Nadawanie operatorom uprawnień w Repozytorium – dla administratora

• Administrator – jest to użytkownik, który jednocześnie:

1. posiada uprawnienie administratora w Comarch DMS, tzn. w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia, w sekcji Uprawnienia ogólne opcja Administrator  jest zaznaczona na Tak,

2. ma  w  tej samej zakładce [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika w sekcji Funkcjonalności  parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium.

Nowododany administrator posiada uprawnienia administratora także do obszarów , folderów podrzędnych i dokumentów, które znajdowały się w Repozytorium zanim przyznano mu uprawnienia.

Administrator posiada w ramach Repozytorium wiele uprawnień niedostępnych dla standardowego użytkownika, takich jak:

• definiowanie typów dokumentu - w tym możliwość włączenia, edycji lub wyłączenia retencji
• definiowanie globalnej listy atrybutów
• dodawanie powodów unieważnienia dokumentów
• zarządzanie poziomem uprawnień innych użytkowników we wszystkich katalogach i w stosunku do wszystkich dokumentów w Repozytorium
• tworzenie obszarów (katalogów z przypisanym administratorem) w ramach katalogu głównego Repozytorium
• tworzenie, edycja i usuwanie obszarów i katalogów w każdym katalogu w ramach Repozytorium
• dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów w ramach całego Repozytorium (poza katalogiem głównym Repozytorium)

• Standardowy użytkownik – operator, którego dodano w Comarch DMS, a który nie jest administratorem i który w aplikacji desktopowej Comarch DMS w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika, w zakładce Uprawnienia,  w sekcji Funkcjonalności  ma parametr Praca z modułem  wybrany na Obieg Dokumentów i Repozytorium. Użytkownik może mieć następujące poziomy uprawnień: administrator obszaru, edytor albo przeglądający.

Uwaga

Aby standardowy użytkownik mógł pracować w Repozytorium, powinien  mieć przyznane przez administratora uprawnienia do przynajmniej jednego katalogu – w innym wypadku nie będzie w stanie przesłać żadnych dokumentów bezpośrednio do Repozytorium ani przeglądać żadnych dokumentów w ramach Repozytorium.

• • • Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

• • • Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem”  ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium.  W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

Przyklad

Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

 

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

 

 

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

 

• • • Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem”  ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

Uwaga

Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

Uwaga

Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder 5  administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

 

 

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

 

Uwaga

Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .