Wielofirmowość umożliwia obsługę scenariusza w którym w grupie kapitałowej kilka firm prowadzi swoją działalność z wykorzystaniem systemów Comarch ERP oraz Comarch DMS.
Comarch DMS w trybie wielofirmowym umożliwia skonfigurowanie spółekwspółpracujących z systemami Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i Comarch ERP Enterprise. W takiej konfiguracji operatorzy korzystają z jednej instalacji Comarch DMS, w której mają możliwość pracy na dokumentach pochodzących z różnych firm.
W przypadku włączenia trybu wielofirmowego na bazie Comarch DMS dotychczas pracującej w trybie jednofirmowym, istniejąca spółka zostanie ustawiona jako pierwsza spółka, w ustawieniach spółek zaś zostanie wyświetlona jako spółka domyślna.
Tryb wielofirmowy jest dostępny na wszystkich platformach aplikacji Comarch DMS (desktop, WWW, mobile: iOS, Android).
Tryb pracy Wielofirmowy
Praca w trybie wielofirmowym możliwa jest po ustawieniu w pliku web.config klucza MultiCompany na true: <add key=”MultiCompany” value=”true” /> (zob. Instalacja aplikacji web w trybie ręcznym).
Po włączeniu trybu wielofirmowego, wartości poniższych kluczy zdefiniowanych w pliku web.config w sekcji <appSettings> są ignorowane przez aplikację, ponieważ zostały przeniesione na zakładkę „Ustawienia” -> „Połączenia z ERP” (zob. Połączenia z ERP):
CompanyName`
LicenceKeyServerERP
EnableAnaliticDescription
CdnApiVersion
WorkMode
Pozostałe klucze konfiguracyjne z sekcji <appSettings> są wykorzystywane bez zmian przez aplikację:
vs:EnableBrowserLink
MaximumNumberOfControlCardColumns
LicenceKeyServerDMS
UseNodDatabaseForAttachments
ShowChangeLanguage
UseStrongPassword
MultiCompany
DocumentListDateRange
CombinationCompanies
DocumentCounterMinutesInterval
AskAboutDocumentSave
OptimaCloudMode
Version
AskAboutDocumentSave
Wybór spółki na formatce logowania
Na formatce logowania do aplikacji Comarch DMS na potrzeby funkcjonalności wielofirmowości zostało udostępnione pole umożliwiające wybór spółki. W polu prezentowana jest lista zdefiniowanych spółek.
Po wybraniu spółki aplikacja weryfikuje czy wprowadzony login znajduje się w bazie spółki, a następnie zawęża listę operatorów do tych zdefiniowanych w wybranej spółce.
Uwaga
W trybie wielofirmowym nie jest możliwe korzystanie z modelu wieloinstalacyjnego.
Zmiany związane z wielofirmowością na formatce logowania do aplikacji
Aby wybrać jedną z dostępnych spółek (inną niż domyślna) w oknie logowania należy:
usunąć wartość wyświetlaną domyślnie w polu „Spółka” – wtedy zostanie wyświetlona lista wszystkich dostępnych spółek, na której operator powinien kliknąć na nazwę spółki, do której chce się zalogować
Lista dostępnych spółek, wyświetlana po usunięciu wartości domyślnej
lub
usunąć wartość wyświetlaną domyślnie w polu „Spółka” i wpisać frazę z nazwy spółki, do której operator chce się zalogować, a następnie kliknąć na nazwę tej spółki na liście
Lista dostępnych spółek, wyświetlana po usunięciu wartości domyślnej i wpisaniu frazy pochodzącej z nazwy spółki
Struktura organizacyjna w trybie wielofirmowym
Po zdefiniowaniu nowych spółek na formatce „Połączenia z ERP”, operator powinien utworzyć strukturę organizacyjną dla każdej ze spółek na zakładce „Struktura organizacyjna”.
Dla każdej spółki operator powinien zdefiniować nowe działy/pracowników/stanowiska.
Operatorzy, działy i stanowiska, które są utworzone w jednej spółce nie są widoczne w pozostałych spółkach.
Uwaga
Uprawnienia nadane pracownikowi mają zastosowanie tylko do spółki w ramach, której zostały nadane. Wyjątkiem jest tu uprawnienie „Administrator”.
Operator z aktywnym uprawnieniem „Administrator” widzi dokumenty każdej ze spółek. Pozostali operatorzy widzą dokumenty, do których są uprawnieni.
Zdefiniowane w aplikacji typy obiegu są wspólne dla wszystkich spółek. Jednak uprawnienia dostępu lub odmowy dostępu do poszczególnych typów obiegu są uzależnione od indywidualnych ustawień operatora w każdej spółce.
Może się zdarzyć, że np. w Spółce 1, operator (sekretarka) ma dostęp do typu obiegu „Obieg 1” a w Spółce 2, ten sam pracownik ma zabroniony dostęp do tego typu obiegu.
Zmiana spółki na formatce Struktura organizacyjna
Połączenia z ERP
Po włączeniu wielofirmowego trybu pracy w Comarch DMS poprzez zmianę wartości klucza „MultiCompany=true” w pliku konfiguracyjnym Web.config, zakładka „Autoryzacja API” zostaje zastąpiona zakładką „Połączenia z ERP”, na której definiowane są spółki.
W ramach zakładki dostępne są następujące przyciski:
[Dodaj] – opcja dodanianowej spółki
[Zapisz] – opcja zapisu danych
[Usuń] – opcja umożliwiająca usunięcie zdefiniowanej spółki (po uprzednim kliknięciu na nią)
Widoczna jest również lista dodanych spółek. Po kliknięciu na nazwędanej spółki na liście informacje o tej spółce są pokazywane na prawym panelu.
Lista utworzonych spółek
Definiowanie nowej spółki
Operator dodaje nową spółkę, klikając ikonę . Prawy panel pokazuje listę pól, które należy wypełnićdanymi nowej spółki.
– wskazanie typu spółki, która ma zostać dodana, oprócz Standalone możliwe jest stworzenie spółek Comarch ERP Altum, Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima i Comarch ERP Enterprise.
– definicja połączenia do bazy systemu Comarch ERP Optima. Po przyciśnięciu linku „zmień” pojawia się formatka połączenia.
– w polu należy wprowadzić pełną nazwę dodawanej spółki zgodnie z jej nazwą w bazie.
Uwaga
Od wersji 2023.0.0 po wyborze w polu „System ERP” opcji „Optima” pole „Nazwa spółki” zmienia nazwę na „Nazwa spółki (baza)”. W przypadku wyboru w polu „System ERP” innej opcji to pole nosi nadal nazwę „Nazwa spółki”.
– pole dodane w wersji 2023.0.0, dostępne tylko w przypadku, jeśli w polu „System ERP” wybrano opcję „Optima”. Pole pozwala na ukrycie nazwy spółek Comarch DMS Optima w oknie logowania do Comarch DMS. Jeśli:
Pole „Nazwa wyświetlana” zostało uzupełnione, wówczas wprowadzona nazwa będzie widoczna przy logowaniu do Comarch DMS
Pole „Nazwa wyświetlana” nie zostało uzupełnione, wówczas w oknie logowania widoczna będzie nazwa wprowadzona w polu „Nazwa spółki (baza)”.
Jeśli pole „Nazwa wyświetlana” zostało uzupełnione, wówczas wprowadzona nazwa jest wyświetlana na liście spółek dostępnych w oknie logowania Comarch DMS, ta nazwa jest także wyszukiwana w trybie wyszukiwania nazw spółek w oknie logowania.
Jeśli pole „Nazwa wyświetlana” nie zostało uzupełnione, wówczas na liście spółek widoczna jest nazwa, którą wpisano w polu „Nazwa spółki (baza)”, według niej także odbywa się wyszukiwanie w trybie wyszukiwania nazw spółek w oknie logowania.
