocą akcji [Dodaj] w aplikacji Deklaracje. W nowym oświadczeniu dana osoba deklaruje, że przetwarzanie danych, które kiedyś było dozwolone dla wybranego celu przetwarzania, jest teraz zabronione.

Niniejsza dokumentacja opisuje sposób mapowania deklaracji w systemie oraz strukturę aplikacji Deklaracje. Instrukcja wyjaśnia w jaki sposób deklaracje mogą odnosić się do innych aplikacji i jednostek biznesowych oraz w jaki sposób są zintegrowane z procesami biznesowymi.

Wskazówki dotyczące korzystania z aplikacji Deklaracje, np. jak wprowadzać lub edytować deklaracje, można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Deklaracje.

Definicje terminów

Deklaracje

Deklaracja podsumowuje na piśmie życzenia danego użytkownika dotyczące przetwarzania jego danych osobowych. Deklaracje mogą być zarówno zgodami, jak i odwołaniami.

Cele przetwarzania

Cele przetwarzania określają cel przetwarzania danych osobowych w kontekście ochrony danych. W aplikacji Cele przetwarzania osoba upoważnia lub zabrania przetwarzania swoich danych osobowych.

Zgoda

Zgoda jest deklaracją przetwarzania danych osobowych.

Opis aplikacji

Aplikacja Deklaracje służy do wprowadzania lub edycji deklaracji. Do deklaracji przypisywane są Cele przetwarzania i dla deklaracji określa się, czy są one zabronione, czy dozwolone.

Aplikacja Deklaracje składa się z obszaru identyfikacji , nagłówka i obszaru roboczego.

Obszar identyfikacji

Obszar identyfikacji zawiera pola, które jednoznacznie identyfikują deklarację:

• Deklaracja — w tym polu należy wprowadzić identyfikator zgłoszenia. Identyfikator można przypisać ręcznie podczas pierwszego wprowadzania. W tym celu można wybrać cyfry, litery lub kombinację cyfr i liter. Alternatywnie, system może wygenerować i zasugerować identyfikator. Do generowania używany jest zakres numerów zapisany w funkcji Zarządzanie zgodnością aplikacji Konfiguracja. Obok pola Deklaracja widoczny jest status deklaracji, który może przybierać następujące formy:
  • status ogólny
    • W opracowaniu — Status ten jest automatycznie przypisywany przez system po pierwszym zapisaniu deklaracji.
    • Udostępnione — Status ten jest przypisywany po wykonaniu akcji [Udostępnij].
  • Status podpisu (patrz również pole Status podpisu)
    • Podpis nie jest wymagany
    • Nie podpisano
    • Podpisano
    • Żądanie podpisu zrealizowane ręcznie
  • Status potwierdzenia (patrz również pole Status potwierdzenia)
    • Potwierdzenie nie jest wymagane
    • Nie potwierdzono
    • Potwierdzono
    • Żądanie potwierdzenia zrealizowane ręcznie

Klasyfikacja — w razie potrzeby w tym polu należy wprowadzić klasyfikację zgłoszenia. Klasyfikacji tej można użyć do odróżniania zarejestrowanych i zaimportowanych deklaracji, na przykład w celu przeanalizowania tej okoliczności.

Osoba — w tym polu należy wprowadzić identyfikator partnera, którego dane dotyczą i dla którego rejestrowana jest deklaracja. Identyfikator partnera można zmienić, dopóki deklaracja ma status W opracowaniu. Jeśli została wykonana już akcja [Udostępnij], pole nie jest już gotowe do wprowadzania danych.

Firma — w tym polu wyświetlany jest identyfikator organizacji, dla której wprowadzono otwartą deklarację. Przed wykonaniem nowej akcji należy wybrać firmę w polu organizacji na pasku tytułu, jeśli jest to wymagane. Po wykonaniu akcji nie można już zmienić firmy. W środowisku jednostanowiskowym bez uprawnień związanych z treścią firma jest zawsze menedżerem.

Zakładka Ogólne

W tej zakładce znajdują się ogólne dane do uzupełnienia. Pola szczegółowe:

• Data złożenia deklaracji — w tym polu należy wprowadzić datę i godzinę, o której deklaracja została złożona. Pole jest gotowe do wprowadzenia, jeśli deklaracja ma status W opracowaniu. Jeśli deklaracja została zwolniona, godziny nie można już zmienić.
• Udostępnione w dniu — w tym polu wyświetlany jest czas, w którym deklaracja została udostępniona. Deklaracja jest uwzględniana w kolejnych procesach dopiero po jej udostępnieniu.
• Powód deklaracji — w razie potrzeby w tym polu należy wybrać powód zgłoszenia. Po udostępnieniu deklaracji nie można już zmienić powodu zgłoszenia.
• Notatka — pole, w którym można wprowadzić dowolny tekst, np. w celu wskazania szczególnych okoliczności. Pole jest gotowe do wypełnienia, jeśli deklaracja ma status W opracowaniu. Jeśli deklaracja ma status Udostępnione, pole jest zablokowane do wprowadzenia danych.

Zakładka Podpis

W tej zakładce znajdują się ustawienia dotyczące podpisu deklaracji i statusu podpisu.

Szczegółowy opis pól:

• Ustawienie podpisu — pole służy do tego, aby określić, skąd pochodzą ustawienia wymagań dla podpisu. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Według klasyfikacji — po wybraniu tej pozycji używane i wyświetlane są specyfikacje podpisu z określonej klasyfikacji. W tym przypadku konieczne jest określenie klasyfikacji.
  • Ręcznie — po wybraniu tej pozycji ustawienia podpisu można zdefiniować w deklaracji. Klasyfikacja nie jest w tym przypadku konieczna. Wartość domyślna pochodzi z aplikacji Konfiguracja (funkcja Zarządzanie zgodnością).
• Zezwalaj na „Wykonanie żądania podpisu” — należy użyć tej funkcji, aby określić, czy akcja [Wykonaj żądanie podpisu] jest dostępna dla użytkownika. Jeśli w polu Ustawienia podpisu wybrano opcję Zgodnie z klasyfikacją – obowiązuje ustawienie z wybranej klasyfikacji. W takim przypadku akcja [Wykonaj żądanie podpisu] dostępna jest w przypadku gdy w aplikacji Klasyfikacje zaznaczono opcję Zezwalaj na „Wykonanie żądania podpisu”.

• Istnieje obraz podpisu — ta funkcja ustala, czy obraz podpisu jest dostępny.
• Wymagany podpis — jeśli ta funkcja jest aktywna, deklaracja nie może zostać zwolniona, jeśli brakuje podpisu. Jeśli w polu Ustawienia podpisu wybrano opcję Zgodnie z klasyfikacją – obowiązuje ustawienie z wybranej klasyfikacji. W takim przypadku funkcja Wymagany podpis jest dostępna dopiero po zaznaczeniu jej aplikacji Klasyfikacje. 

• Data złożenia podpisu — w tym polu wyświetlana jest data i godzina podpisania deklaracji. Dane dotyczące czasu są wprowadzane automatycznie poprzez wiadomość zwrotną po podpisaniu deklaracji np. podczas importu danych lub za pomocą akcji [Wykonaj żądanie podpisu].

• Status podpisu — statusy podpisu deklaracji są przypisywane automatycznie. Wyświetlane mogą być następujące statusy:
  • Podpis nie jest wymagany — funkcja Wymagany podpis jest wyłączona i brakuje daty złożenia podpisu.
  • Nie podpisane — funkcja Wymagany podpis jest aktywna i brakuje daty złożenia podpisu.
  • Podpisane — data złożenia podpisu została wprowadzona przez wiadomość zwrotną (np. poprzez import danych).
  • Żądanie podpisu zrealizowane ręcznie — status ten pojawia się po wykonaniu akcji Wykonaj żądanie podpisu.

Zakładka Potwierdzenie

W tej zakładce znajdują się ustawienia dotyczące potwierdzania deklaracji i statusu potwierdzenia. Szczegółowy opis pól:

• Ustawienie potwierdzenia — pole, służące do określenia, skąd pochodzą ustawienia wymagań dla potwierdzenia. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Według klasyfikacji — po wybraniu tej pozycji używane i wyświetlane są specyfikacje potwierdzeń z określonej klasyfikacji. W tym przypadku konieczne jest określenie klasyfikacji.
  • Ręcznie — po wybraniu tej pozycji ustawienia potwierdzenia można zdefiniować w deklaracji. Klasyfikacja nie jest w tym przypadku konieczna.
• Wymagane potwierdzenie — jeśli ta funkcja jest aktywna, deklaracja nie może zostać zwolniona w przypadku braku potwierdzenia. Poniższe warunki określają, czy można ustawić tę funkcję:
  • Jeśli w polu Ustawienie potwierdzenia wybrana zostanie opcja Wg klasyfikacji, zostanie przyjęte ustawienie z danej klasyfikacji, pole Wymagane potwierdzenie w aplikacji Deklaracje będzie nieaktywne.
  • Jeśli w polu Ustawienie potwierdzenia wybrano opcję Ręcznie, funkcja Wymagane potwierdzenie jest aktywna do zaznaczenia.

• Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia” — ta funkcja służy do określenia, czy akcja [Wykonaj żądanie potwierdzenia] jest dostępna dla użytkownika. Poniższe warunki określają, czy można ustawić tę funkcję:
  • Jeśli w polu Ustawienie potwierdzenia wybrana zostanie opcja Wg klasyfikacji, zostanie przyjęte ustawienie z danej klasyfikacji, pole Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia” w aplikacji Deklaracje będzie nieaktywne.
  • Jeśli w polu Ustawienie potwierdzenia wybrano opcję Ręcznie, funkcja Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia” jest aktywna do zaznaczenia.
  • Tę funkcję można ustawić niezależnie od tego, czy opcja Wymagane potwierdzenie jest aktywna.

• Data potwierdzenia — w tym polu wyświetlany jest czas potwierdzenia. Jest on wprowadzany automatycznie poprzez potwierdzenie (np. poprzez import danych) lub za pomocą akcji [Wykonaj żądanie potwierdzenia].

• Wskazówka dot. potwierdzenia — w razie potrzeby można wprowadzić tekst w tym polu jako notatkę
• Status potwierdzenia — statusy potwierdzenia deklaracji są przypisywane automatycznie. Wyświetlane mogą być następujące statusy:
  • Potwierdzenie nie jest wymagane — funkcja Wymagane potwierdzenie jest nieaktywna i brakuje czasu potwierdzenia.
  • Nie potwierdzono — funkcja Wymagane potwierdzenie jest aktywna i brakuje czasu potwierdzenia.
  • Potwierdzono — czas potwierdzenia został wprowadzony (np. przez import danych). Ten status jest wyświetlany po wykonaniu akcji Wykonaj żądanie potwierdzenia.

Obszar roboczy

W obszarze roboczym znajduje się tabela, w której można przypisać cele przetwarzania i zdefiniować dla nich zarówno upoważnienie do przetwarzania, jak i okres ważności.

Szczegółowy opis kolumn tabeli:

• Cel przetwarzania — w tej kolumnie można wybrać identyfikator celu przetwarzania, dla którego osoba, której dane dotyczą, złożyła deklarację. Po zapisaniu nie można już zmienić tego wyboru.
• Odniesienie — to, które odniesienie można wybrać w deklaracji, jest określane w aplikacji Cele przetwarzania. Odniesieniem może być na przykład kanał komunikacyjny E-mail.
• Dane odniesienia — w razie potrzeby można wprowadzić powiązane dane odniesienia dla wybranego celu przetwarzania. Jeśli dla danego celu przetwarzania nie zdefiniowano żadnych danych odniesienia, nie można edytować tej kolumny.
• Obowiązujący od — w tej kolumnie należy wprowadzić datę ważności dla wybranego celu przetwarzania, od której ma obowiązywać powiązana definicja autoryzacji. Jeśli pole Data złożenia deklaracji jest uzupełnione, data jest z niego pobierana. W przeciwnym razie sugerowana jest bieżąca data. Datę można zmienić, jeśli autoryzacja ma status W opracowaniu.
• Obowiązuje do — w tej kolumnie należy wprowadzić datę ważności dla wybranego celu przetwarzania, do której ma obowiązywać powiązana definicja autoryzacji. Sugerowana jest maksymalna data (31.12.9999). Datę można zmienić, jeśli autoryzacja ma status W opracowaniu. Data nie może być wcześniejsza niż data Obowiązujący od.
• Prawo do przetwarzania — w tej kolumnie można udokumentować, czy osoba, której dane dotyczą, zezwoliła lub zabroniła przetwarzania swoich danych osobowych w wybranym celu przetwarzania i zarejestrowanym okresie. Ustawienie można zmienić, jeśli zgoda ma status W opracowaniu. Do wyboru są następujące ustawienia:·
  • Dozwolone,
  • Zabronione

Przyciski paska narzędzi tabeli

Opis przycisków na pasku narzędzi tabeli, które mogą być używane do ustawiania właściwości tabeli i danych wyjściowych, można znaleźć w Instrukcji obsługi.

Aby dodawać i usuwać cele przetwarzania w tabeli, można użyć przycisków [Dodaj] i [Usuń] na pasku narzędzi tabeli.

• Dodaj — za pomocą przycisku [Dodaj] można dodać do tabeli cele przetwarzania dla deklaracji typu Zgoda. Cele przetwarzania można dodawać tylko wtedy, gdy otwarta zgoda ma status W opracowaniu. Przycisk jest nieaktywny dla zwolnionych zgód.

