Przegląd tematu
Wszystkie procesy związane z naliczaniem towarów i usług od partnerów zewnętrznych są odwzorowane w procesie zakupów.
Centralnym elementem procesu zakupu jest zamówienie zakupu. Zamówienia odzwierciedlają upoważnienie dostawcy do dostarczenia wymaganych materiałów i towarów niematerialnych. Często zamówienie jest poprzedzone procesem decyzyjnym opartym na określeniu popytu. To z kolei często prowadzi do tworzenia ofert zakupu, składanych w odpowiedzi na zapytania ofertowe. Proces decyzyjny powinien zatem zapewnić znalezienie optymalnego dostawcy. Czyniąc to, bierze się pod uwagę dostawę właściwych towarów do właściwej lokalizacji, w odpowiedniej ilości i w odpowiednim czasie. Zwykle najlepsze warunki i najlepsza cena również odgrywają decydującą rolę w tym procesie.
Zamówienie zakupu opisuje zakres usług objętych zamówieniem. Dokument zamówienia i dokument zmiany zamówienia zakupu mogą być użyte do przekazania szczegółów zamówienia zakupu dostawcy. Opcjonalnie, odpowiedź od dostawcy, z odchyleniami lub bez, może zostać wprowadzona jako potwierdzenie zamówienia.
Zamówione towary stają się towarami oczekiwanymi lub niedostarczonymi. Gdy towary są dostarczone, użytkownik wprowadza ilości przychodzących pozycji w aplikacji Przyjęcia towaru. Księgowanie towarów zwykle dodaje dostarczone pozycje do zapasów. Faktury przychodzące są sprawdzane, a wartości dla dostarczonych pozycji są wprowadzane i synchronizowane w aplikacji Faktury dostawcy.
Niniejszy dokument zawiera przegląd całego procesu zakupów.
Definicje terminów
Towar
W przypadku konsygnacji, towary dostawcy (nadawcy) są udostępniane w magazynie konsygnacyjnym bezpośrednio w siedzibie klienta (odbiorcy). Transakcja handlowa i przeniesienie własności mają miejsce wyłącznie w momencie wydania towarów ze składu konsygnacyjnego, tj. wykorzystania lub odsprzedaży towarów przez klienta. Takie wydanie jest określane jako odstąpienie od umowy. W uzgodnionych odstępach czasu klient informuje dostawcę o wycofaniu przesyłki w odpowiednich oświadczeniach. Na podstawie tych oświadczeń o wycofaniu zostają wystawione faktury. Z perspektywy zakupów ten rodzaj działalności jest określany jako konsygnacja dostawcy; z perspektywy sprzedaży jest określany jako konsygnacja klienta.
Zwolnienie zamówienia
Przypisanie pozycji zamówienia do pozycji zamówienia w zamówieniu sprzedaży lub zakupu jest również znane jako zwolnienie zamówienia. Status zwolnienia pozycji zamówienia wynika z tego przypisania, zgodnie z daną kategorią zamówienia.
Pismo monitorujące
Pismo monitujące jest przypomnieniem klienta, skierowanym do dostawcy o wykonaniu należnej usługi.
Zamówienie zakupu
Zamówienie zakupu to prośba do dostawcy o wykonanie usług lub dostarczenie towarów w określonym czasie. Zamówienie zakupu może zawierać informacje o cenie, ilości, dacie dostawy, warunkach płatności i dostawy oraz adresie dostawy. Zamówienia zakupu mogą być powiązane z zapytaniami ofertowymi zakupu w systemie a tym samym być częścią łańcucha dokumentów powiązanych.
Dokument zamówienia zakupu
Dokument zamówienia zakupu jest dokumentem dla zamówienia zakupu. Służy do informowania dostawcy o uzgodnieniach dotyczących złożonego zamówienia zakupu.
Potwierdzenie zamówienia zakupu
Potwierdzenie zamówienia zakupu jest zewnętrznym dokumentem, za pomocą którego partner z rolą Dostawca potwierdza lub odrzuca akceptację dokumentu zamówienia zakupu lub rekomenduje jego modyfikację. Potwierdzenie zamówienia zakupu zazwyczaj zawiera dane dotyczące zamówionych pozycji, ilości, ceny, warunków i dat.
