W ramach zakładki API definiowana jest lista systemów, które współpracują z Comarch DMS przez API.

Jedynie nazwy współpracujących systemów są definiowane na tej zakładce i zapisywane w odrębnej tabeli razem z wygenerowanymi w DMS unikalnymi identyfikatorami zdefiniowanych systemów.

W wersji 2022.0.3 wprowadzone zostały zmiany w ramach sekcji „API” – na liście systemów współpracujących z Comarch DMS przez API znajduje się predefiniowana wartość „Comarch HRM”.

Podczas aktualizacji do wersji 2022.0.3 do tabeli do.DF_Applications zostaje dodany wpis „Comarch HRM” w kolumnie APP_Name. Taka predefiniowana wartość może zostać usunięta z poziomu aplikacji DMS desktop.

Jeżeli nastąpiła aktualizacja bazy z wersji 2022.0.1 albo 2022.0.2  i na liście systemów współpracujących z Comarch DMS przez API były już dodane pozycje, wówczas predefiniowana wartość „ Comarch HRM” zostaje dodana jako kolejna na liście.
Jeżeli pozycja „Comarch HRM” została już dodana, wtedy nie zostaje dodana ponownie po aktualizacji do wersji 2022.0.3.

Aby dodać nazwę tworzonej aplikacji należy:

1. Wybrać przycisk [Dodaj]

2. W nowootwartym oknie wpisać nazwę tworzonej aplikacji i zatwierdzić przyciskiem [Dodaj].

Przycisk jest nieaktywny do czasu wpisania co najmniej dwóch znaków.

Po wyborze przycisku [Dodaj] nazwa, którą wpisano, zostaje wyświetlona na liście systemów. Zarówno predefiniowana, jak i wprowadzone nazwy systemów będą również widoczne na liście dostępnej w polu „System współpracujący” w zakładce „API” na karcie pracownika (zob. Zakładka API na karcie pracownika – integracja Comarch DMS z Comarch HRM).

Jeżeli natomiast użytkownik wybierze przycisk [Anuluj], wówczas nazwa systemu nie zostaje dodana do listy, a okno dodawania nazwy zostanie zamknięte.

Zarówno w trybie jedno -, jak i wielospółkowym dla każdego pracownika po wyborze zakładki API na karcie pracownika w ramach zakładki Struktura organizacyjna widoczne jest pole System współpracujący. Jeśli wybrano w nim opcję Brak, wówczas jest to jedyne pole widoczne w tej zakładce – konto danego pracownika nie zostało natomiast użyte do integracji z systemem współpracującym przez API.

Jeżeli jednak w ramach pola System współpracujący wybrano nazwę systemu współpracującego, wtedy wyświetlane są także pozostałe pola konieczne do przeprowadzenia integracji:

[Generuj nowy klucz wymiany] – naciśnięcie tej ikony powoduje wygenerowanie nowego klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany

[Kopiuj klucz wymiany] – wybór tej ikony powoduje skopiowanie klucza wymiany, który jest wyświetlany w polu Klucz wymiany

– po wyborze tej ikony wyświetlona zostaje informacja, która wyjaśnia, do czego jest potrzebny klucz wymiany: Skopiowany klucz wymiany i adres URL aplikacji WEB należy wprowadzić w ustawieniach aplikacji, z którą konfigurowana jest współpraca.

Po uzupełnieniu pól należy zapisać zmiany za pomocą ikony [Zapisz].

W przypadku pracy w trybie wielospółkowym przy włączonej współpracy z Comarch ERP Optima w celu współpracy z systemem HRM adres URL aplikacji DMS i wygenerowany klucz wymiany należy skopiować i wkleić w ustawieniach systemu HRM.

Kiedy zostały już wykonane następujące czynności:

1. dodanie w Comarch DMS systemu współpracującego z Comarch DMS w zakładce „API” w zakładce „Ustawienia” (zob. API );

2. konfiguracja konta pracownika w  zakładce „API” w ramach karty pracownika w zakładce „Struktura organizacyjna” (zob. Zakładka API na karcie pracownika – integracja DMS z HRM)

wówczas administrator Comarch HRM może przystąpić do uruchomienia integracji Comarch HRM z Comarch DMS.

