Panel ten dotyczy przekazywania dokumentów pomiędzy etapami.

Prezentacja sposobu przekazania dokumentu uzależniona jest od ustawień konfiguracyjnych: przekazanie ręczne (dowolny etap) lub w oparciu o diagram procesu.

Nie można przekazywać dokumentu w stanie usunięty/archiwalny.

Przekazanie ręczne dokumentu dotyczy sytuacji, gdy podczas definiowania typu obiegu przez administratora na zakładce „Schemat Obiegu” nie został zdefiniowany schemat (diagram) obiegu.

Na szczegółach dokumentu prezentowane są wszystkie zdefiniowane etapy obiegu w formie kontrolki „Następny etap” z rozwijalną listą wartości.

Przekazanie dokumentu automatyczne (na podstawie diagramu) – zdefiniowany przez administratora diagram obiegu dokumentów jest dostępny na szczegółach dokumentu pod ikoną . Przekazanie jest realizowane na podstawie schematu (algorytmu).

Kolejny etap schematu przekazania wyświetlany jest w kontrolce „Następny etap”. Na rozwijanej liście w tej kontrolce wyświetlone zostaną alternatywne etapy, jeżeli na diagramie została uwzględniona opcja wyboru etapu.

Przekazanie po zadanym czasie – dotyczy obu powyższych form przekazania. Polega na ustawieniu docelowego etapu i czasu, po którym system sam przeniesie dokument dalej, jeśli w zadanym terminie nie wykona tego operator.

Ustawienia przekazania czasowego są dostępne w definicji obiegu dokumentu na zakładce „Schemat Obiegu” → „Przekazanie” → „Przekazanie czasowe”.

Dokument znajdujący się w etapie ze statusem „Zakończony” może podlegać „automatycznemu przekazaniu czasowemu”.

W przypadku, gdy na definicji obiegu dokumentów nie zbudowano diagramu przepływu pracy z dokumentem, umożliwiono przekazywanie dokumentu do etapu, w którym aktualnie znajduje się zalogowany operator. Rozwiązanie może być zastosowane w sytuacji, gdy wielu operatorów uprawniono do tego samego etapu i wymagana jest akceptacja wszystkich, przy czym lista operatorów uprawnionych do etapu jest inna dla każdego dokumentu.

– informacja wyświetlana na szczegółach dokumentu w panelu przekazania. Informację można zdefiniować w polu „Źródło” na właściwościach etapu → zakładka „Schemat Obiegu” → zakładka „Ogólne”.

– informacja wyświetlana na szczegółach dokumentu w panelu przekazania. Informację można zdefiniować w polu „Postępowanie” na właściwościach etapu → zakładka „Schemat Obiegu” → zakładka „Ogólne”.

– uprawnieni pracownicy, stanowiska lub działy do aktualnego etapu danego dokumentu. Te uprawnienia można zdefiniować w polu „Uprawnienia” na właściwościach etapu → zakładka „Schemat Obiegu” → zakładka „Uprawnienia”.

– funkcjonalność prezentująca czas na realizację zadania w danym etapie (zob. Czas na realizację zadania). Wartości zdefiniowane są na właściwościach etapu (zakładka „Przekazanie”). Ikona „ołówka” świadczy o możliwości zmiany wartości (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na aktualnym etapie). Prezentacja ikony uzależniona jest od zaznaczenia parametru „Możliwość zmiany czasu przez operatora.”

– funkcjonalność informująca operatora o długości czasu przeterminowania dokumentu. Czas przeterminowania liczy się od momentu upływu czasu na realizację zadania ustawionego w konfiguracji etapu. Funkcjonalność określenia czasu dokumentu przeterminowanego jest prezentowana „zamiennie” z funkcjonalnością określenia czasu na realizację zadania. W momencie, gdy kończy się czas na realizację zadania ustawiony dla dokumentu w etapie, aplikacja prezentuje czas przeterminowania tego dokumentu w etapie.

– kontrolka z rozwijalną listą etapów zdefiniowanych na typie obiegu. W przypadku automatycznego przekazania dokumentów prezentowane są przypisane etapy wynikające z diagramu. W drugim przypadku prezentowana jest lista wszystkich etapów zdefiniowanych w danym typie obiegu.