Zapytanie ofertowe zakupu
Zapytanie ofertowe zakupu to prośba o ofertę, skierowana do jednego lub kilku dostawców. Zapytanie ofertowe zazwyczaj zawiera informacje o przedmiocie, ilości, daty dostawy, adresu dostawy i terminu oferty.
Przyjęcie towaru
Przychodząca dostawa jest rejestrowana w systemie poprzez dokument przyjęcia towaru, w którym określona jest pozycja, ilość i data odbioru towarów. Przyjęcia towarów zawsze mają odniesienie do zamówienia.
Zwrot od klienta
Dokument zwrotu towarów od klienta zawiera listę pozycji, które muszą zostać zwrócone.
Umowy z dostawcami
Umowa z dostawcą to ogólne porozumienie umowne, dotyczące dostaw towarów lub usług między klientem a dostawcą. Umowa z dostawcą jest zawsze identyfikowana przez kategorię umowy, taką jak Stała ilość lub Stała data. Określa ona zatem, kiedy lub z jakim zdarzeniem umowa zostanie zakończona. Zwolnienie umowy może nastąpić tylko przy użyciu zamówienia zakupu.
Faktura zakupu
Faktura dostawcy zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone pozycje. Faktura dostawcy jest zewnętrznym dokumentem, który może występować również pod postacią noty kredytowej.
Oferty zakupu
Oferta zakupu to oferta złożona przez dostawcę na zamówione pozycje. Oferta dostawcy zawiera informacje o pozycji, cenie, ilości, dacie dostawy, warunkach płatności i dostawy oraz cenie. Limit może być zdefiniowany w ramach oferty poprzez określenie wiążącego okresu. Oferty dostawców mogą odnosić się do zapytań ofertowych zakupu w systemie, a tym samym być częścią łańcucha odniesień do dokumentów.
Łańcuch dokumentów powiązanych
W łańcuchu dokumentów powiązanych wyświetlane są powiązania logicznie powiązanych zestawów danych. Dzięki temu możliwe jest śledzenie poszczególnych dokumentów powiązanych ze sobą w ramach procesów biznesowych. Łańcuch dokumentów przedstawia dokumenty przede wszystkim w ich logicznym kontekście, a następnie w porządku chronologicznym. Typowy łańcuch dokumentów odzwierciedla sekwencję działań procesu biznesowego, takich jak oferta sprzedaży, zamówienie sprzedaży, kompletacja, dostawa i faktura.
Procesy i odniesienia do dokumentów
Poniżej opisano procesy ERP dla zakupów i wszelkie wynikające z nich relacje z innymi aplikacjami i podmiotami biznesowymi.
Przegląd procesów
Poniższy diagram przedstawia przegląd możliwych procesów zakupowych. Ważne elementy procesu zakupowego zostały wyjaśnione w dalszej części.
Ponadto różne procesy zostaną opisane bardziej szczegółowo w następujących rozdziałach:
- Konsygnacja dostawcy i zamówienia konsygnacyjne
- Dystrybucja
- Zwroty
Przegląd procesów zakupowych
Zamówienia zakupu
Zamówienia zakupu są centralnymi dokumentami w procesie zakupu. Mogą one wynikać z następujących działań:
- Ręczne tworzenie w aplikacji Zamówienia zakupu
- Generowanie na podstawie oferty dostawcy w aplikacji Zamówienia zakupu lub w aplikacji Porównaj oferty zakupowe.
- Import za pośrednictwem funkcji usługi integracji biznesowej
- Generowanie z rekomendacji zakupowych
Sekwencja możliwych procesów następczych może być określona w rodzajach zamówień zakupu. W ten sposób można na przykład zdecydować, czy dostawy zewnętrzne, takie jak odbiór zamówionych towarów, mogą być inicjowane poprzez zamówienia zakupu. Relacje między dokumentami są wyświetlane w łańcuchu referencji aplikacji.
Łańcuch odwołań do dokumentów powiązanych jest dostępny zarówno dla nagłówka, jak i poszczególnych pozycji.
