Konfiguracja kontrolki typu Załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow

Uwaga

W aktualnej wersji Comarch DMS w ramach typów obiegów, dla których został włączony zapis załączników do Repozytorium, nie są dostępne funkcjonalności:

• przekazanie czasowe
• przekazanie z listy

W następnych wersjach Comarch DMS będą prowadzone prace nad udostępnieniem tych funkcjonalności

 

Integracja modułu Repozytorium z modułem Workflow umożliwia:

We właściwościach kontrolki typu załącznik został wprowadzony podział na dwie zakładki: ’Ogólne’ i ’Archiwa’.

 

 

W zakładce ’Archiwa’:

 

 

Uwaga

W przypadku współpracy z Comarch ERP XL jeżeli na zakładce „Archiwa” na definicji kontrolki typu Załącznik zaznaczono parametr „Współpraca z Repozytorium”, wówczas załącznik nie zostanie przeniesiony do bazy Comarch ERP XL pomimo odpowiednich ustawień w pliku web.config.

 

Aby  funkcjonalność przesyłania plików z kontrolki do Repozytorium lub dodawania plików z Repozytorium do kontrolki była możliwa, należy kolejno:

1. w aplikacji stacjonarnej DMS  wybrać  zakładkę ’Archiwa’

2. zaznaczyć opcję ’Współpraca z Repozytorium’

3. określić warunki zapisu, takie jak:

 

 

Przyklad

Przykład zapisywania załącznika w Repozytorium w imieniu operatora z konfiguracji:

W ‘Ustawieniach’ w polu ‘Login domyślnego operatora Repozytorium’ wybrano operatora ‘Anna Nowa’.

 

 

We właściwościach kontrolki typu załącznik w polu „Podczas zapisu załącznika w Repozytorium stosuj” zaznaczono „Login operatora z konfiguracji”.

 

 

Następnie operator ‘Administrator’ dodał nowy dokument i dołączył do niego załącznik o nazwie ‘Faktura FZ_5_2021’.

 

 

Po wejściu do ‘Folderu 1’ w module Repozytorium w aplikacji webowej załącznik ‘Faktura FZ_5_2021’ jest widoczny jako utworzony przez operatora ‘Anna Nowa’ – choć w rzeczywistości utworzył go operator ‘Administrator’.

 

 

Natomiast po zaznaczeniu opcji ’Ustawienia typów dokumentów’ i kliknięciu przycisku ‘Dodaj’ pod napisem ‘Typy’ powinny zostać wybrane takie właściwości jak:

1. typ dokumentów, który będzie przypisywany do przesłanych plików, a także określony typ domyślny (może zostać wybrany tylko jeden typ domyślny).

Lista typów dokumentów ułożona jest alfabetycznie.

Jeżeli typ dokumentu nie zostanie określony, załączniki będą wysyłane do Repozytorium jako przynależne do typu 'Nieokreślony’.

Możliwe jest  wybranie wielu typów dokumentów, ale tylko jeden może zostać oznaczony jako typ domyślny. Lista dostępnych typów dokumentów zależy od typów dokumentu  zdefiniowanych w module Repozytorium w sekcji ‘Ustawienia’ w ramach okna ‘Zarządzanie aplikacją’ w zakładce ‘Typy dokumentów’.

Wskazówka

Od wersji 2023.1.0 wybór typów dokumentów w ramach kontrolki typu załącznik określa również, które typy dokumentów i przypisane do nich dokumenty będą dostępne w ramach okna „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z Repozytorium do dokumentów w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium ).

 

 

 

Przyklad

Ustawianie typów dokumentów dostępnych w oknie „Dodaj załącznik” w ramach funkcjonalności dodawania załączników z modułu Repozytorium do modułu Workflow

Użytkownik w ustawieniach kontrolki typu załącznik „Załącznik”, w zakładce „Archiwa”, po zaznaczeniu parametru „Współpraca z Repozytorium” i wybraniu lokalizacji oraz loginu operatora:

• usunął domyślny typ dokumentu „Nieokreślony”;
• dodał dwa typy dokumentów dostępne w Repozytorium: „Faktura Zakupu” i „instrukcja”, wraz z atrybutami i zapisał zmiany

 

 

• po dodaniu nowego dokumentu i kliknięciu kontrolki „Załącznik”, a następnie wyborze opcji „Z Repozytorium” zostaje otwarte okno, w którym dostępne są jedynie dwa typy dokumentów, zgodnie z ustawieniami kontrolki – „Faktura Zakupu” i „instrukcja”.

 

 

2. kontrolki DMS, które zostaną zmapowane do atrybutów oznaczonych jako wymagane (jeśli dla danego typu dokumentu będą one określone).

Jeżeli w ustawieniach modułu Repozytorium dla wybranego typu dokumentu nie zostały ustalone wymagane atrybuty, określenie atrybutów i kontrolek  do mapowania nie jest konieczne.

Po wybraniu określonego atrybutu po kliknięciu w ’Ustaw’ wyświetla się lista kontrolek, spośród których można wybrać kontrolki dostępne  w ramach tego atrybutu.

 

Uwaga

Funkcjonalność mapowania atrybutów z modułu Workflow  do modułu Repozytorium nie jest dostępna, jeżeli w zakładce „Schemat obiegu” w sekcji „Przekazanie”, a następnie „Przekazanie czasowe” zaznaczono opcję „Przekazuj po zadanym czasie”.