Okno logowania z listą spółek według nazw uzupełnionych w polu „Nazwa wyświetlana”
Uwaga
Nazwa wprowadzona w polu „Nazwa wyświetlana” jest widoczna jedynie w oknie logowania do Comarch DMS i na zakładce Struktura organizacyjna.
– skrót nazwy spółki (maksymalnie 5 znaków)
– definicja połączenia do firmowej bazy Comarch ERP Optima. Połączenie jest automatycznie konfigurowane po wskazaniu nazwy spółki.
– nazwa serwera klucza licencji
– login operatora Comarch ERP Optimawykorzystywany przez operatorów natywnych Comarch DMS do wykonywania operacji typu: podniesienie formatek listy dokumentów, listy kontrahentów oraz towarów.
– hasło operatora Comarch ERP Optima
– po zaznaczeniu tego checkboxa możliwe jest logowanie operatora przez domenę (zob. Domena)
– w tym polu możliwy jest wybór właściwej domeny z listy po zaznaczeniu parametru „Używaj domeny”
– w ramach tego pola możliwy jest wybór z listy określonej grupy z danej domeny
– pole dodane w wersji 2024.0.0; w ramach tego pola należy wprowadzić NIP firmy, dla której ma odbywać się współpraca z KSeF;
– pole dodane w wersji 2024.0.0; w ramach tego pola należy wprowadzić token uwierzytelniający w KSeF
Istnieje możliwość wygenerowania tokenu KSeF z poziomu Comarch DMS. W tym celu należy kliknąć w link[Wygeneruj token] znajdujący się obok pola „Token KSeF”, a następnie w oknie „Wybierz certyfikat”wybrać odpowiedni certyfikat uwierzytelniający. Po wyborze certyfikatu zostanie wygenerowany token KSeF, który zostanie automatycznie wprowadzony w ramach pola „Token KSeF”.
Uwaga
W wersji 2024.0.1 w pliku Web.config w folderze aplikacji serwerowej (dawnej web) dodano klucz add key=”KSeFWorkMode” value=”Demo” /> – klucz umozliwia określenie, czy Firma testuje funkcjonalność wysyłania faktur do KSeF, czy korzysta z niej produkcyjnie.
Klucz może przybierać jedną z następujących wartości:
1.Demo – wartość domyślna; w przypadku wprowadzenia takiej wartości praca z systemem KSeF odbywa się w trybie Demo;
2.Production – w przypadku wprowadzenia takiej wartości praca z systemem KSeF odbywa się w trybie Produkcyjnym, czyli wersji produkcyjnej systemu;
3.Test – w przypadku wprowadzenia takiej wartości praca z systemem KSeF odbywa się w trybie testowym.
Aby wygenerować token konieczne jest zainstalowanie kwalifikowanego podpisu/pieczęci, za pomocą którego możliwe jest uwierzytelnienie się na stronach ministerstwa.
Wybór certyfikatu po kliknięciu w link „Wygeneruj token”
Aby wygenerować token uwierzytelniający, należy najpierw uzupełnić pole „NIP Firmy”. Jeżeli użytkownik nie uzupełni pola „NIP Firmy” i naciśnie link [Wygeneruj token], wówczas zostanie wyświetlony następujący komunikat:
Komunikat wyświetlany, jeśli nie wpisano numeru NIP w polu „NIP Firmy”, ale naciśnięto link „Wygeneruj token”
– pole przeniesione do zakładki w wersji 2024.2.0; adres skrzynki e-Doręczeń, pochodzący bezpośrednio ze skrzynki;
Przykładowy adres do e-Doręczeń, który należy wprowadzić w polu „Adres skrzynki”
– pole przeniesione do zakładki w wersji 2024.2.0; nazwa systemu Comarch DMS integrowanego z usługa e-Doręczenia, którą dodano podczas konfiguracji skrzynki e-Doręczenia w ramach pola „Systemy”.
