Okno pracującego punktu konfiguracyjnego podzielone jest na trzy sekcje:

– sekcja, w której wyświetlane do podglądu są załączniki graficzne typu pdf, jpg, tiff, png. W jej prawej części znajduje się lista załączników, które można wyświetlić po lewej stronie. Na liście załączników dostępne są przyciski umożliwiające zmianę kolejności na liście załączników, przyciski umożliwiające obrót załączonego pliku, przyciski umożliwiające powiększenie lub pomniejszenie wyświetlanego załącznika, przycisk pozwalający na przełączanie podglądu między podglądem wbudowanym a DevExpress, przycisk umożliwiający przełączanie podglądu do domyślnej aplikacji zewnętrznej oraz przycisk pozwalający na usunięcie załączników z listy załączników.

W ramach podglądu załącznika dostępne są następujące przyciski:

– ikona wydruku załącznika.

– ikona szybkiego wydruku załącznika przy podglądzie za pomocą DevExpress .

– ikona funkcjonalności zmiany ustawień widoku podglądu załącznika w formie pliku graficznego przy podglądzie za pomocą Devexpress.

– ikony służące do zmiany strony w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

– ikony służące do zmiany strony w plikach PDF przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

– ikony służące do przejścia na koniec lub początek dokumentu w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress. Aktywne w przypadku załączników w plikach wielostronicowych.

– panel do nawigacji po dokumencie w formie pliku graficznego przy podglądzie za pomocą DevExpress.

 – ikona zmniejszenia skali podglądu dokumentu (zoom -).

 – ikona umożliwiająca ustawienie procentowej wielkości podglądu załącznika.

 – ikona zwiększenia skali podglądu dokumentu (zoom +).

– układ strony w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress

– układ strony w plikach PDF przy podglądzie za pomocą DevExpress

– możliwość ciągłego przewijania pomiędzy stronami dokumentu w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą Devexpress

– przycisk aktywny po zaznaczeniu podglądu dwóch stron obok siebie w ramach ikony ; przenosi do pierwszej strony wydruku w plikach graficznych przy podglądzie za pomocą DevExpress

–  przy podglądzie za pomocą DevExpress ikona umożliwiająca zapis na dysku załącznika-pliku graficznego w formie pliku o typie: .pdf, .html, .mht, .rtf, .xls, .xlsx, . csv, .txt, .img

–  przy podglądzie za pomocą DevExpress ikona umożliwiająca zapis załącznika graficznego w formie pliku w powyższych typach oraz przesłanie go mailem.

– sekcja, w której po kliknięciu w przycisk wyświetlana jest lista pobranych wiadomości e-mail.

W pliku DMS.exe.config znajduje się klucz <add key=”MailsMaximumNumber” value=”” />, w którym można zmienić liczbę maili pobieranych jednorazowo ze skrzynki pocztowej. Domyślnie wartość klucza ustawiona jest na 15, oznacza to, że jednorazowe odświeżenie listy maili za pomocą przycisku pobierze i wyświetli na liście kolejne 15 wiadomości.

W przypadku, gdy w kluczu zostanie ustawiona wartość 0, wówczas będą pobierane wszystkie wiadomości e-mail.

W wersji 2022.0.3 w aplikacji desktopowej Comarch DMS w punktach ACD współpracujących ze skrzynką pocztową dodano pole Pobieranie maili, w ramach którego użytkownik może wybrać kolejność, w jakiej maile zostaną pobrane do punktu.

W polu Pobieranie maili możliwy jest wybór jednej z trzech możliwości:

Uwaga

Jeżeli w przypadku wyboru opcji “Z okresu” w podanym okresie znajduje się więcej wiadomości niż określono w pliku dms.exe.config w kluczu  MailsMaximumNumber (domyślna wartość 15), wówczas maile, które przekraczają tę liczbę, nie zostaną pobrane pomimo tego, że znajdują się w określonym przedziale.

Na przykład: jeżeli w ramach pola “Pobieranie maili” wybrano opcję “Z okresu” i wpisano zakres dat  od 1 do 30 maja, to chociaż na skrzynkę mailową przyszło wówczas 50 wiadomości, zostanie pobranych tylko 15, ponieważ <add key=”MailsMaximumNumber” value=”15″ />,

W sekcji dostępne są również parametry:

Po zaznaczeniu checkboxa [Zaznacz wszystko] lub checkboxa obok dokumentu/dokumentów nad listą dokumentów pojawia się ikona kosza , po kliknięciu której następuje usunięcie zaznaczonych dokumentów.

W przypadku, gdy w definicji punktu ustawiono wskazywanie lokalizacji zapisu załączników w pracującym punkcie, dodatkowo wyświetlany jest przycisk [Ustaw folder] wyświetlający okno, w którym należy określić lokalizację zapisu załączników.

– sekcja z danymi pobranymi z wiadomości e-mail w punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie pobierania załączników. Dane uzupełniane są automatycznie bez konieczności dodatkowej konfiguracji w punkcie.
Możliwe jest usunięcie załączników, które nie są dokumentami ,jak np. podpisy cyfrowe czy logo firmy, za pomocą ikonki kosza  znajdującej się obok załącznika.

