Wprowadzenie
W księgowości finansowej do jednego procesu księgowania mogą być tworzone automatyczne księgowania następcze. Z reguły są to przeksięgowania stałych części kwotowych księgowania podstawowego z jednego konta kosztowego na inne, na przykład 30% poniesionych kosztów reprezentacji na konto kosztów reprezentacji niepodlegających odliczeniu. Ponadto za pomocą automatycznych księgowań następczych możliwe jest na przykład odwzorowanie księgowań równoległych w dwóch grupach kont, które mają być realizowane w sposób neutralny kosztowo i wynikowo.
Tworzenie automatycznych księgowań następczych opiera się na konfiguracji wzorcowych księgowań następczych, określeniu kryteriów wyboru dokumentów oraz zaksięgowaniu odpowiednich dokumentów podstawowych, które nie stanowią księgowań bilansu otwarcia. Jako wzorcowe księgowanie następcze mogą być rejestrowane wyłącznie dokumenty typu: księgowania księgi głównej, faktury lub korekty.
Automatyczne księgowanie następcze zawsze zawiera odniesienie do wywołującego zaksięgowanego dokumentu podstawowego oraz do zarejestrowanego wzorcowego księgowania następczego, które stanowi jego podstawę. Za pomocą aplikacji typu lista możliwa jest interaktywna analiza automatycznych księgowań następczych.
Ustawienia
Do korzystania z automatycznych księgowań następczych wymagane są ustawienia oraz dane podstawowe w następujących aplikacjach.
Schematy numeracji
W aplikacji Schematy numeracji konfigurowany jest schemat numeracji, który ma być używany do automatycznego nadawania numerów dokumentów w automatycznych księgowaniach następczych. Dla tego zakresu numeracji należy wybrać typ Księgowość finansowa numer dokumentu księgowego.
Na zakładce Definicja określane są elementy, z których ma się składać generowany numer dokumentu w danym schemacie numeracji. W tym celu dla wszystkich elementów numeru definiowane są źródło pochodzenia wartości oraz jej format.
Dla pochodzenia elementów numeru dokumentu w automatycznych księgowaniach następczych w każdym przypadku należy ustawić wartość Firma, aby zapewnić oddzielne nadawanie numerów dla każdej firmy. Dodatkowe informacje dotyczące zakresów numeracji dostępne są w artykule Schematy numeracji oraz Rozszerzenie: Schematy numeracji/Comarch Financials Enterprise.
Rodzaje dokumentów księgowości finansowej
Automatyczne księgowania następcze są możliwe wyłącznie dla rodzajów dokumentów, którym przypisany jest typ dokumentu Zapis w księdze głównej, Faktura lub Nota kredytowa.
Dla rodzajów dokumentów wykorzystywanych do automatycznych księgowań następczych wymagane jest obowiązkowe przypisanie schematu numeracji, dzięki czemu nadawane są unikatowe numery dokumentów dla generowanych automatycznych księgowań następczych.
Schemat numeracji wprowadzany jest w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych na zakładce Księgowanie, podzakładka Schematy numeracji, w polu Schemat numeracji automatyczne księgowania następcze.
Wybór dokumentów dla automatycznych księgowań następczych
W aplikacji Wybór dokumentów dla automatycznych księgowań następczych definiowane są cechy wyboru dokumentów podstawowych, dla których mają być tworzone automatyczne księgowania następcze. W aplikacji tej możliwe jest konfigurowanie dowolnej liczby wyborów dokumentów, co umożliwia tworzenie automatycznych księgowań następczych dla różnych wymagań księgowych.
Szczegółowy opis aplikacji dostępny jest w artykule Wybór dokumentów dla automatycznych księgowań następczych.
Serwer księgowań
Tworzenie automatycznych księgowań następczych realizowane jest przez dedykowany serwer księgowań. Serwer ten musi zostać skonfigurowany w aplikacji Serwer księgowania oraz przypisany do podsystemu Automatyczne księgowania następcze.
Proces automatycznych księgowań następczych
Automatyczne księgowanie następcze jest standardowo tworzone i księgowane w tle za pośrednictwem aktywnego serwera księgowań. Dokumentem wyzwalającym jest zarejestrowany i zaksięgowany dokument podstawowy, na przykład faktura. Wygenerowanie automatycznego księgowania następczego następuje jednak wyłącznie w przypadku, gdy dokument podstawowy zostanie zidentyfikowany na podstawie parametrów pobierania aktywnego wzorcowego księgowania następczego.
Wzorzec księgowania następczego
We wzorcowym księgowaniu następczym, oprócz wyboru dokumentów służącego do identyfikacji dokumentów podstawowych, określane są podstawowe ustawienia tworzenia automatycznych księgowań następczych. Między innymi we wzorcowym księgowaniu następczym definiowany jest schemat księgowania obowiązujący dla automatycznego księgowania następczego.
Wzorcowe księgowania następcze rejestrowane są w dialogu księgowania z użyciem rodzaju dokumentu typu Zapis w księdze głównej, Faktura lub Nota kredytowa. Wzorcowe księgowania następcze mogą być rejestrowane jako nowe lub duplikowane na podstawie istniejącego wzorcowego księgowania następczego. Istniejące wzorcowe księgowania następcze mogą być edytowane, usuwane, aktywowane lub oznaczane jako zakończone. Instrukcje dotyczące tych czynności dostępne są w artykule Instrukcje: Wzorcowe księgowania następcze.
Na zakładce Wzorcowe księgowania następcze definiowany jest między innymi okres pobierania dla automatycznych księgowań następczych, udział rozliczeniowy oraz podstawa obliczeń. Opis poszczególnych pól dostępny jest w artykule Księgowania w księdze głównej.
Tworzenie lub edytowanie wzorcowych księgowań następczych
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.posting.CreateAndEditFollowUpVouchers
Jeżeli użytkownik posiada to uprawnienie, może w dialogu księgowania tworzyć oraz edytować wzorcowe księgowania następcze.
Wczytywanie wzorcowych księgowań następczych innych użytkowników
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.posting.LoadFollowUpVouchersOfOtherUsers
Jeżeli użytkownik posiada to uprawnienie, może w dialogu księgowania wywoływać wzorcowe księgowania następcze innych użytkowników.
Tworzenie automatycznych księgowań następczych
Po zarejestrowaniu i zaksięgowaniu w dialogu księgowania dokumentu podstawowego (np. faktury) w tle sprawdzana jest możliwość utworzenia dla niego automatycznych księgowań następczych. Wymaga to skonfigurowanego i aktywnego serwera księgowań w podsystemie Automatyczne księgowania następcze.
Dokument podstawowy jest porównywany ze wszystkimi aktywnymi wzorcowymi księgowaniami następczymi organizacji. Jeżeli spełnia on cechy wyboru dokumentów określone w aktywnym wzorcowym księgowaniu następczym, tworzona jest odpowiednia automatyczna księgowanie następcze.
Proces ten polega na duplikowaniu wzorcowego księgowania następczego, które następnie uzupełniane jest danymi dokumentu podstawowego. Zdefiniowana we wzorcu dekretacja oraz kod podatkowy pozostają niezmienione.
Podstawę danych stanowi zawsze księgowanie częściowe dokumentu podstawowego, czyli zapis na koncie księgi głównej. Konto przeciwstawne może być kontem księgi głównej lub kontem osobowym.
Kwota księgowania obliczana jest na podstawie kwoty księgowania częściowego oraz określonego we wzorcowym księgowaniu następczym udziału rozliczeniowego. W zależności od zdefiniowanej podstawy obliczeń uwzględniana jest kwota brutto, netto lub podatku.
Lista: Automatyczne księgowania następcze
Do analizy księgowań następczych dostępna jest aplikacja Lista: Automatyczne księgowania następcze. W zależności od dokonanego wyboru aplikacja ta zapewnia przegląd wszystkich skonfigurowanych wzorcowych księgowań następczych oraz przypisanych do nich automatycznych księgowań następczych.