[Przejdź do następnego etapu] – zatwierdzenie przekazania dokumentu do wskazanego etapu.

[Cofnij dokument] – cofnięcie dokumentu do poprzedniego etapu (zob. Cofnięcie dokumentu do poprzedniego etapu).

– pole do wprowadzenia komentarza na dokumencie. Komentarz prezentuje wartości, które będzie widział operator uprawniony do dokumentu w następnym kroku. Te same dane będą widoczne w polu „Przebiegu” dla wszystkich operatorów, którzy są w danym typie obiegu.

– funkcjonalność prezentująca czas na realizację zadania w następnym etapie. Przez następny etap należy rozumieć etap wybrany w kontrolce „Następny etap.” Wartości zdefiniowane są na właściwościach następnego etapu (zakładka „Przekazanie”). Ikona świadczy o możliwości zmiany wartości (zob. Zmiana czasu na realizację zadania na następnym etapie). Prezentacja ikony uzależniona jest od zaznaczenia parametru „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie”.

Przyklad

W ramach definicji etapu ustawiono dla etapu „Dekretacja” czas na wykonanie zadania 13 min, zaznaczono też parametr „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie”.

 

 

Przy takim ustawieniu dla użytkownika znajdującego się na wcześniejszym etapie obiegu dokumentu – etapie „Rejestracja”- wyświetlany jest następujący widok:

 

 

Operator może zmienić czas na realizację zadania w następnym etapie za pomocą ikony , ponieważ w ustawieniach obiegu zaznaczono „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie”.

– funkcjonalność umożliwia wskazanie w następnym etapie uprawnionego: działu, stanowiska lub pracownika. Istnieje możliwość dodania do następnego etapu kilku pracowników, stanowisk lub kilku działów. W pierwszej kolejności na liście uprawnionych prezentowani są operatorzy/stanowiska/działy zdefiniowani w konfiguracji etapu. Następnie na dokumencie operator może nadać dodatkowe uprawnienia samodzielnie (zob. Zapamiętanie dynamicznych uprawnień po zapisaniu dokumentu). Funkcjonalność ręcznego dodania uprawnionych nie jest możliwa, jeśli na definicji etapu (Schemat obiegu → Uprawnienia → Uprawnienia do etapu) został odznaczony parametr „Uprawnienia dodatkowe”. Uprawnienia, które zostały nadane z poziomu szczegółów dokumentu do kolejnego etapu po zapisaniu dokumentu DMS są zapamiętywane (zob. Zapamiętanie dynamicznych uprawnień po zapisaniu dokumentu).

– po kliknięciu w ten link zostaje  zaprezentowana lista osób uprawnionych do następnego etapu. W przypadku, gdy w uprawnieniu powyżej wybrano stanowisko lub dział, na tej formatce zostaną wyświetlone wszystkie osoby przypięte do wybranego działu lub/i osoby, które mają przypisane wybrane stanowisko.

Dostępna jest również funkcjonalność zawężania listy operatorów uprawnionych do następnego etapu.

Aplikacja oferuje możliwość zawężania listy operatorów uprawnionych do pracy z wybranym etapem. Aktywność funkcjonalności uzależniona jest od parametru na właściwościach etapu „Zawężanie uprawnień na wcześniejszym etapie” w sekcji „Uprawnienia do etapu” w zakładce „Uprawnienia”.

Zaznaczenie parametru umożliwia zmianę listy osób uprawnionych do następnego etapu. Zmiany można dokonać na każdym etapie obiegu dokumentu. Domyślnie funkcja jest nieaktywna.

Funkcjonalność znajduje się pod linkiem „Osoby uprawnione do wybranego etapu” na szczegółach dokumentu w panelu przekazania. Na zakładce „Pracownicy” prezentowane są wszystkie osoby uprawnione do pracy z dokumentem w następnym etapie (także pracownicy działów oraz pracownicy z nadanym uprawnieniem typu stanowisko). Na zakładce „Działy” prezentowane są wszystkie działy, których pracownicy są uprawnieni do pracy z dokumentem w następnym etapie.

Mechanizm pozwala na zawężanie uprawnień do wskazanego etapu poprzez odznaczenie pracownika lub działu.

Za pomocą funkcji „Szukaj” można odnaleźć pracownika lub dział w przypadku dużej ilości osób lub działów na formatce. Odznaczenie operatora skutkuje dla niego utratą możliwości pracy z dokumentem w następnym etapie. Za pomocą opcji „Zaznacz wszystkich” możliwe jest ponowne oznaczenie wszystkich osób lub działów uprawnionych do dalszej pracy z dokumentem.

Po zawężeniu listy uprawnionych operatorów aplikacja informuje o tym użytkownika na szczegółach dokumentu.

Jeżeli dokument nie spełnia warunków żadnego z dostępnych etapów, aplikacja informuje o tym użytkownika odpowiednim komunikatem: „Wartości kontrolek nie spełniają warunków przekazania dokumentu do następnego etapu. Zweryfikuj dane.”.

W rezultacie takiej sytuacji nie można przekazać dokumentu dalej i lista dostępnych etapów jest pusta. Żeby przejść do następnego etapu, należy zweryfikować dane wprowadzone w kontrolkach.
Komunikat wyświetlany jest po kliknięciu w ikonę .

Warunek przekazania dokumentu do danego etapu jest definiowany w definicji typu obiegu, w zakładce „Schemat obiegu”, w zakładce „Przekazanie”, w oknie wyświetlanym po kliknięciu w link „Definiuj warunki” (zob. Właściwości etapu – zakładka Przekazanie).

Przyklad

W ustawieniach typu obiegu operator wybrał etap „Dekretacja” i w ramach zakładki „Przekazanie” kliknął w link „Definiuj warunki”.

 

 

Następnie w otwartym oknie operator  zapisał warunek – aby dokument został przekazany do tego etapu, w kontrolce Wartość netto (netto) musi zostać wpisana wartość większa od 0.

 

 

Po zapisaniu typu obiegu operator zainicjował i zapisał nowy dokument, a następnie próbował przekazać go do etapu „Dekretacja” – nie wpisał jednak wartości większej od 0 w kontrolce Wartość netto (netto), więc  nazwa  następnego etapu nie jest wyświetlana w pou Następny etap, obok znajduje się ikona , zaś przekazanie dokumentu do etapu „Dekretacja” nie jest możliwe.

 

Funkcjonalność umożliwia cofnięcie dokumentu do wcześniejszego etapu w sytuacji, gdy dokument został przekazany do etapu na skutek pomyłki.

Możliwe jest cofnięcie do etapu poprzedniego lub jeszcze wcześniejszych, za każdym razem o jeden etap wstecz. Nie ma znaczenia, czy w danym typie obiegu zdefiniowany jest schemat obiegu dokumentu.

Dokument przekazywany jest zawsze do etapu, z którego trafił do obecnego etapu. Funkcjonalnością cofania nie zostały objęte dokumenty wystawiane w obiektach typu repozytorium dokumentów.

Operator cofa dokumenty za pomocą ikony umieszczonej w sekcji „Przekazanie”.

Funkcjonalność cofania dokumentów jest dostępna dla każdego operatora, nie zależy od indywidualnych uprawnień. W momencie cofania dokumentu aplikacja wyświetla komunikat informujący operatora o wykonywanej czynności: „Cofnięcie dokumentu spowoduje przekazanie dokumentu do poprzedniego etapu. Czy chcesz kontynuować?”. Aby cofnąć dokument, należy wybrac opcję „Tak”.

Na dokumentach w statusie:

nie jest prezentowana ikona cofania.

Może zdarzyć się sytuacja, w której operator przed cofnięciem dokumentu, modyfikował dokument w aplikacji. Na cofniętym dokumencie:

Po cofnięciu dokumentu aplikacja uwzględnia zawężenie uprawnień, które zostały zdefiniowane na etapie, do którego dokument został cofnięty.

W sytuacji, gdy dokument zostaje cofnięty do etapu, na którym były zdefiniowane warunki wejścia do etapu, aplikacja ich nie sprawdza. Należy założyć, że dokument spełniał warunki wejścia do etapu skoro był w nim już wcześniej.