W tym celu administrator Comarch HRM  powinien:

1. zalogować się na stronę Comarch HRM;

2. wybrać przycisk „Start”;

3. w ramach pola Włącz nowe funkcje kliknąć przycisk  „Comarch DMS”.

Następnie  administrator powinien nacisnąć przycisk Wprowadź klucz wymiany.

Zostanie wówczas otwarte okno Integracja z Comarch DMS, w którym znajdują się dwa pola:

Aby poprawnie uzupełnić pole Adres WWW, należy:

1. zalogować się do Comarch DMS desktop jako administrator Comarch DMS;

2. wybrać spółkę Comarch ERP Optima

3. wybrać kartę pracownika,  którego konta użyto do integracji z systemem współpracującym z Comarch HRM (zob. Zakładka API na karcie pracownika – integracja DMS z HRM);

4. w zakładce „API” nacisnąć przycisk [Kopiuj URL aplikacji].

Skopiowany w ten sposób adres URL należy wkleić w polu Adres WWW w oknie Integracja z Comarch DMS w Comarch HRM.

Analogicznie aby poprawnie uzupełnić pole Klucz wymiany, należy, będąc zalogowanym  do Comarch DMS desktop jako administrator Comarch DMS:

1. wybrać spółkę Comarch ERP Optima;

2. wybrać kartę pracownika,  którego konta użyto do integracji z systemem współpracującym z Comarch HRM (zob. Zakładka API na karcie pracownika – integracja DMS z HRM);

3. w zakładce „API” nacisnąć przycisk [Kopiuj klucz wymiany].

Skopiowany w ten sposób klucz wymiany należy wkleić w polu Klucz wymiany w oknie Integracja z Comarch DMS w Comarch HRM.

Po wprowadzeniu poprawnych danych w polach Adres WWW  i Klucz wymiany należy kliknąć przycisk [Zatwierdź].

Jeżeli uruchomienie integracji zakończyło się sukcesem, wówczas w prawym dolnym rogu strony zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Następnie administrator Comarch HRM w ramach zakładki „Obieg dokumentów”  powinien wybrać przycisk Dodaj obieg dokumentów.

Następnie administrator powinien uzupełnić nastepujące pola:

Po uzupełnieniu wszystkich pól administrator powinien kliknąć przycisk [Zapisz].

Nowopowstały typ obiegu jest widoczny w Comarch HRM po kliknięciu na zakładkę  Obieg dokumentów i jest dostępny dla pracowników, zgodnie z ustawieniami dostępności dla danego typu obiegu.

Istnieje możliwość edycji konfiguracji integracji Comarch DMS z Comarch HRM w przypadku zmiany adresu URL aplikacji lub klucza wymiany.

Aby dokonać edycji, administrator Comarch HRM powinien w ramach Comarch HRM kliknąć na ikonę [Ustawienia] i  wybrać opcję „Konfiguracja”.

Następnie należy wybrać zakładkę „Integracje” i kliknąć w link „Zmień” w ramach pola „Comarch DMS”.

W otwartym oknie Integracja z Comarch DMS  należy zmienić dane, które uległy zmianie, kopiując je z aplikacji desktop Comarch DMS  z zakładki „Struktura organizacyjna” z karty pracownika, którego konta użyto do integracji – analogicznie jak przy uruchamianiu integracji (zob. Uruchamianie integracji Comarch DMS z Comarch HRM). Później administrator Comarch HRM powinien kliknąć na przycisk [Zatwierdź].

Jeżeli edycja integracji zakończyła się sukcesem, wówczas w prawym dolnym rogu strony zostanie wyświetlony następujący komunikat:

Inicjowanie dokumentu w Comarch DMS w ramach obiegów zdefiniowanych w Comarch HRM przez administratora  jest możliwe dla:

Rozpoczynanie pracy z Comarch DMS  przez pracownika danej spółki Comarch ERP Optima, który został przypisany do operatora Comarch DMS w zakładce „Struktura organizacyjna”

Po zalogowaniu do Comarch HRM przez  pracownika  w panelu po lewej stronie widoczna jest zakładka „Obieg dokumentów”, w którą należy kliknąć.

Następnie pracownik Comarch HRM powinien kliknąć na jeden z widocznych dla niego obiegów, w którym chce zainicjować i zapisać dokument.

