Funkcjonalność umożliwia zmianę zadanego czasu na realizację zadania na aktualnym etapie (w zależności od uprawnień – przez osobę, do której etap jest przypisany; przez operatora z etapu poprzedzającego). Umożliwia to modyfikację zadanego w konfiguracji czasu, np. 2 dni. Czas dwóch dni może zostać skrócony (pilna sprawa) lub wydłużony (dokument wymaga dłuższej pracy). Modyfikacja odbywa się w zakresie minut, godzin lub dni.

Zmiana zadanego czasu możliwa jest, gdy na właściwościach etapu, w zakładce „Schemat obiegu”, w zakładce „Przekazanie”, w sekcji „Czas na realizację zadania” został zaznaczony parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora”. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to na szczegółach dokumentu prezentowana będzie ikona służąca do jego edycji .

Przyklad

Na realizację zadania w etapie „Dekretacja”  ustawiono w konfiguracji obiegu 20 minut.

Kiedy operator wszedł do dokumentu, pozostało mu jeszcze 12  minut na realizację zadania.

 

 

Wtedy operator kliknął na ikonę , zmienił czas na realizację zadania na 25 minut i zapisał zmianę.

 

 

Wówczas w polu „Czas na realizację zadania w etapie” wyświetlił się nowoustawiony czas, pomniejszony o liczbę minut, które upłynęły od czasu przekazania dokumentu do operatora – w tym przypadku o 8 minut.

 

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu. Czas liczony jest także w sytuacji, gdy dokument został cofnięty z następnego etapu. Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora” jest aktywny i operator na dokumencie ustawi nową wartość, to czas z konfiguracji zostaje zmieniony na nowy czas wprowadzony przez operatora.

Podczas modyfikacji czasu na karcie dokumentu, kliknięcie na ikonę kosza przerywa edycję czasu i przywraca czas sprzed zmiany. Nowe wartości należy zapisać przy użyciu dyskietki .

Funkcjonalność zakłada możliwość zmiany czasu na realizację zadania dla kolejnego etapu. O tej możliwości decyduje aktywność parametru „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” na właściwościach etapu, w zakładce „Schemat obiegu”, w zakładce „Przekazanie” w sekcji „Czas na realizację zadania” .

Aktywność parametru jest ściśle uzależniona od funkcjonalności „Czas na realizację zadania”. Parametr jest nieaktywny, gdy na danym etapie nie określono czasu na realizację zadania i na szczegółach dokumentu nie jest prezentowana sekcja „Czas na realizację zadania w wybranym etapie”.

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu. Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” jest aktywny i operator na dokumencie na etapie poprzedzającym ustawi nową wartość, to czas z konfiguracji zostaje nadpisany nowym czasem zdefiniowanym przez operatora. Modyfikacja czasu zostanie wyświetlona na dokumencie w następnym etapie w sekcji „Czas na realizację zadania w etapie”.

Edycja, modyfikacja i zapis funkcjonalności działa analogicznie jak funkcjonalność zmiany czasu na realizację zadania w etapie.

Uprawnienia nadane z poziomu szczegółów dokumentu do kolejnego etapu po zapisaniu dokumentu DMS są zapamiętywane. Zapamiętywana jest również informacja o zawężeniu uprawnień do dokumentu. Jeżeli dostęp do etapu posiada kilku operatorów, zapisane informacje przez jednego operatora będą udostępniane również pozostałym.

Funkcjonalność podpowiadania najczęściej wybieranego etapu podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu obejmuje zapisywanie dla każdego operatora i typu obiegu informacji o wyborach dokonanych podczas przekazania dokumentu do kolejnego etapu. W polu „Następny etap” wyświetlany jest ten etap, który był częściej wybierany podczas przekazania do kolejnego etapu przez określonego pracownika, w ramach wskazanego typu obiegu, w zadanym okresie analizy danych (30 dni).

Aby korzystać z analizy wyboru następnego etapu i następnie z automatycznych podpowiedzi etapów, konieczne jest spełnienie warunków:

W panelu użytkownika na zakładce Szczegóły dokumentu udostępniono ekspander „Podpowiadanie etapów”, w którym pracownik może określić, czy proponowanie kolejnego etapu jest włączone, oraz może wskazać typy obiegów, dla których taka analiza będzie realizowana.

Na diagramie przebytych etapów zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator przekazujący dokument do następnego etapu.

Na końcu imienia i nazwiska operatora, w nawiasach zwykłych prezentowany jest skrót spółki. Oznacza to, że dokument do następnego etapu przekazała operator będący w prezentowanej spółce. Takie samo oznaczenie dotyczy operatora, który inicjował dokument.

Na formatce „Lista osób uprawnionych do pracy z dokumentem w następnym etapie” zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator.

Spółka (skrót) prezentowana jest na końcu nazwy działu i/lub operatora.

Zasada nadawania uprawnień do kolejnego etapu podczas pracy z dokumentem w trybie wielofirmowym, jest taka sama jak w przypadku nadawania uprawnień podczas definicji konfiguracji typu obiegu.

Nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia Pracownik, Dział, Stanowisko.