Zalecenia dotyczące zakupów
Propozycje zakupowe mogą być pobierane przez system i generowane w następujący sposób:
- w aplikacji Obliczanie propozycji zakupu w ramach modułu Zakup
- w aplikacji Generuj propozycje zakupu, po zakończeniu planowania w aplikacji Planowanie zapotrzebowania materiałowego
Na podstawie propozycji zakupowych można wygenerować zapytania ofertowe zakupu dla dostawców w celu uzyskania ofert. Inną opcją jest generowanie zamówień zakupu bezpośrednio z zaleceń dotyczących zakupów. W tym przypadku nie jest wymagane pozyskiwanie ofert dostawców.
Umowy z dostawcami
Umowy z dostawcami mogą być wykorzystywane jako prekursor zamówienia zakupu. Umowa jest umową ramową, regulującą dostawy towarów lub usług. W umowie klient zgadza się na zakup określonych ilości towarów lub wartości od dostawcy w określonym czasie. W zamian dostawca jest zobowiązany do dostarczenia produktów w zakontraktowanej ilości lub wartości w uzgodnionym terminie. Ceny i warunki są uzgadniane w umowie. Umowa jest korzystna nie tylko dla określenia ceny za przedmiot, ale także dla monitorowania warunków uzgodnionych w umowie.
Umowy są realizowane za pomocą zadań w zamówieniu zakupu. Przypisania te są również określane jako zlecenia zwolnienia kontraktu. Przyjęcia towarów nie mogą być wprowadzane i księgowane z bezpośrednim odniesieniem do umowy; zawsze wymagana jest pozycja zamówienia. Umowa z dostawcą może być również wygenerowana z oferty dostawcy.
Zapytania ofertowe zakupu i oferty dostawców
Po ręcznym określeniu wymaganych towarów rozpoczyna się proces tworzenia zapytań ofertowych zakupu, skierowanych do dostawców. Przychodzące oferty są porównywane za pomocą aplikacji Porównaj oferty zakupowe, dostępnej w ramach modułu Zakup. Wybierana jest najlepsza oferta i na jej podstawie generowane jest zamówienie zakupu, dokumenty zamówienia zakupu, dokumenty zmiany zamówienia zakupu i potwierdzenia zamówień zakupu. Aby przekazać treść zamówienia zakupu do dostawcy, można wygenerować i przesłać dokument zamówienia zakupu. Po zmianie zamówienia zakupu i wynikającego z niego dokumentu, można wydrukować aktualny dokument.
Zmiany mogą obejmować dodanie nowych pozycji oraz modyfikację lub usunięcie istniejących pozycji. Dokument zmiany zamówienia zakupu służy do powiadamiania dostawcy o zmienionych pozycjach zamówienia. Może być również używany, gdy zamówienie dla którego dokument zmiany zamówienia zakupu został już wydrukowany i wysłany. W takim przypadku zmiany są określane na podstawie dokumentu zmiany zamówienia zakupu.
Zamówienia zakupu można również użyć, aby określić, czy wymagane jest potwierdzenie zamówienia zakupu przez dostawcę. Potwierdzenie zamówienia zakupu dokumentuje raportowanie dostawcy na wygenerowanym dokumencie zamówienia zakupu lub dokumencie zmiany zamówienia zakupu. Zgłoszenie to może być przykładowo, pełną akceptacją dokumentu zamówienia zakupu lub może zawierać inną datę dostawy. Użytkownik może ręcznie utworzyć potwierdzenie zamówienia zakupu, przesyłane przed dostawcę w aplikacji Potwierdzenia zamówienia lub generuje się je z dokumentu zamówienia zakupu. Jeśli potwierdzenie zamówienia zakupu nie jest wymagane, możliwe jest wygenerowanie przypomnienia o potwierdzeniu zamówienia i przesłanie go do dostawcy.
