Właściwości etapu – zakładka Przekazanie
Informacje ogólne
Zakładka „Przekazanie” składa się z pięciu sekcji:
- Przekazanie czasowe
- Przekazanie z listy
- Czas na realizację zadania
- Równoległa akceptacja dokumentu
- Definiuj warunki
Sekcja „Przekazanie czasowe”
- Przekazuj po zadanym czasie – system pozwala na przekazanie dokumentu bez udziału operatora. Jeśli:
1. ten parametr jest aktywny
2. określony zostanie czas i etap, do którego ma trafić dokument po zadanym czasie
3. operator nie dokona wcześniej przekazania sam
w takim przypadku system przeniesie dokument do wyznaczonego etapu. Kolejne parametry są dostępne po zaznaczeniu parametru „Przekazuj po zadanym czasie”:
-
- Etap – wybór etapu, do którego zostanie przekazany dokument po zadanym czasie.
- Czas – możliwość określenia zakresu czasowego, po którym nastąpi przekazanie czasowe dokumentu do etapu wskazanego w polu „Etap”.
- Uwzględnij tylko dni robocze – parametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym, po którym nastąpi automatyczne przekazanie dokumentu. Domyślne dni robocze to: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek. Istnieje możliwość zdefiniowania dni wolnych od pracy za pomocą tabeli do.DF_ConfDaysOff.
Sekcja „Przekazanie z listy”
- Etap domyślny – miejsce wskazania domyślnego etapu, do którego zostanie przekazany dokument po kliknięciu w kolumnie „Przekaż na liście dokumentów” na nazwie wybranego etapu domyślnego. Etap domyślny musi mieć zdefiniowane uprawnienia.
Sekcja „Czas na realizację zadania”
- Czas na realizację zadania w etapie – umożliwia określenie czasu na realizację zadania przez operatora w danym etapie (zob. Czas na realizację zadania). Zaznaczenie parametru powoduje aktywację pozostałych kontrolek w tej sekcji.
- Uwzględnij tylko dni robocze – parametr uwzględniający wyłącznie dni robocze w zdefiniowanym zakresie czasowym.
- Możliwość zmiany czasu przez operatora – funkcjonalność umożliwiająca operatorowi zmianę czasu przeznaczonego na realizację zadania (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na aktualnym etapie ).
- Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie – funkcjonalność pozwalająca na zmianę zdefiniowanego czasu na realizację zadania na wcześniejszym etapie, np. przełożony, przekazując dokument do kolejnego etapu, może określić w jakim czasie pracownik powinien zrealizować zadanie (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na następnym etapie)
Sekcja „Równoległa akceptacja dokumentu”
- Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów – parametr odpowiadający za wymuszenie zatwierdzenia dokumentu przez wszystkich operatorów mających dostęp do dokumentu w danym etapie.
W mechanizmie równoległej akceptacji etapu została oprogramowana funkcjonalność blokowania modyfikacji szczegółów dokumentu, jak również dodatkowych uprawnień.
Blokada następuje po pierwszej akceptacji operatora. Dzięki tej funkcjonalności wszyscy operatorzy, którzy mają zaakceptować etap mogą mieć pewność, że zawartość dokumentu nie zostanie zmodyfikowana przez kolejnych zatwierdzających.
W przypadku konieczności zmiany zawartości dokumentu operator musi odblokować dokument za pomocą przycisku 
.
Usunięcie blokady poprzedzone jest komunikatem:
Usunięcie blokady spowoduje usunięcie wszystkich wcześniejszych akceptacji. W aplikacja pojawi się informacja dla operatorów, którzy wcześniej zaakceptowali ten etap.
Dokument zostanie przekazany do wskazanego etapu – w poniższym przykładzie do etapu „Akceptacja” – jeżeli wszyscy operatorzy jednogłośnie wskażą ten sam kolejny etap i przekażą tam dokument.
1. Na etapie „Dekretacja” administrator nadał uprawnienia do etapu operatorom: „Admin” i „Urszula Kowal”. Następnie zaznaczył parametr „Przekazanie po zatwierdzeniu przez wszystkich operatorów”, a w polu „Do etapu” wybrał „Akceptacja” i zapisał zmiany.
2. Do etapu „Dekretacja” przekazano dokument. Operator „Admin” zatwierdził go, naciskając ikonę
Dokument zatwierdzony przez operatora „Admin” 3. Operator „Admin” chce jednak dokonać zmiany na dokumencie – klika więc na ikonę Nad nazwą aktualnego etapu pojawia się informacja o cofnięciu akceptacji i konieczności ponownego zatwierdzenia. „Admin” dokonuje zmiany, zapisuje ją i ponownie zatwierdza dokument za pomocą przycisku
4. Operator „Urszula Kowal” również dokonuje następnie akceptacji dokumentu, klikając na ikonę
[Zaakceptuj].
[Odblokuj] i przycisk „Tak”. [Zaakceptuj].
[Zaakceptuj]. Wówczas dokument zostaje przekazany do etapu „Akceptacja”.
1. Operator „Admin” na etapie „Dekretacja” otrzymał dokument do zatwierdzenia do przekazania do etapu „Akceptacja” i nacisnął przycisk
2. Następnie, ponieważ do etapu „Dekretacja” ma uprawnienia także użytkowniczka „Urszula Kowal”, dokument powinien być zatwierdzony również przez nią – jednak „Urszula Kowal” wybiera inny etap do przekazania dokumentu – „Odrzucenie” – i naciska strzałkę przekazania do następnego etapu.
3. W takim przypadku dokument zostaje przekazany do etapu „Odrzucenie”, pomimo tego, że operator „Admin” zatwierdził przekazanie do etapu „Akceptacja”. W takim przypadku na przebiegu dokumentu w ramach informacji o równoległej akceptacji obok operatora „Admin” widoczny jest znak „v”, zaś obok operatora „Urszula Kowal” – znak „x”.
[Zaakceptuj].
Sekcja „Definiuj warunki”
Parametr pozwala na określenie warunków, jakie musi spełniać dokument, aby mógł zostać zapisany lub przekazany do danego etapu. Opcja definiowania warunków jest dostępna także na etapie początkowym.
Po kliknięciu w link „Definiuj warunki” pojawia się okno, w którym definiuje się warunek.
Elementy okna:
- pole edycji warunków
- lista kontrolek wprowadzonych do obiegu
- lista operatorów logicznych
- przykład użycia
Administrator chce, aby w ramach obiegu „Faktury zakupu 2023” do etapu „Akceptacja” mogły zostać przekazane tylko takie dokumenty, na których uzupełniono kontrolki: „Wartość netto” (identyfikator: netto) oraz „Kontrahent” (identyfikator: Kontrahent). W tym celu w ustawieniach obiegu na etapie „Akceptacja” w ramach zakładki „Przekazanie” klika w link „Definiuj warunki” i w otwartym oknie wpisuje następujące warunki: Następnie klika „Zapisz” w ramach okna, a później zapisuje typ obiegu.
Operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja” dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Wartość netto”. Wówczas pole „Następny etap” staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu widoczna jest ikona Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze w kontrolce „Wartość netto” wartość większą od 0.
Analogicznie, operator próbuje przekazać do etapu „Akceptacja” dokument, ale zapomniał uzupełnić kontrolkę „Kontrahent”. Wówczas również pole „Następny etap” staje się puste, a zamiast strzałki przekazania do następnego etapu wyświetlana jest ikona Przekazanie do dalszego etapu będzie możliwe, jeśli operator wpisze jakąkolwiek treść w kontrolce „Kontrahent”.
[netto] >0
AND [Kontrahent] != ' '
, po której kliknięciu wyświetlony zostaje następujący komunikat:
.