Wskazówka
Instrukcja dodania zewnętrznego systemu w usłudze e-Doręczenia jest dostępna pod adresem:
Przykładowa nazwa systemu dodana w polu „System” podczas konfiguracji skrzynki e-Doręczenia, którą należy wprowadzić w polu „Nazwa systemu wprowadzona w konfiguracji skrzynki e-Doręczenia”
– pole (przeniesione do zakładki w wersji 2024.2.0), w którym należy dodać klucz prywatny, który jest pozyskiwany w procesie generowania certyfikatu – dostarczony razem z certyfikatem. Aby dodać klucz prywatny, należy kliknąć w przycisk , dostępny w ramach pola, a następnie w ramach otwartego okna systemowego wybrać odpowiedni klucz PEM i kliknąć w przycisk [Otwórz]. Klucz prywatny, który dodano do definicji punktu ACD, może zostać usunięty z punktu za pomocą ikony lub zapisany na dysku za pomocą ikony .
Wybór klucza PEM w polu „Klucz prywatny”
Wprowadzone dane należy zapisać, używając przycisku dyskietki [Zapisz].
Przykładowe okno z właściwościami dodanej spółki
Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS i chcesz dowiedzieć się więcej?
Na definicji typu obiegu została wprowadzona możliwość wyboru spółki dla kontrolek typu:
Liczba całkowita,
Liczba stałoprzecinkowa,
Liczba rzeczywista,
Tekst,
Data i godzina,
Lista,
Dokument elektroniczny,
Dane tabelaryczne,
Kontrahent
Towar
Kontrolki proste (typu Liczba całkowita/stałoprzecinkowa/ rzeczywista, Data i godzina, Tekst)
Wybór spółki jest obowiązkowy dla właściwości „Zmiana wartości (Obserwator)” w przypadku wyboru pozycji „SQL ERP”. Podczas definiowania zapytań SQL system waliduje poprawność składni SQL i musi to zrobić na wskazanej bazie.
Wybór spółki na przykładowej kontrolce typu Data i godzina
Kontrolka typu Lista
Podobnie jak w przypadku kontrolek prostych, na właściwościach kontrolki „Lista” wybór spółki jest obowiązkowy podczas definiowania zapytania typu „SQL ERP ”.
Kontrolka wyboru spółki prezentowana jest na właściwościach kontrolek typu:
Dokument elektroniczny,
Kontrahent,
Towar
Wybrana wartość spółki określa, z której bazy systemu Comarch ERP Optima będą pobierane wartości dla kontrolek. Wybór spółki nie jest obowiązkowy.
Jeżeli na właściwościach kontrolki nie została wskazana spółka to operator musi wskazać spółkę w momencie inicjowania dokumentu.
Uwaga
Do kontrolki „Dokument elektroniczny” dokumenty ERP Optima może dowiązywać tylko operator znajdujący się w tej samej spółce, która został określona na właściwościach kontrolki lub podczas inicjowania dokumentu.
Operatorzy z innych spółek nie mogą przeglądać, dodawać lub modyfikować dokumentów ERP Optima. D
la operatorów uprawnionych do dokumentu DMS będących z innych spółek prezentowany jest tylko numer dokumentu ERP Optima.
Wybór spółki na przykładowej kontrolce typu Kontrahenta
Szczegóły dokumentu
Wybór spółki na karcie obiegu
Przed rozpoczęciem pracy z dokumentem DMS posiadającym kontrolki typu: dokument elektroniczny, kontrahent, towar lub dokument ERP XL, każda z tego typu kontrolek musi posiadać określoną spółkę.
Jeżeli spółka nie została wskazana na właściwościach kontrolek to w momencie inicjowania dokumentu aplikacja wyświetli pytanie z jaką spółką niezainicjowane kontrolki mają współpracować.
Po wskazaniu spółki i zatwierdzeniu wyboru przyciskiem OK, wyświetlana jest karta obiegu w kontekście wskazanej spółki.
