W tym dokumencie opisano sposób przedstawiania umów serwisowych w systemie oraz strukturę aplikacji o tej samej nazwie. Użytkownik może zapoznać się z informacjami, opisującymi w jaki sposób umowa serwisowa może być powiązana z innymi aplikacjami i podmiotami biznesowymi oraz jak jest zintegrowana z procesami ERP.
Aby uzyskać informacje na temat roli odgrywanej przez rodzaje umów serwisowych i sposobu ich tworzenia, warto zapoznać się z dokumentem Rodzaje umów serwisowych.
Instrukcje dotyczące pracy z umowami serwisowymi, takie jak tworzenie lub edytowanie umów serwisowych, można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Umowy serwisowe.
Definicje terminów
Umowa serwisowa — w umowie serwisowej przetwarzane są warunki (np. terminy) konserwacji obiektu usługi. Umowa serwisowa opisuje zadania serwisowe i koszty konserwacji.
Opis aplikacji
Za pomocą aplikacji Umowy serwisowe można tworzyć lub edytować umowy serwisowe dla obiektów serwisowych klientów serwisu. Użytkownik może np. określić okres obowiązywania umowy serwisowej oraz przypisać pozycje rozliczeniowe i zadania serwisowe.
Aplikacja Umowy serwisowe składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Nagłówek
Nagłówek zawiera pola, które jednoznacznie identyfikują umowę serwisową, a także podstawowe dane, które mają ogólne zastosowanie do umowy serwisowej.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Numer — to pole wyświetla unikalny identyfikator umowy serwisowej. Składa się z dwóch informacji: rodzaju umowy serwisowej w pierwszym polu wejściowym i numeru umowy serwisowej w drugim polu wejściowym. Połączenie używanego rodzaju umowy serwisowej i numeru umowy serwisowej służy do identyfikacji umowy serwisowej.
- Rodzaj umowy serwisowej — użytkownik wybiera rodzaj umowy serwisowej dla umowy serwisowej, którą chciałby utworzyć lub edytować. Po zapisaniu nowej umowy serwisowej nie można już zmienić jej rodzaju.
- Numer umowy serwisowej — numer umowy serwisowej jest generowany automatycznie przez system na podstawie schematu numeracji określonego w rodzaju umowy serwisowej. Nie można go przypisać ręcznie. W razie potrzeby użytkownik wprowadza numer umowy serwisowej, którą chciałby edytować jako kryterium wyboru.
- Oznaczenie — oznaczenie służy jako dodatkowa cecha wyróżniająca. Może składać się z tekstu zdefiniowanego przez użytkownika. Użytkownik wprowadza znaczące oznaczenie, który jest unikalne, aby ułatwić jego wyszukiwanie.
- Obiekt serwisowy — użytkownik określa obiekt serwisowy, którego dotyczy umowa serwisowa. Klient musi być określony dla obiektu serwisowego w aplikacji Obiekty serwisowe.
- Osoba kontaktowa — użytkownik określa pracownika jako osobę kontaktową dla umowy serwisowej. Określony pracownik jest wpisywany w ofercie sprzedaży i zamówieniu sprzedaży jako pracownik odpowiedzialny.
- Klient serwisu — użytkownik określa klienta, z którym zawarto umowę serwisową
- Początek umowy — użytkownik wprowadza datę, od której umowa serwisowa staje się ważna
- Okres ważności — użytkownik wprowadza czas trwania umowy serwisowej
- Podpis — to pole wyświetla datę podpisania umowy za pomocą akcji [Podpisz umowę]
- Przedłużenie — użytkownik wprowadza czas, o jaki ma zostać przedłużona umowa serwisowa. W przypadku uruchomienia akcji [Przedłuż umowę], jest to wartość domyślna dla przedłużenia.
- Koniec umowy — to pole wyświetla datę wygaśnięcia umowy serwisowej. Datę wygaśnięcia umowy można zmienić, przedłużając, rozwiązując lub zmieniając okres obowiązywania umowy.