Jeśli informacje zawarte w mailu są poprawne, operator powinien  kliknąć przycisk [Zapisz]. Wówczas załączniki z zaznaczonych maili zostaną zapisane do katalogu, skąd powiązany punkt ACD wyśle je do aplikacji OCR.

Jeśli na powiązanym punkcie OCR (punkcie, który wskazano na zakładce „Ogólne” w polu Zastosuj ścieżkę z punktu OCR ) włączono procesowanie dokumentów ( tzn. zaznaczono opcję „Włącz procesowanie dokumentów” i naciśnięto ), wtedy każdy  skan przekazany z punktu mailowego jest automatycznie wysyłany do programu OCR. Operator ma możliwość weryfikacji i  zapisywania kolejnych maili, a kiedy przejdzie do powiązanego punktu OCR, wówczas większość albo wszystkie dokumenty będą już przeprocesowane i gotowe do pobrania. Kliknięcie ikony [Odśwież] zainicjuje listę przeprocesowanych dokumentów.

Operator powinien zweryfikować poprawność danych (brak wykrzyknika obok nazwy dokumentu oznacza, że wszystkie dane zostały rozpoznane). Po kliknięciu na przycisk „Generuj” zostanie utworzony dokument DMS (zob. Mapowanie danych z wykorzystaniem punktów „Współpraca z Comarch OCR” i „Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników)).

Istnieje możliwość zatrzymania generowania dokumentów – w tym celu należy kliknąć w przycisk [Zatrzymaj], który znajduje się w oknie „Inicjowanie dokumentów”. Generowanie dokumentów zostanie wówczas przerwane.

W punkcie konfiguracyjnym współpracującym ze skrzynką pocztową w trybie pobierania załączników możliwe jest tworzenie nowych dokumentów Comarch DMS poprzez pobranie załączników z wiadomości e-mail do wskazanego katalogu, z którego pliki mogą być automatycznie wysyłane do programu OCR.

Dodawanie nowego punktu i zakładka „Tryb współpracy”

Aby utworzyć punkt konfiguracyjny współpracujący ze skrzynka pocztową w trybie pobierania załączników, należy w menu głównym Comarch DMS wejść w zakładkę ACD [Automatyczne generowanie dokumentów] i za pomocą ikony dodać nowy punkt konfiguracyjny.

W oknie „Punkt konfiguracyjny’” należy wskazać typ punktu, w tym przypadku: „Współpraca ze skrzynką pocztową (pobieranie załączników)”.

W ramach zakładki  „Tryb współpracy” należy również uzupełnić pola:

Jeśli w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „Login i hasło”, wówczas w polach „Login” i „Hasło” należy wpisać login oraz hasło użytkownika skrzynki pocztowej.

Od wersji 2024.2.0 obok pola „Hasło” dostępny jest checkbox „Pokaż hasło”. Zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie treści wprowadzonej w polu „Hasło”, co umożliwia weryfikację poprawności hasła.

Jeśli natomiast w polu „Metoda uwierzytelniania” wybrano opcję „OAuth2”, wówczas pod polem „Login” pojawia się przycisk [Autoryzacja], który należy nacisnąć po poprawnym uzupełnieniu pozostałych pól.

Wówczas zostanie otwarta domyślna przeglądarka w systemie Windows, z oknem logowania do usługi office 365.

W oknie należy uzupełnić hasło i nacisnąć przycisk „Zaloguj”.

Jeżeli użytkownik nie przyznał wcześniej uprawnień do pracy z Comarch DMS dla danego konta pocztowego (np. w zakładce „Serwer pocztowy”), wtedy w ramach przeglądarki zostaje otwarte okno, w którym należy wyrazić zgodę na dostęp aplikacji Comarch DMS do skrzynki pocztowej. Aby możliwe było korzystanie ze skrzynki pocztowej w ramach usługi Office 365 należy wybrać przycisk „Tak”.

Wówczas w przeglądarce zostaje wyświetlone okno informujące o zalogowaniu. Jeśli uprawnienia dla Comarch DMS były już wcześniej przyznane, przejście do tego ekranu następuje bezpośrednio po logowaniu.

Jeżeli autoryzacja przebiegła pomyślnie, wówczas po zamknięciu okna przeglądarki w aplikacji Comarch DMS zostaje wyświetlony komunikat „Zalogowano użytkownika [login użytkownika poczty]”.

Kiedy użytkownik zostanie zalogowany, autoryzacja w usłudze Office 365 będzie wykonywana za pomocą tokenów, które będą przekazywane przez API.

Jeżeli logowanie do konta pocztowego zakończy się niepowodzeniem, w oknie definicji punktu ACD zostanie wyświetlony komunikat: „Nie udało się zalogować do konta użytkownika [login użytkownika poczty]”.

