Przegląd tematów
Niniejsza dokumentacja opisuje działania związane z aplikacją, które są dostępne w aplikacji Oferty zakupu oraz w aplikacjach zapytań Lista: Oferty zakupu i Lista: Oferty zakupu/ Pozycje.
W niniejszej dokumentacji opisano pola aplikacji Oferty zamówień.
Aplikacje zapytań dla ofert zakupowych są opisane w dokumentacji Lista: Oferty zakupu i Lista: Oferty zakupu/ Pozycje.
Instrukcje dotyczące obsługi ofert zakupowych, przykładowo wprowadzania i edytowania ofert zakupowych, można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Oferty zakupu.
Rodzaje ofert zakupowych służą do identyfikacji zamówień i zawierają ustawienia oraz wartości domyślne. Zostały one opisane osobno w dokumencie Rodzaje ofert zakupowych.
Standardowe akcje
Standardowe akcje Dodaj, Kopiuj nagłówek, Zapisz, Usuń, Weryfikuj i Aktualizuj oraz interakcja między tabelą pozycji a edytorem pozycji zostały opisane w dokumentacji Ogólne działania związane z przetwarzaniem dokumentów.
Generowanie oferty zakupu z zapytania ofertowego
Akcja Generuj z zapytania, znajdująca się pod przyciskiem [Nowy] na standardowym pasku narzędzi może być użyta do wygenerowania oferty zakupu z istniejącego zapytania ofertowego. Jeśli użytkownik pracuje z zapytaniami ofertowymi, ta procedura jest zalecana, ponieważ dane z zapytania ofertowego są przenoszone do generowanej oferty i nie trzeba ich ponownie wprowadzać. Ponadto generowane są odniesienia do dokumentów, które są wymienione w łańcuchu dokumentów powiązanych.
W wyniku tego działania system generuje nową ofertę zamówienia na podstawie wybranego zapytania. Dostawca oferty odpowiada odbiorcy zapytania, który został wprowadzony w oknie dialogowym w celu wykonania akcji. Większość danych z zapytania i pozycji jest przenoszona do oferty. Brakujące dane są pobierane z typu oferty zamówienia i danych podstawowych dostawcy lub artykułu.
Podczas przenoszenia pozycji zapytania do oferty możliwy jest wybór pomiędzy transferem indywidualnym a transferem kompletnym. Transfer indywidualny należy aktywować za pomocą funkcji Przejmij pozycje za pomocą edytora. Jeśli zostanie ona aktywowana, pozycja zapytania zostanie najpierw przeniesiona do edytora pozycji jako nowa pozycja oferty. W takiej sytuacji możliwa jest edycja pozycji a następnie należy przenieść je do tabeli pozycji oferty zakupowej.
Jeśli funkcja nie jest aktywna, następuje całkowite przeniesienie. Wszystkie pozycje zapytania są przenoszone do oferty jako nowe pozycje w tabeli pozycji w jednym kroku, a oferta jest natychmiast zapisywana. W wyniku tego niektóre dane, takie jak identyfikacja artykułu, nie mogą być już zmieniane. Jeśli podczas transferu wystąpi błąd, system automatycznie przełączy się w tryb transferu indywidualnego.
Podczas indywidualnego przesyłania pozycji w edytorze pozycji dostępne są dodatkowe przyciski do edycji pozycji. Zostały one opisane w dokumentacji: Ogólne działania związane z przetwarzaniem dokumentów.
Pomiędzy bazą ofert i bazą zapytań oraz pomiędzy pozycjami ofert i odpowiadającymi im pozycjami zapytań tworzona jest relacja łańcucha dokumentów powiązanych. Ponadto identyfikator zapytania jest dodawany do pola Numer dokumentu zewnętrznego w nagłówku, a identyfikator odpowiedniej pozycji zapytania jest dodawany dla każdej pozycji oferty w polu Artykuł zapytania w edytorze pozycji.
Ręczne powiązanie oferty z zapytaniem ofertowym
Oferty zakupowe otrzymane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe można porównać za pomocą aplikacji Porównanie ofert zakupu. Aby to zrobić, konieczne jest, aby otrzymane oferty były powiązane z zapytaniem poprzez odniesienie do dokumentu. Odniesienie do dokumentu musi być dostępne zarówno na poziomie nagłówka, jak i na poziomie poszczególnych pozycji.
Jeśli oferta zakupowa została utworzona za pomocą akcji Generuj z zapytania, system automatycznie łączy nagłówek oferty z danymi zapytania ofertowego, a każdą pojedynczą pozycję oferty z odpowiednią pozycją zapytania ofertowego.
