Generowanie faktur sprzedaży

Opis zagadnienia

Faktura sprzedaży zawiera zestawienie kwot należnych do zapłaty, związanych z artykułami lub usługami dostarczonymi lub do dostarczenia do odbiorcy. Proces księgowy wykorzystywany do wygenerowania faktury nazywa się fakturowaniem. Podczas fakturowania generowane są faktury sprzedaży (w formie dokumentów) i inne dokumenty powiązane.

Po utworzeniu faktury od razu generowane są dokumenty końcowe, nie dotyczy to jedynie faktur sprzedaży utworzonych z paragonu. Do każdej faktury przypisywany jest unikatowy numer. Numer ten jest przydzielany zgodnie ze schematem numeracji zdefiniowanym dla danego rodzaju faktury sprzedaży.

Niniejszy dokument opisuje proces wygenerowania faktury sprzedaży, a także zawiera informacje na temat tego, w jaki sposób faktura zostaje wykorzystana w procesach handlowych.

Więcej informacji na temat roli rodzaju faktury sprzedaży i tego jak ją wprowadzić lub wygenerować znajduje się w dokumencie Rodzaje faktur sprzedaży.

Definicje pojęć

Faktura sprzedaży

Faktura sprzedaży zawiera zestawienie kwot należnych do zapłaty, związanych z artykułami dostarczonymi lub do dostarczenia do odbiorcy. Faktura sprzedaży to dokument, który może być również notą kredytową.

Proces i łańcuch dokumentów powiązanych

Schemat procesu

Opis procesu

Faktura sprzedaży może zostać wygenerowana za pomocą kilku aplikacji. Zawartość faktury sprzedaży, która ma zostać wygenerowana zależy od wyświetlanego dokumentu. Dlatego jeżeli faktura sprzedaży jest generowana na podstawie zlecenia dostawy, to zawiera ona jedynie artykuły dostarczone dzięki temu zleceniu. Jeżeli została ona wygenerowana na podstawie zamówienia sprzedaży, to zawiera wszystkie dostarczone dokumenty, które nie zostały jeszcze rozliczone, niezależnie od liczby zleceń dostawy wykorzystanych do ich dostarczenia.

Podczas wystawiania faktury sprzedaży pozycje zlecenia dostawy są fakturowane na konto odbiorcy przyporządkowanej faktury (dłużnika). Zostają przy tym uwzględnione warunki uzgodnione w zleceniu.

Ostateczna kwota do rozliczenia faktury sprzedaży może mieć wartość dodatnią (jest to wtedy zwykła faktura) lub ujemną (w takim przypadku jest to nota kredytowa). W przeciwnym razie generowana jest faktura o wartości równej zero.

Po wygenerowaniu faktury sprzedaży może ona zostać przekazana do modułu finansowego. W tym celu należy skorzystać z aplikacji Lista: Faktury sprzedaży.

Dokumenty końcowe zestawiają kwoty należne do zapłaty i zawierają odpowiedni tytuł Faktura lub Nota kredytowa. W przypadku kwoty równej zero, dokument będzie się nazywał Faktura o wartości zero. W przypadku innych szablonów dokumentów właściwych dla danego klienta, mogą one nosić inne nazwy.

Łańcuch dokumentów powiązanych

Łańcuch dokumentów powiązanych odnosi się do jednej lub kilku faktur sprzedaży. Zależy to od dokumentu, na podstawie którego została wygenerowana faktura sprzedaży.

Wymagania wstępne dotyczące generowania faktury sprzedaży

Fakturę sprzedaży można wygenerować tylko wtedy, gdy pozycje zamówienia/zlecenia spełniają następujące warunki:

• Ogólny status zamówienia/zlecenia to Zatwierdzone.
• Status kompletacji to Zakończona.
• Status dostawy to Zatwierdzona do rozliczenia.

Jeżeli zlecenie/zamówienie zawiera symbol faktury zbiorczej, wówczas faktura sprzedaży dla tego zamówienia/zlecenia może zostać wygenerowana tylko z poziomu aplikacji listy.

Procedura generowania faktury

W poniższym rozdziale zostało umówione w jakich przypadkach i na jakich warunkach generowana jest faktura sprzedaży.

