Zarządzanie wersjami dokumentu

Dostęp do zarządzania wersjami dokumentu ma jedynie operator, który posiada w stosunku do niego uprawnienia na poziomie:

  • Administrator
  • Edytor

 

Dla operatora o takich uprawnieniach po zaznaczeniu jednego dokumentu na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest akcja [Zarządzaj wersjami].

Akcję tę można także wybrać, klikając link [Zarządzaj wersjami] w zakładce „Szczegóły” na prawym panelu, który pokazuje się po zaznaczeniu dokumentu lub z menu kontekstowego przy danym dokumencie.

 

Uwaga
Opcja [Zarządzaj wersjami] jest dostępna tylko w menu kontekstowym pojedynczego dokumentu.

W przypadku zaznaczenia wielu dokumentów opcja nie jest aktywna.

 

Uwaga
Opcja [Zarządzaj wersjami] nie jest dostępna w ramach zakładki [Kosz] ani na liście dokumentów w sekcji „Pliki usunięte po retencji” w zakładce „Zarządzanie aplikacją”.

 

Wybór opcji „Zarządzaj wersjami” w ramach menu kontekstowego i w ramach prawego panelu

 

Po wyborze opcji Zarządzaj wersjami zostaje otwarte okno Zarządzaj wersjami, w ramach którego dostępne są wszystkie wersje dokumentu, które dotychczas dodano.

Opcja Zarządzaj wersjami jest aktywna także dla dokumentów, które mają tylko jedną wersję – w oknie zarządzania wersjami możliwe jest dodanie kolejnej wersji.

 

Okno „Zarządzaj wersjami”

 

W ramach okna zarządzania wersjami wyświetlane są:

  • Nazwa dokumentu wraz z ikoną oznaczającą jego rozszerzenie (np.    )
  • Akcja [Prześlij nową wersję] – umożliwia dodanie nowej wersji, która jako bieżąca wersja pliku będzie dodana na listę dokumentów. W oknie zarządzania wersjami taka wersja będzie wyświetlana na liście wersji jako pierwsza. Po wyborze tej akcji zostaje otwarte okno dialogowe, w ramach którego można dokonać wyboru pliku do przesłania z dysku lokalnego.
  • Lista wersji, na której wyróżnione są 4 kolumny:

 

1. Wersja – kolejne wersje są numerowane , licząc od 1 jako pierwszej, którą dodano. Maksymalnie na liście wersji w oknie zarządzania może być 50 wersji lub więcej jednocześnie (w zależności od ustawienia parametru Zachowaj na zawsze)

2. Autor – nazwa operatora, który dodał plik

3. Rozmiar – rozmiar pliku

4. Dodano – data dodania pliku

 

Od wersji 2023.0.0 w przypadku wersji pliku, która została usunięta z usługi IBARD lub z bazy MongoDB,  obok kolumny Dodano  widoczna jest ikona , a po przesunięciu na nią kursora wyświetlany jest napis „Plik usunięty”.

 

Okno „Zarządzaj wersjami” z oznaczeniem dokumentu usuniętego z bazy Mongo

 

Liczba wersji wyświetlanych na liście jest zależna od zaznaczenia/odznaczenia parametru Zachowaj na zawsze. W przypadku, gdy:

  • Na listę dodano 50 wersji (wliczając bieżącą jako pięćdziesiątą), ale żadna z wersji nie została oznaczona parametrem Zachowaj na zawsze – wersja 1 ulegnie automatycznemu usunięciu przy dodawaniu wersji 51 (jeśli wersja 1 ma zaznaczony parametr Zachowaj na zawsze – skasowana zostanie wersja 2, i tak dalej, w zależności od oznaczenia tego parametru)
  • Na listę dodano 50 wersji (wliczając bieżącą jako pięćdziesiątą), a każda z 50 wersji jest oznaczona parametrem Zachowaj na zawsze – przy dodawaniu wersji 51 żadna z poprzednich wersji nie ulegnie usunięciu, na liście zaś będzie 51 wersji

 

Wersja bieżąca nie może ulec automatycznemu usunięciu, ponieważ nie jest możliwe zaznaczenie dla niej parametru Zachowaj na zawsze.

