Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami


Spis treści artykułu


Możliwości pracy danego użytkownika  w  Repozytorium są zależne od tego, czy administrator nadał mu uprawnienia do dostępu do danego pliku lub folderu.

Bez przyznanych uprawnień użytkownik nie może  dodawać nowych obszarów, folderów i dokumentów ani modyfikować tych, które wprowadzono już do Repozytorium, nie są też dla niego widoczne obszary, foldery oraz dokumenty dodane przez innych użytkowników.

 

Rodzaje uprawnień użytkowników – „Przeglądający”, „Edytor”, „Administrator”

W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu użytkownikowi może zostać nadany przez administratora jeden z trzech rodzajów uprawnień:

 

1. Przeglądający – użytkownik z takim rodzajem uprawnień:

  • nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu
  • ma dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

 

Widok zawartości Folderu 2 dla użytkownika, któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Przeglądający”

 

Uwaga
Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

 

2. Edytor – użytkownik z takim poziomem uprawnień:

  • może modyfikować dany obszar /katalog /dokument.
  • ma uprawnienia dostępne na poziomie „Przeglądający”
  • ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów
  • ma możliwość zmiany nazwy dokumentów, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania
  • może w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium
  • może dodawać, usuwać i edytować katalogi (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

 

Widok zawartości Folderu 5 dla użytkownika, któremu któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Edytor”

 

Uwaga
Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

 

Przyklad
Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

 

Tworzenie przez administratora obszaru o nazwie „Folder C” w ramach obszaru „Folder na faktury”

 

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

 

Widok obszaru „Folder na faktury” dla administratora Repozytorium

 

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

 

Widok obszaru „Folder na faktury” dla operatora „Jan Kowalski” o uprawnieniach „Edytor” w stosunku do tego folderu

 

3. Administrator – użytkownik z takim poziomem uprawnień:

  • może modyfikować dany obszar /katalog /dokument
  • posiada uprawnienia dostępne na poziomie „Edytor”
  • ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

 

Uwaga
Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

 

Uwaga
Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

 

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

 

Tworzenie obszaru „Folder 5” z operatorem „Joanna Bławatek” jako administratorem

 

Następnie w ramach obszaru Folder 5  administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

 

Tworzenie obszaru „Folder na instrukcje” z operatorem „Aleksandra Maj” jako administratorem

 

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami” dla obszaru „Folder na instrukcje” – operator „Joanna Bławatek” ma uprawnienia administratora

 

Uwaga
Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich.

Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .

 

Widok zawartości Folderu 4 dla użytkownika, któremu nadano w stosunku do niego uprawnienie „Administrator”

[/su_list]

 

Rodzaje uprawnień w Repozytorium

 

Powrót do początku artykułu

 

Zarządzanie uprawnieniami do folderu lub dokumentu

Zarządzanie uprawnieniami do folderu lub dokumentu  jest możliwe dla użytkownika, któremu przyznano uprawnienie „Administrator” do danego folderu albo dokumentu.

Istnieją cztery sposoby na uzyskanie dostępu do zarządzania uprawnieniami:

 

1. przesunięcie kursora na dany folder/dokument, a następnie kliknięcie w menu kontekstowe  i wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami]

 

Wybór opcji „Zarządzaj uprawnieniami” za pomocą menu kontekstowego

 

2. zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami] z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów

 

Wybór opcji „Zarządzaj uprawnieniami” z menu na belce nad listą dokumentów

 

3. zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, wybór ikonki [Info] na prawym panelu, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami]

 

Wybór opcji „Zarządzaj uprawnieniami” za pomocą ikonki „Info”

 

4. wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami] po wyborze przycisku „Więcej akcji” w podglądzie dokumentu

 

Wybór opcji „Zarządzaj uprawnieniami” po kliknięciu w opcję „Więcej akcji” w podglądzie dokumentu

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami folderu” 

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami folderu”/”Zarządzaj uprawnieniami pliku” składa się z dwóch części:

1. pola „Nadaj uprawnienia pracownikom” – można w nim wyszukać danego pracownika i dodać go do osób posiadających uprawnienia do folderu/dokumentu.

Wyszukiwanie jest możliwe już po wpisaniu jednego znaku, pod wpisywanym tekstem pojawia się lista pracowników, w których imieniu albo nazwisku występuje podana fraza.

Aby nadać uprawnienia do folderu/dokumentu pracownikowi, należy kliknąć przycisk [Dodaj].

Jeżeli użytkownik ma już przyznane uprawnienia, obok jego nazwiska na liście pojawia się znak .

 

Pole „Nadaj uprawnienia pracownikom”

 

2. pola „Osoby z dostępem do pliku” – wyświetlona jest pod nim lista osób, którym nadano uprawnienia do danego katalogu/dokumentu.

Możliwe poziomy uprawnienia to: „Administrator”, „Przeglądający”, „Edytor”.

Raz nadany poziom uprawnienia „Administrator” nie podlega edycji (chyba że administratorów jest przynajmniej dwóch i są to administratorzy lokalni), nie można także dodać takiego uprawnienia w ramach opcji „Zarządzaj uprawnieniami folderu”.

Natomiast poziom uprawnień „Przeglądający” podlega opcji edycji na „Edytor” i na odwrót.

Jeżeli zmieniono poziom uprawnień w ramach katalogu podrzędnego, niebędącego obszarem lub dokumentu znajdującego się w katalogu podrzędnym, wówczas przy poziomie uprawnień danego użytkownika w folderze nadrzędnym pojawia się znak *.

Za pomocą ikonki [Kosz], znajdującej się obok przyznanego poziomu uprawnienia użytkownika i widocznej po najechaniu kursorem na dany wiersz, możliwe jest całkowite usunięcie uprawnień do danego folderu z zawartością/dokumentu dla danego użytkownika. Ta opcja nie jest aktywna dla poziomu uprawnień „Administrator”, chyba że ustalono dwóch lub więcej administratorów lokalnych – wtedy możliwe jest usunięcie wszystkich z nich oprócz jednego.

 

Pole „Osoby z dostępem do pliku”; wybór z dostępnych poziomów uprawnień. Po prawej stronie widoczna jest także ikona kosza.

 

 

Przyklad

W ramach folderu nadrzędnego „Folder 5_admin” nadano uprawnienie „Edytor” użytkownikowi „Józef Kowal”.

 

Nadanie uprawnienia „Edytor” użytkownikowi „Józef Kowal”

 

Następnie w folderze podrzędnym „Pliki graficzne” znajdującym się w folderze „Folder 5_admin” zmieniono poziom  uprawnień użytkownika „Józef Kowal” do folderu podrzędnego na „Przeglądający”.

 

Zmiana uprawnień użytkownika „Józef Kowal” na „Przeglądający” na poziomie folderu podrzędnego

 

Wówczas przy poziomie uprawnień użytkownika „Józef Kowal” w folderze nadrzędnym „Folder 5_admin” pojawia się gwiazdka, wskazująca na to, że w folderze podrzędnym zostało dla niego zmienione uprawnienie.

 

Widok opcji „Zarządzaj uprawnieniami folderu” w folderze „Folder 5_admin”. Poziom uprawnień przy użytkowniku „Józef Kowal” oznaczony jest znakiem * ze względu na zmianę uprawnień w folderze podrzędnym.

 

Uwaga
Zmiana uprawnień użytkownika z „Edytor” na „Przeglądający” i na odwrót nie wpływa na uprawnienia tego użytkownika w stosunku do folderów podrzędnych z przypisanym administratorem lokalnym i  zawartości takich folderów)

Przy nazwisku użytkownika w polu „Osoby z dostępem do pliku” może również pojawić się adnotacja [Brak dostępu], jeżeli:

  • użytkownik nie miał przyznanych uprawnień do nowego folderu podrzędnego/dokumentu, ale przyznano mu je  wcześniej do innego folderu podrzędnego/dokumentu, a oba te foldery/dokumenty znajdują się we wspólnym folderze nadrzędnym. Oznaczenie "Brak dostępu" pojawia się wtedy przy nazwisku danego użytkownika w zarządzaniu uprawnieniami nowego folderu/dokumentu.
  • użytkownik miał przyznane uprawnienia do folderu nadrzędnego, później utworzono folder podrzędny/dokument, a następnie usunięto uprawnienia użytkownika na poziomie folderu nadrzędnego. Oznaczenie "Brak dostępu" pojawia się wtedy przy nazwisku danego użytkownika  w zarządzaniu uprawnieniami  folderu podrzędnego/dokumentu.

 

W ramach okna zarządzania uprawnieniami dostępne są również poniższe przyciski:

 

[Zapisz] - po kliknięciu przycisku zmiany zostają zapisane, a okno zamknięte . Należy nacisnąć go przed opuszczeniem okna, w przeciwnym wypadku wprowadzone zmiany nie zostaną zachowane.

 

[Odrzuć] -  po kliknięciu przycisku wprowadzone zmiany zostaną anulowane, a okno zamknięte

 

[Zamknij] - po kliknięciu przycisku okno zamyka się bez zapisania zmian

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Powrót do początku artykułu