Okno „Wykonywane akcje” to okno powiadomień o wykonywanych akcjach. Zostaje wywołane, jeśli użytkownik dla co najmniej jednego elementu na liście dokumentów w ramach menu kontekstowego wybierze jedną z poniższych opcji:

Po wybraniu opcji z menu kontekstowego na belce nad Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka, która znika po otwarciu okna.

Informacje dotycząca zakończonych akcji znajdują się w oknie aż do czasu drugiego wylogowania z systemu po zapoczątkowaniu akcji.

W ramach okna Wykonywane akcje wyświetlane są następujące elementy:

• Komunikat o działaniu w tle wykonywanej akcji

 

• Nazwa akcji i jej stan, przykładowo Trwa przenoszenie, Zakończono usuwanie, Usuwanie – jeżeli trwa oczekiwanie na rozpoczęcie akcji

 

• Pasek postępu – informuje o aktualnym stanie realizacji akcji. Jeżeli akcja została poprawne zakończona, obok paska wyświetlana jest ikona , natomiast jeśli wystąpiły błędy i akcja nie została wykonana dla części elementów – ikona .

 

 

 

 

• Informacja o przeprocesowaniu akcji dla danej liczby elementów spośród wszystkich wybranych elementów wraz z czasem, jaki pozostał do zakończenia wykonywania akcji albo informacja „Oczekuje”.

 

 

 

• Znak , za pomocą którego można zatrzymać akcję, gdy operator przesunie na niego kursor, wyświetlona zostaje informacja Anuluj akcję. Po wyborze tego znaku pasek postępu zostaje zatrzymany na takim etapie, na jakim jest – czyli np. jeżeli przenoszono 100 dokumentów, a naciśnięto, gdy informacja pod paskiem postępu brzmiała Przeniesiono 50 z 100, wówczas 50 dokumentów jest przeniesionych do wyznaczonej lokalizacji, 50 pozostałych pozostaje w pierwotnej lokalizacji, a w nazwie akcji widoczny jest napis Zakończono przenoszenie. Jeśli akcja miała status Oczekuje, wtedy po wybraniu akcja zostaje anulowana bez podania informacji.

 

Uwaga

Po kliknięciu znaku nie ma możliwości wznowienia przerwanych akcji – konieczne jest ponowne wybranie plików i uruchomienie akcji.

 

 

• Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana np. jako Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>. Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

 

 

 

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk  , znak lub kliknąć poza oknem.

• Link Wyczyść zakończone akcje – po jego naciśnięciu, jeżeli wszystkie akcje są zakończone, informacje o nich zostaną usunięte. Natomiast jeśli akcje wciąż trwają, wówczas tylko informacje dotyczące akcji zakończonych zostaną usunięte, a informacje o trwających akcjach pozostaną.

Akcje w ramach okna Wykonywane akcje są ustawione w taki sposób, że te najdawniej rozpoczęte znajdują się w dolnej części okna.

Jeżeli w oknie Wykonywane akcje wyświetlane są więcej niż 4 akcje, wówczas istnieje możliwość przechodzenia do kolejnych akcji za pomocą suwaka z prawej strony okna.

Uwaga

Foldery nie podlegają archiwizacji ani unieważnieniu.

Jeśli użytkownik wybierze opcję [Unieważnij dokument] dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie unieważniono: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

 

Jeżeli natomiast użytkownik wybierze opcję   [Archiwizuj] dla folderu, wówczas w oknie wykonywanych akcji pojawi się informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jako “Nie zarchiwizowano: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>”.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie zarchiwizowano i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

 

Okno Wykonywane akcje jest dostępne również z listy dokumentów w koszu.

Po naciśnięciu przycisku [Prześlij] w prawym górnym rogu okna Repozytorium i wyborze plików lub przesłaniu ich za pomocą metody drag&drop nie jest wyświetlane okno Wykonywane akcje, ale osobne okno transferu plików (zob. Dokumenty w Repozytorium).

Jeśli dla części wybranych elementów akcja nie została wykonana, wówczas po kliknięciu w oknie Wykonywane akcje w link [Nie usunięto] dostępne są następujące komunikaty, informujące o powodzie, dla którego nie wykonano akcji dla konkretnego elementu:

Jeżeli próbowano przeprowadzić archiwizację pliku:

Dostęp do zarządzania wersjami dokumentu ma jedynie operator, który posiada w stosunku do niego uprawnienia na poziomie:

Dla operatora o takich uprawnieniach po zaznaczeniu jednego dokumentu na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym dostępna jest akcja [Zarządzaj wersjami].

Akcję tę można także wybrać, klikając link [Zarządzaj wersjami] w zakładce „Szczegóły” na prawym panelu, który pokazuje się po zaznaczeniu dokumentu lub z menu kontekstowego przy danym dokumencie.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] jest dostępna tylko w menu kontekstowym pojedynczego dokumentu.

W przypadku zaznaczenia wielu dokumentów opcja nie jest aktywna.

Uwaga

Opcja [Zarządzaj wersjami] nie jest dostępna w ramach zakładki [Kosz] ani na liście dokumentów w sekcji „Pliki usunięte po retencji” w zakładce „Zarządzanie aplikacją”.