 

Uwaga
Jeżeli po kliknięciu akcji [Prześlij nową wersję] w ramach okna dialogowego zostanie wybrany do przesłania plik o innej nazwie niż wersjonowany dokument w Repozytorium, ale o takim samym rozszerzeniu, wówczas nazwa wybranego pliku zostanie nadpisana nazwą dokumentu znajdującego się w Repozytorium.

Jeżeli użytkownik wybierze w oknie dialogowym plik o innym rozszerzeniu niż rozszerzenie dokumentu w Repozytorium, wówczas nowa wersja nie zostanie przesłana, natomiast pojawi się następujący komunikat:

 

Komunikat wyświetlany po próbie przesłania pliku o innym rozszerzeniu niż wersjonowany dokument

 

Uwaga
Jeżeli na liście wersji jest już 50 wersji, a zostanie dodana kolejna, wówczas najstarsza wersja, znajdująca się najniżej na liście ulegnie automatycznemu usunięciu, chyba, że została przy niej zaznaczona opcja Zachowaj na zawsze w menu kontekstowym wersji – w takim przypadku usunięta zostanie najbliższa wersja, dla której nie wybrano opcji Zachowaj na zawsze. Wersja z zaznaczonym parametrem Zachowaj na zawsze może zostać usunięta ręcznie.

Obok każdej pozycji na liście znajduje się również menu kontekstowe  , po kliknięciu którego dostępne są:

Dla wersji bieżącej dokumentu 2 opcje:

  • [Pobierz] – umożliwia pobranie danej wersji dokumentu
  • [Usuń] – usuwa daną wersję dokumentu, w przypadku usunięcia bieżącej wersji kolejna wersja w kolejce zostanie oznaczona jako bieżąca (zob. Usuwanie wersji w ramach okna Zarządzaj wersjami)

 

Uwaga
 Jeżeli w ramach okna zarządzania wersjami jest dostępna tylko jedna wersja (bieżąca) i nie ma żadnych innych – wówczas usunięcie takiej wersji nie jest możliwe w ramach okna, można jedynie usunąć cały plik z poziomu listy dokumentów.

 

Menu kontekstowe wersji bieżącej dokumentu w oknie „Zarządzaj wersjami”

 

Dla poprzednich wersji dokumentu 4 opcje:

  • [Ustaw jako wersję bieżącą] – wersja, dla której wybrano tę opcję, zostanie przesunięta na górę listy, będzie oznaczona jako wersja bieżąca i wyświetlana na liście dokumentów jako plik właściwy. Kolejne wersje zostaną ustawione według kolejności numerycznej.
  • [Pobierz] – umożliwia pobranie danej wersji dokumentu na dysk lokalny
  • [Zachowaj na zawsze] – zaznaczenie checkboxa przy tej opcji dla danej wersji dokumentu powoduje, że nie ulegnie ona usunięciu w przypadku przekroczenia 50 wersji tego dokumentu.
  • [Usuń] – powoduje usunięcie danej wersji dokumentu (zob. Usuwanie wersji w ramach okna Zarządzaj wersjami)

 

Menu kontekstowe starszej wersji dokumentu w oknie „Zarządzaj wersjami”, z wyłączoną opcją „Zachowaj na zawsze”

 

 

Menu kontekstowe starszej wersji dokumentu w oknie „Zarządzaj wersjami”, z włączoną opcją „Zachowaj na zawsze”

 

Dla dokumentów zarchiwizowanych albo podlegających retencji lub unieważnionych w ramach okna zarządzania wersjami każda z wersji dokumentu ma w menu kontekstowym dostępną tylko jedną opcję – [Pobierz]. Nie jest możliwe przesłanie nowej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Prześlij nową wersję] – po jego kliknięciu zostanie jedynie wyświetlony komunikat o braku możliwości zarządzania wersjami dokumentu.

 

Menu kontekstowe dla jednej z wersji dokumentu, jeżeli dokument jest zarchiwizowany albo podlega retencji

 

Komunikat widoczny po kliknięciu w przycisk „Prześlij nową wersję” w oknie zarządzania wersjami dokumentu zarchiwizowanego

 

Komunikat widoczny po kliknięciu w przycisk „Prześlij nową wersję” w oknie zarządzania wersjami dokumentu podlegającego retencji

 

Komunikat widoczny po kliknięciu w przycisk „Prześlij nową wersję” w oknie zarządzania wersjami dokumentu unieważnionego

 

Okno Zarządzaj wersjami można zamknąć, naciskając przycisk [Zamknij] , znak lub klikając poza oknem.

 

Uwaga
Zmiana nazwy pliku na liście dokumentów powoduje zmianę nazwy pliku, która jest wyświetlana w oknie Zarządzaj wersjami, w tym zmianę nazw wszystkich poprzednich wersji.

 

Numerowanie wersji odbywa się według następujących zasad:

  • Od 1 do <ostatni numer>, w kolejności dodania
  • Jeśli poprzednia wersja zostanie oznaczona jako bieżąca, nie zmienia to numerowania wersji
  • Jeżeli któraś z wersji zostanie usunięta, numeracja pozostałych wersji nie ulega zmianie (numery wersji są unikalne dla nich)

 

Przyklad

Zmiana nazwy nowej wersji bieżącej dokumentu po zmianie nazwy dokumentu

Znajdujący się na liście dokumentów dokument Spis ma 2 poprzednie wersje o tej samej nazwie. Operator „Joanna Bławatek” z poziomu menu kontekstowego na liście dokumentów zmienia nazwę dokumentu ze Spis na Spis dokumentów w Repozytorium.

 

Wybór opcji „Zmiana nazwy” dla pliku „Spis”

 

 

Zmiana nazwy pliku „Spis” na „Spis dokumentów w Repozytorium”

 

Następnie operator „Joanna Bławatek” otwiera okno zarządzania wersjami i wybiera wersję 2 jako bieżącą. Wersja 2 jest widoczna na liście dokumentów jako Spis dokumentów w Repozytorium, bo jej nazwa uległa automatycznej zmianie wraz ze zmianą nazwy ówczesnej wersji bieżącej.

 

Wybór opcji „Zarządzaj wersjami” dla dokumentu „Spis dokumentów w Repozytorium”

 

 

Ustawianie wersji 2 dokumentu jako wersji bieżącej

 

 

Wersja 2 dokumentu jako wersja bieżąca na liście dokumentów

 

Przyklad
Próba zarządzania wersjami dokumentu przez jednego użytkownika, podczas gdy drugi przeniósł dany dokument do kosza
Użytkownik „Jan Kowalski” otworzył okno zarządzania wersjami dokumentu Struktura organizacyjna, ale w tym samym czasie użytkownik „Marian Kowalski” przeniósł ten dokument do kosza. Kiedy „Jan Kowalski” próbuje wybrać którąś z opcji z menu kontekstowego danej wersji, otrzymuje poniższy komunikat

 

Komunikat dotyczący braku możliwości zarządzania wersjami dokumentu po przeniesieniu do kosza

Przyklad

Dwóch użytkowników ma jednocześnie otwarte okno zarządzania wersjami dla tego samego dokumentu – pierwszy użytkownik usuwa jedną z wersji, a później drugi próbuje ją pobrać

Użytkownicy „Joanna Bławatek” i „Anna Nowa” mają w tym samym czasie otwarte okno zarządzania wersjami dla dokumentu Test. Użytkownik „Joanna Bławatek” usuwa wersję 2 tego dokumentu.

 

Użytkownik „Joanna Bławatek” usuwa wersję 2 dokumentu Test

 

Następnie użytkownik „Anna Nowa” w ramach swojego okna zarządzania wersjami próbuje pobrać wersję 2 tego samego dokumentu.

 

Użytkownik „Anna Nowa” próbuje pobrać wersję 2 dokumentu Test

 

Wówczas dla użytkownika „Anna Nowa” zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Komunikat wyświetlany dla użytkownik „Anna Nowa” przy próbie pobrania wersji 2 dokumentu Test, usuniętej przez użytkownika „Joanna Bławatek”

 

Przyklad
Pierwszy użytkownik ma otwarte okno zarządzania wersjami, ale w tym czasie drugi użytkownik przenosi dokument do lokalizacji, do której pierwszy użytkownik nie ma wystarczających uprawnień, aby zarządzać wersjami dokumentu. Kiedy pierwszy użytkownik próbuje zarządzać wersjami, wyświetla się następujący komunikat:

 

Komunikat wyświetlany, gdy dokument przeniesiono do lokalizacji, w której użytkownik ma zbyt niski poziom uprawnień, by zarządzać wersjami

 

Podczas przesyłania nowej wersji pliku okno zarządzania wersjami jest blokowane spinnerem.

 

Spinner, który blokuje okno zarządzania wersjami

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Powrót do początku artykułu