Instrukcje: Deklaracje

Niniejsza dokumentacja opisuje procedury korzystania z aplikacji Deklaracje. Procedury zawierają instrukcje, np. jak wprowadzić lub edytować deklarację. W artykule znajdują się również informacje o możliwych ustawieniach i akcjach.

Opis aplikacji Deklaracje, która zawiera również opisy pól i akcji, można znaleźć w dokumentacji Deklaracje.

Dodawanie deklaracji

Deklaracja jest wprowadzana do systemu w aplikacji Deklaracje za pomocą przycisku akcji [Dodaj] w menu na standardowym pasku narzędzi.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.

2. W razie potrzeby należy wybrać odpowiednią organizację na pasku tytułu systemu
3. W standardowym pasku narzędzi w menu należy wybrać przycisk akcji [Dodaj].

• Zostanie utworzona nowa deklaracja. W polu Deklaracja pojawia się wygenerowany automatycznie numer deklaracji. Wybrana organizacja wyświetla się w polu Firma.

4. Można wprowadzić własny identyfikator nowego zgłoszenia lub zmienić wartość domyślną pola Deklaracje.
5. W polu Osoba należy wprowadzić identyfikator partnera, który złożył oświadczenie.
6. W razie potrzeby należy wprowadzić dodatkowe dane w polach Klasyfikacja, Data złożenia deklaracji, Powód deklaracji i Notatka.
7. W obszarze roboczym tabeli, w kolumnie Cel przetwarzania należy wybrać cel przetwarzania, dla którego osoba, której dane dotyczą, chce zezwolić na przetwarzanie danych. Można również zapobiec przetwarzaniu danych za pomocą odpowiedniej zgody.
8. W tabeli w obszarze roboczym w kolumnie Odniesienie należy wybrać jedno z odniesień przypisanych do wybranego celu przetwarzania. Jeśli zapisane jest tylko jedno odniesienie, zostanie ono wyświetlone. Jeśli nie jest zapisane żadne odniesienie, nie można wprowadzić dalszych danych.
9. W polu Dane odniesienia należy wprowadzić dane powiązane z wybranym odniesieniem. Kolumny tej nie można edytować, jeśli dla wybranego celu przetwarzania nie zdefiniowano odniesienia.
10. W razie potrzeby należy zmienić wartości domyślne dla okresu obowiązywania tej specyfikacji w kolumnach Obowiązuje od i Obowiązuje do w tabeli w obszarze roboczym. Data obowiązuje od jest proponowana z datą punktu czasowego składania deklaracji, data obowiązuje do to domyślnie data maksymalna (31.12.9999).
11. W tabeli w obszarze roboczym, w kolumnie Prawo do przetwarzania należy wybrać upoważnienie do przetwarzania Dozwolone lub Zabronione, nadane przez osobę dla wybranego celu przetwarzania.

12. W razie potrzeby należy powtórzyć kroki instrukcji od 7 do 11 w celu dalszego przetwarzania danych.
13. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
    • Nowa deklaracja zostanie zapisana. Status deklaracji to W opracowaniu.
14. Jeśli deklaracja wymaga ręcznego podpisu lub potwierdzenia, należy wykonać akcję [Wykonaj żądanie podpisu] lub [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby móc zwolnić deklarację.
15. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Duplikowanie deklaracji

Deklarację można zduplikować za pomocą akcji [Duplikuj], który pojawia się po rozwinięciu listy wyboru akcji przycisku [Dodaj] na standardowym pasku narzędzi.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.

2. Należy otworzyć deklarację, która ma zostać zduplikowana.
3. Na standardowym pasku narzędzi w menu [Dodaj] należy wybrać akcję [Duplikuj].

• Generowana jest nowa deklaracja.

4. Należy wprowadzić identyfikator nowego zgłoszenia lub zmienić wartość domyślną.
5. W razie potrzeby należy zmienić zduplikowane dane.
6. W celu zapisania należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
   • Nowa deklaracja zostanie zapisana. Status deklaracji to W opracowaniu.
7. Jeśli deklaracja wymaga ręcznego podpisu lub potwierdzenia, należy wykonać akcję [Wykonaj żądanie podpisu] lub [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby móc zwolnić deklarację.
8. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Wykonanie żądania podpisu

Można użyć akcji [Wykonaj żądanie podpisu], aby dodać czas podpisania do deklaracji.