Po wyborze opcji Zarządzaj wersjami zostaje otwarte okno Zarządzaj wersjami, w ramach którego dostępne są wszystkie wersje dokumentu, które dotychczas dodano.

Opcja Zarządzaj wersjami jest aktywna także dla dokumentów, które mają tylko jedną wersję – w oknie zarządzania wersjami możliwe jest dodanie kolejnej wersji.

W ramach okna zarządzania wersjami wyświetlane są:

Od wersji 2023.0.0 w przypadku wersji pliku, która została usunięta z usługi IBARD lub z bazy MongoDB,  obok kolumny Dodano  widoczna jest ikona , a po przesunięciu na nią kursora wyświetlany jest napis „Plik usunięty”.

Liczba wersji wyświetlanych na liście jest zależna od zaznaczenia/odznaczenia parametru Zachowaj na zawsze. W przypadku, gdy:

Wersja bieżąca nie może ulec automatycznemu usunięciu, ponieważ nie jest możliwe zaznaczenie dla niej parametru Zachowaj na zawsze.

Uwaga

Jeżeli po kliknięciu akcji [Prześlij nową wersję] w ramach okna dialogowego zostanie wybrany do przesłania plik o innej nazwie niż wersjonowany dokument w Repozytorium, ale o takim samym rozszerzeniu, wówczas nazwa wybranego pliku zostanie nadpisana nazwą dokumentu znajdującego się w Repozytorium.

Jeżeli użytkownik wybierze w oknie dialogowym plik o innym rozszerzeniu niż rozszerzenie dokumentu w Repozytorium, wówczas nowa wersja nie zostanie przesłana, natomiast pojawi się następujący komunikat:

 

Obok każdej pozycji na liście znajduje się również menu kontekstowe  , po kliknięciu którego dostępne są:

Dla wersji bieżącej dokumentu 2 opcje:

Dla poprzednich wersji dokumentu 4 opcje:

Dla dokumentów zarchiwizowanych albo podlegających retencji lub unieważnionych w ramach okna zarządzania wersjami każda z wersji dokumentu ma w menu kontekstowym dostępną tylko jedną opcję – [Pobierz]. Nie jest możliwe przesłanie nowej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Prześlij nową wersję] – po jego kliknięciu zostanie jedynie wyświetlony komunikat o braku możliwości zarządzania wersjami dokumentu.

Okno Zarządzaj wersjami można zamknąć, naciskając przycisk [Zamknij] , znak lub klikając poza oknem.

Numerowanie wersji odbywa się według następujących zasad:

Przyklad

Zmiana nazwy nowej wersji bieżącej dokumentu po zmianie nazwy dokumentu

Znajdujący się na liście dokumentów dokument Spis ma 2 poprzednie wersje o tej samej nazwie. Operator „Joanna Bławatek” z poziomu menu kontekstowego na liście dokumentów zmienia nazwę dokumentu ze Spis na Spis dokumentów w Repozytorium.

 

 

 

 

Następnie operator „Joanna Bławatek” otwiera okno zarządzania wersjami i wybiera wersję 2 jako bieżącą. Wersja 2 jest widoczna na liście dokumentów jako Spis dokumentów w Repozytorium, bo jej nazwa uległa automatycznej zmianie wraz ze zmianą nazwy ówczesnej wersji bieżącej.

 

 

 

 

 

Przyklad

Próba zarządzania wersjami dokumentu przez jednego użytkownika, podczas gdy drugi przeniósł dany dokument do kosza
Użytkownik „Jan Kowalski” otworzył okno zarządzania wersjami dokumentu Struktura organizacyjna, ale w tym samym czasie użytkownik „Marian Kowalski” przeniósł ten dokument do kosza. Kiedy „Jan Kowalski” próbuje wybrać którąś z opcji z menu kontekstowego danej wersji, otrzymuje poniższy komunikat

 

Przyklad

Dwóch użytkowników ma jednocześnie otwarte okno zarządzania wersjami dla tego samego dokumentu – pierwszy użytkownik usuwa jedną z wersji, a później drugi próbuje ją pobrać

Użytkownicy „Joanna Bławatek” i „Anna Nowa” mają w tym samym czasie otwarte okno zarządzania wersjami dla dokumentu Test. Użytkownik „Joanna Bławatek” usuwa wersję 2 tego dokumentu.

 

 

Następnie użytkownik „Anna Nowa” w ramach swojego okna zarządzania wersjami próbuje pobrać wersję 2 tego samego dokumentu.

 

 

Wówczas dla użytkownika „Anna Nowa” zostaje wyświetlony poniższy komunikat:

Przyklad

Pierwszy użytkownik ma otwarte okno zarządzania wersjami, ale w tym czasie drugi użytkownik przenosi dokument do lokalizacji, do której pierwszy użytkownik nie ma wystarczających uprawnień, aby zarządzać wersjami dokumentu. Kiedy pierwszy użytkownik próbuje zarządzać wersjami, wyświetla się następujący komunikat:

 

Podczas przesyłania nowej wersji pliku okno zarządzania wersjami jest blokowane spinnerem.

