Instrukcje: Deklaracje

Przegląd tematu

Niniejsza dokumentacja opisuje procedury korzystania z aplikacji Deklaracje. Procedury zawierają instrukcje, np. jak wprowadzić lub edytować deklarację. W artykule znajdują się również informacje o możliwych ustawieniach i akcjach.

Opis aplikacji Deklaracje, która zawiera również opisy pól i akcji, można znaleźć w dokumentacji Deklaracje.

Dodawanie deklaracji

Deklaracja jest wprowadzana do systemu w aplikacji Deklaracje za pomocą przycisku akcji [Dodaj] w menu na standardowym pasku narzędzi.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.

2. W razie potrzeby należy wybrać odpowiednią organizację na pasku tytułu systemu
3. W standardowym pasku narzędzi w menu należy wybrać przycisk akcji [Dodaj].

• Zostanie utworzona nowa deklaracja. W polu Deklaracja pojawia się wygenerowany automatycznie numer deklaracji. Wybrana organizacja wyświetla się w polu Firma.

4. Można wprowadzić własny identyfikator nowego zgłoszenia lub zmienić wartość domyślną pola Deklaracje.
5. W polu Osoba należy wprowadzić identyfikator partnera, który złożył oświadczenie.
6. W razie potrzeby należy wprowadzić dodatkowe dane w polach Klasyfikacja, Data złożenia deklaracji, Powód deklaracji i Notatka.
7. W obszarze roboczym tabeli, w kolumnie Cel przetwarzania należy wybrać cel przetwarzania, dla którego osoba, której dane dotyczą, chce zezwolić na przetwarzanie danych. Można również zapobiec przetwarzaniu danych za pomocą odpowiedniej zgody.
8. W tabeli w obszarze roboczym w kolumnie Odniesienie należy wybrać jedno z odniesień przypisanych do wybranego celu przetwarzania. Jeśli zapisane jest tylko jedno odniesienie, zostanie ono wyświetlone. Jeśli nie jest zapisane żadne odniesienie, nie można wprowadzić dalszych danych.
9. W polu Dane odniesienia należy wprowadzić dane powiązane z wybranym odniesieniem. Kolumny tej nie można edytować, jeśli dla wybranego celu przetwarzania nie zdefiniowano odniesienia.
10. W razie potrzeby należy zmienić wartości domyślne dla okresu obowiązywania tej specyfikacji w kolumnach Obowiązuje od i Obowiązuje do w tabeli w obszarze roboczym. Data obowiązuje od jest proponowana z datą punktu czasowego składania deklaracji, data obowiązuje do to domyślnie data maksymalna (31.12.9999).
11. W tabeli w obszarze roboczym, w kolumnie Prawo do przetwarzania należy wybrać upoważnienie do przetwarzania Dozwolone lub Zabronione, nadane przez osobę dla wybranego celu przetwarzania.

12. W razie potrzeby należy powtórzyć kroki instrukcji od 7 do 11 w celu dalszego przetwarzania danych.
13. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
    • Nowa deklaracja zostanie zapisana. Status deklaracji to W opracowaniu.
14. Jeśli deklaracja wymaga ręcznego podpisu lub potwierdzenia, należy wykonać akcję [Wykonaj żądanie podpisu] lub [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby móc zwolnić deklarację.
15. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Duplikowanie deklaracji

Deklarację można zduplikować za pomocą akcji [Duplikuj], który pojawia się po rozwinięciu listy wyboru akcji przycisku [Dodaj] na standardowym pasku narzędzi.

Warunek wstępny

Deklaracja jest otwarta.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.

2. Należy otworzyć deklarację, która ma zostać zduplikowana.
3. Na standardowym pasku narzędzi w menu [Dodaj] należy wybrać akcję [Duplikuj].

• Generowana jest nowa deklaracja.

4. Należy wprowadzić identyfikator nowego zgłoszenia lub zmienić wartość domyślną.
5. W razie potrzeby należy zmienić zduplikowane dane.
6. W celu zapisania należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
   • Nowa deklaracja zostanie zapisana. Status deklaracji to W opracowaniu.
7. Jeśli deklaracja wymaga ręcznego podpisu lub potwierdzenia, należy wykonać akcję [Wykonaj żądanie podpisu] lub [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby móc zwolnić deklarację.
8. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Wykonanie żądania podpisu

Można użyć akcji [Wykonaj żądanie podpisu], aby dodać czas podpisania do deklaracji.