• Usuń — przycisk Usuń umożliwia usunięcie celów przetwarzania deklaracji, jeśli otwarta deklaracja ma status W opracowaniu. Przycisk jest nieaktywny w przypadku deklaracji zwolnionych.

Działania związane z aplikacją

Dostępne są następujące działania związane z aplikacją:

• Wykonaj żądanie podpisu — za pomocą tej akcji można dodać czas podpisania do deklaracji. Żądanie podpisu zostanie wówczas zakończone, a status podpisu zmieni się na „Żądanie podpisu zakończone ręcznie”. Ta czynność jest dostępna tylko wtedy, gdy czas podpisywania jest pusty i ta funkcja jest aktywna dla deklaracji: Zezwól na „Ukończ żądanie podpisu”.

• Pokaż obraz podpisu — ta akcja powoduje wyświetlenie obrazu podpisu.
• Wykonaj żądanie potwierdzenia — za pomocą tej akcji można dodać czas potwierdzenia do deklaracji. Prośba o potwierdzenie zostanie wówczas zakończona, a status potwierdzenia zmieni się na Żądanie podpisu zrealizowane ręcznie. Ta czynność jest dostępna tylko wtedy, gdy czas potwierdzenia nie jest podany i aktywna jest funkcja Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia”.

• Udostępnij — aby zwolnić deklarację o statusie W opracowaniu, można użyć akcji [Zwolnij] w menu przycisków akcji na standardowym pasku narzędzi. Po zwolnieniu deklaracji nie można jej już edytować. Tylko zwolnione deklaracje są uwzględniane w kolejnych procesach. Można odwołać zwolnioną deklarację. 

• Wycofaj — aby odwołać cele przetwarzania zwolnionej deklaracji, można użyć akcji [Wycofaj] w menu przycisków akcji na standardowym pasku narzędzi. Akcja jest aktywna tylko wtedy, gdy zwolniona deklaracja jest otwarta. Można ją wykonać tylko wtedy, gdy wybrano co najmniej jeden cel przetwarzania.

Konfiguracja

Dla aplikacji Deklaracje istotne są następujące ustawienia pól w funkcji Zarządzanie zgodnością w aplikacji Konfiguracja.

• Ustawienie podpisu na deklaracji — pole służy do określenia domyślnej wartości dla pola Ustawienie podpisu w aplikacji Deklaracje. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Według klasyfikacji — po wybraniu tej pozycji używane i wyświetlane są ustawienia podpisu z określonej klasyfikacji deklaracji. W tym przypadku konieczne jest określenie klasyfikacji deklaracji.
  • Ręcznie — po wybraniu tej pozycji ustawienia podpisu można zdefiniować bezpośrednio w aplikacji Deklaracje.
• Ustawienie zatwierdzenia deklaracji — pole służy do tego, aby określić domyślną wartość dla pola Ustawienie potwierdzenia w aplikacji Deklaracje. Do wyboru są następujące pozycje:
  • Według klasyfikacji — po wybraniu tej pozycji używane i wyświetlane są specyfikacje potwierdzenia z określonej klasyfikacji deklaracji. W tym przypadku konieczne jest określenie klasyfikacji deklaracji.
  • Ręcznie — po wybraniu tej pozycji ustawienia potwierdzenia można zdefiniować w aplikacji Deklaracje. Klasyfikacja deklaracji nie jest w tym przypadku konieczna.
• Schemat numeracji deklaracji — pole służące do określenia schematu numeracji deklaracji. Do dodawania nowego schematu numeracji służy aplikacja Schematy numeracji. Zakres liczb ustawiony w tym polu jest wykorzystywany przez system do automatycznego określania numeru deklaracji dla wszystkich nowych deklaracji i przypisywania go jako wartości domyślnej. Numer deklaracji służy do jednoznacznej identyfikacji deklaracji.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa Deklaracje — com.cisag.app.compliance.obj.ConsentForm — wykorzystywana jest przez aplikację Deklaracje między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Definiowania działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych Główne dane dotyczące zgodności — com.cisag.app.compliance.MasterData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Deklaracje nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacji

Jeśli w aplikacji Konfiguracja, dla funkcji Zezwolenia związane z treścią, aktywowano parametr Dostosowywanie, aplikacja Deklaracje będzie dostępna dla użytkownika wyłącznie w przypadku, gdy w danych podstawowych partnera przyporządkowano organizację powiązaną z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Klient
• Księgowość

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Deklaracje nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Deklaracje nie jest udostępniana partnerom biznesowym