Faktury sprzedaży wystawiane na podstawie paragonów są generowane automatycznie przez aplikację w tle. Dlatego nie zostały one omówione w dalszej części dokumentu.

Generowanie faktury z zamówienia sprzedaży

Podczas generowania faktury bezpośrednio z zamówienia sprzedaży, jak w przypadku zapytania zbiorczego z aplikacji listy, brane są pod uwagę następujące elementy:

Pozycje wybranego zamówienia wraz z ich ilościami dyspozycyjnymi, w tym dostawy do rozliczenia, są brane pod uwagę przy generowaniu faktury. Sortowanie zależy od ustawień w polu Sortowanie pozycji faktury w danych podstawowych partnerów.

Jeżeli konieczne jest potwierdzenie, zostaje wygenerowany kolejny dokument.

Generowanie faktury ze zlecenia dostawy

W przypadku generowania faktury z zamówienia dostawy tworzona jest tylko jedna faktura dla tego zamówienia dostawy. Wymaga to zatwierdzenia zamówienia dostawy do wystawienia faktury.

Szczególne przypadki generowania faktury sprzedaży

Pozycje z kalkulacją samej wartości, korekty wartości (bez uwzględnienia ilości artykułów)

Faktury sprzedażowe zawierające pozycje z kalkulacją samej wartości bez uwzględnienia ilości mogą zostać wygenerowane w następujący sposób, należy:

1. Wprowadzić pozycje zamówienia o ilości równej zero. Po weryfikacji status dostawy natychmiast zmienia się na Dostarczone w całości.
2. Wprowadzić cenę jednostkową dodatnią lub ujemną dla tej pozycji. Można również skorzystać z opcji automatycznego określania ceny.
   • Nie istnieje żadna ilość dyspozycyjna lub „ilość niepełna” dla ilości zerowych. Dlatego lista pozycji widoku Faktury zawiera dla tej pozycji funkcję Fakturowanie (pole do zaznaczenia).
3. Aktywować funkcję Fakturowanie.
   • Pozycja ta pojawi się na fakturze wraz z wartością pozycji bez ilości artykułu.

Faktura o kwocie końcowej równej zero

Istnieje możliwość anulowania dodatnich i ujemnych kwot z faktury, w następstwie takiego działania kwota faktury będzie wynosiła zero. W takim przypadku rodzaj faktury sprzedaży określa, czy dla faktury o wartości zerowej należy wskazać numer faktury ze schematu numeracji dla faktur sprzedaży, czy ze specjalnie wygenerowanego schematu dla faktur o wartości zero.

• Faktury o zerowej wartości z numerem ze schematu dedykowanego do faktur sprzedaży

Jeśli do faktur o zerowej wartości należy przypisać numer faktury z zakresu dedykowanego fakturom sprzedaży, faktura o zerowej wartości zostanie wygenerowana z kolejnym dostępnym numerem z tego schematu.

• Faktura o zerowej wartości z numerem ze schematu dedykowanego dla faktur o wartości zero

Jeśli do faktur o zerowej wartości należy przypisać numer faktury z zakresu dedykowanego fakturom o wartości zero, wówczas faktura o zerowej wartości zostanie wygenerowana z kolejnym dostępnym numerem z tego schematu. Ten schematu numeracji jest rodzaju Wewnętrzny. Generowany jest dokument, ale żaden dokument nie jest drukowany. Dodatkowo, faktura o zerowej wartości nie jest przekazywana do modułu finansowego.

Faktury o zerowej wartości mogą zostać anulowane.

Anulowanie faktur

Faktury to dokumenty, których nie można usunąć, można je jedynie anulować. Anulowanie faktury generuje nowy dodatkowy dokument będący ekwiwalentem oryginałów, ale o przeciwnych znakach.

Warunki wstępne

• Faktury sprzedaży generowane z paragonu nie mogą zostać ani anulowane, ani wyprowadzone.
• Okres obrachunkowy, w którym zawiera się żądana data fakturowania musi mieć status Otwarty.
• Jedynie istniejące faktury sprzedaży o statusie Nieanulowane mogą zostać anulowane.
• Jeśli jest to faktura sprzedaży z transakcją magazynową, to żaden z dokumentów pierwotnych nie może być oznaczony znacznikiem usuwania.

