Szczegóły dokumentu

 

Informacje ogólne

Okno podzielone jest na cztery części:

Dokument w Comarch DMS w nowej aplikacji webowej – szczegóły dokumentu

 

Górny pasek narzędziowy

Górny pasek narzędziowy składa się z następujących elementów:

[Nawiguj wstecz (Powrót)] – powrót na listę dokumentów,

– numer dokumentu obiegu. Numer składa się z 4 części:

  • FZ– prefix;
  • 13– kolejny numer;
  • 11 – miesiąc, w którym wystawiono dokument;
  • 2023– rok

Po kliknięciu w numer dokumentu rozwijana jest lista dokumentów z danego obiegu, do których dany operator ma dostęp. Jeżeli użytkownik naciśnie któryś z numerów na tej liście, zostanie przeniesiony na kartę danego dokumentu.

 

Lista dokumentów danego typu obiegu wyświetlana po kliknięciu w numer dokumentu na szczegółach dokumentu

 

[Więcej akcji] – po wyborze tego przycisku dostępna jest opcja [Usuń], która umożliwia usunięcie dokumentu; dostępna, jeśli operator ma uprawnienie do usuwania dokumentów.

 

Wybór opcji „Usuń” na szczegółach dokumentu

 

Po wyborze opcji wyświetlany jest następujący komunikat:

 

Komunikat wyświetlany po wyborze opcji „Usuń” na szczegółach dokumentu

 

Jeżeli operator wybierze przycisk:

  • [Anuluj] lub znak x – komunikat zostanie zamknięty, a dokument nie ulegnie usunięciu
  • [Usuń] – dokument, na którego szczegółach znajduje się operator, zostanie usunięty, nastąpi powrót na listę dokumentów, a w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja „Dokument został pomyślnie usunięty”

 

Widok listy dokumentów z informacją o usunięciu dokumentu

 

[Zapisz] – opcja zapisu zmian; po kliknięciu w ten przycisk zmiany zostają zapisane, a w prawym dolnym rogu okna wyświetla się informacja „Dokument został zapisany”.

 

Widok szczegółów dokumentu z informacją o zapisaniu dokumentu

 

Sekcja szczegółów przekazania

Sekcja szczegółów przekazania znajduje się w prawym górnym rogu okna szczegółów dokumentu.

Domyślnie sekcja wyświetlana jest w formie zwiniętej – wówczas widoczne są jedynie podstawowe opcje związane z przekazaniem dokumentu – nazwa następnego etapu i przycisk [Przekaż].

 

Sekcja szczegółów przekazania w formie zwiniętej

 

Aby rozwinąć sekcję szczegółów przekazania, należy kliknąć w link [Pokaż szczegóły przekazania] widoczny w dolnej części sekcji.

 

Sekcja szczegółów przekazania w formie rozwiniętej

 

Aby zwinąć sekcję przekazania dokumentu, użytkownik powinien kliknąć w link [Ukryj szczegóły przekazania].

 

Widok sekcji przekazania dokumentu na szczegółach dokumentu

 

Elementy sekcji przekazania dokumentu (w formie rozwiniętej)

– pole, w ramach którego użytkownik wybiera etap, do którego ma zostać przekazany dokument, klikając na strzałkę , a następnie na nazwę wybranego etapu.

Na wyświetlanej liście dostępny jest kolejny etap lub etapy, zgodnie z diagramem zdefiniowanym w aplikacji desktop na definicji danego obiegu w zakładce „Schemat obiegu”. Jeżeli diagram nie został zdefiniowany, wówczas możliwy jest wybór dowolnego etapu z danego typu obiegu.

 

Wybór etapu do przekazania dokumentu

 

Jeśli możliwość cofania dokumentu do poprzedniego etapu nie została zablokowana (zob. przykładowo Właściwości etapu – zakładka Uprawnienia), wówczas na liście etapów dostępna jest również wyróżniona żółtym kolorem opcja „Poprzedni etap”. Po wyborze tej opcji dokument zostaje cofnięty do poprzedniego etapu, na liście dokumentów oznaczony jest ikoną , a po przesunięciu na nią kursora wyświetlana jest informacja „Dokument cofnięty”.

 

Wybór opcji „Poprzedni etap” w sekcji przekazania dokumentu

 

Po wyborze etapu, do którego ma zostać przekazany dokument, użytkownik powinien wybrać przycisk [Przekaż]. Wówczas dokument zostaje przekazany, użytkownik pozostaje na dokumencie, przechodzi do następnego dokumentu lub powraca na listę dokumentów, w zależności od wybranych ustawień (zob. Szczegóły dokumentu), a w prawym dolnym rogu okna wyświetlany jest komunikat informujący o pomyślnym przekazaniu dokumentu.

 

Komunikat informujący o pomyślnym przekazaniu dokumentu

 

Jeżeli dla wybranego etapu nie wybrano osób uprawnionych do tego etapu, wtedy po wyborze przycisku [Przekaż] dokument nie zostaje przekazany do kolejnego etapu, a w prawym dolnym rogu okna wyświetlany jest komunikat informujący o braku możliwości przekazania dokumentu.

 

Komunikat informujący o braku możliwości przekazania dokumentu

 

Jeżeli dany dokument jest aktualnie edytowany przez innego operatora, wówczas przycisk [Przekaż] jest wyszarzony i przekazanie dokumentu nie jest możliwe aż do czasu odblokowania dokumentu.

 

Widok sekcji przekazania dokumentu, gdy dokument jest aktualnie edytowany przez innego operatora

 

Po rozwinięciu sekcji przekazania dokumentu widoczne są ustawienia szczegółów przekazania.

Jeżeli na etapie, który wybrano jako etap, do którego ma zostać przekazany dokument, na definicji danego obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Przekazanie” w sekcji „Czas na realizację zadania” zaznaczono parametr „Czas na realizację zadania w etapie” (zob. przykładowo Właściwości etapu – zakładka Przekazanie), wówczas w sekcji przekazania dokumentu widoczna jest informacja „Czas na realizację zadania” wraz z określonym w aplikacji desktop czasem.

Jeżeli w aplikacji desktop w sekcji „Czas na realizację zadania” na wybranym etapie zaznaczono również parametr „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie”, wtedy obok informacji „Czas na realizację zadania” dostępny jest link [Edytuj].

 

Ustawienia czasu na realizację zadania na następnym etapie (w tym przypadku na etapie „Etap 2”)

 

Po kliknięciu w link [Edytuj] zostaje otwarte okno Edytuj czas na realizację zadania, gdzie w górnej części wyświetlany jest aktualnie ustawiony czas realizacji zadania dla następnego etapu wraz ze słowną informacją o ustalonym czasie.

Po lewej stronie okna, w ramach kalendarza, operator może wybrać, do którego dnia zadanie ma zostać wykonane, klikając na wybrany dzień.

Po prawej stronie okna operator może ustawić za pomocą strzałek dodatkowy czas, liczony w godzinach i minutach, na wykonanie zadania, gdy nadejdzie dzień, do którego zadanie ma zostać wykonane.

Po dokonaniu zmian operator powinien kliknąć przycisk [Zastosuj], aby zmiany zostały zapisane.

Jeśli operator chce usunąć dotychczasową wartość, wówczas powinien wybrać przycisk [Wyczyść]. Jeżeli natomiast nie chce wprowadzać zmian, powinien kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna.

Przyklad

Dnia 1 stycznia operator dokonuje edycji czasu na wykonanie zadania na kolejnym etapie – w ramach okna Edytuj czas na realizację zadania wykonuje następujące czynności:

  • na kalendarzu wybiera 4 stycznia;
  • za pomocą strzałek wybiera 09:29.

Po kliknięciu przycisku [Zastosuj] czas na wykonanie zadania na następnym etapie zostaje ustawiony na 3 dni 9 godzin 29 minut.

 

Okno „Edytuj czas na realizację zadania”

 

W ramach ustawień przekazania dokumentu dostępne jest również pole „Komentarz”. Po kliknięciu przycisku [Dodaj] użytkownik może wpisać treść komentarza, który zostanie przekazany do następnego etapu. Komentarz może zawierać maksymalnie 255 znaków.

Jeżeli operator chce, aby wprowadzony przez niego komentarz został zapisany i przekazany do następnego etapu, wówczas powinien kliknąć przycisk [Zapisz]. Jeżeli natomiast chce zrezygnować z dodania komentarza, wtedy powinien wybrać przycisk [Anuluj].

 

Przycisk „Dodaj” służący do dodania komentarza

 

Dodawanie komentarza do następnego etapu

 

Istnieje możliwość edycji komentarza. W tym celu należy kliknąć w przycisk [Edytuj], wprowadzić zmiany, a następnie kliknąć przycisk [Zapisz], analogicznie jak przy dodawaniu komentarza.

 

Edycja komentarza do następnego etapu

 

W ramach ustawień szczegółów przekazania w polu „Uprawniony” widoczna jest również lista uprawnionych do następnego etapu. W ramach tej listy widoczne są zarówno uprawnienia pracowników, jak i działów oraz stanowisk.

 

Po kliknięciu obok danego działu strzałki poniżej wyświetlani są pracownicy, którzy do niego należą.

Analogicznie, po kliknięciu obok danego stanowiska strzałki poniżej widoczni są pracownicy, którzy je zajmują.

Jeżeli Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym, wówczas w ramach pola „Spółka” pokazywana jest również spółka, do której należy dany pracownik/stanowisko/dział.

 

Lista uprawnionych do następnego etapu (w trybie wielospółkowym)

 

Jeżeli w aplikacji desktop na etapie, z którego dokument ma zostać przekazany, na definicji danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia do etapu” został zaznaczony parametr „Uprawnienia dodatkowe” (zob. przykładowo Właściwości etapu – zakładka Uprawnienia), wówczas nad listą uprawnionych do etapów dostępny jest link

[Zarządzaj uprawnieniami]. Po kliknięciu w ten link otwiera się okno Zarządzaj uprawnieniami.

Okno Zarządzaj uprawnieniami składa się z dwóch części:

1. Dodawanie uprawnionych do następnego etapu – w ramach tej części okna następuje dodawanie osób uprawnionych do danego etapu – znajdują się w nim następujące elementy:

– wyszukiwarka, w której użytkownik może wpisać nazwę danego pracownika/działu/stanowiska lub jej element – wówczas lista pracowników, działów i stanowisk jest filtrowana zgodnie z wynikami wyszukiwania.

 

Wyszukiwanie pracowników w oknie „Zarządzaj uprawnieniami”

 

– filtr, w ramach którego można wybrać, z której spółki pracownicy, działy i stanowiska będą prezentowane na liście, z której dokonywany będzie wybór uprawnionych do następnego etapu. Aby usunąć filtr, należy kliknąć w znak X znajdujący się na polu wybranego filtra.

Wybór spółki w ramach filtra „Spółka”

 

– filtr, w ramach którego można wybrać, czy na liście, z której dokonywany będzie wybór uprawnionych do następnego etapu, będą prezentowani pracownicy, działy czy stanowiska. Aby usunąć filtr, należy kliknąć w znak X znajdujący się na polu wybranego filtra.

 

Wybór typu uprawnień w ramach filtra „Typ uprawnień”

 

Wybór filtrów „Spółka” i „Typ uprawnień”

 

– lista, z której dokonywany jest wybór uprawnionych do następnego etapu, ułożona w kolejności: działy, stanowiska, pracownicy, a w dalszej kolejności alfabetycznie i od najmniejszych liczb według nazwy działu/stanowiska/pracownika.

Jeśli Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym, wówczas obok nazwy działu/stanowiska/pracownika wyświetlana jest nazwa spółki, do której należy. Na lewo od nazw działów i stanowisk znajdują się strzałki – po kliknięciu w strzałkę rozwijana jest lista osób, które należą do danego działu/zajmują dane stanowisko.

