Instrukcje: E-faktury zakupu

Wprowadzenie

Niniejszy dokument przedstawia instrukcję korzystania z aplikacji E-Faktury zakupu. Zawiera on informacje m. in. o tym, jak edytować e-fakturę zakupu, aby uzyskać fakturę zakupu w systemie ERP. Poza tym zawiera on informacje o ewentualnych założeniach i skutkach akcji.

Opis aplikacji E-Faktury zakupu, zawierający opis poszczególnych pól oraz akcji, znajduje się w artykule E-Faktury zakupu.

Ogólna procedura przetwarzania danych

Po przesłaniu danych zalecana jest procedura składająca się z następujących kroków:

1. Zweryfikuj rodzaj faktury zakupu.
2. Dodaj innych dostawców.
3. Zdefiniuj cechę wyszukiwania dla odniesienia do dokumentu.
4. Wyszukaj i dodaj artykuł dostawcy, a następnie dodaj ręcznie brakujące artykuły.
5. Oznacz pozycje szczegółowe zestawu jako niepodlegające importowi.
6. Oblicz ceny netto dla zestawów.
7. Zweryfikuj kody podatkowe.
8. Zweryfikuj dane do importu.
9. Wykonaj import.

Akcja [Usuń przekonwertowane dane] umożliwia cofnięcie e-faktury zakupu do statusu Otrzymano, a tym samym do stanu początkowego. Po wykonaniu akcji [Zastosuj przekonwertowane dane] lub ponownym otwarciu e-faktury zakupu, system ponownie zastosuje dane z nieprzetworzonej e-faktury, a także przypisze status W przygotowaniu.

Jeśli kwota brutto faktury zakupu nie ma oczekiwanego znaku wiodącego (np. w przypadku not kredytowych), można zmienić znak wiodący kwoty brutto i kwot netto w pozycjach za pomocą akcji [Zmień znak wiodący]

Jeśli e-faktura zakupu nie ma zostać przejęta jako faktura zakupu, można przypisać jej status [Nie importuj] za pomocą aplikacji Lista: E-faktury zakupu.

Zastosuj lub usuń przekonwertowane dane

Podczas otwierania nieprzetworzonej e-faktury zakupu automatycznie wykonywana jest akcja [Zastosuj przekonwertowane dane]. W przypadku wykonania akcji [Usuń przekonwertowane dane] przywracany jest nieprzetworzony stan e-faktury zakupu, dzięki czemu po wykonaniu akcji [Aktualizuj] na standardowym pasku narzędzi lub po ponownym otwarciu aplikacji przekonwertowane dane zostaną automatycznie zastosowane ponownie.

Zastosuj przekonwertowane dane

Co do zasady akcję [Zastosuj przekonwertowane dane] można wykonać tylko po wcześniejszym usunięciu danych. W przeciwnym razie akcja jest wykonywana automatycznie po otwarciu nieprzetworzonej e-faktury zakupu lub po wykonaniu akcji [Aktualizuj].

Założenia

E-faktura zakupu posiada status Otrzymano. E-faktura zakupu nie posiada żadnych przetworzonych przekonwertowanych danych i jest już otwarta w aplikacji E-faktury zakupu.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Zastosuj przekonwertowane dane].

• Dane z przekonwertowanej faktury zakupu zostaną zastosowane.
• E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Usuń przekonwertowane dane

Akcję [Usuń przekonwertowane dane] można wykonać wielokrotnie, aby usunąć edytowane dane.

Założenia

E-faktura zakupy posiada status [W opracowaniu]. E-faktura zakupu jest już otwarta w aplikacji E-faktury zakupu i posiada przekonwertowane dane.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Usuń przekonwertowane dane].

• Dane z przekonwertowanej e-faktury zakupu zostaną usunięte.
• E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Dodaj artykuł

Aby dodać artykuły do artykułów dostawcy wymienionych w otrzymanej i przekonwertowanej fakturze zakupu, należy najpierw wyszukać i dodać taki artykuł za pomocą akcji [Wyszukaj i dodaj artykuł do artykułu dostawcy], a następnie ręczne dodanie brakujące artykuły. Pod uwagę brane będą cechy wyszukiwania zdefiniowane dla danego dokumentu.

Wyszukaj i dodaj artykuł do artykułu dostawcy

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury, brakuje jej jednak przyporządkowania do artykułu.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Wyszukaj i dodaj artykuł do artykułu dostawcy].

• System ERP wyszuka brakujące artykuły do artykułu dostawcy w zależności od podanych cech wyszukiwania i odniesienia do dokumentu, utworzonego rodzaju faktury zakupu, a także istniejących danych o dostawcy, partnerze dostawy lub wystawiającym fakturę, a następnie doda znalezione artykuły, jeśli dane warunki są spełnione. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Skutki

W odniesieniu do partnerów należy przestrzegać następujących zasad, jeśli użytkownik nie szuka artykułów zakupowych:

1. Jeśli partner dostawy został wskazany, jest on zawsze uwzględniany.
2. Jeśli jako cechę wyszukiwania aktywowano funkcję Zaproponuj dostawcę, system zaproponuje dodatkowo dostawcę. Jeśli brakuje danych dla dostawcy, system wskaże osobę wystawiającą fakturę.
   • E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Skutki

System ERP wyszukuje brakujące artykuły do artykułów dostawcy w następującej kolejności, a następnie dodaje je, jeśli te spełniają następujące warunki:

1. Na podstawie otrzymanej faktury zakupu dla pozycji można określić własną identyfikację artykułu, a artykuł ten jest artykułem zakupowym i występuje w dokumencie zgodnie ze zdefiniowanymi cechami wyszukiwania dla dokumentu powiązanego lub jest artykułem rozliczeniowym.
2. W otrzymanej fakturze zakupu pozycja nie ma własnego identyfikatora artykułu, ale można określić artykuł dostawcy lub opis artykułu dostawcy. Dla artykułu dostawcy znaleziono artykuł z odpowiednimi danymi podstawowymi dla artykułu dostawcy lub jego opisu artykułu dostawcy, a artykuł ten jest artykułem zakupu i występuje w dokumencie zgodnie ze zdefiniowanymi cechami wyszukiwania dla odniesienia do dokumentu lub jest artykułem rozliczeniowym.

Jeśli znaleziono artykuł, ale nie pasuje on do cech wyszukiwania dla odniesienia do dokumentu, wyświetli się status z komunikatem Znaleziono artykuły wg. artykułów dostawców, ale ich nie przyporządkowano z powodu cech wyszukiwania dot. odniesienia do dokumentu. W razie potrzeby należy dostosować cechy wyszukiwania i ponownie wykonać akcję.

Jeśli w ramach wyszukiwania dokumentu ustawiono wyszukiwanie artykułu o typie Artykuł zakupowy, a typ faktury zakupu wymaga odniesienia do dokumentu, wówczas system sprawdza, czy istnieje odniesienie do zamówienia zakupu lub pozycji przyjęcia na magazyn i informuje o tym za pomocą odpowiedniego statusu.

Dodaj artykuł

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury, brakuje jej jednak przyporządkowania do artykułu.

Instrukcja

1. Naciśnij ikonę [Pomoc wyszukiwania wartości], znajdującą się w kolumnie Artykuł. Wybierz wiersz z brakującym artykułem dla pozycji faktury.
   • Otworzy się okno dialogowe pozwalające na wyszukiwanie artykułów.
   • W celu wyszukania dokumentu wybrana zostanie opcja wyszukiwania artykułu oraz zostaną ustawione wartości domyślne cech wyszukiwania.
2. W razie potrzeby zmień wyszukiwanie artykułów i wartości domyślne oraz wprowadź cechy wyszukiwania.
3. Wciśnij przycisk startu.
   • Rozpocznie się wyszukiwanie. Na liście wyników wyszukiwania zostaną wyświetlone wszystkie artykuły zgodnie z podanymi cechami wyszukiwania.
4. Wybierz artykuł z listy wyników wyszukiwania, a następnie wybierz przycisk [Zastosuj].
   • Artykuły zostaną zastosowane.
   • System sprawdzi odniesienie do dokumentu dla zastosowanego artykułu. Jeśli rodzaj faktury zakupu wymaga odniesienia do dokumentu, system sprawdzi, czy istnieje odniesienie do pozycji zamówienia zakupu lub przyjęcia towaru zgodnie z ustawieniami cech wyszukiwania odniesienia do dokumentu, który został zdefiniowany dla e-faktury zakupu. System informuje o tym za pomocą odpowiedniego statusu.

5. Wciśnij przycisk startu, znajdujący się na pasku narzędzi.
   • E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Generuj dane podstawowe dla dostawców

Jeśli dla artykułu brakuje artykułów dostawcy, można wygenerować odnoszące się do niech dane podstawowe. Akcję tę można wykonać dla wszystkich lub dla jednej pozycji faktury.

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu posiada przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury, brakuje jej jednak danych podstawowych odpowiedniego artykułu dostawcy, który został dodany do pozycji faktury.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Wygeneruj dane podstawowe artykułu dla dostawcy],aby zweryfikować brak potrzebnych danych podstawowych dla wszystkich pozycji faktury, a także wygenerować je w razie potrzeby.

Możesz również wybrać pozycję faktury w tabeli pozycji i za pomocą przycisku [Generuj dane podstawowe dla artykułów dostawców] znajdujący się na pasku narzędzi tabeli pozycji sprawdzić odpowiednie dane podstawowe tylko dla wybranej pozycji i w razie potrzeby je wygenerować.

• System ERP sprawdzi artykuły w pozycjach faktury pod kątem tego, czy dane podstawowe dla artykułów dostawcy istnieją dla danej organizacji zakupowej i generuje je, jeśli ich brakuje.

Oznacz pozycje szczegółowe zestawu jako niepodlegające importowi

W aplikacji Faktury zakupu komponenty zestawu są przenoszone na fakturę zakupu jako osobne pozycje podczas powiązywania pozycjami przyjęcia towaru lub zamówienia zakupu. Aby uniknąć powielania tych pozycji, należy je oznaczyć w e-fakturze zakupu jako Nie importuj.

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury.

Instrukcja

1. Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Oznacz pozycje szczegółowe zestawu jako niepodlegające importowi].
   • System ERP wyszuka w pozycjach faktury zestawy i oznacza pozycje faktury wymienione poniżej jako niepodlegające importowi, jeśli rozpozna je jako prawdopodobne elementy zestawu. Oznaczenie zostanie zapisane. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Skutki
2. Sprawdź wynik automatycznego oznaczenia i dostosuj go w razie potrzeby. Zestaw w tabeli można rozpoznać na podstawie jego statusu Zestaw lub ewentualnie po numeracji pozycji dokumentu obcego.
3. Wciśnij przycisk [Zapisz], znajdujący się na pasku narzędzi., jeśli zmieniono oznaczenie artykułu.
   • E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Skutki

Jeśli system ERP rozpozna element zestawu w pozycji faktury, to zaakceptuje kolejne pozycje faktury jako elementy zestawu, jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków:

• Utworzony artykuł jest częścią zestawu.
• Brakuje artykułu, pozycja dokumentu obcego zawiera znak, niebędący liczbą, a pozycja dokumentu obcego zaczyna się od numeru pozycji dokumentu obcego powiązanego zestawu.
• Brakuje artykułu, a kwota netto pozycji wynosi zero (0).

W takim przypadku system ERP oznaczy te wiersze jako nieprzeznaczone do importu. Oznaczanie jest przerywane, gdy

• warunki uznania danego elementu za elementu zestawu nie mają zastosowania,
• wiersz odwołuje się do artykułu, który jest artykułem należącym do zestawu,
• wiersz został już oznaczony.

Po zakończeniu oznaczania zestawu system wyszuka w pozycjach faktury następny zestaw i będzie kontynuować oznaczanie do momentu sprawdzenia wszystkich pozycji faktury.

Oblicz kwotę netto dla zestawu

Jeśli elementy zestawu dla zestawu są oznaczone jako niepodlegające importowi, kwota netto dla zestawu może zostać obliczona jako suma wszystkich kwot powiązanych elementów zestawu.

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury.

W tabeli pozycji znajdują się pozycje zawierające zestawy i kwotą netto równą zero (0). Kolejne powiązane elementy z ustawionymi elementami zestawu dla ustawionego zestawu są oznaczone jako niepodlegające importowi.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Oblicz kwotę netto dla zestawu].

• Kwota netto zestawu jest obliczana na podstawie należących do niego składników zestawu (następujących po sobie pozycji oznaczonych jako niepodlegające importowi) i wyświetlana w kolumnie (Obliczona) kwota netto zestawu dla danego zestawu.
• E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Ustaw proces przyporządkowywania kodów podatkowych i sprawdź przyporządkowanie kodów podatkowych

Dla e-faktury zakupu można zdefiniować, czy i w jaki sposób należy dokonać przyporządkowania kodu podatkowego. Ponadto można sprawdzić, czy można zaimportować przypisane kody podatkowe.

Ustal przypisania kodów podatkowych

Pole Ustawienie przyporządkowania kodu podatkowego znajduje się w aplikacji E-Faktury zakupu na zakładce Ustawienia faktury.

W tym polu należy zdefiniować, czy ma zostać określony kod podatkowy, a jeśli tak, to w jaki sposób ma on zostać przypisany do artykułu w e-fakturze zakupu na podstawie przyporządkowań podatkowych. Wartość domyślna dla tego pola jest pobierana z aplikacji Przyporządkowania formatów e-faktur zakupu, w której może zostać określona wartość istotna dla danego pliku przekształcenia. Ustawienia te będą wykorzystywane zawsze wtedy, gdy artykuł zostanie zmieniony lub ponownie dodany.

Należy wybrać pomiędzy poniższymi opcjami:

• Nigdy

Brak weryfikacji kodu podatkowego

• Z automatyczną zmianą kodu podatkowego

Weryfikacja kodu podatkowego przeprowadzana jest zawsze, a określony kod podatkowy przenoszony do pozycji. Jeśli w systemie nie ma odpowiedniego kodu podatkowego, nie zostanie on zmieniony w pozycji, co skutkuje wyświetleniem komunikatu o błędzie podczas przetwarzania.

• Ze zmianą kodu podatkowego w razie potrzeby

Weryfikacja kodu podatkowego przeprowadzana jest zawsze. Jeśli w systemie brakuje kodu podatkowego z danej pozycji, zostanie on określony i przesłany do pozycji.

Ustawienia można dowolnie zmieniać. Nie zmieni to istniejących przyporządkowań kodów podatkowych.

Założenia

E-faktura zakupy posiada status [W opracowaniu]. E-faktura zakupu jest już otwarta w aplikacji E-faktury zakupu i posiada przekonwertowane dane.

Instrukcja

1. Wybierz odpowiednią opcję w polu Ustawienie przyporządkowania kodu podatkowego.
2. Usuń dane o artykule z komórki pozycji.
3. Usuń przypisane przyporządkowania kodów podatkowych.
4. Podaj ponownie dane o artykule w odpowiedniej komórce pozycji.
   • W zależności od wybranych ustawień oraz od tego, czy wskazano partnera dostawy lub dostawcę, system wygeneruje oraz przypisze kod podatkowy.
5. Wciśnij przycisk startu, znajdujący się na pasku narzędzi.
   • E-faktura zakupu zostanie zapisana.

Skutki

Dane identyfikacyjne partnera dostawy zgodnie z przypisaniem kodu podatkowego (w razie potrzeby patrz artykuł: Przyporządkowania podatku) są używane jako partner do określania kodów podatkowych. Jeśli nie podano partnera dostawy, wówczas system wykorzysta dane partnera dostawcy. Jeśli kod podatkowy został zdefiniowany i dodany do pozycji, dane identyfikacyjne partnera, które zostały wykorzystane, zostaną zapisane wraz z pozycją w kolumnie Zastosowany partner dostawy.

Zweryfikuj kody podatkowe

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Zweryfikuj kody podatkowe].

Akcja ta służy do sprawdzenia, czy kody podatkowe przypisane w e-fakturze zakupu są zgodne z istniejącymi kodami podatkowymi w bazie danych OLTP. Ponadto sprawdzane są wszystkie pozycje, dla których spełniono poniższe warunki:

• Dane identyfikacyjne artykułu istnieją w bazie danych OLTP.
• Status pozycji zezwala na import.

Weryfikacja kodu podatkowego odbywa się niezależnie od ustawienia w polu Ustawienie przyporządkowania kodu podatkowego.

Założenia

E-faktura zakupy posiada status [W opracowaniu]. E-faktura zakupu jest już otwarta w aplikacji E-faktury zakupu i posiada przekonwertowane dane.

Instrukcja

1. Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Zweryfikuj kody podatkowe].
   • System sprawdzi przyporządkowania kodów podatkowych.
   • Dla przyporządkowań kodów podatkowych niepodlegających importowi system wyświetli odpowiednie komunikaty.
2. Skoryguj przyporządkowania kodów podatkowych.
3. Wciśnij przycisk startu, znajdujący się na pasku narzędzi.
   • E-faktura zakupu zostanie zapisana.

W razie potrzeby powtórz akcję.

Weryfikuj i zwolnij import oraz cofnij zwolnienie importu

System pozwala na sprawdzenie poprawności danych pod kątem pomyślnego importu i pomyślnego utworzenia faktury zakupu lub udostępnienia jej danych bez weryfikacji.

Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, status e-faktury zakupu zmieni się na Zwolniony do importu. Dane o takim statusie nie podlegają zmianie. W takiej sytuacji możliwe jest jedynie wykonanie akcji [Zwolnij import/Cofnij zwolnienie importu]. Wielokrotne wykonanie tej akcji zmienia status e-faktury zakupu na Zwolniona do importu i W opracowaniu.

Weryfikacja importu obejmuje w szczególności pochodzenie konta oraz konto. Jeśli system nie znajdzie żadnych danych bądź też żadnych błędów, informacje te zostaną zdefiniowane automatycznie.

Instrukcja: import wraz z weryfikacją

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybrać przycisk [Zweryfikuj dane do importu].

• Wszystkie dane e-faktury zakupu są sprawdzane pod kątem pomyślnego importu i utworzenia faktury zakupu. W tym celu faktura zakupu, która ma zostać sprawdzona, otrzymuje oddzielny numer faktury zakupu zgodnie ze schematem numeracji zapisanym w aplikacji Konfiguracja -> Funkcja Comarch e-faktura -> pole Schemat numeracji weryfikacji importu.
• Jeśli weryfikacja zakończyła się pomyślnie, e-faktura zakupu nie może być już przetwarzana. Taka faktura otrzymuje status Zwolniona do importu. Jeśli weryfikacja wykazała błędy, faktura w dalszym ciągu będzie mieć status W opracowaniu. Komunikaty o błędach wyświetlą się w oknie dokowanym Komunikaty.

Instrukcja: import bez weryfikacji

Należy pamiętać, że ta procedura nie jest zalecana, ponieważ import może w ogóle nie zostać przeprowadzony lub może zostać przeprowadzony częściowo z błędami, a podczas importu numer faktury zakupu jest już przypisany w celu utworzenia faktury zakupu, co może później prowadzić do luki w numeracji faktur zakupu.

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie W opracowaniu. W ten sposób e-faktura zakupu ma przekonwertowane dane dotyczące pozycji faktury.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Zwolnij import/Cofnij zwolnienie importu].

• E-faktura zakupu nie może być już przetwarzana. Taka faktura otrzyma status Zwolniona do importu.

Instrukcja: cofnięcie zwolnienia importu

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie Zwolniona do importu.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybierz przycisk [Wybierz akcję] -> [Zwolnij import/Cofnij zwolnienie importu].

• E-faktura zakupu może ponownie podlegać edycji. Taka faktura otrzyma status W opracowaniu.

Importuj dane i wygeneruj fakturę zakupu

Przed importem zaleca się zweryfikować możliwość poprawnego importu danych. Patrz również rozdział: Instrukcja: import wraz z weryfikacją

Można uniknąć wielokrotnego przypisywania tych samych pozycji do wielu pozycji faktur, importując przekonwertowane dane natychmiast po ich przetworzeniu.

Założenia

W aplikacji E-Faktury zakupu otwarto e-fakturę zakupu o statusie Zwolniona do importu.

Instrukcja

Na pasku narzędzi wybrać przycisk [Importuj dane i wygeneruj fakturę zakupu].

• Dane e-faktury zakupu zostaną zaimportowane. System wygeneruje fakturę zakupu.
• W przypadku e-faktury zakupu w polu Faktura zakupu wyświetlą się dane identyfikacyjne wygenerowanej faktury zakupu.
• Status zmieni się na

Błędy podczas importu mogą skutkować tym, że:

• nie zostanie zmieniony status Zwolniona do importu.
• komunikaty o błędach wyświetlą się w oknie dokowanym Komunikaty, a także w rejestrze komunikatów.