Konsekwencje anulowania faktury

Jeżeli faktura sprzedaży, która ma zostać anulowana, jest fakturą z transakcją magazynową, to podczas jej anulowania wszystkie transakcje magazynowe zostają wygenerowane ponownie z przeciwnymi ilościami, ale z tym samym kluczem księgowym.

Jeżeli dostawa została zarejestrowana w magazynie z miejscami składowania i, w konsekwencji, w strefie wydań towarów, to wówczas transakcja zostaje anulowana wraz z anulowaniem faktury. Należy więc ręcznie dokonać zwrotu towaru ze strefy wydania do miejsca składowania (za pomocą polecenia uzupełnienia zapasów).

Po anulowaniu anulowana faktura sprzedaży i faktura sprzedaży przyjmują status Wystornowane. Nowa faktura sprzedaży może więc zostać wygenerowana i wyprowadzona.

Generowanie pojedyncze i zbiorcze faktur sprzedaży

Faktury sprzedaży mogą być generowane pojedynczo lub zbiorczo na podstawie następujących dokumentów i aplikacji:

Generowanie pojedynczej faktury

• Zamówienie sprzedaży i zlecenie dystrybucyjne

W określonym momencie można wygenerować fakturę sprzedaży w aplikacji Zamówienia sprzedaży i Zlecenia dystrybucji. Nie wyklucza to istnienia większej liczby faktur sprzedaży odnoszących się do danego zamówienia/zlecenia. Jednak te faktury z pewnością nie zostaną wygenerowane w tym samym czasie.

• Zlecenie dostawy

W aplikacji Zlecenia dostawy generowana jest jedna faktura sprzedaży na każde zlecenie.

• Faktura anulowania

Anulowanie istniejącej faktury sprzedaży powoduje wygenerowanie faktury anulowania.

Zbiorcze generowanie faktur

• Faktura zbiorcza dla kilku zamówień sprzedaży odnosząca się do ich dostaw

W aplikacji Lista: Zamówienia sprzedaży można wygenerować jedną fakturę sprzedaży (fakturę zbiorczą) lub kilka faktur sprzedaży (fakturowanie indywidualne) dla kilku zleceń dostawy.

• Faktura zbiorcza dla kilku zamówień sprzedaży odnosząca się do artykułów, które nie zostały pobrane

Za pomocą aplikacji Lista: Zamówienia sprzedaży dla kilku zamówień sprzedaży można równocześnie wygenerować fakturę wraz z transakcją magazynową, jeżeli pozycje zamówienia spełniają następujące warunki:

• Pozycje mają status Zatwierdzone, Brak zlecenia dostawy w realizacji, Nierozliczone lub Częściowo rozliczone.
• Artykuł nie jest zarządzany za pomocą specyfikacji.
• Magazyn jest zwykłym magazynem, nie jest więc podzielony na miejsca składowania.
• Faktura zbiorcza dla kilku zleceń dystrybucyjnych odnosząca się do ich dostaw

Za pomocą aplikacji Lista: Zlecenia dystrybucji można zrealizować rozliczenie wewnętrzne dla kilku zleceń dostawy. Generuje to dodatkowo jedną lub kilka faktur sprzedaży. Więcej informacji znajduje się w dokumencie Rozliczenia wewnętrzne.

• Faktura zbiorcza może również zostać wygenerowana na podstawie symbolu faktury zbiorczej.

Procedura związana z przyporządkowaniem numerów do faktur sprzedaży

Do każdej faktury sprzedaży i noty kredytowej zostaje przyporządkowany unikalny numer. Rodzaj faktury sprzedaży zostaje przypisany ro rodzaju zamówienia sprzedaży.

Podczas generowania dokumentów numery faktury i noty kredytowej są przypisywane w następujący sposób:

Faktury zbiorcze zawierają pozycje zamówienia/zlecenia i/lub pozycje wydania zewnętrznego zamówienia (WZ zbiorcze) kilku zamówień na jednej fakturze, pod warunkiem zgodności następujących elementów:

• Odbiorca faktury
• Rodzaj faktury
• Warunki płatności
• Partner płatności
• Waluta
• Wystawca faktury
• Data waluty
• Rejestr podatkowy
• Wyświetlanie ceny
• Jednostka
• Adres wydania
• Symbol faktury zbiorczej

Ustawienia

Przy generowaniu i wprowadzaniu dokumentów powiązanych, dzięki domyślnym wartościom nie trzeba wprowadzać ręcznie wszystkich danych.