Usunięcie danej wersji jest możliwe w ramach okna Zarządzaj wersjami (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu) po wyborze w ramach menu kontekstowego danej wersji opcji [Usuń].

Po wyborze opcji [Usuń] zostaje wyświetlony jeden z trzech możliwych komunikatów, w zależności od rodzaju usuwanej wersji dokumentu:

• Dla wersji bieżącej (po jej usunięciu bieżącą stanie się następna w kolejce wersja)

 

• Dla wersji, której w ramach menu kontekstowego zaznaczono parametr [Zachowaj na zawsze] – choć z powodu zaznaczonego parametru nie jest możliwe automatyczne usunięcie tej wersji, można ją usunąć ręcznie:

 

 

• Dla wersji innej niż bieżąca i nieoznaczonej parametrem [Zachowaj na zawsze]:

 

 

Na każdym z przedstawionych komunikatów operator może potwierdzić usunięcie danej wersji dokumentu za pomocą przycisku [Usuń] albo, jeśli chce zrezygnować z usuwania tej wersji, wybrać opcję [Anuluj], nacisnąć znak lub kliknąć poza oknem komunikatu.

Aby umożliwić przechowywanie w chmurze IBARD dokumentów dodanych w Repozytorium oprócz odpowiedniej konfiguracji podczas instalacji (edycji pliku konfiguracyjnego appsettings.json – zob. punkt Wprowadzanie zmian w appsettings.json, pliku konfiguracyjnym serwera) konieczna jest również modyfikacja ustawień aplikacji desktopowej Comarch DMS.

W tym celu administrator Comarch DMS powinien kolejno:

1. wylogować się z aplikacji webowej Comarch DMS i zalogować do aplikacji desktopowej;

2. kliknąć w ikonę , wybrać zakładkę Przechowywanie plików, a następnie sekcję Repozytorium;

3. nacisnąć przycisk [Autoryzacja] – wówczas zostaje wyświetlone okno, w którym należy wpisać dane logowania do usługi IBARD (login i hasło) i kliknąć [Zaloguj].

Wówczas połączenie z kontem IBARD zostaje nawiązane – nazwa użytkownika wyświetla się w sekcji Repozytorium obok przycisku [Autoryzacja] w formie informacji Zalogowano użytkownika [nazwa użytkownika]. Odtąd wszystkie dokumenty przesyłane do Comarch DMS Repozytorium będą przechowywane w usłudze Comarch IBARD.

Przy takiej konfiguracji usługi IBARD, kiedy po raz pierwszy  do Repozytorium zostanie dodany dokument, w ramach usługi IBARD zostanie zapisany w automatycznie utworzonym folderze Comarch DMS Repository.  Po przesłaniu struktura folderów z modułu Repozytorium nie jest zachowana – wszystkie dokumenty, niezależnie od lokalizacji w Repozytorium, z której pochodzą, trafiają do jednego wspólnego folderu.

Jeżeli moduł Repozytorium był zintegrowany z usługą IBARD (zob. Przechowywanie plików z Repozytorium w usłudze Comarch IBARD dla administratora), to jeśli usunięto w IBARD dokument przesłany z Repozytorium, wówczas nie jest możliwy podgląd tego dokumentu w Repozytorium, wyświetlana jest jedynie następująca informacja:

Wszystkie wersje dokumentu są wyświetlane na liście wersji, ale jeżeli jako wersja bieżąca zostanie ustawiona ta, która została usunięta w IBARD, wówczas podgląd dokumentu nie jest dostępny.

Nie jest możliwe pobranie wersji dokumentu, która została usunięta w IBARD, można ją jednak usunąć z listy wersji.

Analogiczne działania mają miejsce, jeżeli dokument został usunięty z MongoDB.

Od wersji 2023.0.0 obok nazwy pliku, który został usunięty z usługi IBARD lub z bazy MongoDB , widoczna jest ikona , zaś  na prawym panelu  takiego dokumentu – oznaczenie .

Oznaczenia są widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak również z poziomu okna „Zarządzaj wersjami”

W ramach modułu Comarch DMS Repozytorium można określić, czy dokumenty, które będą przypisane do danego typu dokumentu będą podlegać retencji – czyli czy jako dokumenty zarchiwizowane będą musiały być przechowywane w repozytorium przez określony czas , bez możliwości usunięcia w tym okresie.

Retencja jest domyślnie wyłączona, może jednak zostać włączona podczas dodawania lub edycji typu dokumentu.

Włączanie retencji dla nowego typu dokumentu

Po kliknięciu ikony [Ustawienia], a następnie zakładki  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcji Typy dokumentów należy wybrać przycisk [Dodaj typ], potem zaś zakładkę Przechowywanie dokumentów.

