Artykuł opisuje, w jaki sposób potwierdzenia zamówień są obsługiwane w systemie i jak są generowane. Zawiera informacje na temat relacji między potwierdzeniem zamówienia a innymi dokumentami oraz sposobu ich integracji z procesami biznesowymi.
Potwierdzenie zamówienia jest dokumentem uzupełniającym do zamówienia sprzedaży, który potwierdza przyjęcie zamówienia do klienta z umowami handlowymi określonymi w zamówieniu sprzedaży. Potwierdzenie zamówienia zawiera dane dotyczące zamówionych pozycji, ilości, cen, warunków i terminów. Dla każdego zamówienia sprzedaży można wygenerować jedno lub więcej potwierdzeń zamówień i wystawić odpowiednie dokumenty uzupełniające.
Rozróżnia się potwierdzenia zamówień i potwierdzenia zmian. Potwierdzenia zmian są specjalną formą potwierdzeń zamówień, które dokumentują zmiany po wygenerowaniu potwierdzenia zamówienia. Potwierdzenie zmiany zawiera wszystkie wcześniej potwierdzone pozycje z ostatniego aktywnego potwierdzenia zamówienia, a także zmiany w ilościach zadysponowanych wprowadzonych w zamówieniu sprzedaży.
W aplikacji Zamówienia sprzedaży dla każdego zamówienia sprzedaży można wygenerować jedno lub więcej potwierdzeń zamówień oraz dokumenty pomocnicze. Wygenerowane dokumenty można otworzyć w aplikacji Zapytania o potwierdzenia zamówień i w razie potrzeby wydrukować kolejne kopie dokumentów Potwierdzenie zamówienia. Wygenerowanych potwierdzeń zamówień nie można zmienić.
Ustawienia generowania potwierdzeń zamówień definiuje się w aplikacji Rodzaje zamówień sprzedaży.
Tan też można znaleźć więcej informacji na temat predefiniowania potwierdzeń.
Definicje terminów
Potwierdzenie zamówienia
Potwierdzenie zamówienia to dokument, który potwierdza przyjęcie zamówienia do partnera z rolą partnera klienta. Potwierdzenie zamówienia zazwyczaj zawiera dane dotyczące zamówionych pozycji, ilości, cen, warunków i terminów.
Rodzaje zamówień sprzedaży
Rodzaje zamówień sprzedaży służą do identyfikacji zamówień sprzedaży i definiowania typu zamówienia sprzedaży (zamówienie sprzedaży, zamówienie w magazynie konsygnacyjnym, zamówienie w sklepie). Rodzaje zamówień sprzedaży zawierają również automatyczne wpisy (wartości domyślne) i ustawienia dla generowanych zamówień sprzedaży. Ustawienia kontrolują weryfikacje i obliczenia systemu dla zamówień sprzedaży tego rodzaje, a także dalsze przetwarzanie zamówień w dokumentach niższego szczebla.
Zamówienie sprzedaży
Zamówienie sprzedaży jest podstawowym elementem procesu sprzedaży. Określa ono zakres usług, warunki dostawy i warunki płatności za sprzedaż towarów. W szczególności określa, które produkty mają zostać sprzedane, w jakiej ilości i po jakiej cenie. A także: kiedy i na jaki adres(y) dostawa(y) i fakturowanie będą miały miejsce. Zamówienie sprzedaży reguluje również sposób naliczania kosztów zamówienia.
Procesy
Poniżej opisano procesy biznesowe związane z realizacją zamówień oraz wszelkie wynikające z nich relacje z innymi aplikacjami i podmiotami biznesowymi.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Wprowadzenie: Sprzedaż.
Generowanie potwierdzenia zamówienia
Potwierdzenie zamówienia zawsze wynika z zamówienia sprzedaży. Potwierdzenie zamówienia to dokument (o tej samej nazwie), który dokumentuje umowy handlowe zawarte w zamówieniu sprzedaży. Są one generowane w następujący sposób:
- Potwierdzenia zamówień mogą być generowane i wystawiane bezpośrednio z zamówienia sprzedaży w aplikacji Zamówienia sprzedaży: Potwierdzenia zamówień są generowane jako dokumenty, a odpowiednie dokumenty końcowe są drukowane w tym samym czasie.
- W aplikacjach Listy można generować i wystawiać potwierdzenia zamówień (dokumenty) dla kilku zamówień sprzedaży jednocześnie.