Domyślne wartości mogą pochodzić z następujących źródeł:

• Aplikacji Konfiguracja:

Ustawienia klienta lub organizacji

• Aplikacji Partnerzy:

Ustawienia związane z danymi klienta i/lub ustawienia wykorzystania odpowiednich partnerów, takich jak Zleceniodawca/Zamawiający

• Aplikacja związana z rodzajem generowanego dokumentu

Zaproponowane wartości domyślne zależą również od trybu wprowadzania dokumentu powiązanego do systemu. Istnieją następujące możliwości, w zależności od dokumentu:

• wprowadzenie ręczne,
• generowanie na podstawie poprzedniego dokumentu powiązanego

Rodzaje dokumentów powiązanych

Do każdego rodzaju dokumentu został przyporządkowany schemat numeracji. Numer przypisany i skrót rodzaju dokumentu tworzą symbol dokumentu.

Jeżeli w rodzaju dokumentu powiązanego wskazano status otwarcia, to dokument powiązany zostanie wygenerowany z tym statusem.

Przedpłata

Podczas generowania faktury sprzedaży z częściowo opłaconego zamówienia zaliczki przypisane do tego zamówienia są określane i rejestrowane w zdefiniowanych walutach własnych. Umożliwia to działowi księgowości wyrównywanie wprowadzonych zaliczek, a następnie faktur sprzedaży generowanych na podstawie częściowo opłaconych zamówień. Wartość zamówienia wynika następnie z wartości prawidłowego potwierdzenia zamówienia, gdy faktura jest generowana.

W przypadku faktur częściowych przydzielana im jest kwota wpłaconych zaliczek. Aby ją obliczyć zaliczka przypisana do zamówienia jest mnożona przez kwotę faktury częściowej. Wynik jest następnie dzielony przez całkowitą kwotę zamówienia (zgodnie z potwierdzeniem zamówienia). Jeśli łączna kwota zamówienia wynosi zero, wówczas nie jest ustalana żadna płatność za to zamówienie.

Kwoty należne za fakturę są ustalane bez uwzględnienia kwot należnych za inne faktury. Dlatego nie zawsze można zagwarantować, że suma płatności przypisanych do zamówienia odpowiada sumie płatności określonej dla wszystkich faktur powiązanych z tym zamówieniem.

Przy obliczaniu płatności związanych z fakturami sprzedaży należy wziąć pod uwagę następujące elementy:

• Wartości zamówień i przypisania płatności są uwzględniane przy generowaniu faktur. Można je później zmienić. Te modyfikacje nie będą jednak miały wpływu na faktury już wygenerowane.
• Obliczone płatności są zaokrąglane zgodnie z wykorzystywanymi walutami. Różnice w zaokrągleniu nie są jednak przetwarzane na wszystkich fakturach częściowych. Dlatego jeśli zamówienie, do którego została przypisana płatność w wysokości 100 PLN, jest fakturowane w trzech równych częściach, dla każdej faktury rejestrowana jest płatność w wysokości 33,33 EUR, co daje łączną kwotę 99,99 EUR.
• W przypadku faktury grupowej, która nie jest przeznaczona dla użytkownika końcowego, uzyskana wartość zamówienia jest obliczana na podstawie sumy wartości netto i wartości podatkowych odpowiednich pozycji. Ponieważ wartości podatkowe pozycji nie są dokładne, ustalone i przyporządkowane płatności mogą czasem się różnić.
• Przy określaniu wartości zamówienia brane są również pod uwagę dodatkowe zlecenia dostawy podlegające rozliczeniu jako część faktury zbiorczej. Jeśli ponadto przedpłata została przypisana do kilku zamówień, z których tylko cześć jest zawarta w tej fakturze, wówczas może się zdarzyć, że kwota płatności określona przez dodanie jest wyższa.