Ponadto odniesienie do dokumentu między ofertą a zapytaniem można również wprowadzić ręcznie w aplikacji Oferty zakupu. W tym celu należy wprowadzić identyfikator zapytania ofertowego w polu Numer i data dokumentu zewnętrznego w nagłówku. Należy pamiętać, że odniesienie do dokumentu można wprowadzić tylko na poziomie nagłówka, jeśli nie istnieją żadne pozycje oferty. Następnie należy zdefiniować odniesienie do dokumentu na poziomie pozycji w polu Artykuł zapytania w edytorze pozycji, wprowadzając numer pozycji zapytania dla otwartej pozycji oferty. Podczas zapisywania oferty lub pozycji system wygeneruje wymagane odniesienia do dokumentów.
Zarówno nagłówek zapytania, jak i pozycja zapytania, które mają zostać połączone, muszą być oznaczone statusem Zwolnione.
Edytuj termin i status dostawy
Opis akcji Edytuj termin i status dostawy można znaleźć w dokumentacji Akcje: Przenieś ponowne przesłanie, wysyłkę, dostawę i żądaną datę
Zmień dane partnera dostawy
Akcji Zmień dane partnera dostawy, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj], dostępnym na standardowym pasku narzędzi, należy użyć, aby zmienić dane partnera dostawy (nazwę, adres, osobę kontaktową) dla kilku pozycji jednocześnie.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcje: Zmień dane odbiorcy dostawy/ partnera dostawy.
Zmień warunki dostawy
Akcji Zmień warunki dostawy, można użyć, aby zmienić warunki dostawy, warunki wysyłki i spedytora w pozycjach i na podstawie już zapisanego dokumentu. W razie potrzeby aktualizowane są również koszty frachtu.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Zmień warunki dostawy
Zmień warunki faktury
Akcji Zmień warunki faktury, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj], dostępnym na standardowym pasku narzędzi, należy użyć, aby wyświetlić aktualne warunki faktury w oknie dialogowym. W razie potrzeby można ręcznie edytować wyświetlone warunki faktury, nawet jeśli pozycje już istnieją. Edycja ta jest niezależna od statusu dokumentu i pozycji dokumentu. Można również edytować warunki faktury dla zablokowanych dokumentów.
Po potwierdzeniu działania ceny i kwoty są ponownie obliczane przy użyciu zmienionych warunków faktury.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Działanie: Zmień warunki faktury
Zmień oznaczenia pseudoartykułów
Za pomocą akcji Zmień oznaczenia pseudoartykułów, dostępnej na standardowym pasku narzędzi oraz akcji Zmień nazwę pseudoartykułu w edytorze artykułów możliwe jest przechowywanie różnych opisów pseudoartykułów w artykułach.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Zmień opis pseudoartykułu
Wymień pseudoartykuł
W aplikacjach Oferty zakupu i Oferty sprzedaży można zastąpić pseudoartykuł wprowadzony dla pozycji innym artykułem. Jest to zawsze konieczne, jeśli na podstawie oferty ma zostać utworzone zamówienie, a funkcja Stosuj w zamówieniach nie jest aktywna w danych podstawowych pseudoartykułu.
Ta czynność jest dostępna zarówno na pasku narzędzi edytora artykułów pod przyciskiem [Wykonaj] dla artykułu otwartego w edytorze artykułów, jak i na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj], aby móc wykonać tę czynność dla kilku artykułów jednocześnie.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wymień pseudoartykuł.
Zmiana statusu ogólnego
Akcje edycji ogólnego statusu otwartej oferty zakupu są dostępne pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi. W ten sposób można zmienić status poszczególnych pozycji dokumentu za pomocą odpowiednich akcji dostępnych pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji, gdy pozycja jest otwarta w edytorze pozycji.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.
Więcej informacji na temat znaczenia i skutków ogólnego statusu oferty i poszczególnych pozycji oferty można znaleźć w dokumentacji Oferty zakupu.
Zwolnij
Akcji Zwolnij, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi, należy użyć, aby zmienić ogólny status oferty na Zwolniona. Spowoduje to zwolnienie zarówno nagłówka, jak i wszystkich pozycji.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.
Zwolnij pozycje
Za pomocą akcji Zwolnij pozycje, dostępnej na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj], można zwolnić nagłówek oferty i opcjonalnie także wszystkie lub wybrane pozycje.
Blokuj
Akcji Blokuj, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi, należy użyć, aby zmienić ogólny status oferty na Zablokowana. Spowoduje to zablokowanie zarówno nagłówka, jak i wszystkich elementów oferty.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.
Blokuj pozycje
Za pomocą akcji Blokuj pozycje, dostępnej na standardowym pasku narzędzi można zablokować wszystkie lub wybrane pozycje. Nie spowoduje to zmiany statusu bazy dokumentów.
