Wprowadzenie
Dla monitów można wykorzystywać hierarchię do dziewięciu poziomów monitów z indywidualną konfiguracją. Oprócz należności od odbiorców (dłużników) możliwe jest również monitowanie należności wobec dostawców (wierzycieli). Mogą to być zarówno standardowe konta osobowe, jak również klienci jednorazowi lub dostawcy jednorazowi. Monity koncernowe umożliwiają wspólne monitowanie rozrachunków z wielu organizacji przez organizację nadrzędną.
Aby móc różnie traktować i komunikować się z poszczególnymi grupami partnerów w obszarze monitów, dostępne są profile monitów. Dla każdego profilu monitu oraz poziomu monitu można indywidualnie określić odsetki i opłaty. Dodatkowo na tym poziomie można zdefiniować takie dane jak dni tolerancji monitu, minimalną kwotę monitu oraz interwał monitowania.
Stosowane bloki tekstowe są definiowane oddzielnie dla każdego języka obcego. Przypisanie tekstów do klienta odbywa się w odniesieniu do profilu monitu, poziomu monitu oraz języka zapisanego w danych klienta. Umożliwia to optymalne sterowanie komunikacją z klientami.
Monit może obejmować wszystkie rozrachunki partnera lub wyłącznie rozrachunki wymagalne. Partnerzy lub pojedyncze rozrachunki mogą zostać wykluczeni z przebiegu monitowania.
Ustawienia
Przed rozpoczęciem monitowania należy skonfigurować następujące dane podstawowe
Konfiguracja
W pierwszej kolejności w aplikacji Konfiguracja, w funkcji Księgowość finansowa –> Wartości domyślne –> Monit, należy wprowadzić podstawowe ustawienia dla obszaru monitów. Należy określić, ile stopni monitów ma być wykorzystywanych w organizacji/firmie. Maksymalnie możliwe jest zdefiniowanie 9 stopni monitów. Ponadto określa się, czy oprócz odbiorców monitorowani mają być również dostawcy (ustawienie to stanowi wartość domyślną).
Jeżeli pola Monitoruj dłużników lub Monitoruj wierzycieli zostały aktywowane, w każdym przypadku należy zdefiniować standardowy profil monitu. Dodatkowo w Konfiguracja należy określić stopień monitu, do którego monity są wysyłane e-mailem lub faksem. Monity przekraczające ten poziom są drukowane. Wynika to m.in. z faktu, że monity zawierające zapowiedź egzekucji muszą być wysyłane listem poleconym.
Profile monitów
Za pomocą profilu monitu definiowane są parametry określające, z iloma stopniami monitów, w jakich interwałach oraz z jakimi opłatami mają być monitorowane rozrachunki. W aplikacji Konfiguracja definiowany jest standardowy profil monitu, który jest stosowany dla wszystkich partnerów, którym nie przypisano innego profilu monitu w danych podstawowych partnera. Jeżeli wszyscy klienci mają być traktowani jednakowo w obszarze monitów, wystarczające jest zdefiniowanie jednego (standardowego) profilu monitu w Konfiguracja.
Jeżeli jednak w ramach monitów wymagane jest zróżnicowanie, konieczne jest utworzenie różnych profili monitów. Partnerom, dla których ma obowiązywać inne postępowanie niż standardowe, należy przypisać odpowiedni profil monitu w danych podstawowych. Przykładowo mogą istnieć klienci, którym zamiast monitów mają być wysyłane wyłącznie wyciągi z konta. W profilu monitu dla wyciągów m.in. stopnie monitów nie są podnoszone, a stosowane są inne teksty.