Dla jednego zamówienia sprzedaży można wygenerować dowolną liczbę potwierdzeń zamówień. Jednak potwierdzenie zamówienia zawsze odnosi się do dokładnie jednego zamówienia sprzedaży (relacja „1:n”).
Potwierdzenie zamówienia można wygenerować w dowolnym momencie. Potwierdzenie zmiany można wygenerować tylko wtedy, gdy istnieje co najmniej jedno potwierdzenie zamówienia.
Podczas generowania można wybrać, czy ma zostać wygenerowane potwierdzenie zamówienia czy potwierdzenie zmiany.
- Potwierdzenie zamówienia – potwierdzenie zamówienia jest przeznaczone do wysłania do klienta w celu potwierdzenia zamówionych pozycji wraz z ilościami, cenami i warunkami. Zawsze odzwierciedla ono aktualny status zamówienia sprzedaży. Można wygenerować dowolną liczbę potwierdzeń zamówień.
- Potwierdzenie zmiany – potwierdzenie zmiany śledzi i wyświetla zmiany w potwierdzeniach zamówień, które zostały już wygenerowane. Z potwierdzenia zmiany należy skorzystać, jeśli warunki zamówienia zostały zmienione po wysłaniu potwierdzenia zamówienia, a już wygenerowane i wysłane do klienta potwierdzenie zamówienia nie jest już prawidłowe.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Zamówienia sprzedaży.
W aplikacji Zamówienia sprzedaży funkcja Wymagane potwierdzenie zamówienia jest dostępna na zakładce Ogólne. Za pomocą tej funkcji można określić, czy zamówienie może być dalej przetwarzane (np. w ramach kompletacji lub dostawy) dopiero po wygenerowaniu potwierdzenia zamówienia dla odpowiednich pozycji zamówienia sprzedaży.
- Zamówienia z przedpłatą – w przypadku zamówień z przedpłatą obliczana jest minimalna kwota nadpłaty i niedopłaty kwoty przedpłaty do zapłaty (w tym podatków, jeśli dotyczy) zgodnie z definicją w aplikacji Konfiguracja, a odpowiednia kwota jest zapisywana w jednostce biznesowej Potwierdzenie zamówienia, ale nie jest wyświetlana ani wyprowadzana w dokumencie. Definicja w aplikacji Konfiguracja odnosi się do firmy organizacji sprzedaży, dla której wprowadzono zamówienie sprzedaży. Obliczenia są przeprowadzane w dokumencie i walucie głównej. Należy wziąć pod uwagę konwersję: Jeśli niedopłata i przekroczenie są zdefiniowane w kwotach bezwzględnych w walucie wiodącej, najlepiej pasująca kwota w walucie lokalnej jest najpierw przeliczana na walutę dokumentu i zaokrąglana. Następnie określany jest limit w walucie dokumentu i na tej podstawie obliczany jest zaokrąglony limit w walutach lokalnych. Do ostatecznej kwoty w walucie dokumentu najpierw stosuje się również procentowe zaniżenie lub przekroczenie. Ta obliczona kwota jest używana do ewentualnego zwolnienia zlecenia przedpłaty, jeśli znajduje się poza zakresem tolerancji. W razie potrzeby, należy sięgnąć do artykułu Zamówienia sprzedaży: Akcje do rozdziału: Udostępnianie zamówień przedpłaty poza zakresem tolerancji.
Akcja: Generowanie potwierdzenia zamówienia
Potwierdzenie zamówienia jest generowane dla powiązanego zamówienia sprzedaży za pomocą akcji [Utwórz i drukuj potwierdzenie zamówienia]. Powoduje to utworzenie dokumentu i dokumentu końcowego.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Zamówienia sprzedaży: Akcje.
Potwierdzenie zamówienia
Poszczególne dokumenty potwierdzeń zamówień mogą być wyświetlane w aplikacji Zapytania o potwierdzenia zamówień. Instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji Zapytania potwierdzenia zamówień można znaleźć w dokumentach Zapytania o potwierdzenia zamówień i Instrukcje: Zapytania o potwierdzenia zamówień.
Identyfikacja potwierdzenia zamówienia
Rodzaj zamówienia sprzedaży wyjściowego zamówienia sprzedaży jest również częścią identyfikacji potwierdzenia zamówienia. System automatycznie przypisuje również numer potwierdzenia zamówienia. Pochodzi on ze schematu numeracji potwierdzeń zamówień sprzedaży, który musi być zdefiniowany w używanym rodzaju zamówienia sprzedaży.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Rodzaje zamówień sprzedaży.