Warunek wstępny

Czas podpisywania deklaracji jest pusty i funkcja Zezwalaj na wykonanie żądania podpisu jest aktywowana.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, dla której ma być dodane żądanie podpisu.
3. Należy wybrać przycisk akcji [Wykonaj żądanie podpisu] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Otworzy się okno dialogowe
4. Należy wprowadzić datę i godzinę podpisania lub pozostawić sugerowane dane i zamknąć okno dialogowe, naciskając przycisk [OK].
   • Żądanie podpisu jest zakończone, a status podpisywania zmienia się na Żądanie podpisu zrealizowane ręcznie.

Pokaż obraz podpisu

Warunek wstępny

Obraz podpisu jest dostępny w celu przetwarzania.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, której obraz podpisu ma być wyświetlony.
3. Należy nacisnąć akcję [Pokaż obraz podpisu] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Obraz podpisu zostanie wyświetlony w oknie dialogowym.
4. Należy nacisnąć przycisk [Zamknij] w oknie dialogowym.

Wykonanie żądania potwierdzenia

Można użyć akcji [Wykonaj żądanie potwierdzenia], aby dodać czas potwierdzenia do deklaracji.

Warunek wstępny

Czas potwierdzenia deklaracji jest pusty i funkcja Zezwalaj na „Wykonanie żądania potwierdzenia” jest aktywowana dla deklaracji.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, dla której ma być dodany czas potwierdzenia.
3. Należy nacisnąć przycisk akcji [Wykonaj żądanie potwierdzenia] na standardowym pasku narzędzi w menu [Akcje].
   • Otworzy się okno dialogowe.
4. Należy wprowadzić datę i godzinę potwierdzenia lub pozostawić sugerowane dane a następnie zamknąć okno dialogowe, naciskając przycisk [OK].
   • Żądanie potwierdzenia zostanie zakończone, a status potwierdzenia zmieni się na Żądanie potwierdzenia zrealizowane ręcznie.

Udostępnianie deklaracji

Aby zwolnić deklarację ze statusem W toku, można użyć akcji Udostępnij na standardowym pasku narzędzi. Po zwolnieniu deklaracji nie można już edytować. Tylko udostępnione deklaracje są uwzględniane w kolejnych procesach. Pod względem organizacyjnym należy upewnić się, że deklaracja została zwolniona jak najszybciej po jej złożeniu. Zwolnioną deklarację można jedynie anulować.

Warunek wstępny

Otwarta deklaracja ma status W toku.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację, która ma status W toku i która ma zostać udostępniona.
3. Naciśnij akcję Udostępnij pod przyciskiem Akcje na standardowym pasku narzędzi.
   • Deklaracja otrzymuje status Udostępnione.

Wycofanie deklaracji

Akcja [Wycofaj] w menu przycisku akcji na standardowym pasku narzędzi może być używana tylko do cofnięcia autoryzowanej deklaracji. Można odwołać wybrane cele przetwarzania.

Wymagania wstępne

Akcja jest aktywna tylko wtedy, gdy otwarta jest zwolniona deklaracja. Można ją wykonać tylko wtedy, gdy wybrano co najmniej jeden cel przetwarzania.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Wyjaśnienia.
2. Należy otworzyć deklarację, która ma status Zwolniona i którą ma zostać wycofana.
3. W tabeli z przypisanymi celami przetwarzania należy użyć pól wyboru, aby wybrać cele przetwarzania do wycofania.
4. Należy wybrać akcję [Wycofaj] pod przyciskiem [Akcje] na standardowym pasku narzędzi.
   • Generowana jest nowa deklaracja
   • Oświadczenie o odwołaniu zawiera cele przetwarzania, które użytkownik wybrał z tabeli przypisanych celów przetwarzania

5. W razie potrzeby można wprowadzić dalsze dane dotyczące anulowania w polach Klasyfikacja, Data złożenia deklaracji, Powód deklaracji i Uwaga.
6. Należy wybrać przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi.
   • Nowa deklaracja zostanie zapisana

7. Data Obowiązuje od jest sugerowana datą złożenia oświadczenia. Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych nie jest odwoływane z mocą wsteczną, ale odwołanie ma zastosowanie od momentu złożenia oświadczenia o odwołaniu. Datę złożenia oświadczenia powinna być wprowadzana przez osobę, której dane dotyczą, w polu Data złożenia oświadczenia i data Obowiązuje od.
8. Należy wykonać akcję [Udostępnij], aby deklaracja mogła zostać uwzględniona w kolejnych procesach. 

Usuwanie deklaracji

Deklaracje ze statusem W toku mogą zostać usunięte.

Warunek wstępny

Otwarta deklaracja ma status W toku.

Instrukcje

1. Należy otworzyć aplikację Deklaracje.
2. Należy otworzyć deklarację o statusie W toku, która ma zostać usunięta.
3. Należy wybrać przycisk [Usuń] na standardowym pasku narzędzi.
   • Deklaracja zostanie usunięta.