Formularz monitu / Teksty
Formularz monitu składa się z dwóch elementów tekstowych oraz zestawienia rozrachunków podlegających monitowaniu. Pierwszy element tekstowy jest typu tekst nagłówkowy i jest drukowany przed zestawieniem rozrachunków. Drugi element tekstowy jest typu tekst stopki i jest drukowany po zestawieniu rozrachunków; stanowi on formułę grzecznościową. Elementy tekstowe są utrzymywane w aplikacji Elementy tekstowe. W wykorzystywanych profilach monitów, na zakładce Teksty, powinien być przypisany co najmniej jeden element tekstowy typu tekst nagłówkowy oraz jeden typu tekst stopki. Teksty te są następnie stosowane dla wszystkich poziomów monitów oraz również dla wyciągów z konta. Istnieje także możliwość przypisania różnych elementach tekstowych dla poszczególnych poziomów monitów.
W elementach tekstowych można stosować tzw. placeholdery, które podczas wykonywania monitów są zastępowane rzeczywistymi wartościami (np. data monitu, uwzględnienie wpływów płatności do…, ostateczny termin zapłaty do…, łączna kwota wymagalna itp.).
Powody przerwania monitów
Powody przerwania monitów stanowią jednocześnie blokady monitów i wskazują, dlaczego partner lub rozrachunek został wykluczony z monitowania. Jeżeli powód przerwania monitu zostanie zapisany w danych podstawowych partnera, wszystkie rozrachunki tego partnera są zablokowane do monitowania. Możliwe jest rozróżnienie, czy partner nie ma być monitorowany, czy blokada obowiązuje jedynie do określonej daty. Zamiast ogólnej blokady monitów dla partnera możliwe jest również wykluczenie z monitowania tylko pojedynczych rozrachunków. Można to zrobić bezpośrednio podczas księgowania, przy wprowadzaniu faktury, lub później poprzez Lista: Księgowość finansowa z użyciem akcji [Zmiana rozrachunku]. Również w tym przypadku blokada monitu może zostać ograniczona do określonej daty.
Procesy w obszarze monitów
W niniejszym rozdziale przedstawiono kroki związane z realizacją monitów. Wszystkie procesy są sterowane za pomocą aplikacji Lista: Monity.
Lista: Monity
Lista: Monity jest centralną aplikacją dla obszaru monitów. Wyświetlane są w nim wszystkie utworzone propozycje monitów, które następnie są dalej przetwarzane za pomocą akcji. Za pomocą przycisku akcji w standardowym pasku narzędzi dostępne są m.in. funkcje edycji, weryfikacji oraz wydruku lub wysyłki monitów.
Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Lista: Monity.
Tworzenie i wydawanie propozycji monitu
W aplikacji Lista: Monity, za pomocą przycisku akcji w standardowym pasku narzędzi, należy wywołać akcję [Generuj propozycję monitu]. Podczas tworzenia propozycji monitu dostępne są rozbudowane kryteria wyboru oraz dowolne możliwości sortowania. Wybrany wariant może zostać zapisany i ponownie użyty przy kolejnym przebiegu monitowania. Możliwe jest również zdefiniowanie i zapisanie kilku różnych wariantów.
System ustala rozrachunki na podstawie dokonanej selekcji, terminów wymagalności, dni tolerancji monitowania itd. Dla wszystkich rozrachunków podlegających monitowaniu tworzona jest lista propozycji monitów. Zablokowane rozrachunki mogą być wyświetlane opcjonalnie. Blokady występują m.in. wtedy, gdy:
- rozrachunki są wykluczone z monitowania (na skutek ustawionych blokad monitów) lub
- rozrachunki są zawarte w innej propozycji monitu.
W selekcji monitów można aktywować pole umożliwiające pominięcie edycji propozycji monitu i natychmiastowe utworzenie monitów. Jeżeli natychmiastowa realizacja nie jest pożądana, edycja propozycji monitu odbywa się w trybie dialogowym.
Lista propozycji monitów może być w dowolnym momencie ponownie wydrukowana w aplikacji Lista: Monity za pomocą akcji [Drukuj propozycję monitu].
Edytuj propozycje monitu (opcjonalnie)
Aby edytować wcześniej utworzoną propozycję monitu, należy w aplikacji Lista: Monity odświeżyć widok oraz zaznaczyć odpowiednią propozycję i wywołać akcję [Edytuj propozycję monitu]. Następnie należy zablokować propozycję monitu do edycji za pomocą przycisku akcji. Po zakończeniu edycji blokada musi zostać ponownie zdjęta, w przeciwnym razie realizacja monitów nie będzie możliwa.
W ramach edycji możliwe jest całkowite usunięcie kont osobowych z propozycji lub dodawanie, zmiana bądź usuwanie pojedynczych pozycji monitu. W obrębie pozycji monitu możliwa jest m.in. zmiana opisu księgowania oraz poziomu monitu. Po zakończeniu edycji zmodyfikowana lista propozycji może zostać ponownie wydrukowana w celu kontroli. Może istnieć jednocześnie kilka propozycji monitów, np. tworzonych przez różnych użytkowników, które są edytowane niezależnie od siebie. Propozycja może być dowolnie modyfikowana aż do momentu jej faktycznej realizacji.
Edycja propozycji monitów nie jest obowiązkowa. Możliwe jest również bezpośrednie wykonanie monitów bez wcześniejszej edycji propozycji.
Sprawdzanie propozycji monitu
Przed wykonaniem monitów możliwe jest ponowne sprawdzenie wszystkich pozycji w propozycji monitu. Sprawdzenie to identyfikuje różnice sald pomiędzy pozycjami monitu a aktualnymi saldami rozrachunków w systemie. Może się bowiem zdarzyć, że rozrachunek zostanie całkowicie lub częściowo rozliczony, mimo że nadal jest przypisany do propozycji monitu.
Sprawdzenie jest szczególnie zalecane, jeżeli pomiędzy edycją a realizacją propozycji monitu upłynął dłuższy czas. W tym celu należy zaznaczyć propozycję monitu i wywołać akcję [Sprawdź propozycję monitu]. Alternatywnie w selekcji do tworzenia propozycji monitu można ustawić, aby sprawdzenie było zawsze wykonywane przed realizacją monitów.
Po przeprowadzeniu sprawdzenia należy odświeżyć widok. Jeżeli propozycja monitu otrzyma status Błędny (oznaczony czerwonym punktem), konieczna jest ponowna edycja propozycji. Błędne pozycje należy usunąć i w razie potrzeby dodać ponownie z aktualnym saldem.
Wykonanie i drukowanie monitów
W aplikacji Lista: Monity należy zaznaczyć propozycję monitu, a następnie wywołać akcję [Wykonaj monity]. Otwiera się okno dialogowe, w którym – obok innych parametrów – ponownie pojawia się pytanie, czy propozycja monitu ma zostać sprawdzona.
Po wykonaniu propozycji monitu monity są tworzone, a stopnie monitów są podnoszone. W zależności od ustawień profilu monitu monity są drukowane, wysyłane e-mailem lub faksem.
Jeżeli monity mają być wysyłane e-mailem, wymagane są dodatkowe ustawienia w profilu monitu oraz w innych aplikacjach (np. w danych podstawowych partnera). Szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji Monity przez e-mail.
Utworzone monity danego przebiegu mogą zostać w dowolnym momencie ponownie wydane za pomocą akcji [Drukuj monity] – w formie wydruku, e-maila lub faksu.
Usuwanie propozycji monitów
Istnieje możliwość usunięcia propozycji monitu, o ile przebieg monitów nie został jeszcze wykonany. W takim przypadku wszystkie zawarte w niej rozrachunki są ponownie zwalniane i mogą zostać wykorzystane w nowej lub istniejącej propozycji monitu.
Aby usunąć propozycję monitu, należy ją zaznaczyć w aplikacji Lista: Monity i usunąć za pomocą przycisku usuwania w standardowym pasku menu.
Stornowanie monitów
Wykonany przebieg monitów może zostać stornowany. Powoduje to cofnięcie całego przebiegu, łącznie z poziomami monitów oraz datami monitów.
W aplikacji Lista: Monity należy zaznaczyć wykonany przebieg monitów, a następnie wywołać akcję [Stornuj monity] za pomocą przycisku akcji w standardowym pasku narzędzi.