Lista, z której dokonywany jest wybór uprawnionych do następnego etapu z rozwiniętą listą osób należących do Działu 3

 

[Dodaj] – link, w który należy kliknąć, aby dla działu/stanowiska/pracownika zostały przyznane uprawnienia do następnego etapu.

Jeżeli dział/stanowisko/pracownik ma już uprawnienia do następnego etapu, wówczas zamiast przycisku [Dodaj] widoczny jest znak .

Jeżeli na liście, z której dokonywany jest wybór uprawnionych do następnego etapu, znajduje się wiele pozycji, wtedy po prawej stronie listy dostępny jest suwak, który pozwala na przeglądanie wszystkich pozycji.

2. Osoby uprawnione do następnego etapu – w ramach tej części okna wyświetlana jest lista uprawnionych, w dwóch lub trzech kolumnach:

    • Typ uprawnień – w tej kolumnie widoczny jest jeden z trzech rodzajów uprawnień: Pracownik, Dział, Stanowisko. W przypadku typu uprawnień Dział lub Stanowisko po kliknięciu w strzałkę rozwija się lista osób, które należą do danego działu/zajmują dane stanowisko
    • Uprawniony – nazwa uprawnionego pracownika/działu/stanowiska
    • Spółka – kolumna występująca tylko w trybie wielospółkowym – jest w niej wyświetlana nazwa spółki, do której przynależy dany pracownik/dział/stanowisko.

 

Uwaga
Dodanie uprawnienia dla danego pracownika/stanowiska/działu w ramach okna Zarządzaj uprawnieniami nie powoduje dodania tego uprawnienia na definicji danego typu obiegu – w przypadku kolejnego dokumentu na liście uprawnionych będą znów jedynie pozycje wskazane na definicji obiegu.

 

Obok poszczególnych pozycji na liście uprawnionych może znajdować się ikona kosza , za pomocą której można usunąć dane uprawnienie w przypadku, jeśli operator dodał do listy uprawnionych w ramach okna Zarządzaj uprawnieniami dział, stanowisko lub pracownika – wtedy ikona jest dostępna przy dodanej pozycji.

 

Lista osób uprawnionych do następnego etapu – operator dodał uprawnienia dla działu „Dział 2” oraz dla stanowiska „Kierownik”, dlatego może usunąć te pozycje

 

Jeżeli na etapie, do którego ma zostać przekazany dokument, zaznaczono w aplikacji desktop na definicji obiegu na zakładce „Schemat obiegu”, na zakładce „Uprawnienia” w sekcji „Uprawnienia do etapu” parametr „Zawężanie uprawnień na wcześniejszym etapie” (zob. przykładowo Właściwości etapu – zakładka Uprawnienia) – wtedy w oknie „Zarządzaj uprawnieniami” należy zaznaczyć checkboxy obok tych osób, które mają być uprawnione do danego dokumentu w następnym etapie.

 

Lista osób uprawnionych do następnego etapu – operator może zawęzić listę osób, które mogą pracować z danym dokumentem w następnym etapie, zaznaczając checkboxy

 

Uwaga
Usunięcie uprawnienia dla danego pracownika/stanowiska/działu w ramach okna Zarządzaj uprawnieniami nie powoduje usunięcia tego uprawnienia na definicji danego typu obiegu – w przypadku kolejnego dokumentu na liście uprawnionych będą znów wszystkie pozycje wskazane na definicji obiegu.

Aby zapisać wprowadzone zmiany, należy nacisnąć przycisk [Zapisz].

Jeżeli użytkownik chce zrezygnować z wprowadzonych zmian, wówczas powinien kliknąć w przycisk [Anuluj] lub znak X w prawym górnym rogu okna.

 

Jeśli operator zawęził listę operatorów uprawnionych do pracy z danym dokumentem w następnym etapie, wówczas na panelu szczegółów przekazania wyświetlana jest informacja „Lista uprawnień w danym etapie została zawężona!”.

Panel szczegółów przekazania dokumentu z informacją o zawężeniu uprawnień do następnego etapu

 

Jeżeli do następnego etapu na definicji danego typu obiegu nie zostały przypisane żadne uprawnienia, wówczas w sekcji przekazania dokumentu w polu Uprawnienia do etapu wyświetlana jest informacja o braku uprawnionych, pod którą znajduje się link [Dodaj uprawnione osoby].

 

Informacja o braku uprawnionych do następnego etapu i link „Dodaj uprawnione osoby”

 

Po kliknięciu w link [Dodaj uprawnione osoby] zostaje otwarte okno Zarządzaj uprawnieniami, w ramach którego należy dodać uprawnionych do następnego etapu, analogicznie jak po kliknięciu w link [Zarządzaj uprawnieniami].

Wprowadzone zmiany należy zapisać, klikając w przycisk [Zapisz].

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami” wyświetlane po kliknięciu w link „Dodaj uprawnione osoby”

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami” po dodaniu uprawnionych do następnego etapu

 

Uwaga
Dodanie uprawnienia dla danego pracownika/stanowiska/działu w ramach okna Zarządzaj uprawnieniami nie powoduje dodania tego uprawnienia na definicji danego typu obiegu – w przypadku kolejnego dokumentu konieczne będzie ponowne dodanie uprawnionych do następnego etapu.

 

Sekcja przekazania dokumentu (gdy nie ma ustawionego czasu na realizację zadania na kolejnym etapie)

 

Panel szczegółów dokumentu

Po prawej stronie okna dokumentu dostępny jest panel szczegółów dokumentu.

Domyślnie panel jest zwinięty, chyba że w ramach zakładki [Ustawienia] w aplikacji WEB na zakładce „Szczegóły dokumentu” zaznaczono parametr „Domyślnie rozwinięte szczegóły dokumentu” – w takim wypadku dokument zostaje otwarty z rozwiniętym panelem (zob. Szczegóły dokumentu).

 

Panel szczegółów dokumentów w formie zwiniętej

 

Panel szczegółów dokumentów w formie rozwiniętej

 

Elementy panelu szczegółów dokumentu

lub – po kliknięciu w strzałki użytkownik może, odpowiednio, rozwinąć lub zwinąć panel szczegółów dokumentu;

[Informacje] – zakładka, w ramach której znajdują się następujące dane dotyczące dokumentu:

  • Informacje o dokumencie – wyjaśnienie, dlaczego dany dokument trafia do danego użytkownika/użytkowników; parametr jest dostępny, jeśli w aplikacji desktop dla danego etapu na definicji danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Ogólne” uzupełniono pole „Źródło” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne);
  • Postępowanie – opis, co powinien zrobić dany użytkownik/użytkownicy na danym etapie przekazywania dokumentu; parametr jest dostępny, jeśli w aplikacji desktop dla danego etapu na definicji danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Ogólne” uzupełniono pole „Postępowanie” (zob. Właściwości etapu – zakładka Ogólne)
  • Spółka – informacja wyświetlana tylko w przypadku, jeśli Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym; wyświetlana jest nazwa spółki, w ramach której przekazywany jest dokument;
  • Data utworzenia dokumentu – informacja dotycząca daty utworzenia danego dokumentu, bez możliwości edycji;
  • Czas na realizację zadania – w ramach tego pola wyświetlany jest czas, który użytkownik ma na wykonanie zadania na danym etapie; informacja jest wyświetlana, jeśli w aplikacji desktop dla danego etapu na definicji danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Przekazanie” w sekcji „Czas na realizację zadania” zaznaczono parametr „Czas na realizację zadania w etapie” (zob. Zakładka Przekazanie:).

Jeżeli we wspomnianej sekcji „Czas na realizację zadania” na danym etapie zaznaczono parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora”, wówczas obok nazwy pola dostępny jest link [Edytuj]. Po kliknięciu w link zostaje otwarte okno Edytuj czas na realizację zadania. gdzie w górnej części wyświetlany jest aktualnie ustawiony czas realizacji zadania dla aktualnego etapu wraz ze słowną informacją o ustalonym czasie.

Po lewej stronie okna, w ramach kalendarza, operator może wybrać, do którego dnia zadanie ma zostać wykonane, klikając na wybrany dzień.

Po prawej stronie okna operator może ustawić za pomocą strzałek dodatkowy czas, liczony w godzinach i minutach, na wykonanie zadania, gdy nadejdzie dzień, do którego zadanie ma zostać wykonane.

Po dokonaniu zmian operator powinien kliknąć przycisk [Zastosuj], aby zmiany zostały zapisane.

Jeśli operator chce usunąć dotychczasową wartość, wówczas powinien wybrać przycisk [Wyczyść]. Jeżeli natomiast nie chce wprowadzać zmian, powinien kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna lub kliknąć poza oknem.

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Informacje”

 

Okno „Edytuj czas na realizację zadania”

 

[Uprawnienia] – w ramach zakładki wyświetlana jest lista osób uprawnionych do aktualnego etapu.

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Uprawnienia”

 

[Status] – w ramach tej zakładki widoczna jest historia przekazania. Domyślnie na samej górze diagramu widoczny jest aktualny etap, poniżej poprzedni, itd.

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Status” – domyślny widok historii przekazania (zaczynając od aktualnego etapu)

 

Jeżeli użytkownik w aplikacji web w ramach zakładki [Ustawienia] w zakładce „Szczegóły dokumentu” zmieni wartość pola „Wyświetl historie przekazania, zaczynając od etapu” na „Pierwszy” (zob. Szczegóły dokumentu), wtedy domyślnie na samej górze diagramu widoczny jest pierwszy etap, poniżej drugi, itd.

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Status” – widok historii przekazania po zmianie ustawień (zaczynając od pierwszego etapu)

 

Etapy widoczne w ramach zakładki „Status” są oznaczone następującymi ikonami i kolorami:

– aktualny etap

– etap, z poziomu którego cofnięto dokument do poprzedniego etapu

– inne poprzednie etapy dokumentu

W ramach każdego pola etapu dostępne są takie informacje jak:

  • Dzień przekazania dokumentu do danego etapu;
  • Godzina przekazania dokumentu do danego etapu;
  • Nazwa użytkownika, który przekazał dokument lub który znajduje się na aktualnym etapie (w przypadku aktualnego etapu);
  • Nazwa etapu, z którego nastąpiło przekazanie dokumentu;
  • Imię i nazwisko zastępowanego operatora, w którego imieniu przekazano dokument (jeśli jest aktywna funkcjonalność zastępstwa – zob. Zastępstwa)
  • Czas trwania etapu – określenie, przez ile czasu dokument przebywał na danym etapie.

Pole etapu można rozwijać i zwijać za pomocą strzałki . Domyślnie pole etapu prezentowane jest w postaci zwiniętej, po rozwinięciu dostępne są dodatkowe informacje:

  • Wymagane akceptacje – dane widoczne, jeśli w aplikacji desktop dla danego etapu na definicji danego typu obiegu na zakładce „Schemat obiegu” na zakładce „Przekazanie” w sekcji „Równoległa akceptacja dokumentu” zaznaczono parametr „Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów” (zob. Właściwości etapu – zakładka Przekazanie ).
  • Wyświetlona zostaje lista operatorów, których zgoda jest potrzebna, aby dokument został przekazany do następnego etapu – obok nazwy operatora, który zaakceptował dokument, widoczne są: zaznaczone koło i dzień, w którym dokonał akceptacji, zaś obok nazwy operatora, który jeszcze nie zaakceptował dokumentu – puste koło .

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Status” po kliknięciu w strzałkę w ramach danego etapu (jeśli jest wymagana równoległa akceptacja i gdy tylko jedna osoba zatwierdziła przekazanie do następnego etapu)

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Status” po kliknięciu w strzałkę w ramach danego etapu (jeśli jest wymagana równoległa akceptacja i gdy obydwie wymagane osoby zatwierdziły przekazanie do następnego etapu)

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Status” po kliknięciu w strzałkę w ramach danego etapu (jeśli nie jest wymagana równoległa akceptacja)

 

[Komentarze] – w ramach tej zakładki widoczne są komentarze, z którymi dokument był przekazywany do kolejnych etapów. Poszczególne komentarze są rozdzielone poziomą linią, a każdy z nich składa się z następujących elementów:

  • nazwa etapu, do którego przekazano dokument z danym komentarzem;
  • data dzienna określająca kiedy dokument z danym komentarzem został przekazany do etapu;
  • nazwa operatora, który dodał dany komentarz
  • treść komentarza

 

Panel szczegółów dokumentów, zakładka „Komentarze”

 

Jeżeli operator znajduje się na innej zakładce w ramach panelu szczegółów dokumentu, wówczas na ikonie zakładki „Komentarze” w czerwonym kole prezentowana jest liczba wszystkich komentarzy dla danego dokumentu, np. .

 

Panel szczegółów dokumentów, ikona z liczbą na zakładce „Komentarze”

 

Karta obiegu

Okno karty obiegu składa się z kontrolek zdefiniowanych w konfiguracji typu obiegu.

W wersji webowej dostępne są wszystkie typy kontrolek, które występują w wersji stacjonarnej.

Poniżej zostały opisane typy kontrolek z Comarch DMS:

– kontrolka typu Tekst, w ramach której można wprowadzić dowolne informacje zgodnie z maksymalną długością określoną na definicji kontrolki w aplikacji desktop (w kwestii konfiguracji kontrolki typu Tekst zob. przykładowo Tekst).

 

lub – kontrolka typu Data i godzina. Po kliknięciu w kontrolkę można zmienić datę w ramach okna Wybierz datę, postępując w następujący sposób:

1. klikając na wybrany miesiąc oraz dzień, jeśli w aplikacji desktop na definicji danej kontrolki w ramach parametru „Czas” wybrano opcję „Nie” (zob. przykładowo Data i godzina).

Okno „Wybierz datę”, gdy w aplikacji desktop parametr „Czas” został ustawiony na „Nie”

 

2. klikając na wybrany miesiąc oraz dzień, a następnie wybierając czas, jeśli w aplikacji desktop na definicji danej kontrolki w ramach parametru „Czas” wybrano opcję „Tak” (zob. przykładowo Data i godzina).

 

Okno „Wybierz datę”, gdy w aplikacji desktop parametr „Czas” został ustawiony na „Tak”

 

Użytkownik może przejść do poprzednich/kolejnych miesięcy za pomocą strzałek oraz . Można również kliknąć na nazwę miesiąca lub rok, wybrać odpowiedni rok, a następnie miesiąc.  W przypadku kontrolki typu Data z wyświetlanym czasem operator może po prawej stronie okna ustawić za pomocą strzałek właściwą godzinę.

 

Lista miesięcy w oknie „Wybierz datę”

 

Lista lat w oknie „Wybierz datę”

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Data i godzina zob. przykładowo Data i godzina.

 

– kontrolka typu Liczba (rzeczywista/całkowita/stałoprzecinkowa), w ramach której można wprowadzić liczbę ręcznie lub używając strzałek dostępnych w kontrolce:

  • po kliknięciu w strzałkę w górę w kontrolce wyświetlana jest liczba większa o 0,01 (w przypadku liczby rzeczywistej i stałoprzecinkowej) lub o 1 (w przypadku liczby całkowitej)
  • po kliknięciu w strzałkę dół w kontrolce wyświetlana jest liczba mniejsza o 0,01 (w przypadku liczby rzeczywistej i stałoprzecinkowej) lub o 1 (w przypadku liczby całkowitej)

W przypadku liczby stałoprzecinkowej ilość miejsc po przecinku (maksymalnie 6) jest zależna od ustawienia parametru „Liczba miejsc po przecinku, do której będzie zaokrąglana wartość” na definicji kontrolki w aplikacji desktop (w kwestii konfiguracji kontrolek typu Liczba rzeczywista/całkowita/stałoprzecinkowa zob. przykładowo odpowiednio Liczba rzeczywista, Liczba całkowita, Liczba stałoprzecinkowa).

 

– kontrolka typu załącznik. Prezentowana jest nazwa załącznika oraz ikona . Po kliknięciu w tę ikonę wyświetlane jest menu z dwiema opcjami:

  • Pobierz – umożliwia zapis załącznika na dysku;
  • Usuń – pozwala na usunięcie załącznika z karty obiegu.

 

Menu załącznika

 

Użytkownik może dodać nowy załącznik, klikając w link [Dodaj]. Gdy załączniki mają włączoną opcję wersjonowania, wtedy obok nazwy załącznika prezentowana jest cyfra określająca liczbę porządkową tego samego pliku w kontrolce (w kwestii konfiguracji kontrolki typu Załącznik zob. przykładowo Załącznik).

Po kliknięciu w nazwę załącznika po prawej stronie okna zostaje wyświetlony podgląd załącznika (zob. Podgląd załącznika).

Jeżeli dany dokument PDF został podpisany w aplikacji stacjonarnej Comarch DMS, wówczas obok ikony załącznika w aplikacji web widoczna jest ikona , która oznacza złożony podpis (zob. Podpisy elektroniczne dokumentów w formacie pdf). Elektroniczne podpisywanie dokumentów w formacie PDF nie jest dostępne w aplikacji web Comarch DMS.

Jeżeli dany dokument PDF został podpisany w aplikacji stacjonarnej Comarch DMS, wówczas obok ikony załącznika w aplikacji web widoczna jest ikona , która oznacza złożony podpis (zob. Podpisy elektroniczne dokumentów w formacie pdf). Elektroniczne podpisywanie dokumentów w formacie PDF nie jest dostępne w aplikacji web Comarch DMS.

Od wersji 2024.2.0 możliwe jest dodawanie załączników z modułu Repozytorium w ramach nowej aplikacji web Comarch DMS, jeśli dana aplikacja Comarch DMS współpracuje z tym modułem (zob. Wybór załącznika z modułu Repozytorium w nowej aplikacji web).

Od wersji 2024.2.0 w nowej aplikacji web Comarch DMS umożliwiono skalowanie w podglądzie załącznika w kontrolce typu załącznik, gdy jako załącznik dodano zdjęcie.

 

– kontrolka typu Dane tabelaryczne umożliwia wprowadzenie nieograniczonej liczby wierszy. Istnieje możliwość zdefiniowania do 20 kolumn (od wersji 2024.1. 0 – wcześniej do 10 kolumn).

W przypadku jeśli podczas konfiguracji obiegu w zakładce „Schemat obiegu” zaznaczono parametr „Odświeżanie tabeli na żądanie” dla danej kontrolki typu Dane tabelaryczne, wówczas nad tabelą widoczny jest przycisk [Aktualizuj dane]. Po kliknięciu w przycisk wartości w tabeli zostaną odświeżone.

W wersji 2024.1.0 obok kontrolki typu Dane tabelaryczne w aplikacji web dodano ikonę [Import danych z arkusza kalkulacyjnego]. Ikona znajduje się nad tabelą w ramach kontrolki, w przypadku jeśli w zakładce „Schemat obiegu” zaznaczono parametr „Odświeżanie tabeli na żądanie” dla danej kontrolki typu Dane tabelaryczne, obok linku [Aktualizuj dane]. Po kliknięciu w ikonę [Import danych z arkusza kalkulacyjnego] możliwy jest import danych z wybranego arkusza kalkulacyjnego do danej kontrolki typu Dane tabelaryczne  (zob. Import danych z arkusza Excel do kontrolki typu Dane tabelaryczne)

Dodawanie nowego wiersza następuje po kliknięciu w pole z napisem „+ Dodaj element”, usuwanie – po kliknięciu w ikonę (w kwestii konfiguracji kontrolki typu Dane tabelaryczne zob. przykładowo Dane tabelaryczne).

 

– kontrolka typu Etykieta pozwala na umieszczenie na dokumentach treści wprowadzonej na definicji obiegu, np. jako tytuł powyżej grupy kontrolek poświęconej danej tematyce. Dane w kontrolce typu Etykieta nie podlegają modyfikacji z poziomu dokumentu (w kwestii konfiguracji kontrolki typu Etykieta zob. przykładowo Etykieta).

 

Zakładka „Dane” na dokumencie z przykładowymi etykietami: „Dane ogólne” i „Dane adresowe”

 

– kontrolka typu Kontrahent; dodanie kontrahenta do danej kontrolki możliwe jest po kliknięciu w przycisk [Dodaj]. Wówczas po prawej stronie zostanie otwarte okno Wybierz kontrahenta.

 

Karta obiegu z otwartym oknem „Wybierz kontrahenta” (tu dla współpracy z Comarch ERP XL)

 

W ramach okna Wybierz kontrahenta znajdują się następujące elementy:

– wyszukiwarka, w ramach której użytkownik może wyszukać kontrahenta według jednego z następujących kryteriów:

    • Po akronimie (lub po jego fragmencie);
    • Po nazwie kontrahenta (lub po jej fragmencie);
    • Po numerze NIP (lub po jej fragmencie);
    • Po nazwie ulicy (lub po jej fragmencie);
    • Po numerze domu/mieszkania (lub po jej fragmencie);
    • Po kodzie pocztowym (lub po jego fragmencie);
    • Po nazwie miasta (lub po jej fragmencie);
    • Po numerze telefonu (lub po jego fragmencie);
    • Po adresie email (lub po jego fragmencie).

 

Wyszukiwanie kontrahenta po nazwie w oknie „Wybierz kontrahenta” (tu we współpracy z Comarch ERP XL)

 

[Utwórz kontrahenta] – przycisk, po kliknięciu w który można dodać nowego kontrahenta w systemie Comarch ERP XL (zob. Tworzenie i edycja karty kontrahenta)

 

Lista kontrahentów z danego systemu Comarch ERP – lista jest podzielona na kolumny „Akronim”, „Nazwa” (kolumna dostępna od wersji 2024.0.4) i „NIP”, zaś obok każdej pozycji znajduje się strzałka , po kliknięciu w którą rozwijana jest karta z informacjami o danym kontrahencie, zgodnie z danymi z danego systemu Comarch ERP.

 

Lista kontrahentów z rozwiniętą kartą kontrahenta (tu we współpracy z Comarch ERP XL)

 

Aby dodać kontrahenta do kontrolki należy kliknąć na kolumnę „Akronim” danej pozycji.

W przypadku współpracy z Comarch ERP XL po kliknięciu w nazwę kontrahenta dodanego do kontrolki możliwa jest edycja karty kontrahenta (zob. Tworzenie i edycja karty kontrahenta).

Obok nazwy dodanego kontrahenta dostępne jest menu z dwiema opcjami:

  • Zmień – po kliknięciu w tę opcję zostanie ponownie otwarte okno Wybierz kontrahenta i możliwy będzie wybór innego kontrahenta poprzez kliknięcie na kolumnę „Akronim” danej pozycji
  • Usuń – po kliknięciu w tę opcję kontrahent zostanie usunięty z danej kontrolki.

 

Menu kontrolki typu Kontrahent

 

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Kontrahent zob. Kontrahent (Altum), Kontrahent (Optima), Kontrahent (XL) .

 

– kontrolka typu dokument elektroniczny; pozwala na wyświetlanie podglądu szczegółów dokumentów z Comarch ERP  – jeśli dokument został dodany do tej kontrolki, wyświetlany jest jego numer systemowy.

Po kliknięciu w numer dokumentu po prawej stronie okna zostaje otwarte okno Podgląd wydruku, w którym widoczny jest dokument w takiej formie, w jakiej użytkownik może go wydrukować. Użytkownik może usunąć dokument z kontrolki, klikając w ikonę kosza , nie jest jednak możliwe dodanie dokumentu elektronicznego z poziomu aplikacji web.

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Dokument elektroniczny zob. Dokument elektroniczny (XL), Dokument elektroniczny (Optima), Dokument elektroniczny (Altum) .

 

– kontrolka typu lista; po kliknięciu na kontrolkę wyświetlana jest lista wartości określona na definicji danej kontrolki; jeżeli wybrano tam wartość domyślną, wówczas jest ona prezentowana na kontrolce zanim użytkownik rozwinie listę (w kwestii konfiguracji kontrolki typu Lista zob. przykładowo Lista).

 

Kontrolka typu Lista w formie rozwiniętej

 

– kontrolka typu Dokumenty w obiegu; można podpiąć do niej dowolną liczbę dokumentów z aplikacji Comarch DMS, wyświetlić ich podgląd i dokonać edycji z poziomu innego dokumentu.

Aby dodać dokument z aplikacji Comarch DMS, należy kliknąć w link [Dodaj]. Po prawej stronie okna zostanie wówczas wyświetlone okno Wyszukaj dokument w obiegu, w którym znajduje się wyszukiwarka.

 

Okno „Wyszukaj dokument w obiegu” wyświetlane po kliknięciu w link „Dodaj”

 

W ramach wyszukiwarki należy wpisać numer dokumentu Comarch DMS, który ma zostać dodany do kontrolki, lub fragment takiego numeru. Wtedy pod wyszukiwarką wyświetlana jest lista dokumentów, których numer zawiera numer lub jego fragment, którego szukano. Jeżeli lista wyników jest długa, wówczas po prawej stronie dostępny jest suwak.

 

Wyszukiwanie dokumentu Comarch DMS w oknie „Wyszukaj dokument w obiegu”

 

Następnie operator powinien kliknąć w odpowiednią pozycję dostępną na liście. Wtedy okno Wyszukaj dokument w obiegu zostaje zamknięte, a dokument Comarch DMS zostaje dodany do kontrolki.

Obok każdego dokumentu Comarch DMS dostępna jest ikona kosza , po kliknięciu w którą dany dokument jest usuwany z kontrolki typu Dokumenty w obiegu.

 

Kontrolka typu Dokumenty w obiegu z dodanym dokumentem Comarch DMS

 

Jeśli użytkownik kliknie w numer dodanego dokumentu, wówczas zostaną otwarte szczegóły tego dokumentu i możliwe będzie dokonanie zmian na tym dokumencie, jak również przekazanie go do następnego etapu.

Aby powrócić do poprzedniego dokumentu , należy kliknąć w znak w prawym górnym rogu okna.

 

Szczegóły dokumentu Comarch DMS otwarte z poziomu kontrolki typu Dokumenty w obiegu

 

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Dokumenty w obiegu zob. przykładowo Dokumenty w obiegu.

 

– kontrolka typu Dokumenty związane; widoczne są w niej numery dokumentów dowiązanych za pomocą kontrolek typu Dokument elektroniczny oraz Dokument ERP XL.

Jeśli w tych kontrolkach nie dołączono dokumentu, kontrolka typu Dokumenty związane jest pusta.

Jeżeli w ramach kontrolki typu Dokumenty związane widoczny jest numer dokumentu, można go usunąć, klikając w ikonę kosza .

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Dokumenty związane zob. Dokumenty związane.

 

– kontrolka typu URL; w ramach tej kontrolki prezentowany jest link strony WWW – dodany przez użytkownika podczas tworzenia lub przekazywania dokumentu albo automatycznie wyświetlany stały link dla wszystkich dokumentów w danym obiegu, jeśli tak zmodyfikowano odpowiednią procedurę (w kwestii konfiguracji kontrolki typu URL zob. przykładowo URL).

Aby dodać link w kontrolce typu URL należy kliknąć w przycisk [Dodaj]. Wówczas zostanie otwarte okno Dodawanie linku, w którym dostępne są dwa pola:

  • Adres Url – w tym polu operator powinien wkleić adres internetowy z przeglądarki, na który ma zostać przeniesiony użytkownik, który będzie klikał w link; po przesunięciu kursora na znajdującą się obok ikonę wyświetlana jest krótka informacja dotycząca uzupełniania tego pola.
  • Nazwa (alias) – w ramach tego pola operator powinien wpisać tekst (min. 3 znaki), który ma być wyświetlany na karcie dokumentu w ramach kontrolki typu URL i po kliknięciu w który otwierana będzie strona określona w polu „Adres Url”; po przesunięciu kursora na znajdującą się obok ikonę wyświetlana jest krótka informacja dotycząca uzupełniania tego pola

 

Okno „Dodawanie linku” z przykładem uzupełnienia danych

 

Jeżeli operator chce zrezygnować z zapisywania linku, powinien wybrać przycisk [Anuluj] lub kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna – wtedy okno zostanie zamknięte, a zmiany nie zostaną dokonane.

Aby zapisać link, należy natomiast nacisnąć przycisk [Zapisz] – wówczas link będzie widoczny w ramach kontrolki typu URL pod nazwą, którą nadano w polu „Nazwa (alias)”, a po kliknięciu w niego w osobnej karcie otworzy się strona, której adres podano w polu „Adres Url”.

Obok linku dostępne jest menu , w którym dostępne są dwie opcje:

  • Edytuj – po wyborze tej opcji po prawej stronie zostaje otwarte okno Edytowanie linku, w ramach którego można dokonać zmian zarówno w polu „Adres Url”, jak i w polu „Nazwa (alias)” (po przesunięciu kursora na znajdujące się obok ikony wyświetlane są krótkie informacje dotyczące uzupełniania tych pól). Jeśli operator chce zrezygnować z edycji linku, powinien wybrać przycisk [Anuluj] lub kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna – w takim przypadku okno zostanie zamknięte, a zmiany nie zostaną dokonane. Aby zapisać zmiany, należy natomiast nacisnąć przycisk [Zapisz];

 

Okno „Edytowanie linku”

 

  • Usuń – po kliknięciu w tę opcję link zostaje usunięty i w kontrolce znów dostępny jest przycisk [Dodaj].

 

Kontrolka typu URL z rozwiniętym menu

 

– kontrolka typu Towar; operator może w niej dodać towar z listy towarów, którą zdefiniowano w Comarch ERP .

Operator powinien kliknąć w link [Dodaj]. Wówczas zostanie otwarte okno Wybierz towar, w którym znajdują się następujące elementy:

– wyszukiwarka, w ramach której można wpisać całość lub fragment kodu towaru, nazwy towaru lub kodu EAN i zawęzić w ten sposób listę towarów do poszukiwanego;

Lista towarów z Comarch ERP, w ramach której wyświetlane są trzy kolumny z danymi: Kod, Nazwa, Kod EAN.

 

Karta dokumentu z oknem „Wybierz towar” (dla współpracy z Comarch ERP XL)

 

Po kliknięciu na daną pozycję na liście towarów okno Wybierz towar zostaje zamknięte, a wybrany towar – dodany do kontrolki typu Towar.

Po kliknięciu w nazwę towaru w ramach tej kontrolki po prawej stronie ekranu zostaje otwarte okno zawierające podstawowe informacje o danym towarze. Okno można zamknąć, klikając w znak X w prawym górnym rogu.

 

Karta dokumentu z oknem zawierającym podstawowe informacje o towarze Towar1 (dla współpracy z Comarch ERP XL)

 

Obok nazwy towaru dostępne jest menu , w którym dostępne są dwie opcje:

  • Zmień – po wyborze tej opcji ponownie zostaje otwarte okno Wybierz towar, w którym należy kliknąć na wybraną pozycję z listy towarów – wówczas towar zostanie dodany w ramach kontrolki zamiast tego, który dodano poprzednio, a okno zostanie zamknięte. Jeśli operator nie chce dokonać zmiany, powinien kliknąć znak X w prawym górnym rogu okna – w takim przypadku okno zostanie zamknięte bez wprowadzania zmian;
  • Usuń – po kliknięciu w tę opcję towar zostaje usunięty z kontrolki i znów dostępny jest przycisk [Dodaj].

 

Kontrolka typu Towar z rozwiniętym menu

 

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Towar zob. Towar (Altum), Towar (Optima) , Towar (XL) .

 

– kontrolka typu Własna akcja; po kliknięciu w kontrolkę, w zależności od konfiguracji kontrolki w aplikacji desktop (zob. przykładowo Własna akcja ) uruchamia się: program (exe), procedura SQL, procedura ERP, plik wykonywalny na serwerze IIS lub kod w języku C#.

Jeżeli podczas konfiguracji kontrolki w aplikacji desktop zaznaczono parametr „Pytaj przed uruchomieniem”, wówczas po kliknięciu w kontrolkę zostanie wyświetlony następujący komunikat:

 

Przykładowy komunikat wyświetlany po kliknięciu w kontrolkę typu Własna akcja

 

W takim przypadku jeżeli operator naciśnie [Tak] – operacja zostanie wykonana, jeśli znak x – operacja nie zostanie wykonana.

 

– kontrolka typu Właściciel; pozwala na zmianę właściciela dokumentu (domyślnie jest to twórca dokumentu).

Po wpisaniu w ramach kontrolki co najmniej jednego znaku wyświetlana jest lista pracowników i działów. Obok poszczególnych pozycji widoczne są oznaczenia:

  • (P) – jeśli jest to pracownik
  • (D) – jeśli jest to dział

 

Jeśli Comarch DMS pracuje w trybie wielospółkowym, wówczas obok danej pozycji w nawiasie kwadratowym znajduje się również skrót danej spółki.

 

Lista pracowników i działów dostępna w kontrolce typu Właściciel

 

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Właściciel zob. przykładowo Właściciel.

 

– kontrolka typu Separator; pozwala na dodanie pustego miejsca na karcie obiegu i ma na celu poprawę przejrzystości karty obiegu – na dokumencie jest widoczna jedynie jako odstęp.

 

– przykładowy komunikat widoczny w prawym dolnym rogu karty, jeśli w aplikacji desktop zdefiniowano kontrolkę typu komunikat, która pozwala na wyświetlenie komunikatu podczas określonych zdarzeń (w kwestii definiowania kontrolki typu Komunikat zob. przykładowo Komunikat);

 

– kontrolka typu Dokument ERP XL; pozwala na dekretację kosztów poprzez opis analityczny i umożliwia wygenerowanie dokumentu Comarch ERP XL – kontrolka została szczegółowo omówiona w rozdziałach: Dokument ERP XL (kontrolka na karcie obiegu w aplikacji WEB) oraz Dokument ERP XL (definiowanie kontrolki w aplikacji desktop).

 

Formatka „Dokument ERP XL”, zakładka „Dokument” na karcie obiegu dokumentu

 

Formatka „Dokument ERP XL”, zakładka „Opis analiyczny” na karcie obiegu dokumentu (po rozszerzeniu)

 

Dokument dodany do kontrolki typu Dokument ERP XL

 

– kontrolka typu Wartość logiczna, umożliwia zaznaczenie wartości „Nie” (gdy suwak w kontrolce znajduje się po lewej stronie) lub „Tak” gdy suwak w kontrolce znajduje się po prawej stronie).

Kontrolka typu Wartość logiczna ustawiona na wartość „Tak”

 

W kwestii konfiguracji kontrolki typu Wartość logiczna zob. przykładowo Wartość logiczna.

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS!

 

Powrót do początku artykułu