Instrukcja: Dokumenty

Przegląd tematu

Niniejsza dokumentacja opisuje instrukcje obsługi aplikacji Dokumenty. W dokumencie zawarte są instrukcje dotyczące m.in. tworzenia lub edytowania dokumentów. Ponadto zawarte są w nim informacje o oczekiwanych warunkach wstępnych i efektach działania aplikacji.

Więcej informacji na temat aplikacji Dokumenty można znaleźć w dokumencie Dokumenty, w którym szczegółowo opisano pola, przyciski oraz inne funkcje aplikacji.

Tworzenie dokumentu

Istnieją dwa sposoby tworzenia dokumentów:

• Utworzenie dokumentu dla istniejącego pliku dokumentu
• Utworzenie dokumentu dla pliku dokumentu, który ma zostać wygenerowany

Tworzenie dokumentu dla istniejącego pliku dokumentu w Knowledge Store

Warunki wstępne

Plik został zapisany w Knowledge Store w folderze Documents lub w podfolderze. Nie może istnieć dokument w systemie dla tego pliku.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wybrać w pierwszym polu identyfikator typu dokumentu odpowiedniego dla zawartości dokumentu.
3. Należy wybrać przycisk [Nowy dokument] na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu tworzenia nowego dokumentu. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną uzupełnione.

4. W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu.
5. W polu Opis należy opisać tworzony dokument.
6. W przypadku gdy pole Szablon dokumentu zostało uzupełnione automatycznie należy wyczyścić pole i pozostawić je puste ponieważ dokument dla istniejącego pliku dokumentu nie może mieć szablonu dokumentu.
7.  W zakładce Ogólne w polu Plik dokumentu należy zmienić domyślnie wpisaną ścieżkę i nazwę pliku zgodnie z danymi dokumentu, dla którego ma zostać utworzyć dokument systemowy.

8. W razie potrzeby można uzupełnić pozostałe pola aplikacji.
9. W celu zapisania utworzonego dokumentu należy wybrać przycisk [Zapisz], który znajduje się w nagłówku, na standardowym pasku narzędzi.

Tworzenie dokumentu dla istniejącego pliku dokumentu w połączonym systemie archiwizacji

Warunki wstępne

Plik został zapisany w systemie archiwizacji połączonym z Comarch ERP Enterprise.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wybrać w pierwszym polu identyfikator typu dokumentu odpowiedniego dla zawartości dokumentu.
3. Należy wybrać przycisk [Nowy dokument] na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu tworzenia nowego dokumentu. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną uzupełnione.

4. W razie potrzeby można edytować numer dokumentu.
5. W polu Opis należy opisać tworzony dokument.
6. W przypadku gdy pole Szablon dokumentu zostało uzupełnione automatycznie należy wyczyścić pole i pozostawić je puste ponieważ dokument dla istniejącego pliku dokumentu nie może mieć szablonu dokumentu.
7. Należy usunąć domyślnie uzupełnione dane w polu Plik dokumentu w zakładce Ogólne.
8. W polu Plik dokumentu należy wprowadzić unikalny identyfikator dokumentu w systemie archiwizacji.

9. W razie potrzeby można uzupełnić pozostałe pola aplikacji.
10. W celu zapisania utworzonego dokumentu należy wybrać przycisk [Zapisz], który znajduje się w nagłówku, na standardowym pasku narzędzi.

Tworzenie dokumentu dla pliku dokumentu wygenerowanego przez system Comarch ERP Enterprise

Pliki dokumentów generowane za pomocą systemu są oparte na szablonie dokumentu, który jest połączony z plikiem dokumentu. Za pomocą systemu Comarch ERP Enterprise można m.in. generować listy i wiadomości e-mail typu korespondencji seryjnej lub inne pliki. Należy zapoznać się z niżej opisanymi instrukcjami dla przypadków specjalnych, m.in. korespondencji seryjnej.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wybrać w pierwszym polu identyfikator typu dokumentu odpowiedniego dla zawartości dokumentu.
3. Należy wybrać przycisk [Nowy dokument] na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu tworzenia nowego dokumentu. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną uzupełnione.

4. W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu.

5. W polu Opis należy opisać tworzony dokument.

6. Należy uzupełnić pole Szablon dokumentu istniejącym szablonem. Szablon dokumentu musi być powiązany z plikiem dokumentu, na podstawie którego generowany jest nowy dokument.

7. W razie potrzeby można zmienić domyślną ścieżkę i nazwę pliku w polu Plik dokumentu w zakładce Ogólne.

8. W razie potrzeby można uzupełnić pozostałe pola aplikacji.

9. Należy wybrać przycisk [Zapisz], który znajduje się w nagłówku, na standardowym pasku narzędzi.

10. Należy wybrać przycisk akcji [Utwórz plik dokumentu w oparciu o szablon] na standardowym pasku narzędzi z menu przycisków akcji.

• Kopia zostanie wygenerowana z pliku dokumentu, który jest powiązany z wprowadzonym szablonem dokumentu. Kopia ma nazwę pliku określoną w polu Plik dokumentu i znajduje się w folderze w Knowledge Store.

Przypadki specjalne

• E-maile korespondencji seryjnej — jeśli plik dokumentu szablonu dokumentu jest plikiem HTML dla wiadomości e-mail typu mail merge i jeśli wprowadzono adresatów, plik dokumentu nie jest generowany, a wiadomości e-mail są generowane i przesyłane bezpośrednio do systemu pocztowego.

• Listy korespondencji seryjnej — plik dokumentu dla korespondencji seryjnej jest generowany, jeśli:
  • plik szablonu dokumentu jest plikiem Microsoft®-Word z polami korespondencji seryjnej
  • adresaci dokumentu są utworzeni w systemie i zawiera wygenerowany plik dokumentu według numeru adresata, zgodnie z informacjami zawartymi w listach korespondencyjnych.

Tworzenie notatki

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. W polu Numer należy określić typ dokumentu odpowiedniego dla treści notatki.
3. Należy wybrać przycisk akcji Nowa notatka, który znajduje się w nagłówku na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu notatki. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną automatycznie przeniesione do tego widoku.

4. W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu.

5. W polu Opis należy wprowadzić krótki opis notatki dokumentu.

6. W obszarze roboczym w zakładce Notatki należy wprowadzić treść notatki.

7. Aby zapisać wprowadzone dane należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Tworzenie listu korespondencyjnego

Warunki wstępne

Należy skonfigurować ustawienia zgodnie z opisem w artykule Wstęp: Zarządzanie dokumentami. Potrzebny jest również szablon listu korespondencyjnego Microsoft® Word z polami korespondencyjnymi, który został utworzony jako dokument Semiramis. Lista możliwych pól korespondencji seryjnej jest dostępna w sekcji Pola korespondencji seryjnej dla listów.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. W polu Numer należy określić typ dokumentu.
3. Należy wybrać przycisk akcji Nowy dokument, który znajduje się w nagłówku na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu tworzenia nowego dokumentu. Numer dokumentu nada się automatycznie, zgodnie z zastosowanym schematem numeracji. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną dodane.

4. W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu.

5. W polu Opis należy wprowadzić krótki opis dokumentu.

6. W przypadku gdy pole Szablon dokumentu nie uzupełni się automatycznie na podstawie wybranego typu dokumentu, należy uzupełnić te pole ręcznie istniejącym szablonem dokumentu.

8. Należy przejść do zakładki Adresaci, która znajduje się w pasku zakładek obszaru roboczego.

9. W celu dodania wybranego partnera jako adresata, na pasku przycisków akcji należy wybrać przycisk [Dodaj].

• otworzy się okno Utwórz adresata

10. Należy uzupełnić pole Parter. Pozostałe pola uzupełnią się automatycznie danymi z aplikacji Partnerzy.

11. Należy zapisać i zamknąć okno Utwórz adresata wybierając przycisk Zastosuj

12. Aby zapisać wprowadzone dane na zakładce Adresaci, należy wybrać przycisk Zapisz, znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

13. Następnie należy wykonać akcję [Utwórz plik dokumentu] w oparciu o szablon, która znajduje się pod przyciskiem [Wybierz akcję] na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja Microsoft® Word z szablonem listu korespondencyjnego zostanie otwarta i wyświetlona z wybranym adresatem.

14. Należy zapisać list korespondencyjny Microsoft® Word.

Pola korespondencji seryjnej dla listów

W poniższej tabeli znajduje się przegląd pól korespondencji seryjnej dla listów, których można użyć w szablonie korespondencji seryjnej Microsoft® Word.

Tworzenie wiadomości e-mail z korespondencją seryjną

Warunki wstępne

Usługa e-mail musi być skonfigurowana zgodnie z opisem w artykule Wstęp: Zarządzanie dokumentami. Potrzebny jest również szablon wiadomości e-mail z polami korespondencji seryjnej, który został utworzony jako dokument Semiramis. Lista możliwych pól korespondencji seryjnej jest dostępna w sekcji Pola korespondencji seryjnej dla wiadomości e-mail.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. W polu Numer należy określić typ dokumentu.
3. Należy wybrać przycisk akcji Nowy dokument, który znajduje się w nagłówku na standardowym pasku narzędzi.

• Aplikacja przejdzie do trybu tworzenia nowego dokumentu. Numer dokumentu nada się automatycznie, zgodnie z zastosowanym schematem numeracji. Domyślne ustawienia wybranego typu dokumentu zostaną dodane

4. W razie potrzeby można zmienić numer dokumentu.

5. W polu Opis należy wprowadzić krótki opis dokumentu.

6. W przypadku gdy pole Szablon dokumentu nie uzupełni się automatycznie na podstawie wybranego typu dokumentu, należy uzupełnić te pole ręcznie istniejącym szablonem dokumentu. Szablon dokumentu musi być powiązany z szablonem wiadomości e-mail z korespondencją seryjną, na podstawie którego generowana jest wiadomość e-mail.

7. Należy przejść do zakładki Adresaci, która znajduje się w pasku zakładek obszaru roboczego.

8. W celu dodania wybranych partnerów jako adresatów, którzy będą używani jako odbiorcy wiadomości e-mail, na pasku przycisków akcji należy wybrać przycisk [Dodaj].

• otworzy się okno Utwórz adresata

9. Należy uzupełnić pole Parter. Pozostałe pola uzupełnią się automatycznie danymi z aplikacji Partnerzy.

10. Aby zapisać wprowadzone dane na zakładce Adresaci, należy wybrać przycisk Zapisz, znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

13. Następnie należy wykonać akcję [Utwórz plik dokumentu w oparciu o szablon], która znajduje się pod przyciskiem [Wybierz akcję] na standardowym pasku narzędzi.

• Do wskazanych partnerów zostaną wysłane wiadomości e-mail.

Pola korespondencji seryjnej dla wiadomości e-mail

Otwieranie i edytowanie dokumentu

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument. W tym celu należy wprowadzić rodzaj i numer dokumentu. W razie potrzeby można skorzystać z pomocy uzupełniania wartości.
3. Należy wybrać przycisk akcji [Aktualizuj] na standardowym pasku narzędzi.

• Dokument zostanie wyświetlony w aplikacji Dokumenty.

4. Należy wybrać pole, które ma zostać edytowane.

5. Należy zmienić dane.

6. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Powielanie dokumentu

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy otworzyć dokument, który ma zostać zduplikowany.
3. Należy wybrać przycisk akcji [Duplikuj], znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

• Zostanie utworzony nowy dokument.

4. W razie potrzeby można dodać szablon dokumentu, ścieżkę do istniejącego pliku dokumentu lub zmienić inne dane.

5. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Usuwanie dokumentu

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument, który ma zostać usunięty.
3. Należy wybrać przycisk [Usuń] na standardowym pasku narzędzi.

• Otworzy się okno dialogowe, w którym należy potwierdzić chęć usunięcia dokumentu.

4. Należy wybrać przycisk [Tak] w oknie dialogowym, jeżeli usuwanie ma być kontynuowane.

dokumentu.

• Dokument zostanie usunięty.

Łączenie dokumentów z podmiotami biznesowymi metodą przeciągnij i upuść

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy otworzyć dokument, który ma zostać połączony z podmiotem biznesowym.
3. Należy otworzyć zakładkę Historia.
4. Należy wybrać jednostkę biznesową, którą chcesz połączyć.
5. Przeciągnij podmiot biznesowy za pomocą lewego przycisku myszy do obszaru zakładki Powiązania.

• Wyświetlony zostanie nowy wiersz listy.

7. W razie potrzeby można zmienić Rodzaj powiązania dokumentu.

8. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Instrukcje: Adresaci

Poniżej opisano instrukcje korzystania z zakładki [Adresaci]. Adresaci są wymagani do tworzenia listów z korespondencją seryjną i wysyłania wiadomości e-mail z korespondencją seryjną.

Dodawanie nowych adresatów

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument, w którym ma zostać dodany nowy adresat.
3. Należy otworzyć zakładkę [Adresaci].
4. Należy wybrać przycisk [Dodaj], znajdujący się na standardowym pasku przycisków akcji obszaru roboczego.

• Otworzy się okno dialogowe Utwórz adresata.

5. Jako adresata należy wybrać partnera. Pozostałe pola uzupełnią się automatycznie danymi z aplikacji Partnerzy

6. Należy wybrać przycisk [Zastosuj].

• Nowy adresat zostanie dodany do listy.

7. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Zbiorowe dodawanie nowych adresatów

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument, w którym ma zostać dodany nowy adresat.
3. Należy otworzyć zakładkę [Adresaci].
4. Należy wybrać przycisk [Wyszukaj i dodaj partnera], znajdujący się na standardowym pasku przycisków akcji obszaru roboczego

• Otworzy się okno dialogowe wyszukiwania.

5. W razie należy ustaw uzupełnić pola wyszukiwania filtrami, aby system mógł ograniczyć liczbę wyszukiwanych partnerów.

6. Należy rozpocząć wyszukiwanie wybierając przycisk [Uruchom wyszukiwanie (Enter)].

• Wyświetleni zostaną wszyscy partnerzy spełniający kryteria wyszukiwania.

7. Należy wybrać jednego lub wielu partnerów zaznaczając ich pozycje w tabeli.

8. Należy wybrać przycisk [Dodanie].

• Partnerzy zostaną dodani do listy adresatów.

9. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Edytowanie wprowadzonych adresatów

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument, w którym adresat ma zostać edytowany.
3. Należy otworzyć zakładkę [Adresaci].
4. W tabeli obszaru roboczego należy wybrać wiersz z adresatem, który ma być edytowany.
5. Należy wybrać przycisk akcji [Edytuj], który znajduje się na standardowym pasku narzędzi nagłówka.

• Otworzy się okno dialogowe

6. Należy wykonać edycję danych w wybranych polach.

7. Należy wybrać przycisk [Zastosuj].

• Edytowany adresat zostanie wyświetlony na liście adresatów w tabeli.

8. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

Usuwanie adresatów

1. Należy otworzyć aplikację Dokumenty.
2. Należy wyszukać dokument, w którym adresat ma zostać usunięty.
3. Należy otworzyć zakładkę [Adresaci].
4. W tabeli obszaru roboczego należy wybrać wiersze z adresatami, którzy mają zostać usunięci.
5. Należy wybrać przycisk akcji [Wstaw znacznik usuwania], znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

• Znacznik usuwania zostanie umieszczony do wybranych adresatów w wierszach listy tabeli.

6. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.

• Adresat zostanie usunięty i nie będzie już wyświetlany w dokumencie.