Wówczas zostaje wyświetlone okno „Comarch DMS” – okno logowania do Comarch DMS, w którym pracownik powinien wpisać login i hasło  operatora Comarch DMS, do którego przypisano go na karcie pracownika w Comarch DMS w ramach pola „Pracownik ERP Optima”.

Po wpisaniu poprawnych danych w oknie „Comarch DMS” pracownik Comarch HRM powinien nacisnąć przycisk „Zatwierdź”.

Po kliknięciu na przycisk „Zatwierdź” zostaje otwarta karta nowego dokumentu w Comarch DMS w aplikacji serwerowej (dawna web), w ramach typu obiegu Comarch DMS wybranego przez administratora Comarch HRM podczas konfiguracji integracji (zob. Uruchamianie integracji Comarch DMS z Comarch HRM). W ramach zainicjowanego dokumentu możliwe jest wpisanie wartości w edytowalnych kontrolkach na dokumencie.

Po uzupełnieniu wartości pracownik ComarchHRM zapisuje dokument, klikając na ikonę  [Zapisz].

Jeżeli w Comarch DMS nie nadano wcześniej pracownikowi Comarch DMS, do którego przypisano danego pracownika Comarch ERP Optima, uprawnień do pierwszego etapu, wówczas dalsza edycja wartości w kontrolkach nie jest możliwa, a w polu „Przekazanie” po prawej stronie karty obiegu widoczna jest informacja „Nie posiadasz uprawnień do modyfikacji tego dokumentu.”.

Rozpoczynanie pracy z Comarch DMS  przez pracownika danej spółki Comarch ERP Optima, który nie został przypisany do operatora Comarch DMS w zakładce „Struktura organizacyjna”

Po zalogowaniu do Comarch HRM przez  pracownika  w panelu po lewej stronie widoczna jest zakładka „Obieg dokumentów”, w którą należy kliknąć.

Następnie pracownik Comarch HRM powinien kliknąć na jeden z widocznych dla niego obiegów, w którym chce zainicjować i zapisać dokument.

Po kliknięciu na dany obieg pracownik Comarch HRM zostaje od razu przeniesiony na otwartą kartę nowego dokumentu w Comarch DMS w aplikacji serwerowej (dawna web), w ramach typu obiegu Comarch DMS, wybranego przez administratora Comarch HRM podczas konfiguracji integracji (zob. Uruchamianie integracji Comarch DMS z Comarch HRM).

Jednocześnie pracownik Comarch HRM zostaje dodany do listy pracowników w Comarch DMS – nadany login jest widoczny w  prawym górnym rogu karty zainicjowanego dokumentu.

W ramach zainicjowanego dokumentu możliwe jest wpisanie wartości w edytowalnych kontrolkach na dokumencie.

Po uzupełnieniu wartości pracownik Comarch HRM zapisuje dokument, klikając na ikonę  [Zapisz].

Dalsza edycja wartości w kontrolkach nie jest możliwa, a w polu „Przekazanie” po prawej stronie karty obiegu widoczna jest informacja „Nie posiadasz uprawnień do modyfikacji tego dokumentu.”.

Jeżeli pracownik Comarch HRM utworzył właśnie dokument i chce zobaczyć listę dokumentów, które zapisał w Comarch DMS, powinien kliknąć na ikonę  [Dokumenty w obiegu] w Comarch DMS.

Jeżeli pracownik Comarch HRM jedynie zainicjował i zapisał dokumenty,  a nie ma do nich uprawnień na następnym etapie, wówczas widok listy dokumentów będzie pusty.

W takim wypadku, aby  zobaczyć listę dokumentów, które zainicjował i zapisał, pracownik Comrch HRM powinien kliknąć na ikonę [Filtry] i w polu „Status dokumentu” zaznaczyć:

Aby wyłączyć filtr, należy kliknąć na ikonę [Usuń filtry].

Pracownik Comarch HRM po przejściu na listę dokumentów Comarch DMS domyślnie znajduje się w katalogu „Wszystkie obiegi” ale może wybrać konkretny obieg na liście obiegów i zastosować wspomniane filtry w jego obrębie.

Pracownik Comarch HRM może również przejść na listę dokumentów w Comarch DMS z poziomu zakładki „Obieg dokumentów” w Comarch HRM, klikając na przycisk   [Przejdź do Comarch DMS].