Ochrona danych osobowych – anonimizacja i usunięcie pracownika

W Comarch DMS możliwa jest anonimizacja pracownika, czyli bezpowrotne usunięcie danych pracownika z bazy.

Po przeprowadzeniu anonimizacji, we wszystkich miejscach w Comarch DMS, w których wyświetlano dane zanonimizowanego pracownika, wyświetlana jest informacja „Dane zanonimizowane”.

Aby przeprowadzić anonimizację pracownika na zakładce „Dane osobowe” należy zaznaczyć parametr  „Zanonimizuj i usuń”.

Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie pozostałych kontrolek. W kontrolce „Od dnia” umieszczana jest data bieżąca jako data anonimizacji. Do karty takiego pracownika możliwe jest przypięcie załącznika z dysku oraz wpisanie komentarza.

Po zapisaniu karty pracownika, wpis o nim znika z listy aktywnych pracowników, po zaznaczeniu parametru „Pokaż archiwalne” wyświetlana jest informacja „Zanonimizowane”.

W efekcie anonimizacji pracownika na przebiegu procesu wyświetlana jest informacja, że dokument został przekazany przez zanonimizowanego pracownika:

Zanim zostanie wykonana anonimizacja pracownika, możliwe jest przekazanie jego uprawnień innemu pracownikowi.

W wersji 2024.1.1 została zablokowana możliwość anonimizacji użytkowników, dla których w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie pracownika na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia ogólne” wybrano opcję „Tak” w polu „Administrator”.

Na karcie pracownika o uprawnieniach administratora na zakładce „Dane osobowe” zaznaczenie checkboxa „Zanonimizuj i usuń” nie jest możliwe, zaś wszystkie pola w ramach tej zakładki są wyszarzone i nieaktywne – nie można zatem zanonimizować danych pracownika o uprawnieniach administratora.

Jeżeli w ramach zakładki [Struktura organizacyjna] na karcie danego pracownika na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia ogólne” zmieniono opcję na „Nie” w polu „Administrator” i zapisano zmianę za pomocą przycisku [Zapisz], wówczas jest możliwe zaznaczenie checkboxa „Zanonimizuj i usuń”, a wszystkie pola w ramach tej zakładki są wtedy aktywne. W takim przypadku po zaznaczeniu checkboxa i kliknięciu w przycisk [Zapisz] dane pracownika ulegają anonimizacji.