Warunek wstępny:

Czas podpisywania deklaracji jest pusty i funkcja Zezwalaj na wykonanie żądania podpisu jest aktywowana.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, dla której ma być dodane żądanie podpisu.
3. Należy wybrać przycisk akcji [Wykonaj żądanie podpisu] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Otworzy się okno dialogowe
4. Należy wprowadzić datę i godzinę podpisania lub pozostawić sugerowane dane i zamknąć okno dialogowe, naciskając przycisk [OK].
   • Żądanie podpisu jest zakończone, a status podpisywania zmienia się na Żądanie podpisu zrealizowane ręcznie.

Pokaż obraz podpisu

Warunek wstępny:

Obraz podpisu jest dostępny w celu przetwarzania.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, której obraz podpisu ma być wyświetlony.
3. Należy nacisnąć akcję [Pokaż obraz podpisu] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Obraz podpisu zostanie wyświetlony w oknie dialogowym.
4. Należy nacisnąć przycisk [Zamknij] w oknie dialogowym.

Wykonanie żądania potwierdzenia

Można użyć akcji [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby dodać czas potwierdzenia do deklaracji.

Warunek wstępny:

Czas potwierdzenia deklaracji jest pusty i funkcja Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia” jest aktywowana dla deklaracji.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, dla której ma być dodany czas potwierdzenia.
3. Należy nacisnąć przycisk akcji [Wykonaj żądanie potwierdzenia] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Otworzy się okno dialogowe.
4. Należy wprowadzić datę i godzinę potwierdzenia lub pozostawić sugerowane dane a następnie zamknąć okno dialogowe, naciskając przycisk [OK].
   • Żądanie potwierdzenia zostanie zakończone, a status potwierdzenia zmieni się na Żądanie potwierdzenia zrealizowane ręcznie.

Udostępnianie deklaracji

Aby zwolnić deklarację ze statusem W toku, można użyć akcji Udostępnij na standardowym pasku narzędzi. Po zwolnieniu deklaracji nie można już edytować. Tylko udostępnione deklaracje są uwzględniane w kolejnych procesach. Pod względem organizacyjnym należy upewnić się, że deklaracja została zwolniona jak najszybciej po jej złożeniu. Zwolnioną deklarację można jedynie anulować.

Warunek wstępny:

Otwarta deklaracja ma status W toku.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, która ma status W toku i która ma zostać udostępniona.
3. Naciśnij akcję Udostępnij pod przyciskiem Akcje na standardowym pasku narzędzi.
   • Deklaracja otrzymuje status Udostępnione.

Wycofanie deklaracji

Akcja [Wycofaj] w menu przycisku akcji na standardowym pasku narzędzi może być używana tylko do cofnięcia autoryzowanej deklaracji. Można odwołać wybrane cele przetwarzania.

Wymagania wstępne:

Akcja jest aktywna tylko wtedy, gdy otwarta jest zwolniona deklaracja. Można ją wykonać tylko wtedy, gdy wybrano co najmniej jeden cel przetwarzania.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Wyjaśnienia.
2. Należy otworzyć deklarację, która ma status Zwolniona i którą ma zostać wycofana.
3. W tabeli z przypisanymi celami przetwarzania należy użyć pól wyboru, aby wybrać cele przetwarzania do wycofania.
4. Należy wybrać akcję [Wycofaj] pod przyciskiem [Akcje] na standardowym pasku narzędzi.
   • Generowana jest nowa deklaracja
   • Oświadczenie o odwołaniu zawiera cele przetwarzania, które użytkownik wybrał z tabeli przypisanych celów przetwarzania

5. W razie potrzeby można wprowadzić dalsze dane dotyczące anulowania w polach Klasyfikacja, Data złożenia deklaracji, Powód deklaracji i Uwaga.
6. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
   • Nowa deklaracja zostanie zapisana

7. Data Obowiązuje od jest sugerowana datą złożenia oświadczenia. Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych nie jest odwoływane z mocą wsteczną, ale odwołanie ma zastosowanie od momentu złożenia oświadczenia o odwołaniu. Datę złożenia oświadczenia powinna być wprowadzana przez osobę, której dane dotyczą, w polu Data złożenia oświadczenia i data Obowiązuje od.
8. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Usuwanie deklaracji

Deklaracje ze statusem W toku mogą zostać usunięte.

Warunek wstępny:

Otwarta deklaracja ma status W toku.

Instrukcje:

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację o statusie W toku, która ma zostać usunięta.
3. Należy wybrać przycisk [Usuń] na standardowym pasku narzędzi.
   • Deklaracja zostanie usunięta.