Kategorie przechowywania

Przegląd tematu

Niniejsza dokumentacja opisuje aplikację Kategorie przechowywania. Kategorie przechowywania służą do definiowania reguł przechowywania danych. Kategorie przechowywania można przypisać do danych, które mają być przechowywane w innych aplikacjach.

Instrukcje dotyczące obsługi kategorii przechowywania, np. jak wprowadzać lub edytować kategorie przechowywania, można znaleźć w dokumencie Instrukcje: Kategorie przechowywania.

Opis aplikacji

Można użyć aplikacji Kategorie przechowywania, aby utworzyć kategorie do przechowywania na przykład paragonów. Reguły przechowywania są definiowane wraz z kategorią. Reguła przechowywania obejmuje między innymi to, jak długo coś powinno być przechowywane, czas, od którego należy obliczyć okres przechowywania oraz dla jakiego kraju lub organizacji obowiązuje. Dane, które mają zostać zachowane, można skategoryzować w oddzielnej aplikacji Kategorie przechowywania – Przyporządkowania/Typy dokumentów. 

Aplikacja jest podzielona na nagłówek i obszar roboczy.

Obszar identyfikacji

Nagłówek zawiera pola, które identyfikują kategorię przechowywania.

Szczegółowy opis pól:

Kategoria przechowywania — w tym polu należy wprowadzić identyfikator kategorii przechowywania. Identyfikacja kategorii przechowywania jest unikalna w ramach bazy danych OLTP. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. Identyfikator można edytować tylko do momentu zapisania go po raz pierwszy.

Uwaga
W przypadku używania znaków specjalnych należy pamiętać, że z przyczyn technicznych są one konwertowane na następujące symbole zastępcze w polu wyszukiwania:

  • Gwiazdka (*) na podkreślenie (_)
  • Znak zapytania (?) na znak procentu (%)

Użycie podkreślenia w polu wyszukiwania wyszukuje dowolny znak. W ten sam sposób używany jest znak procentu, który odpowiada jednemu lub większej liczbie znaków. Należy zatem unikać stosowania podkreśleń i znaków procentu w ciągach znaków, ponieważ może zostać wyszukane więcej obiektów niż zamierzano.

Oznaczenie — oznaczenie służy jako dodatkowa cecha identyfikacyjna. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. Należ wprowadzić znaczącą i, jeśli to możliwe, jednoznaczną nazwę, aby ułatwić jej znalezienie.

Uwaga
W przypadku korzystania ze znaków specjalnych należy pamiętać, że ze względów technicznych są one konwertowane na następujące symbole zastępcze w polu wyszukiwania:

  • Gwiazdka (*) na podkreślenie (_)
  • Znak zapytania (?) na znak procentu (%)

Użycie podkreślenia w polu wyszukiwania wyszukuje dowolny znak. W ten sam sposób używany jest znak procentu, który odpowiada żadnemu, jednemu lub większej liczbie znaków. Należy zatem unikać stosowania podkreśleń i znaków procentu w ciągach znaków, ponieważ może zostać wyszukane więcej obiektów niż zamierzano.

Klasyfikacja — w razie potrzeby można określić klasyfikację kategorii przechowywania. Klasyfikacje są rejestrowane w aplikacji Klasyfikacje. Jeśli określono klasyfikację, można ją uwzględnić w zapytaniach i zoptymalizować wynik wyszukiwania. Na przykład można sklasyfikować wszystkie kategorie przechowywania wynikające z prawa podatkowego lub prawa handlowego.

Pełna nazwa — w razie potrzeby w tym polu można wprowadzić dłuższy opis kategorii przechowywania. Można go użyć w celu wskazania kontekstów, w których kategoria ma być używana.

Obszar roboczy

W obszarze roboczym dostępna jest tabela, w której można wprowadzić reguły przechowywania dla kategorii przechowywania.

Uwaga
Jeśli wprowadzono różne kategorie przechowywania z identycznymi regułami przechowywania, ponieważ na przykład dla różnych typów dokumentów ma być używana inna data obliczania terminu, należy upewnić się, że podczas zmiany reguł przechowywania kategorii przechowywania wprowadzono te zmiany również w innych kategoriach przechowywania.

Aby dowiedzieć się, które kategorie i reguły przechowywania są przypisane do poszczególnych typów dokumentów, można skorzystać z aplikacji Lista: Kategorie przechowywania – Przyporządkowania / Typy dokumentów„.

Szczegółowy opis kolumn tabeli:

Reguła przechowywania — w tej kolumnie należy wprowadzić identyfikator reguły przechowywania. Identyfikacja reguły przechowywania jest unikalna w ramach kategorii przechowywania. Dopóki używane są tylko identyfikatory numeryczne, sugerowana jest identyfikacja w krokach co 10. Po pierwszym użyciu innych znaków w identyfikatorze nie jest sugerowana żadna wartość. Po zapisaniu identyfikacja nie może zostać zmieniona.

