Wprowadzenie
Funkcja Zarządzanie dokumentami dostępna z poziomu modułu Konfiguracji służy do zarządzania plikami generowanymi w lub poza systemem. Przykładami plików generowanych w systemie są dokumenty potwierdzające zamówienia lub faktury sprzedaży. W wyniku odpowiedniej konfiguracji są one automatycznie łączone
z obiektami w systemie i umieszczane w Repozytorium wiedzy.
W aplikacji Dokumenty możliwe jest utworzenie powiązania między plikiem,
a systemem ERP, tak aby dany plik pojawił się w systemie automatycznie. W ten sposób powstaje możliwość zamieszczania grafik, takich jak logo, czy rysunki techniczne przyporządkowane do partnera lub artykułu.
Plik dokumentu
Plik dokumentu jest zapisywany w Repozytorium wiedzy. Pliki mogą być zapisywane w formacie typu MIME. Dzięki temu możliwe jest przechowywanie np. tekstu, grafiki lub plików audio w Repozytorium wiedzy.
Szablon dokumentu
Szablon dokumentu służy do standaryzacji operacji zapisu lub tworzenia dokumentów i notatek. Szablon jest dokumentem, który może być powiązany z plikiem dokumentów.
Rodzaje powiązań między dokumentami
Rodzaje powiązań między dokumentami służą do klasyfikowania dokumentów.
W systemie dostępne są predefiniowane rodzaje powiązań:
- Dla grafik, takich jak logo partnera, czy artykułu,
- Dla informacji marketingowych wykorzystywanych przy zarządzaniu powiązaniami.
W aplikacji Dokumenty możliwe jest zdefiniowanie powiązań dokumentów dla partnerów, zleceń i innych dokumentów dotyczących sprzedaży, zakupu, produkcji, logistyki magazynowej i wysyłki. Są one pobierane, w momencie zapisu plików wygenerowanych przez system za pomocą funkcji Zarządzanie dokumentami.
Dokumenty i notatki
Pliki przechowywane w Repozytorium wiedzy, które połączone są z systemem ERP, nazywane są plikami dokumentów.
Są to pliki wygenerowane zarówno w systemie jak i poza nim. Dodatkowo w aplikacji Dokumenty możliwe jest tworzenie powiązań między dokumentami, a obiektami
w systemie, takimi jak partnerzy czy artykuły.
Notatkami określane są proste teksty HTML wygenerowane w systemie.
Oprócz plików z dokumentami, Repozytorium wiedzy pozwala na przechowywanie każdego rodzaju plików, także takich, które nie są związane z systemem.
Repozytorium wiedzy
W Repozytorium wiedzy możliwe jest przechowywanie różnych dokumentów istotnych dla przedsiębiorstwa (m.in. dokumentów produkcyjnych, księgowych, przypomnień
o płatności, prognoz finansowych, plików obrazów). Użytkownik ma możliwość umieszczenia w Repozytorium wiedzy każdego rodzaju plików.
Repozytorium wiedzy podzielone jest na obszary robocze. Struktura obszaru roboczego odpowiada katalogom składającym się z podkatalogów.
Obszar roboczy zawiera foldery Dokumenty i Notatki. Pliki dokumentów odnoszące się do dokumentów z systemu są zapisywane wyłącznie w folderze Dokumenty. Te foldery mogą mieć dowolną liczbę podfolderów. Pliki dokumentów mogą zostać zapisane bezpośrednio w tym folderze lub w innej lokalizacji za pomocą eksploratora plików Windows lub aplikacji Office.
Notatki są przechowywane w folderze Notatki lub w folderze Dokumenty. Funkcjonalność związana z uprawnieniami nadanymi w systemie ERP pozwala na dostosowanie dostępu do danych przechowywanych w Repozytorium wiedzy na poziomie folderów. Umożliwia to zarządzanie wykorzystaniem notatek
i dokumentów.
Opis zagadnień i definicje
Funkcja Zarządzanie dokumentami umożliwia zebranie w jednym miejscu wszystkich metadanych oraz stworzenia powiązań między poszczególnymi obiektami i sklasyfikowania plików dokumentów. Poniższy schemat przedstawia przegląd właściwości wpływających na charakterystykę dokumentu, jak również jego niezbędne i dodatkowe elementy.
Notatki
Notatki są prostymi dokumentami, które posiadają własny plik dokumentu i powiązania. Notatki generowane są wyłącznie przez system ERP, zawierają tylko tekst, a ich pliki dokumentu są plikami tekstowymi HTML.
Jeżeli ustawienia dla notatek nie zostały zdefiniowane w funkcji Zarządzanie dokumentami, możliwe jest ich generowanie tylko w aplikacjach Perspektywy sprzedaży i Kampanie. Pliki dokumentów będą zapisywane w folderze Notatki w Repozytorium wiedzy.
Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami została aktywowana z poziomu modułu Konfiguracji, notatki mogą zostać zapisane w folderze Notatki lub w folderze Dokumenty.
Pliki dokumentów mogą zostać zapisane tylko w folderze Dokumenty lub w jego podfolderach.
Zapisywanie notatek z nieaktywną funkcją Zarządzania dokumentami
Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami nie została aktywowana, to notatki mogą być wykorzystywane jedynie w aplikacji Perspektywy sprzedaży i Kampanie.
Dodatkowo w obszarze roboczym Repozytorium wiedzy dostępny będzie jedynie folder Notatki.
Przy definiowaniu notatki po raz pierwszy w systemie, rodzaj dokumentu Notatka zostaje automatycznie wygenerowany i będzie wykorzystywany przy wszystkich kolejnych notatkach. Wszystkie notatki zostają zapisane folderze Notatki w Repozytorium wiedzy jako osobne pliki dokumentów pod nazwą NOTATKA_numer.html.
Zapisywanie notatek z aktywną funkcją Zarządzania dokumentami
W przypadku aktywacji funkcji Zarządzanie dokumentami, możliwe jest utworzenie dokumentu lub notatki w aplikacji Dokumenty za pomocą przycisku [Nowy dokument] na standardowym pasku narzędzi. Akcja ta otwiera okno dialogowe pozwalające na zdefiniowanie rodzaju dokumentu.
Rodzaj powiązań między dokumentami jest weryfikowany przy tworzeniu notatek w aplikacji Dokumenty.
Dokumenty
W przeciwieństwie do notatek, dokumenty mogą zostać wygenerowane lub utworzone jedynie wtedy, gdy została aktywowana funkcja Zarządzanie dokumentami. Istnieje kilka sposobów pozwalających na powiązanie dokumentu z plikiem dokumentu:
- Poprzez ręczne powiązanie dokumentu z plikiem dokumentu bezpośrednio w aplikacji Dokumenty.
- Poprzez wygenerowanie nowego pliku dokumentu za pomocą aplikacji Dokumenty. W tym celu konieczne jest wykorzystanie istniejącego szablonu. Powiązanie jest tworzone automatycznie.
- Poprzez import dokumentu za pomocą aplikacji Import dokumentów. Dokument zostaje wygenerowany i automatycznie powiązany z plikiem dokumentu.
Powiązanie pomiędzy plikiem dokumentu a dokumentem pozwala na zarządzanie plikami.
Jeśli proces archiwizacji dokumentów jest uruchomiony, to pliki z Repozytorium wiedzy mogą zostać przesłane do systemu archiwalnego za pomocą aplikacji w tle Archiwizacja dokumentów. Odniesienie do pliku archiwalnego jest również zapisywane w dokumencie. Dodatkowo przy tworzeniu dokumentu, istniejące pliki archiwalne mogą zostać wskazane bezpośrednio w dokumencie, nawet jeśli w Repozytorium wiedzy nie istnieje żaden plik dokumentu.
Konieczne jest nadanie uprawnień dla tych folderów Repozytorium wiedzy.
Powiązania z obiektami w systemie
Każdy dokument może zostać powiązany z wybranym obiektem w systemie (np. artykułem, partnerem). W ten sposób rysunek techniczny może przykładowo zostać powiązany z artykułem lub wiele dokumentów może zostać powiązanych ze wskazanym partnerem. Powiązanie dokumentu z jednostką biznesową dokonywane jest w zakładce Powiązania w aplikacji Dokumenty.
W razie połączenia z systemem archiwalnym, niektóre dane powiązań dokumentów mogą służyć jako słowa kluczowe w systemie archiwalnym, przede wszystkim w przypadku dokumentów typu Dowód. Więcej informacji znajduje się w dokumencie Przyporządkowanie parametrów archiwalnych.
Uprawnienia związane z funkcją Zarządzenie dokumentami
Nadanie uprawnień określa czy użytkownik posiada uprawnienia do wykorzystywania danych rodzajów dokumentów.
Jeżeli uprawnienia związane z zawartością aplikacji zostały aktywowane, to obowiązują one także w aplikacji Rodzaje dokumentów. Na zakładce Uprawnienia możliwe jest wyświetlenie tabeli, która służy do nadawania uprawnień do odczytu i zapisu danych według rodzajów dokumentu. W tym celu weryfikacja uprawnień związanych z zawartością aplikacji nadanych wybranej organizacji musi zostać uruchomiona w aplikacji Organizacje. Więcej informacji na temat tych uprawnień znajduje się w dokumencie Uprawnienia związane z zawartością aplikacji.