Zakładka „Ogólne”

Po uzupełnieniu informacji na zakładce „Tryb współpracy”, należy przejść do zakładki „Ogólne”, na której należy wprowadzić nazwę punktu konfiguracyjnego oraz określić działanie punktu za pomocą poniższych parametrów.

Na zakładce „Ogólne” dostępne są parametry:

Pozwalaj na usunięcie z listy i ze skrzynki pocztowej – parametr odpowiadający za to, czy operator pracujący z punktem konfiguracyjnym będzie miał możliwość usuwania wiadomości z listy maili w Comarch DMS i ze skrzynki pocztowej, czy tylko z listy maili w Comarch DMS. Gdy parametr jest zaznaczony, na liście maili w punkcie konfiguracyjnym dostępna jest opcja ‘Usuń z listy i ze skrzynki pocztowej’.

Po wygenerowaniu dokumentu usuń ze skrzynki pocztowej – zaznaczenie parametru powoduje, że po zainicjowaniu dokumentu w Comarch DMS wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki pocztowej. Gdy parametr zostanie odznaczony, wiadomości nie będą usuwane.

Zastosuj ścieżkę z punktu OCR – umożliwia wskazanie istniejącego punktu konfiguracyjnego, który współpracuje z usługą OCR (Comarch OCR), do którego zostaną przekazane załączniki w celu przetworzenia poprzez usługę OCR.

Zdefiniuj ścieżkę podczas pracy punktu – zaznaczenie parametru spowoduje, że w pracującym punkcie konfiguracyjnym dostępny będzie przycisk [Ustaw folder], w którym można będzie wskazać folder, do którego będą zapisywane załączniki z maila.

Kopiuj tylko załączniki graficzne – zaznaczenie parametru spowoduje, że na dokument w Comarch DMS zostaną przeniesione wyłącznie załączniki graficzne np. pdf, jpg, tif, png.

Zakładka „Lista”

Po uzupełnieniu zakładki „Ogólne”, na zakładce „Lista” należy wskazać, które kolumny będą wyświetlane na liście maili. Dane dotyczące maili mogą być wyświetlane w trzech kolumnach, możliwa jest prezentacja tematu wiadomości, nadawcy i daty otrzymania maila, wymagane jest wyświetlanie przynajmniej jednej z tych kolumn.

Zakładka „Uprawnienia”

Ostatnią zakładką na definicji punktu konfiguracyjnego jest zakładka „Uprawnienia” Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.

Na zakładce definiowane są uprawnienia do pracy z punktem konfiguracyjnym. Uprawnienia mogą być dodawane poprzez wskazanie pracowników, nie ma możliwości dodania uprawnień dla pracowników wskazanego działu czy pracowników zajmujących określone stanowisko.

Możliwe jest takie ustawienie punktów konfiguracji, aby na kontrolki na karcie obiegu dokumentu zostały zmapowane zarówno dane dotyczące wiadomości email, do której dołączony był dokument, jak i dane dotyczące samego dokumentu. Takie ustawienie punktów konfiguracyjnych zostało przedstawione w poniższym przykładzie.

1. W ramach zakładki Automatyczne generowanie dokumentów ustawiono dwa punkty konfiguracyjne:

2. Następnie  w definicji typu obiegu Faktury zakupu dodano 4 dodatkowe kontrolki dotyczące wiadomości mailowych: „Od kogo”, „Tytuł maila”, „Treść maila”, „Do wiadomości {DW)”.

3. Później operator DMS przechodzi na zakładkę  , a potem na zakładce „Kontrolki” w ramach ustawień punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD   wprowadza i zapisuje dla powyższych kontrolek odpowiednie zapytania SQL, a mianowicie dla kontrolki:

select MLM_From 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Subject 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_BodyText 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Cc
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

4. Następnie przedstawicielka kontrahenta Anna San wysyła na adres mailowy, który został wpisany w punkcie konfiguracyjnym Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa, maila z fakturą w załączniku.

5. Operator DMS  wchodzi do zakładki „Automatyczne generowanie dokumentów” , wybiera punkt konfiguracyjny Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa i odświeża za pomocą przycisku [Odśwież]  listę pobranych maili.

Następnie operator zaznacza checkbox obok wiadomości od Anny San i klika przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu ekranu.

6. Następnie operator DMS przechodzi do punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD , zaznacza checkbox przy parametrze Włącz procesowanie dokumentów  i naciska przycisk [Odśwież], a kiedy dokument zostanie przeprocesowany, ponownie klika przycisk [Odśwież]. Wówczas w ramach punktu Faktury zakupu ACD zostają wyświetlone zarówno dane zmapowane z przesłanego dokumentu, jak i z wiadomości mailowej.

7. Następnie operator DMS uzupełnia wartości kontrolek (jeśli jakieś pozostały nieuzupełnione), zaznacza dany dokument  i naciska przycisk [Generuj] w  prawym górnym rogu okna.

Wówczas  w ramach typu obiegu Faktury zakupu zostaje wygenerowany nowy dokument, który zawiera dane zmapowane zarówno z faktury, jak i z wiadomości mailowej.