Jeżeli na etapie, do którego cofnięto dokument zostało ustawione uprawnienie „Stanowisko powiązane ze strukturą”, w takiej sytuacji po cofnięciu dokument powinien widzieć kierownik właściciela dokumentu z tego etapu. Nie ma tu znaczenia, że na etapie, z którego cofnięto dokument jest aktywny parametr „Automatyczna zmiana właściciela dokumentu”. Aplikacja zapamiętuje właściciela dokumentu z etapu poprzedniego (przed zmianą ręczną lub automatyczną).

Jeżeli na etapie, do którego cofnięto dokument ustawiony jest parametr:

to w momencie cofnięcia dokumentu do tego etapu, zostają wysłane informacje mailowe.

Funkcjonalność cofania dokumentów działa w sposób analogiczny jak przekazanie dokumentu do następnego etapu.

Jeżeli na etapie, z którego operator cofa dokument, ustawiony jest czas na realizację zadania, to w wyniku cofnięcia dokumentu, czas ulega przerwaniu. Podobnie jest w przypadku funkcjonalności „Umieść zadanie w Terminarzu”. Cofnięcie dokumentu powoduje zamknięcie zadania w Terminarzu pracownika i utworzenie nowego zadania w terminarzu dla etapu, do którego został cofnięty dokument (jeżeli na jego właściwościach był aktywny parametr o umieszczeniu dokumentu w terminarzu).

Funkcjonalność umożliwia określanie czasu, jakim dysponuje operator od momentu otrzymania dokumentu w danym etapie do momentu przekazania do następnego etapu.

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu, również w sytuacji, gdy dokument trafił z przekazania automatycznego.

Czas jest wyświetlany w ramach pola „Czas na realizację zadania w etapie”.

Na właściwościach etapu, w ramach zakładki „Schemat obiegu”, na zakładce „Przekazanie”, w sekcji „Czas na realizację zadania” operator z uprawnieniami administratora definiuje czas na realizację zadania w danym etapie.

Jeśli ustawiono czas na wykonanie zadania, wówczas obok dokumentu na liście dokumentów widoczna jest ikona zegara , a w kolumnie „Czas na realizację zadania”   można  sprawdzić, ile czasu jeszcze pozostało.

Po upływie zadanego czasu dokument staje się dokumentem przeterminowanym i naliczany jest czas przeterminowania dokumentu.

Wówczas na dokumencie zamiast pola „Czas na realizację zadania w etapie” wyświetlane jest pole „Został przekroczony czas realizacji zadania o” , gdzie widać, ile czasu upłynęło od zakończenia czasu na realizację zadania; obok znajduje się czerwony wykrzyknik.

Jeśli czas wyznaczony na wykonanie zadania już upłynął, wówczas obok dokumentu na liście dokumentów widoczna jest ikona zegara z wykrzyknikiem , a w kolumnie „Czas na realizację zadania”   można  sprawdzić, ile czasu upłynęło od zakończenia okresu na realizację zadania.

Funkcjonalność umożliwia zmianę zadanego czasu na realizację zadania na aktualnym etapie (w zależności od uprawnień – przez osobę, do której etap jest przypisany; przez operatora z etapu poprzedzającego). Umożliwia to modyfikację zadanego w konfiguracji czasu, np. 2 dni. Czas dwóch dni może zostać skrócony (pilna sprawa) lub wydłużony (dokument wymaga dłuższej pracy). Modyfikacja odbywa się w zakresie minut, godzin lub dni.

Zmiana zadanego czasu możliwa jest, gdy na właściwościach etapu, w zakładce „Schemat obiegu”, w zakładce „Przekazanie”, w sekcji „Czas na realizację zadania” został zaznaczony parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora”. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to na szczegółach dokumentu prezentowana będzie ikona służąca do jego edycji .

Przyklad

Na realizację zadania w etapie „Dekretacja”  ustawiono w konfiguracji obiegu 20 minut.

Kiedy operator wszedł do dokumentu, pozostało mu jeszcze 12  minut na realizację zadania.

 

 

Wtedy operator kliknął na ikonę , zmienił czas na realizację zadania na 25 minut i zapisał zmianę.