- Okres wypowiedzenia — użytkownik wprowadza czas przed wygaśnięciem umowy, w którym nie można złożyć wypowiedzenia umowy serwisowej
- Termin wypowiedzenia — w tym polu wyświetlana jest data powiadomienia o rozwiązaniu umowy serwisowej. Wypowiedzenie można wycofać za pomocą akcji o tej samej nazwie.
- Odbiorca faktury — użytkownik wprowadza odbiorcę faktury, który zostanie wprowadzony w ofercie sprzedaży i zamówieniu sprzedaży
- Warunki płatności — użytkownik wprowadza warunki płatności, który zostaną wprowadzone w ofercie sprzedaży i zamówieniu sprzedaży
- Typ rozliczenia — użytkownik określa, w jaki sposób pozycje umowy serwisowej będą uwzględniane podczas generowania zamówień sprzedaży. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Pozycje pojedynczo — dla każdej pozycji umowy serwisowej zostanie wygenerowane jedno zamówienie sprzedaży
- Łącznie — pojedyncze zamówienie sprzedaży zostanie wygenerowane dla wszystkich pozycji umowy serwisowej
- Okres rozliczenia — użytkownik wprowadza czas trwania okresu rozliczeniowego. Pozycje rozliczeniowe są rozliczane raz na określony czas.
- Metoda rozliczenia — użytkownik określa, kiedy umowa serwisowa zostanie rozliczona. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Z góry
- Z dołu
- Typ przedłużenia — użytkownik określa sposób przedłużenia umowy serwisowej. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Automatycznie — po osiągnięciu daty wygaśnięcia umowy serwisowej, umowa jest automatycznie przedłużana o czas określony w polu Przedłużenie w umowie serwisowej lub do końca roku
- Ręcznie — umowa serwisowa musi zostać ręcznie rozszerzona za pomocą akcji [Przedłuż umowę]
- Pierwsze przedłużenie — użytkownik określa, na jak długo umowa serwisowa ma zostać przedłużona dla pierwszego przedłużenia umowy, jeśli przedłużenie nastąpi automatycznie. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Okres przedłużenia
- Koniec roku
- Następne przedłużenie — użytkownik określa, o ile ma zostać przedłużona kategoria umowy serwisowej od drugiego przedłużenia umowy, jeśli przedłużenie następuje automatycznie. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Okres przedłużenia
- Koniec roku
- Dostosowanie czasu trwania w przypadku wypowiedzenia (pole wyboru) — to pole wyboru służy do określenia, czy okres obowiązywania umowy serwisowej zostanie automatycznie dostosowany po wypowiedzeniu umowy
- Włącz obiekty podrzędne (pole wyboru) — to pole wyboru służy do określenia, czy umowa serwisowa ma również zastosowanie do obiektów serwisowych, które znajdują się poniżej określonego obiektu serwisowego w strukturze obiektów serwisowych.
Obszar roboczy
Obszar roboczy aplikacji zawiera dwie karty, które wyświetlają pozycje rozliczeniowe i zadania serwisowe umowy serwisowej na listach pozycji. Edytor pozycji służy do wprowadzania i edytowania artykułów rozliczeniowych i zadań serwisowych.
Zakładka Pozycje
Zakładka Pozycja zawiera pozycje rozliczeniowe służące do rozliczania umowy serwisowej.
Lista pozycji dla artykułów rozliczeniowych
Lista pozycji linii wyświetla wprowadzone pozycje linii dla artykułów rozliczeniowych. Użytkownik może zmienić wartości w polach wejściowych listy pozycji.
Pozycje wiersza dla artykułów rozliczeniowych można usunąć tylko wtedy, gdy pozycja nie jest używana w powiązanym zamówieniu sprzedaży lub ofercie sprzedaży.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis kolumn:
- Numer — w tej kolumnie wyświetlany jest numer artykułu rozliczeniowego
- Artykuł — w tej kolumnie wyświetlany jest artykuł rozliczeniowy
- Ilość — w tej kolumnie wyświetlana jest ilość artykułu rozliczeniowego użyta w jednostce podstawowej artykułu
- Pochodzenie ceny — w tej kolumnie wyświetlana jest informacja, czy cena artykułu rozliczeniowego została określona na podstawie cennika, czy też została wprowadzona ręcznie
- Obowiązuje od — w tej kolumnie wyświetlana jest data rozpoczęcia okresu ważności
- Rozliczony do — w tej kolumnie wyświetlana jest data, do której pozycja została rozliczona za pośrednictwem oferty sprzedaży lub zamówienia sprzedaży. Przed tą datą dla danego artykułu rozliczeniowego nie można wygenerować kolejnej oferty sprzedaży ani zamówienia sprzedaży. Jeśli wymagana autoryzacja jest przypisana do użytkownika, wówczas można zmienić datę za pomocą odpowiedniej akcji na pasku narzędzi listy pozycji.
- Ostatnie rozliczenie — w tej kolumnie wyświetlana jest data ostatniego rozliczenia. Data jest aktualizowana, gdy generowane jest zamówienie sprzedaży z tą pozycją.
- Cena (waluta dokumentu) — w tej kolumnie wyświetlana jest cena wprowadzona ręcznie. Jeśli cena została określona na podstawie cennika, to pole nie jest istotne.
- Obowiązuje do — w tej kolumnie wyświetlana jest data końcowa okresu ważności
Akcja [Zmień datę „Rozliczony do”]
Za pomocą tej akcji można zmienić datę w kolumnie Rozliczony do. Może to być konieczne, np. jeśli użytkownik chciałby wygenerować kolejne zamówienie sprzedaży dla artykułu rozliczeniowego, a bieżąca data Rozliczony do leży w przyszłości, więc nie może on wygenerować dokumentu. Po zmianie daty na przeszłą możliwe będzie wygenerowanie dokumentu.
Akcja jest dostępna tylko wtedy, gdy do użytkownika przypisana jest następująca funkcja:
Zmień datę „Rozliczony do” dla artykułu rozliczeniowego
com.sem.ext.app.service.servicing.contract.ui.ChangeChargedUntilDate
Edytor pozycji dla artykułów rozliczeniowych
W edytorze pozycji dla artykułów rozliczeniowych przypisuje się artykuły rozliczeniowe z ilością i ceną do umowy serwisowej. Po wprowadzeniu danych można je edytować w edytorze pozycji lub na liście pozycji.
Zakładka Razem
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Artykuł — użytkownik określa artykuł rozliczeniowy
- Ilość — użytkownik określa wymaganą ilość artykułu rozliczeniowego w jednostce podstawowej artykułu
- Pochodzenie ceny — użytkownik określa, czy cena dla artykułu rozliczeniowego zostanie określona przy użyciu cennika, czy wprowadzona ręcznie
- Cena (waluta dokumentu) — użytkownik wprowadza cenę za całkowitą ilość artykułu rozliczeniowego. Pole jest dostępne tylko po wybraniu opcji Ręcznie dla pochodzenia ceny.
- Okres obowiązywania — użytkownik wprowadza okres, w którym obowiązuje pozycja
- Rozliczony do — to pole wyświetla datę, do której pozycja została rozliczona
- Ostatnie rozliczenie — w tym polu wyświetlana jest data ostatniego rozliczenia pozycji
Zakładka Teksty
Dla poszczególnych artykułów rozliczeniowych można wprowadzać dodatkowe teksty. Więcej informacji na temat wprowadzania tekstów można znaleźć w instrukcji obsługi.
Zakładka Zadania serwisowe
Zakładka Zadania serwisowe zawiera zadania serwisowe, które są uwzględnione jako serwis w umowie serwisowej.
Lista pozycji zadań serwisowych
Wprowadzone pozycje zadań serwisowych są wyświetlane na liście pozycji. Wartości w polach wprowadzania na liście pozycji można zmieniać.
Poniżej znajduj się szczegółowy opis kolumn:
- Numer — w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji zadania serwisowego
- Zadanie serwisowe — w tej kolumnie wyświetlane jest zadanie serwisowe
- Rozliczenie — w tej kolumnie wyświetlane jest rozliczenie dla zadania serwisowego
- Obowiązuje od — w tej kolumnie wyświetlana jest data, w której pozycja obowiązuje
- Lista cenników — w tej kolumnie wyświetlana jest lista cenników sprzedaży, która jest używana do określenia ceny
- Obowiązuje do — w tej kolumnie wyświetlana jest data, do której pozycja pozostaje ważna
Edytor pozycji zadań serwisowych
W edytorze pozycji zadań serwisowych do umowy serwisowej przypisywane są zadania serwisowe z danymi do ustalenia ceny. Po wprowadzeniu danych można je edytować w edytorze pozycji lub na liście pozycji.