 

Przyklad

Wybór atrybutów

Dla typu dokumentu ‘Faktura Zakupu’  w ustawieniach modułu Repozytorium  wybrano jako wymagane atrybuty ‘Nazwa faktury’ i ‘data wystawienia’. Z tego powodu jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘Faktura zakupu’, konieczne jest ustawienie  kontrolek dla tych atrybutów. Natomiast dla typu dokumentu ‘instrukcja’ nie wybrano w ustawieniach modułu Repozytorium  wymaganych atrybutów.  Wobec tego, jeśli do kontrolki typu załącznik dodano typ dokumentu ‘instrukcja’, to ustawienie atrybutów jest opcjonalne. W ramach atrybutu ‘data wystawienia’ możliwy jest wybór jednej z dwóch kontrolek typu Data i godzina znajdujących się na karcie obiegu.

Atrybuty, które nie są wymagane, można usuwać z listy we właściwościach kontrolki za pomocą ikony kosza . Dla atrybutów wymaganych taka opcja nie jest dostępna.

 

 

 

3. w ramach pola 'Etap mapowania’: etap obiegu dokumentu, na którym wartości kontrolek zostaną zmapowane do atrybutów, a także typ dokumentu będzie zmapowany na  plik przesłany do Repozytorium. Wybór etapu mapowania dla każdego wybranego typu dokumentu jest konieczny dla zapisania obiegu.

 

 

Kontrolki, jakie są prezentowane, zależą od tego, jaki typ atrybutu został wybrany.

Dany atrybut może zostać dodany tylko raz w ramach jednego typu dokumentu.

Wyróżnione zostały następujące typy atrybutów, wraz z typami kontrolek, które mogą do nich należeć:

 

Jeżeli we właściwościach kontrolki wybrano dwa lub więcej typów dokumentów, to przy dodawaniu załącznika z dysku lub ze skanu na dokumencie pojawia się okienko z opcją wyboru typu, do którego operator chce przypisać dany załącznik.

 

 

Przypisanie typu dokumentu dla załącznika dodanego do Repozytorium z poziomu Workflow lub załącznika dodanego z Repozytorium do dokumentu w Workflow można później zmienić, klikając na ikonę obok nazwy załącznika, wybierając inny typ dokumentu i zapisując zmiany. Zmiana typu dokumentu będzie widoczna w module Repozytorium.

 

 

Jeżeli dokument w Repozytorium podlega regule retencji, wówczas po usunięciu pliku z kontrolki załącznik w module Workflow pozostaje on w dotychczasowym folderze w Repozytorium i nie zostaje usunięty, ale traci informacje o procesach powiązanych z dokumentem. Po usunięciu takiego załącznika w module Workflow i próbie zapisu pojawia się poniższy komunikat:

 

Automatyczna archiwizacja dokumentów z Workflow w Repozytorium

 

W wersji 2025.1.0 wprowadzono możliwość automatycznej zmiany statusu dokumentu na archiwalny w czasie mapowania danych na etapie, który wybrano z listy.

Archiwizacja jest dostępna na każdym wskazanym przez użytkownika etapie następującym po etapie mapowania. W tym celu na zakładce „Archiwa” dodano opcję „Automatyczna archiwizacja dokumentu w Repozytorium”, widoczną jedynie wówczas, jeśli operator zaznaczył parametr „Współpraca z Repozytorium” i ustawił typ/typy dokumentów.

 

 

Po zaznaczeniu parametru „Automatyczna archiwizacja dokumentu w Repozytorium” poniżej pojawi się pole „Etap archiwizacji”, w którym dostępna jest lista etapów, które zdefiniowano dla danego typu obiegu. Należy wybrać jeden z etapów. Na wybranym etapie nastąpi archiwizacja dokumentu w Repozytorium.

W przypadku, gdy operator zaznaczy parametr „Automatyczna archiwizacja dokumentu w Repozytorium”, a nie wybierze etapu w polu „Etap archiwizacji”, zapis typu obiegu nie będzie możliwy – wyświetli się komunikat informujący o nieokreśleniu etapu archiwizacji. Po kliknięciu w przycisk „OK” komunikat zostanie zamknięty, a operator pozostanie na definicji obiegu.

Jeżeli parametr „Automatyczna archiwizacja dokumentu w Repozytorium” nie zostanie zaznaczony, wówczas operator może zarchiwizować dokument z poziomu modułu Repozytorium, tak samo jak dotychczas.

 

 

Uwaga

Mapowanie wartości nie dokona się na dokumencie zarchiwizowanym. Jeśli w polach „Etap mapowania” i „Etap archiwizacji” wskazano ten sam etap, wówczas w pierwszej kolejności nastąpi mapowanie wartości, a później archiwizacja dokumentu.

Kiedy w obiegu dokumentów w module Workflow dokument dotrze do etapu archiwizacji, wówczas dokument załącznika w module Repozytorium zostanie zarchiwizowany.

Jeśli dokument był już przedtem zarchiwizowany, wówczas jego stan nie ulega zmianie.

Jeżeli do dokumentu w module Workflow dodano załącznik, który w module Repozytorium ma status „Archiwalny”, wówczas mapowanie i archiwizacja nie zostaną przeprowadzone – stan pliku w Repozytorium pozostanie bez zmian.

Uwaga

Cofnięcie dokumentu do etapu archiwizacji w module Workflow nie spowoduje archiwizacji dokumentu w module Repozytorium.