Odbiór towarów i faktury dla dostawców
Przyjęcie zamówionych towarów jest tworzone za pomocą aplikacji Przyjęcie towaru w ramach zarządzania zapasami. Generowana jest również faktura dostawcy. W tym procesie paragon i faktura dostawcy są przypisywane do zamówienia zakupu. Jeśli faktura lub faktura częściowa zostanie wystawiona i rozliczona przed dostawą, kolejność również może się różnić. Poprzez zaksięgowanie odbioru towarów i faktury dostawcy, a także ewentualnego zlecenia inwentaryzacji, proces zakupu zostaje zamknięty. Jeśli wartości na fakturze dostawcy i te zapisane w zamówieniu zakupu nie są takie same, można również wygenerować notę kredytową dla różnicy (korekta faktury dostawcy). Taka nota może zostać wysłana jako nota obciążeniowa do dostawcy.
Ogólny proces zakupowy
Ogólny proces zakupowy
Zamówienie standardowe to zamówienie zakupu z kategorii Zamówienie, na podstawie którego produkty są kupowane od dostawcy i dostarczane do magazynu. Zamówienie zawiera wszystkie szczegóły dotyczące dostawcy, partnera dostawy, strony fakturującej, a także wszystkie umowy handlowe, takie jak warunki dostawy, warunki wysyłki, warunki płatności, ceny i rabaty, pozycje i ilości. Określenie danych dotyczących różnych działań należy określić w typie zamówienia.
Aby uzyskać więcej informacji na temat elementów określających, zapoznaj się z dokumentacją Zamówienia sprzedaży i Rodzaje zamówień sprzedaży.
Konsygnacja dostawcy i zamówienia konsygnacyjne
Termin Konsygnacja dostawcy odnosi się do procesu logistycznego z dostawcą przechowującym towary w magazynie klienta, aby klient mógł je bezpośrednio od niego odebrać. Dopiero gdy klient odbierze towary z magazynu konsygnacyjnego, następuje przeniesienie własności i wystawienie odpowiednich faktur.
W celu prowadzenia działalności konsygnacyjnej, klient i dostawca zawierają umowę konsygnacyjną dotyczącą określonych towarów, miejsc i okresów. Umowa jest tworzona w oparciu o umowę z dostawcą kategorii Konsygnacja. Aby anulować towary konsygnacyjne u dostawcy, dostępne jest zamówienie zakupu z kategorii Zamówienie konsygnacyjne. W ramach tej działalności konsygnacyjnej klient informuje dostawcę w uzgodnionych odstępach czasu o pobranych ilościach, np. przy każdej wypłacie lub łącznie za dzień lub okres. W tym celu klient korzysta z oświadczeń o wycofaniu przesyłki.
Więcej informacji na temat zamówień konsygnacyjnych znajduje się w dokumencie Wprowadzenie: Konsygnacja dostawcy.
Dystrybucja
Jeśli za zakupy odpowiadają dostawcy wewnętrzni, istnieją dwie możliwości dystrybucji:
- Zamówienie z zakupu z wykorzystaniem dostawcy wewnętrznego – proces ten jest taki sam, jak w przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców.
- Dystrybucja towarów jest uproszczona za pomocą rekomendacji dystrybucji i wygenerowanego na jej podstawie zlecenia dystrybucji – aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z dokumentami Zlecenia dystrybucji, Wprowadzenie: Zlecenia dystrybucji i Przyjęcia towaru.
Jeśli wewnętrzny dostawca należy do innej firmy, wymagane będzie rozliczenie międzyfirmowe. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z dokumentem Wprowadzenie: Rozliczenia wewnętrzne.
Zwroty
Zwrot dostarczonych towarów do dostawcy może obejmować następujące procesy:
- Zwrot towarów już opłaconych i odłożonych, w tym późniejsza nota kredytowa (zwrot z księgowaniem zapasów)
- Zwrot towarów, które nie zostały jeszcze opłacone ani odłożone (zwrot bez księgowania zapasów)
- Noty kredytowe bez zwrotu towarów (zwrot bez księgowania zapasów)
System ERP rozróżnia zwroty z księgowaniem zapasów i zwroty bez księgowania zapasów. Zwrot z księgowaniem zapasów powoduje zaksięgowanie wydanych ilości i jest przeciwieństwem zaksięgowania przyjęcia towarów. Natomiast zwrot bez księgowania zapasów skutkuje jedynie wydaniem dokumentu – dowodu zwrotu towaru. Jeśli w takim przypadku konieczne jest odliczenie towarów, odbywa się to poprzez ręczne księgowanie inwentaryzacji (ręczne księgowanie korekty), anulowanie przyjęcia towarów lub częściowe anulowanie przyjęcia towarów.