Zakładka Ogólne
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Zadanie serwisowe — użytkownik określa zadanie serwisowe, które ma zostać przypisane do umowy serwisowej
- Rozliczenie — użytkownik określa sposób rozliczania zadania serwisowego. Dostępne są następujące opcje wyboru:
- Z subpozycji
- Gwarancja
- Rękojmia
- Tolerancja
- Cena ręczna
- Według nakładów
- Nie do rozliczenia
- Nieprzyporządkowany
- Ryczałt
- Serwis
- Niejednoznaczne
Rozliczenie można zmienić w aplikacji Zgłoszenia serwisowe.
- Okres obowiązywania — użytkownik wprowadza okres, w którym pozycja obowiązuje. Okres ten jest używany do określenia ceny.
- Lista cenników — użytkownik określa listę cenników sprzedaży, która ma zostać użyta do określenia ceny
Zakładka Teksty
Użytkownik może wprowadzić dodatkowe teksty dla poszczególnych pozycji zadań serwisowych. Są one zwykle używane w przypadku danych wydruku dokumentu w celu dodania tekstów do dokumentów końcowych.
Więcej informacji na temat wprowadzania tekstu można znaleźć w instrukcji obsługi.
Akcje oparte na aplikacji
W aplikacji Umowy serwisowe dostępne są następujące akcje oparte na aplikacji:
- Akcja [Utwórz ofertę sprzedaży]
- Akcja [Utwórz zamówienie sprzedaży]
- Akcja [Podpisz umowę]
- Akcja [Zwolnij umowę]
- Akcja [Przedłuż umowę]
- Akcja [Wypowiedz umowę]
- Akcja [Cofnij wypowiedzenie umowy]
Akcja [Utwórz ofertę sprzedaży]
Użytkownik może skorzystać z tej akcji, aby wygenerować ofertę sprzedaży przy użyciu artykułów rozliczeniowych i zadań serwisowych zawartych w umowie serwisowej. Niektóre dane, np. dane klienta i ceny, są przenoszone z umowy serwisowej do oferty.
Akcja [Utwórz zamówienie sprzedaży]
Użytkownik może skorzystać z tej akcji, aby wygenerować zamówienie sprzedaży przy użyciu artykułów rozliczeniowych i zadań serwisowych zawartych w umowie serwisowej. Niektóre dane, np. dane klienta i ceny, są przenoszone z umowy serwisowej do zamówienia.
Akcja [Podpisz umowę]
Użytkownik może skorzystać z tej akcji, aby oznaczyć, że umowa serwisowa między jego firmą a klientem została podpisana. Datę podpisania umowy można wprowadzić w następnym oknie dialogowym.
Okno dialogowe zawiera następujące pole:
- Podpis — użytkownik wprowadza datę podpisania umowy. Dane te są przenoszone do pola Podpis umowy serwisowej.
Akcja [Zwolnij umowę]
Użytkownik może skorzystać z tej akcji, aby zwolnić umowę serwisową. W ten sposób oznacza on, że edycja umowy serwisowej została zakończona i umowa serwisowa może być używana.
Akcja [Przedłuż umowę]
Za pomocą tej akcji można przedłużyć umowę serwisową. W następnym oknie dialogowym należy określić czas, o jaki umowa serwisowa ma zostać przedłużona. Przedłużać można tylko zwolnione umowy serwisowe.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Wybór — użytkownik określa sposób definiowania wygaśnięcia nowej umowy. Możliwe są następujące opcje wyboru:
- Okres przedłużenia — umowa serwisowa zostanie przedłużona o czas określony w polu Przedłużenie
- Nowy koniec umowy — użytkownik określa nową datę wygaśnięcia umowy
- Aktualna data zakończenia umowy — w tym polu wyświetlana jest data wygaśnięcia umowy serwisowej
- Przedłużenie — użytkownik wprowadza czas, o jaki umowa serwisowa ma zostać przedłużona. Wartość domyślna jest pobierana z pola Przedłużenie w nagłówku. Pole to można edytować tylko w przypadku wybrania metody Okres przedłużenia.