Dynamiczny wybór spółki podczas generowania dokumentu
Dzięki funkcjonalności dynamicznego wyboru spółki podczas tworzenia dokumentu DMS możliwe jest przygotowanie jednego typu obiegu, który może być wykorzystywany w rożnych spółkach ERP.
Dla przykładu, w procesie w którym występują kontrolki typu: „Kontrahent”, „Dokument elektroniczny”, „Dokumenty ERP XL”, kontrolka z wartością dokumentu pobieraną z bazy ERP, mogą być oznaczone pozycją „Dowolna spółka ERP XL”. W momencie tworzenia dokumentu DMS aplikacja zapyta operatora o spółkę, która zostanie przekazana do kontrolek. Kontrolki „Kontrahent” i „Dokument elektroniczny” zostaną powiązane z wybraną spółką (możliwe będzie otwarcie listy/szczegółów kontrahentów oraz dokumentów dla wskazanej spółki). Na wskazanej spółce wygenerowany zostanie dokument ERP XL (za pomocą kontrolki „Dokumenty ERP XL”). Zapytanie które pobierze wartość dokumentu z bazy ERP XL do kontrolki liczbowej również wykona się na wskazanej spółce.
Każda kontrolka z karty obiegu, która obsługuje wielofirmowość posiada w konfiguracji dodatkowe pozycje: „Dowolna spółka ERP XL”, „Dowolna spółka ERP Optima”, „Dowolna spółka ERP Altum” . Wybór jednej z tych opcji powoduje zwężenie spółek skonfigurowanych w aplikacji Comarch DMS, do spółek wskazanego typu systemu Comarch ERP, na etapie tworzenia dokumentu DMS.
Uwaga
Aplikacja nie pozwoli zapisać typu obiegu jeżeli dla kontrolek zostaną wskazane dowolne spółki powiązane z różnymi systemami Comarch ERP.
Możliwość wyboru domyślnej spółki dla edytora zapytań SQL kontrolki „Liczba stałoprzecinkowa”
Diagram przebytych etapów
Na diagramie przebytych etapów zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator przekazujący dokument do następnego etapu.
Na końcu imienia i nazwiska operatora, w nawiasach zwykłych prezentowany jest skrót spółki. Oznacza to, że dokument do następnego etapu przekazała operator będący w prezentowanej spółce. Takie samo oznaczenie dotyczy operatora, który inicjował dokument.
Zmiany związane z wielofirmowością na diagramie przebytych etapów
Lista uprawnionych do następnego etapu
Na formatce „Lista osób uprawnionych do pracy z dokumentem w następnym etapie” zostało wprowadzone oznaczenie określające, z której spółki pochodzi operator.
Spółka (skrót) prezentowana jest na końcu nazwy działu i/lub operatora.
Formatka listy osób uprawnionych do pracy z dokumentem w następnym etapie
Uprawnienia do etapu nadawane podczas konfiguracji typu obiegu
W trybie wielofirmowym nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia „pracownik”, „dział”, „stanowisko”.
Właściwości etapu – uprawnienia statyczne
Uprawnienia do etapu nadawane podczas pracy z dokumentem
Zasada nadawania uprawnień do kolejnego etapu podczas pracy z dokumentem w trybie wielofirmowym, jest taka sama jak w przypadku nadawania uprawnień podczas definicji konfiguracji typu obiegu.
Nadawanie uprawnień zawsze poprzedzone jest wyborem spółki, niezależnie od typu uprawnienia Pracownik, Dział, Stanowisko.
Uprawnienia do wybranego etapu – wybór spółki
Uprawnienia w kreatorze raportów i dashboardów – tryb wielofirmowy
Podczas wyboru operatorów uprawnionych do wyświetlenia raportu, dashboardu lub wydruku sPrint należy wskazać spółkę.
Wybór spółki na zakładce „Uprawnienia” w kreatorze raportów i dashboardów