 

 

 

Wówczas w polu „Czas na realizację zadania w etapie” wyświetlił się nowoustawiony czas, pomniejszony o liczbę minut, które upłynęły od czasu przekazania dokumentu do operatora – w tym przypadku o 8 minut.

 

 

 

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu. Czas liczony jest także w sytuacji, gdy dokument został cofnięty z następnego etapu.

Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu przez operatora” jest aktywny i operator na dokumencie ustawi nową wartość, to czas z konfiguracji zostaje zmieniony na nowy czas wprowadzony przez operatora.

Podczas modyfikacji czasu na karcie dokumentu, kliknięcie na ikonę kosza przerywa edycję czasu i przywraca czas sprzed zmiany. Nowe wartości należy zapisać przy użyciu dyskietki .

Funkcjonalność zakłada możliwość zmiany czasu na realizację zadania dla kolejnego etapu. O tej możliwości decyduje aktywność parametru „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” na właściwościach etapu, w zakładce „Schemat obiegu”, w zakładce „Przekazanie” w sekcji „Czas na realizację zadania”.

Aktywność parametru jest ściśle uzależniona od funkcjonalności „Czas na realizację zadania”.

Parametr jest nieaktywny, gdy na danym etapie nie określono czasu na realizację zadania i na szczegółach dokumentu nie jest prezentowana sekcja „Czas na realizację zadania w wybranym etapie”.

Czas na realizację zadania w etapie liczy się od momentu przekazania dokumentu z poprzedniego etapu.

Jeżeli parametr „Możliwość zmiany czasu na wcześniejszym etapie” jest aktywny i operator na dokumencie na etapie poprzedzającym ustawi nową wartość, to czas z konfiguracji zostaje nadpisany nowym czasem zdefiniowanym przez operatora.

Modyfikacja czasu zostanie wyświetlona na dokumencie w następnym etapie w sekcji „Czas na realizację zadania w etapie”.

Edycja, modyfikacja i zapis funkcjonalności działa analogicznie jak funkcjonalność zmiany czasu na realizację zadania w etapie.

Prawy panel szczegółów dokumentu prezentuje przebieg dotychczas zrealizowanych etapów.

Etap aktualny prezentowany jest na schemacie w kolorze pomarańczowym. W przypadku gdy proces złożony jest z wielu etapów, na diagramie wyświetlane są informacje od najpóźniejszych (etap bieżący) do najstarszych. Diagram przebytych etapów można przewijać za pomocą scrolla.

Na schemacie graficznym obok każdego etapu prezentowany jest czas, jaki dokument przebywał w danym etapie, a także czas przeterminowania dokumentu.

Na strzałce pomiędzy etapami prezentowane są następujące informacje:

Diagram przebytych etapów zaczyna się od strzałki, na której prezentowany jest login operatora inicjującego dokument oraz data i czas tej czynności. W trybie wielospółkowym na strzałce początkowej wyświetlany jest także skrót nazwy spółki, w ramach której został utworzony dokument.

Czas przebywania dokumentu w etapie liczy się od momentu „wejścia” dokumentu do etapu do momentu „wyjścia” dokumentu, czyli przekazania do następnego etapu. Nie ma znaczenia forma przekazania, ani który operator to zrobił (np. zastępujący). Nie ma znaczenia także czy na danym etapie był określony czas na realizację zadania.

Dodatkowo, gdy dokument miał zdefiniowany czas na realizację zadania i operator nie dokonał przekazania dokumentu w określonym czasie, prezentowany jest czas przeterminowania dokumentu. Czas przeterminowania nie sumuje się z czasem na realizację zadania, jest naliczany od momentu upływu czasu na realizację zadania.

Na diagramie przebytych etapów etap, do którego cofnięto dokument zostaje oznaczony ikoną .

Uprawnienia nadane z poziomu szczegółów dokumentu do kolejnego etapu po zapisaniu dokumentu DMS są zapamiętywane. Zapamiętywana jest również informacja o zawężeniu uprawnień do dokumentu. Jeżeli dostęp do etapu posiada kilku operatorów, zapisane informacje przez jednego operatora będą udostępniane również pozostałym.