W ramach zakładki dostępne są dwie opcje:

1. Nie określaj czasu przechowywania (wyłączona) – opcja domyślnie zaznaczona – dokumenty danego typu nie mają określonego okresu przechowywania

2. Retencja włączona– po wyborze tego pola zostaje wyświetlony komunikat informujący o warunkach i możliwościach korzystania z reguły przechowywania:

W wersji 2022.0.1 zmodyfikowana została treść komunikatu, który pojawia się po włączeniu retencji:

W wersji 2022.0.1 nastąpił szereg zmian widocznych w zakładce Przechowywanie dokumentów po włączeniu retencji:

W wersji 2022.0.1 zmianom uległy również istniejące definicje reguł retencji, które zostały dostosowane do nowego wyglądu okna. Wprowadzono następujące zmiany:

Po włączeniu retencji dla typu dokumentów można określić parametry:

Atrybut typu data, który został wybrany w polu , nie może zostać:

Uwaga

Jeżeli użytkownik podejmie próbę zaznaczenia opcji Nieaktywny  dla atrybutu, który został wskazany w polu Wybierz kryterium i zapisu zmian,  wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości dezaktywacji atrybutu.

 

 

Jeżeli użytkownik podejmie próbę usunięcia z danego typu dokumentu atrybutu, który został wskazany w polu Wybierz kryterium, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości odpięcia atrybutu.

 

2. Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania – parametr określający co stanie się z dokumentami po zakończeniu okresu retencji. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

• • • Gdy parametr jest zaznaczony, każdy dokument po zakończeniu retencji będzie przenoszony na listę dokumentów usuniętych po retencji, gdzie jeszcze przez 30 dni będzie dostępny dla administratora. Dokument po 30 dniach zostanie trwale usunięty z systemu.
    • Gdy parametr jest odznaczony, po zakończeniu retencji dokument pozostanie na liście dokumentów.
    • Ikona Info – po najechaniu kursorem myszy na ikonę wyświetlana jest informacja:

3. Powód włączenia retencji – pole tekstowe, obowiązkowe do uzupełnienia za każdym podczas włączania/wyłączania lub edycji reguły przechowywania.

Operator musi wprowadzić powód wykonania operacji, informacje te przechowywane są w historii zmian reguły przechowywania.

Aby zapisać powód włączenia/edycji/wyłączenia reguły przechowywania, wystarczy wprowadzić w polu tekstowym 1 znak.

Kiedy reguła retencji zostanie zapisana, wówczas dla danego typu dokumentu do listy atrybutów w zakładce Atrybuty zostanie dodany atrybut Kryterium okresu przechowywania, nawet jeśli nie wybrano żadnego atrybutu typu data podczas definiowania retencji.

Atrybut Kryterium okresu przechowywania:

Data, którą ustawiono w atrybucie, może być modyfikowana ręcznie do czasu archiwizacji dokumentu, później jej zmiany można dokonać za pomocą  funkcji Edycja zakończenia okresu przechowywania.

Edycja retencji typu dokumentu

Możliwe jest edytowanie warunków retencji. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. kliknąć ikonę [Ustawienia], a następnie zakładkę  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcję Typy dokumentów.

2. wywołać menu kontekstowe , najeżdżając kursorem na typ dokumentu, dla którego ma być dokonana edycja retencji

3. wybrać opcję Edytuj i  zakładkę Przechowywanie dokumentów. 

4. aby edytować dotychczasowe warunki retencji: kliknąć przycisk [Edytuj warunki przechowywania].

Wówczas wyświetlone jest ostrzeżenie "Edycja warunków przechowywania" dotyczące konieczności ostrożnego postępowania przy edycji retencji.

Jeżeli administrator chce nadal dokonać edycji, powinien wybrać przycisk [Rozumiem, chcę edytować].

Jeżeli pragnie wycofać się z edycji okresu przechowywania, może wybrać opcję [Nie, dziękuję], znak "x" albo kliknąć poza polem komunikatu.

5. Po naciśnięciu przycisku [Rozumiem, chcę edytować] zostaje przywrócona możliwość edycji wszystkich parametrów dotyczących okresu retencji, analogicznie do  opisanych przy dodawaniu nowego typu dokumentu (parametry: Przechowuj dokumenty przez określony czas, Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania, Kryterium przechowywania).

Natomiast zamiast opisania powodu włączenia retencji wymagane jest teraz określenie powodu edycji warunków przechowywania.

6. Po naciśnięciu [Zapisz] wprowadzone zmiany zostaną zastosowane w stosunku do wszystkich dokumentów danego typu.

W przypadku dokonania przez użytkownika edycji reguły retencji danego typu dokumentu:

Wyliczanie okresu retencji

W wersji 2022.0.1 nastąpiła zmiana wyliczania okresu retencji:

1. Okres retencji jest liczony od daty określonej w ramach atrybutu Kryterium okresu przechowywania

2. Koniec okresu retencji jest zależny od wybranego typu okresu – jeżeli w ramach pola Przechowuj dokumenty przez określony czas:

Przyklad

W atrybucie Kryterium okresu przechowywania wybrano 13.07.2022, a w ramach pola Przechowuj dokumenty przez określony czas 2 miesiące.