Zakończ pozycje
Akcji Zakończ pozycje, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi, należy użyć, aby ukończyć wszystkie lub wybrane pozycje. Jeśli wszystkie pozycje zostaną ukończone, nagłówek dokumentu również zmieni status na Zakończone (wyjątek stanowi sytuacja, gdy nagłówek zawiera nieprawidłowe dane).
Zwolnij (edytor pozycji)
Jeśli nagłówek dokumentu ma status Zwolnione, akcja Zwolnij jest dostępna dla pozycji na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj].
Pozycja otwarta w edytorze pozycji zostanie natychmiast przeniesiona do statusu Zwolnione poprzez wykonanie akcji zarówno w edytorze pozycji, jak i w tabeli pozycji. Ta akcja nie wymaga zapisania dokumentu.
Blokuj (edytor pozycji)
Jeśli nagłówek dokumentu nie ma statusu Ukończone, akcja Blokuj jest dostępna dla pozycji w edytorze pozycji pod przyciskiem [Wykonaj].
Pozycja w edytorze pozycji zostanie natychmiast przeniesiona do statusu Zablokowane poprzez wykonanie akcji zarówno w edytorze pozycji, jak i w tabeli pozycji. Ta akcja nie wymaga zapisania dokumentu.
Wyszukaj i dodaj pozycje (tabela pozycji)
W różnych aplikacjach dotyczących dokumentów, takich jak zapytania ofertowe zakupu, oferty, zamówienia lub zamówienia sprzedaży, zlecenia dystrybucji itp. można użyć akcji Wyszukaj i dodaj pozycje, aby wyszukać odpowiednie pozycje z innych dokumentów i dodać je do dokumentu docelowego. Dokument źródłowy, w którym wyszukiwana jest pozycja, może mieć ten sam rodzaj dokumentu, co dokument docelowy. Inne typy dokumentów są również dostępne jako źródła.
W przeciwieństwie do funkcji Duplikuj w edytorze pozycji, tylko wybrane dane, takie jak identyfikacja pozycji i ilość, są przenoszone z pozycji dokumentu źródłowego, gdy pozycja jest przenoszona z oryginalnego dokumentu.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj pozycje.
Wyszukaj i dodaj artykuł (tabela pozycji)
Za pomocą akcji Wyszukaj i dodaj artykuł na pasku narzędzi tabeli pozycji można dodawać nowe pozycje do oferty zakupu, wyszukując pozycje zamówień, pozycje dostawców lub, w stosownych przypadkach, cechy pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji: Akcja: Wyszukaj i dodaj artykuł.
Wyszukaj i dodaj wariant do artykułu referencyjnego (tabela pozycji)
Użycie akcji Wyszukaj i dodaj wariant do artykułu referencyjnego na pasku narzędzi tabeli pozycji otwiera okno dialogowe, w którym można wyszukać artykuły wariantowe dla artykułu referencyjnego i wprowadzić łączną ilość dla każdego z żądanych artykułów wariantowych. Jeśli następnie zostanie wybrana akcja Przenieś wszystkie, nowe pozycje podstawowe zostaną automatycznie utworzone i zapisane w tabeli pozycji dokumentu, o ile nie wystąpią żadne komunikaty uniemożliwiające ich zapisanie. Jeśli pojawią się komunikaty, transfer zostanie przeprowadzony za pomocą edytora pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj pozycje wariantowe do pozycji referencyjnych.
Alternatywne warianty (edytor pozycji)
Akcji alternatywne warianty, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji, aby wybrać artykuł wariantowy dla artykułu referencyjnego otwartego w edytorze pozycji. Jeśli artykuł wariantowy jest już otwarty, należy wybrać alternatywny artykuł wariantowy.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Wybierz artykuł wariantowy dla artykułu referencyjnego.
Pochodzenie ceny (edytor pozycji)
Akcja Pochodzenie ceny na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj] pokazuje pochodzenie znalezionych i automatycznie ustalonych cen, a także niektóre powiązane wartości.
Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Akcja: Pochodzenie ceny.
Aktualizuj dane dekretacji (edytor pozycji)
Akcja Aktualizuj dane dekretacji, dostępna pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji służy do określenia danych przypisania konta z danych podstawowych i wstawienia ich do odpowiednich pól.
Aktualizowane są następujące dane:
- Centrum kosztów
- Jednostka kosztowa
Akcja jest dostępna tylko wtedy, gdy spełnione są następujące wymagania:
- bieżący użytkownik jest pracownikiem danej firmy
- dokument może być edytowany
- dla pozycji nie jest ustawiony wskaźnik usunięcia
Oblicz ponownie
Akcji Oblicz ponownie, dostępnej pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi, można użyć, aby w razie potrzeby przeliczyć kwoty dokumentu. Przeliczenie zwykle odbywa się automatycznie podczas zapisywania, pod warunkiem, że rabaty wartości zamówienia lub rabaty między pozycjami są aktywowane.