Aplikacje Zamówienia zakupu i Przyjęcia towaru zapewniają różne działania dla zwrotów, które są używane głównie w zależności od konstelacji odbioru towarów, tj. czy w grę wchodzą pozycje zarządzane przez identyfikatory i oraz rodzaju magazynu, na jaki zostały przyjęte artykuły.
Aby uzyskać więcej informacji na temat różnych procesów zwrotów w dziale zakupów i opcji przetwarzania zwrotów, należy zapoznać się z dokumentacją Zwrot towarów i noty uznaniowe.
Łańcuch dokumentów powiązanych
W łańcuchu dokumentów powiązanych zamówienia zakupu widoczne będą poniższe dokumenty, poprzedzające i będą widoczne, jeśli są połączone za pomocą referencji. W większości przypadków połączone są również pozycje dokumentów. Dla każdego z nich wyświetlane są wszystkie powiązane dokumenty. Na przykład umowa z dostawcą, do której istnieje odniesienie, jest wymieniona w łańcuchu odniesień dokumentu dla zamówienia zakupu, a to zamówienie zakupu jest z kolei wyświetlane w łańcuchu odniesień dla umowy z dostawcą. Postęp procesu zakupu jest widoczny w statusie dokumentu. Zamówienie jest centralnym dokumentem, który pokazuje status wszystkich kolejnych procesów na poziomie pozycji i w nagłówku.
W procesie zakupu wygenerowane mogą zostać następujące dokumenty:
- Umowa z dostawcą – umowa z dostawcą jest wyświetlana w łańcuchu referencji zamówienia zakupu, jeśli pozycja zamówienia zakupu została przypisana do dostawcy.
- Oferta dostawcy – jeśli zamówienie zakupu zostało wygenerowane na podstawie oferty dostawcy, oferta ta jest wyświetlana w łańcuchu
- Zmiana zamówienia zakupu – jeśli dokument zamówienia zakupu bez ceny lub z ceną lub kolejny dokument zmiany zamówienia zakupu został wygenerowany dla zamówienia zakupu, takie dokumenty są wyświetlane w łańcuchu referencji dokumentów.
- Potwierdzenie zamówienia zakupu – jeśli potwierdzenie zamówienia zakupu zostało wygenerowane dla zamówienia zakupu lub dokumentu zmiany zamówienia zakupu, jest ono wyświetlane w łańcuchu odwołań do dokumentów.
- Przyjęcie towaru – jeśli pozycja przyjęcia towaru została przypisana do pozycji zamówienia zakupu, a przyjęcie towaru zostało zapisane, odniesienie to jest widoczne w łańcuchu odniesień.
- Zamówienie dostawy – jeśli zamówienie dostawy zostało wygenerowane z zamówienia zakupu na dostawę zewnętrzną, np. na odbiór towarów, zamówienie dostawy jest wyświetlane w łańcuchu referencji dokumentów.
- Faktura dostawcy – jeśli pozycja faktury dostawcy została przypisana do pozycji zamówienia zakupu, odniesienie to jest wyświetlane w łańcuchu odniesień.
- Faktura klienta – jeśli zamówienie zakupu zostało rozliczone wewnętrznie, faktura klienta dostawcy wewnętrznego jest wyświetlana w łańcuchu dokumentów referencyjnych zamówienia zakupu.
Rozliczenie premii
Premie zakupu to kolejne płatności za część obrotu dostawcy w określonym czasie. Płatność może być dokonana aktywnie, poprzez obciążenie konto dostawcy, lub poprzez notę uznaniową. Obroty związane z premiami wyznaczane są na podstawie faktur dostawcy lub not kredytowych. Umowy dotyczące premii za zakupy mogą być zawierane w celu określenia pozycji faktur podlegających premii i dostawców, z którymi zawarto umowy.
Więcej informacji na temat premii zakupów znajduje się w dokumentacji Wprowadzenie: Premia za zakup.