 

 

Wówczas data zakończenia okresu przechowywania = 31.07.2022 + 2 miesiące, z tym, że datą kończącą okres retencji jest ostatni kalendarzowy dzień miesiąca, który jest ostatnim okresem przechowywania– czyli w tym przypadku 30.09.2022

W takim przypadku dokument może zostać usunięty (ręcznie lub automatycznie) pierwszego dnia po ostatnim dniu ostatniego okresu przechowywania, czyli w tym przypadku 01.10.2022

Przyklad

W atrybucie Kryterium okresu przechowywania wybrano 13.07.2022, a w ramach pola Przechowuj dokumenty przez określony czas 2 lata.

 

 

Wówczas data zakończenia okresu przechowywania = 31.12.2022 + 2 lata, czyli 31.12.2024

W takim przypadku dokument może zostać usunięty (ręcznie lub automatycznie) pierwszego dnia po ostatnim dniu ostatniego okresu przechowywania, czyli w tym przypadku 01.01.2025

Wyłączanie retencji typu dokumentu

Istnieje możliwość wyłączenia retencji.

W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. kliknąć ikonę [Ustawienia] , a następnie zakładkę  Zarządzanie aplikacją, później zaś sekcję Typy dokumentów.

2. wywołać menu kontekstowe , najeżdżając kursorem na typ dokumentu, dla którego ma być dokonane wyłączenie retencji

3. wybrać opcję Edytuj i  zakładkę Przechowywanie dokumentów.

4. zaznaczyć opcję Nie określaj czasu przechowywania (wyłączona).

Pojawi się wówczas komunikat Wyłączenie reguły przechowywania ostrzegający o możliwych skutkach wyłączenia retencji.

Jeżeli administrator  nadal chce wyłączyć retencję, powinien wybrać przycisk [Zgadzam się]. Jeżeli pragnie wycofać się z wyłączania okresu przechowywania, może wybrać opcję [Nie, dziękuję], znak "x" albo kliknąć poza polem komunikatu.

5. Po kliknięciu przycisku [Zgadzam się] pod opcją Nie określaj czasu przechowywania (wyłączona) pojawia się wymagane do wypełnienia pole, w którym należy podać powód wyłączenia retencji.

6. następnie należy kliknąć [Zapisz]  - wówczas retencja zostanie wyłączona.

Od wersji 2022.0 możliwe jest przenoszenie dokumentów i folderów do innych lokalizacji w obrębie Repozytorium.

Po zaznaczeniu jednego lub więcej elementów na belce nad listą dokumentów w menu kontekstowym , na menu kontekstowym przy danym elemencie   lub po naciśnięciu przycisku [Więcej akcji] w ramach podglądu dokumentu dostępna jest opcja  [Przenieś do].

Możliwe jest przenoszenie pojedynczych lub wielu folderów (z zawartością) i dokumentów.

Dostęp do opcji przenoszenia ma:

Aby przenieść dany folder lub dokument do nowej lokalizacji trzeba mieć do niej uprawnienia co najmniej edytora. Dla operatora o uprawnieniach przeglądającego do danej lokalizacji taka lokalizacja jest widoczna w oknie przenoszenia folderu lub pliku, jednak dokonanie przeniesienia nie jest możliwe.

Operator może przenosić dokumenty aktywne, w tym również takie, których dotyczy reguła retencji, a także zarchiwizowane.

Jeżeli dany element ma zostać przeniesiony do lokalizacji, w której znajduje się jego odpowiednik pod względem rodzaju (folder/dokument) i nazwy, wówczas zostaje zapisany jako nazwa pliku (1). W nawiasie znajduje się kolejny numer pliku o tej samej nazwie i rodzaju przesłanego do danej lokalizacji.

Aby przenieść elementy, należy zaznaczyć checkbox obok jednego lub większej liczby elementów na liście dokumentów, a następnie na belce, która zostanie wyświetlona nad listą dokumentów, kliknąć w menu kontekstowe   i wybrać opcję [Przenieś do].

W przypadku przenoszenia tylko jednego elementu należy wykonać następujące kroki:

1.

2. po wyborze opcji [Przenieś do] w ramach okna Przenieś plik  wybrać lokalizację, do której ma zostać przeniesiony zaznaczony element/elementy.

W obrębie lokalizacji, do których dany operator posiada uprawnienia administratora lub edytora, możliwe jest przeniesienie elementu/elementów do każdego obszaru lub folderu, także do folderu podrzędnego (z wyjątkiem wspomnianym w powyższej uwadze).

Nie jest natomiast możliwe przeniesienie elementu/elementów do obszaru lub folderu, dla którego operator nie ma uprawnień lub ma jedynie uprawnienia przeglądającego.

Po kliknięciu jednego z obszarów element/elementy mogą zostać zapisane albo bezpośrednio w tym obszarze albo w jednym z folderów podrzędnych.

Wskazówka

Można również dodać nowy folder, do którego zostanie przeniesiony dany element/elementy. W tym celu w ramach okna Przenieś plik należy wejść do jednego z obszarów lub folderów i wybrać przycisk , wpisać nazwę nowego folderu w wyznaczonym polu, a potem nacisnąć [Dodaj] .

Na liście dostępnych folderów zostanie wówczas wyświetlony nowoutworzony folder, który może zostać wybrany przez operatora, podobnie jak inne foldery.