Termin przechowywania — w tej kolumnie wprowadza się okres przechowywania, który jest używany do obliczania daty końcowej okresu przechowywania. Kolumna jest podzielona na dwie części, dzięki czemu można określić zarówno trzycyfrową liczbę, jak i jednostkę.

Przykład
Na przykład można wprowadzić „10 lat” lub „10 dni”.

Początek terminu — należy użyć tej kolumny, aby określić najwcześniejszą datę rozpoczęcia terminu. Należy wybrać jeden z dostępnych wpisów. Mogą to być następujące pozycje:

  • Następny dzień kalendarzowy
  • Następny dzień roboczy
  • Pierwszy dzień kolejnego kwartału
  • Pierwszy dzień kolejnego miesiąca
  • Pierwszy dzień kolejnego okresu obrachunkowego
  • Pierwszy dzień kolejnego półrocza
  • Pierwszy dzień kolejnego roku

Zakres obowiązywania — ta kolumna służy do określenia zakresu ważności reguły przechowywania. Do wyboru są następujące wpisy:

  • Całościowo — Po wybraniu tej pozycji powiązana reguła przechowywania będzie obowiązywać dla wszystkich krajów i organizacji
  • Kraj/region — W przypadku wybrania tego wpisu, powiązana reguła przechowywania obowiązuje dla wpisu wprowadzonego w polu Kraj. Ponadto obszar ważności można w razie potrzeby ograniczyć do regionu.
  • Organizacja — W przypadku wybrania tego wpisu, powiązana reguła przechowywania obowiązuje dla organizacji, która ma zostać zarejestrowana.

Kraj — Jeśli w kolumnie Zakres obowiązywania wybrano opcję Kraj/region, w tej kolumnie należy wprowadzić kraj, dla którego reguła ma obowiązywać 

Uwaga
W kolumnie „Region” można również ograniczyć specyfikacje do regionu wybranego kraju.

Region — Jeśli w kolumnie Zakres obowiązywania wybrano opcję Kraj/Region i wprowadzono nazwę kraju w kolumnie Kraj, w razie potrzeby można określić region kraju w tej kolumnie. Specyfikacje reguły przechowywania odnoszą się wówczas do określonego regionu. Oznacza to, że specyfikacje dla innych regionów kraju są ignorowane. Jeśli specyfikacje mają dotyczyć kilku regionów, należy wprowadzić specyfikacje dla każdego regionu. Jeśli specyfikacje mają dotyczyć całego kraju, kolumna Region powinna zostać pusta.

Podmiot – Jeśli kolumna Zakres obowiązywania zawiera wpis Organizacja, należy wprowadzić w tej kolumnie organizację, dla której ma obowiązywać okres obowiązywania

Obowiązuje od — W tej kolumnie należy wprowadzić datę rozpoczęcia okresu ważności specyfikacji reguły przechowywania

Obowiązuje do — W tej kolumnie należy wprowadzić datę końcową okresu ważności specyfikacji reguły przechowywania. Data musi być późniejsza niż data rozpoczęcia. 

Podstawa prawna — W tej kolumnie można wprowadzić podstawę prawną dla wprowadzonych kategorii. Może to być na przykład cytat fragmentu konkretnej ustawy lub innego przepisu prawnego.

Link — W razie potrzeby w tej kolumnie można wprowadzić łącze jako źródło podstawy prawnej, np. do strony w Internecie (http://…) lub do pliku przechowywanego w Knowledge Store. Ścieżka do plików Knowledge Store zaczyna się od „kstore://”.

Przycisk [Historia]

Każda reguła przechowywania jest ważna przez określony czas. Jeśli przycisk [Historia] jest aktywny, wyświetlane są również reguły przechowywania, które nie są już ważne. Jeśli przycisk nie jest aktywny, wyświetlane są tylko reguły przechowywania, które aktualnie obowiązują.

Konfiguracja

Aplikacja Kategorie Przechowywania nie wymaga dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa com.cisag.app.compliance.obj.RetentionCategory — wykorzystywana jest przez aplikację Kategorie przechowywania między innymi w celu:

  • Przyporządkowywania uprawnień
  • Definiowania działań
  • Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych

Dane podstawowe zgodności com.cisag.app.compliance.MasterData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Kategorie Przechowywania nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacji

Dla aplikacji Kategorie Przechowywania nie są wymagane przyporządkowania organizacji.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Kategorie Przechowywania nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Kategorie Przechowywania nie jest udostępniana partnerom biznesowym

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opnie