- Nowy koniec umowy — użytkownik wprowadza nową datę wygaśnięcia umowy. Domyślna data wynika z daty wygaśnięcia bieżącej umowy i okresu obowiązywania umowy serwisowej. Pole to można edytować tylko w przypadku wybrania metody Nowy koniec umowy.
Akcja [Wypowiedz umowę]
Za pomocą tej akcji można rozwiązać umowę serwisową przed upływem jej okresu obowiązywania. W poniższym oknie dialogowym należy określić datę wypowiedzenia umowy serwisowej. Można rozwiązać tylko zwolnione umowy serwisowe.
Okno dialogowe zawiera następujące pole:
- Termin wypowiedzenia — użytkownik wprowadza datę wypowiedzenia umowy serwisowej. Dane te muszą przypadać poza okresem wypowiedzenia dla wygaśnięcia umowy. Data ta jest przenoszona do pola Termin wypowiedzenia umowy serwisowej.
Akcja [Cofnij wypowiedzenie umowy]
Użytkownik może skorzystać z tej akcji, aby wycofać wypowiedzenie umowy serwisowej. Powoduje to opróżnienie pola Termin wypowiedzenia. Status umowy serwisowej jest ustawiony na W opracowaniu.
Statusy i zmiany statusu
Umowy serwisowe mogą mieć następujące statusy:
- W opracowaniu — nowo wprowadzone i niezwolnione umowy serwisowe otrzymują status W opracowaniu. Jeśli umowa serwisowa zostanie zmieniona po jej zwolnieniu, wówczas zostanie przywrócony jej status początkowy.
- Zwolniony — umowy serwisowe mogą być zwalniane za pomocą odpowiednio nazwanych akcji. Jeśli umowa serwisowa zostanie zmieniona po jej zwolnieniu, otrzymuje status W opracowaniu i musi zostać ponownie zwolniona.
- Wypowiedziany — jeśli wykonano akcję [Wypowiedz umowę], umowa serwisowa otrzymuje status Wypowiedziany. Jeśli umowa serwisowa zostanie zmieniona po wypowiedzeniu, wówczas otrzyma status W opracowaniu. Data w polu Termin wypowiedzenia jest wówczas jedynym wskaźnikiem wypowiedzenia.
- Termin upłynął — jeśli data wygaśnięcia umowy została osiągnięta, umowa serwisowa otrzymuje status Termin upłynął
Konfiguracja
Aplikacja Umowy serwisowe nie wymaga żadnych dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
Poniższa jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Umowy serwisowe, która jest używana np. do
- Przyporządkowywania uprawnień
- Definicji działań
- Importu lub eksportu danych
Umowa konserwacji
com.sem.ext.app.service.servicing.obj.ServiceContract
Jednostka biznesowa jest częścią następującej grupy jednostek biznesowych:
com.sem.ext.app.service.servicing.OrderData
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przyporządkowane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Poniższa specjalna funkcja dotyczy aplikacji Umowy serwisowe:
Zmień datę „Rozliczony do” dla artykułu rozliczeniowego
com.sem.ext.app.service.servicing.contract.ui.ChangeChargedUntilDate
Jeśli ta funkcja została przypisana do użytkownika, wówczas na pasku narzędzi listy pozycji na karcie Pozycje dostępna jest akcja, za pomocą której użytkownik może zmienić datę w kolumnie Rozliczony do.
Przyporządkowania organizacyjne
Jeśli funkcja Uprawnienia do treści jest aktywowana w aplikacji Konfiguracja, użytkownik może wyświetlać aplikację Umowy serwisowe tylko wtedy, gdy organizacja powiązana z co najmniej jedną z poniższych struktur została przypisana do niego w głównych danych partnera:
- Logistyka magazynowa
Funkcje specjalne
Aplikacja Umowy serwisowe nie posiada żadnych funkcji specjalnych.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Umowy serwisowe nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.