Jeżeli operator wpisze nazwę nowego folderu, a następnie wybierze od razu przycisk [Przenieś tutaj], wówczas nowy folder nie zostanie dodany, a folder będzie przeniesiony do obszaru nadrzędnego, w ramach którego próbowano dodać nowy folder.

 

 

Nie jest możliwe omyłkowe przeniesienie elementu do jego aktualnej lokalizacji – zarówno wszystkie elementy, które się w niej znajdują, jak i przycisk   [Przenieś tutaj] są wyszarzone.

W ramach okna Przenieś tutaj nie jest możliwe utworzenie nowego obszaru, do którego miałby zostać przeniesiony element/elementy.

Po przeniesieniu elementu/elementów do nowej lokalizacji uprawnienia użytkowników z poprzedniej lokalizacji w stosunku do niego, zarówno wynikające z poprzedniej lokalizacji, jak i nadane ręcznie, zostają utracone, natomiast element/elementy dziedziczy uprawnienia z obszaru lub folderu nadrzędnego, do którego go przeniesiono.

3. Po wyborze lokalizacji i kliknięciu [Przenieś tutaj] zostaje wyświetlony komunikat, który informuje o zmianie uprawnień do elementu/elementów.

4 Operator może potwierdzić przeniesienie elementu/elementów, wybierając   [Przenieś] lub zrezygnować z przeniesienia, naciskając [Anuluj], znak lub klikając poza oknem.

Jeżeli operator nie chce, aby komunikat ukazywał się w przyszłości, powinien zaznaczyć checkbox obok napisu Nie pokazuj więcej tego komunikatu. Już wiem, że zawsze przy przenoszeniu zmieniają się uprawnienia.

Uwaga

 Aby zaznaczenie checkboxa Nie pokazuj więcej tego komunikatu zostało zapamiętane, konieczne jest, aby po zaznaczeniu checkboxa nacisnąć przycisk [Przenieś] lub [Anuluj], aby zmiany zostały zapisane.

Jeżeli po zaznaczeniu checkboxa operator wybierze znak lub kliknie poza oknem, komunikat zostanie wyświetlony znowu przy kolejnym przenoszeniu elementów.

5 Następnie po wyborze przycisku [Przenieś] element/elementy zostają przeniesione do wybranej lokalizacji.

W przypadku zaznaczenia wielu elementów wszystkie zostaną przeniesione do tej samej lokalizacji.

Przenoszenie elementu/elementów do innej lokalizacji nie jest traktowane jako modyfikacja, więc pole Ostatnia modyfikacja w zakładce Szczegóły na prawym panelu dokumentu nie ulega zmianie po dokonaniu przeniesienia.

Po kliknięciu przycisku  w ramach okna   [Przenieś] na belce nad Repozytorium pojawia się czerwona kropka na ikonie , a po kliknięciu w ikonę zostaje otwarte okno Wykonywane akcje (zob. Okno „Wykonywane akcje”). Elementy zostają przeniesione do wybranej lokalizacji, jeśli zaś nie zostały przeniesione, operator może kliknąć w napis Nie przeniesiono w oknie Wykonywane akcje – zostanie wówczas wyświetlone okno z listą zaistniałych błędów.

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk [Zamknij], znak lub kliknąć poza oknem.

Dokument po przeniesieniu zachowuje:

Jeżeli w lokalizacji docelowej znajduje się już element tego samego rodzaju o takiej samej nazwie, to do nazwy nowoprzesłanego dokumentu zostaje dopisany w nawiasie numer wersji, np. nazwa(1).

W przypadku, jeśli użytkownik korzysta z dodawania załączników do Repozytorium za pomocą kontrolki typu załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow, w imieniu operatora domyślnego z konfiguracji, należy zwrócić uwagę na poziom uprawnień tego operatora w lokalizacji, do której zostaje przeniesiony folder:

Przyklad

Przykład odebrania uprawnień operatorowi podczas przenoszenia elementu

Operator „Joanna Bławatek” jest administratorem lokalnym obszaru Folder na dokumenty.
Operator „Anna Kowalik” jest edytorem obszaru Folder na dokumenty i obszaru Instrukcje.

 

 

„Anna Kowalik” przenosi dokument Kontrolki do mapowania z obszaru Instrukcje do obszaru Folder na dokumenty.

 

 

 

 

W tym samym czasie „Joanna Bławatek” usuwa uprawnienia operatora „Anna Kowalik” do obszaru Folder na dokumenty – w rezultacie „Anna Kowalik” nie ma już dostępu do dokumentu Kontrolki do mapowania.

 

 

 

Kosz – informacje ogólne

Kosz w module Repozytorium znajduje się pod drzewem struktury folderów, na panelu po lewej stronie i jest oznaczony ikoną [Kosz].

Do „Kosza” przenoszone są foldery i dokumenty, dla których w menu kontekstowym zaznaczono opcję „Usuń”.

Usunięte elementy są przechowywane w „Koszu” przez 30 dni, o czym informuje komunikat widoczny po wejściu do „Kosza”.  Po tym okresie są usuwane z „Kosza” i nie można ich już odzyskać.

Na pasku zawierającym informację o przechowywaniu możliwy jest również wybór opcji [Opróżnij kosz], która umożliwia natychmiastowe usunięcie wszystkich elementów znajdujących się w „Koszu”, z pominięciem 30-dniowego okresu przechowywania.

Lista folderów i dokumentów w „Koszu”

Lista folderów i dokumentów znajdujących się w „Koszu” zawiera 5 kolumn:

1. Nazwa – w tej kolumnie znajdują się nazwy folderów lub dokumentów, pod jakimi występowały one na liście folderów i dokumentów przed usunięciem.

Po kliknięciu nazwy dokumentu możliwy jest jego podgląd, z poziomu podglądu można także wybrać widoczne w dolnej części ekranu opcje: [Pobierz], [Usuń na zawsze]  i [Przywróć z kosza] (dla użytkownika o uprawnieniach „Przeglądający” dostępna jest tylko opcja [Pobierz]).

2. Usunięto – kolumna prezentuje datę dzienną przeniesienia folderu lub dokumentu do kosza

3. Autor – w kolumnie podana jest nazwa użytkownika, który dodał dany element do Repozytorium albo w którego imieniu dodano dokument do Repozytorium z poziomu kontrolki załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium).

4. Typ dokumentu – kolumna prezentująca informację o typie dokumentu, jeżeli typ nie był wybrany przed usunięciem, zostaje opisany jako „Nieokreślony”. Ta kolumna nie dotyczy folderów, dlatego widnieje przy nich myślnik -.

5. Trwałe usunięcie za – określa czas, za jaki dojdzie do trwałego usunięcia folderu lub dokumentu. W okres 30 dni wliczono dzień usunięcia.

Od wersji 2023.0.0 na liście elementów dostępna jest także kolumna z oznaczeniami dokumentów – jeśli dane dokumenty posiadały takie oznaczenia przed usunięciem.

Nad listą folderów i dokumentów znajduje się wyszukiwarka , służąca do wyszukiwania spośród wszystkich usuniętych folderów  oraz dokumentów w ramach „Kosza”.

Poniżej listy dokumentów  za pomocą opcji [Ilość na stronie] możliwy jest wybór ilości elementów wyświetlanych na stronie, zaś po prawej stronie okna można przejść do dalszych lub poprzednich stron listy usuniętych folderów i dokumentów.

W ramach kosza możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu elementów.

Kiedy operator wybierze przynajmniej jeden element, wówczas nad listą dokumentów zostanie wyświetlona belka z informacją Wybrano [ilość zaznaczonych elementów] z [ilość elementów dostępnych na całej liście]. W nagłówku listy dokumentów dostępny jest checkbox, po którego zaznaczeniu wszystkie elementy na liście zostają zaznaczone. Na belce dostępne są następujące przyciski:

Po zaznaczeniu elementu/elementów filtry pozostają widoczne i są dostępne nad belką.

Menu kontekstowe w „Koszu”

Po kliknięciu w ikonę menu kontekstowego po prawej stronie od kolumny „Trwałe usunięcie za” lub po zaznaczeniu checkboxów obok elementu/elementów i kliknięciu w ikonę menu   na belce, która pojawi się nad listą dokumentów, wyświetlane są dodatkowe opcje, uzależnione od poziomu uprawnień użytkownika:

Opcje dostępne w menu kontekstowym mają następujące funkcje:

Natomiast jeśli operator zaznaczy wiele elementów i w ramach menu kontekstowego na belce wybierze opcję [Usuń na zawsze], wówczas zostanie wyświetlony poniższy komunikat:

W obydwóch przypadkach operator może zrezygnować z usuwania elementu/elementów, wybierając przycisk [Anuluj], znak lub klikając poza oknem.

Jeżeli jednak operator nadal chce usunąć element, powinien nacisnąć [Usuń]. Wówczas w prawym górnym rogu Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawia się czerwona kropka , która znika po kliknięciu w ikonę i wyświetleniu okna wykonywanych akcji. Usuwanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Jeżeli wystąpiły błędy, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, w oknie wykonywanych akcji wyświetlana jest informacja Nie usunięto: <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie usunięto i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało. W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Aby wyjść z okna komunikatu, należy wybrać przycisk [Zamknij], znak lub kliknąć poza oknem.

Masowe pobieranie

Możliwość pobierania wielu plików jednocześnie istnieje również na poziomie kosza.

W ramach kosza również nie ma możliwości pobrania folderu – jeśli operator zaznaczy wiele elementów, w tym folder i wybierze przycisk [Pobierz], wówczas folder nie zostanie pobrany, zostanie natomiast wyświetlony następujący komunikat:

Użytkownik może wybrać jeden z przycisków:

W ramach komunikatu dostępny jest także checkbox [Nie pokazuj więcej tego komunikatu].

Jeśli użytkownik  zaznaczy checkbox i wybierze [Pobierz], wówczas komunikat nie będzie już wyświetlany.

Jeśli natomiast użytkownik zaznaczy checkbox, ale naciśnie [Anuluj] lub , wtedy komunikat zostanie znowu wyświetlony przy następnej próbie pobierania folderów.

Przywracanie folderów i plików z "Kosza"

Elementy mogą zostać również przywrócone z kosza.

Jeżeli zaznaczono co najmniej jeden element i wybrano z menu kontekstowego opcję [Przywróć], wówczas element zostaje przywrócony do wybranej lokalizacji albo nowoutworzonej po kliknięciu w ikonę    w ramach wyświetlonego okna dialogowego Wybierz nową lokalizację.

Po wybraniu lokalizacji i zatwierdzeniu jej kliknięciem w przycisk [Przywróć tutaj] zostanie otwarte okno Wykonywane akcje, a na nagłówku Repozytorium na ikonie okna Wykonywane akcje pojawi się czerwona kropka .

Przywracanie elementu/elementów odbywa się w ramach okna wykonywanych akcji (zob. Okno „Wykonywane akcje”).

Informacja o błędach, z powodu których nie przeprowadzono akcji dla wszystkich elementów, wyświetlana jest   jako Nie przywrócono <liczba elementów, dla których nie udało się przeprowadzić akcji>.

Po przesunięciu kursora na informację wyświetlana jest fraza Zobacz błędy, a kiedy operator kliknie w informację, zostanie wyświetlone okno z komunikatem dotyczącym liczby elementów, których nie przywrócono i komunikatami o powodach, dla których tak się nie stało.

W przypadku większej liczby elementów możliwe jest przechodzenie do dalszych komunikatów za pomocą znajdującego się w oknie suwaka.

Filtry w "Koszu"

W ramach "Kosza" dostępne są również filtry.

Usunięte foldery i dokumenty można filtrować według takich filtrów jak:

[Data usunięcia] - parametr, za pomocą którego ustala się zakres dat, z którego mają zostać wyświetlone usunięte wówczas foldery i dokumenty.

[Typ dokumentu] - parametr, który umożliwia wybór jednego z określonych w Repozytorium typów dokumentów i wyszukanie tylko dokumentów tego typu.

Po wyborze jednego z typów dokumentu na liście dokumentów wyświetlane są wszystkie dokumenty należące do danego typu, które znajdują się w danym katalogu oraz we wszystkich folderach podrzędnych do tego katalogu (jeśli operator ma do nich uprawnienia).

Pod nazwą dokumentu znajdującego się w folderze podrzędnym prezentowana jest nazwa tego folderu; jeśli dany dokument znajduje się bezpośrednio w folderze nadrzędnym, prezentowana jest jedynie nazwa dokumentu.

[Więcej filtrów] - parametr pozwalający na zastosowanie dodatkowych filtrów.

Po naciśnięciu pola "Dodaj nowy filtr" możliwe jest wyszukiwanie dokumentu na podstawie jednego z określonych w repozytorium atrybutów, przyporządkowanego do dokumentu.

Po kliknięciu "Dodaj kolejny filtr"  można wybrać kolejne atrybuty, według których zostanie przeprowadzone wyszukiwanie.

Filtry zostaną zastosowane po naciśnięciu przycisku  "Pokaż wyniki". Możliwe jest filtrowanie według wielu atrybutów jednocześnie.

Prawy panel w "Koszu"

W ramach kosza po wyborze checkboxa przy danej pozycji lub opcji [Zobacz/Ukryj szczegóły] w ramach menu kontekstowego dostępny jest prawy panel.

1. Po wyborze ikonki [Szczegóły]:

2. Po wyborze ikonki [Atrybuty] pokazuje się nazwa dokumentu, jego typ i dane pochodzące z atrybutów danego dokumentu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć jego atrybuty.

3. Po naciśnięciu  ikonki [Procesy powiązane z dokumentem] wyświetlane są: nazwa dokumentu i procesy powiązane z dokumentem.

Dotyczy dokumentów dodanych do Repozytorium za pomocą kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Integracja modułów Workflow i Repozytorium) oraz dokumentów dodanych z Repozytorium do kontrolki typu Załącznik w module Workflow (zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium) - dla innych dokumentów w tej zakładce widoczna jest tylko nazwa i informacje o braku dostępnych procesów.

W ramach zakładki "Procesy powiązane z dokumentem", podzielonej na dwa pola: "Aktywne" i "Zakończone", wyświetlane są takie informacje jak: oznaczenie "Główny" (jeśli dokument był procesem głównym, zob. Załącznik dodany z modułu Repozytorium), nazwa obiegu, z którego pochodzi załącznik, nazwa dokumentu w ramach obiegu i etap, na którym znajduje się dokument w obiegu.

Jeżeli dokument wciąż jest w obiegu, pokazywany jest w polu "Aktywne" wraz z datą utworzenia dokumentu nad pozostałymi informacjami o dokumencie.

Jeżeli dokument zakończył obieg, pokazywany jest w polu "Zakończone" wraz z datą zakończenia obiegu. Dla folderu wyświetlana jest jedynie jego nazwa i napis Wybierz plik, aby zobaczyć dostępne procesy.

Integracja modułu Comarch DMS Repozytorium z systemem Comarch ERP Enterprise (CEE) przynosi różne korzyści, mianowicie: