Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami

Możliwości pracy danego użytkownika  w  Repozytorium są zależne od tego, czy administrator nadał mu uprawnienia do dostępu do danego pliku lub folderu. Bez przyznanych uprawnień użytkownik nie może  dodawać nowych obszarów, folderów i dokumentów ani modyfikować tych, które wprowadzono już do Repozytorium, nie są też dla niego widoczne obszary, foldery oraz dokumenty dodane przez innych użytkowników.

Rodzaje uprawnień użytkowników – „Przeglądający”, „Edytor”, „Administrator”

W odniesieniu do danego folderu lub dokumentu użytkownikowi może zostać nadany przez administratora jeden z trzech rodzajów uprawnień:

• • • Przeglądający – użytkownik nie może modyfikować danego obszaru /katalogu /dokumentu, ma jednak dostęp do podglądu  i przeglądania dokumentów, które należą do katalogu, do którego nadano uprawnienie „Przeglądający”,  a także do katalogów podrzędnych (chyba, że dany katalog to  obszar , którego administratorem jest inny użytkownik). Dostęp obejmuje także opcję pobrania na dysk dokumentów, zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych.

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Przeglądający”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Przeglądającego”.

• • • Edytor – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Przeglądający” użytkownik będący „Edytorem”  ma możliwość dodawania, archiwizacji, unieważniania i usuwania dokumentów, a także zmiany ich nazwy, typu dokumentu i wartości atrybutów oraz edycji zakończenia okresu przechowywania. Może także w ramach podglądu dodać nowe atrybuty do danego typu dokumentu, wybierając spośród wszystkich określonych w Repozytorium przez administratora Repozytorium.  W zakresie uprawnień „Edytora” leży także dodawanie, usuwanie i edycja katalogów (zmiana nazwy), w przypadku katalogu, do którego przyznano uprawnienie oraz katalogów do niego podrzędnych.

 

 

 

Uwaga

Jeżeli w ramach katalogu, do którego przyznano uprawnienie „Edytor”  administrator doda obszar podrzędny , którego administratorem jest inny użytkownik, wtedy taki obszar podrzędny nie jest widoczny dla „Edytora”.

 

Przyklad

Administrator nadał operatorowi „Jan Kowalski” uprawnienia edytora do obszaru Folder na faktury. Następnie postanowił utworzyć w ramach tego folderu obszar Folder C, którego administratorem jest operator „Joanna Bławatek”.

 

Administrator Repozytorium widzi wówczas w obszarze Folder na faktury listę folderów i dokumentów, która zawiera również obszar Folder C.

 

 

Natomiast użytkownik „Jan Kowalski” widzi tę samą listę, ale bez obszaru Folder C.

 

• • • Administrator – użytkownik może modyfikować dany obszar /katalog /dokument. Oprócz uprawnień dostępnych na poziomie „Edytor” użytkownik będący „Administratorem”  ma możliwość zarządzania uprawnieniami innych użytkowników do obszaru , dla którego jest administratorem oraz do znajdujących się w nim dokumentów.

 

Uwaga

Uprawnienie administratora może być przyznane tylko do obszaru – nie jest możliwe przyznanie uprawnień administratora do katalogu lub dokumentu.

 

Uwaga

Jeśli użytkownikowi zostaną nadane uprawnienia administratora do obszaru , to takie uprawnienia są dziedziczone także na podrzędny w stosunku do niego obszar z nowym administratorem.

 

Przyklad

Administrator utworzył w ramach katalogu głównego Repozytorium obszar Folder 5 i nadał w stosunku do niego uprawnienia administratora operatorowi „Joanna Bławatek”.

 

 

Następnie w ramach obszaru Folder 5  administrator utworzył nowy obszar Folder na instrukcje, nadając  operatorowi „Aleksandra Maj” uprawnienia administratora  w stosunku do niego.

 

 

Wówczas po wybraniu opcji Zarządzaj uprawnieniami widoczne jest, że operator „Joanna Bławatek” ma w stosunku do obszaru Folder na instrukcje uprawnienia administratora, choć nie nadawano jej takich uprawnień na tym obszarze – dziedziczy je z obszaru nadrzędnego Folder 5.

 

 

Uwaga

Po nadaniu uprawnień administratora danego obszaru innemu użytkownikowi nie jest możliwa edycja lub usunięcie uprawnień takiego użytkownika, chyba że uprawnienia administratora lokalnego do danego obszaru ma co najmniej dwóch użytkowników – wtedy możliwe jest usunięcie lub modyfikacja uprawnień jednego z nich. Nie jest też możliwe dodanie nowego administratora lokalnego do istniejącego obszaru .

 

Zarządzanie uprawnieniami do folderów i dokumentów

Zarządzanie uprawnieniami do folderu lub dokumentu  jest możliwe dla użytkownika, któremu przyznano uprawnienie „Administrator” do danego folderu albo dokumentu. Istnieją cztery sposoby na uzyskanie dostępu do zarządzania uprawnieniami:

• przesunięcie kursora na dany folder/dokument, a następnie kliknięcie w menu kontekstowe  i wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami]

 

• zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami] z menu kontekstowego na belce nad listą dokumentów

 

 

• zaznaczenie checkboxa przy danym folderze/dokumencie, wybór ikonki [Info] na prawym panelu, a następnie naciśnięcie [Zarządzaj uprawnieniami]

 

• wybór opcji [Zarządzaj uprawnieniami] po wyborze przycisku „Więcej akcji” w podglądzie dokumentu

 

 

Okno „Zarządzaj uprawnieniami folderu”/”Zarządzaj uprawnieniami pliku” składa się z dwóch części:

• pola „Nadaj uprawnienia pracownikom” – można w nim wyszukać danego pracownika i dodać go do osób posiadających uprawnienia do folderu/dokumentu. Wyszukiwanie jest możliwe już po wpisaniu jednego znaku, pod wpisywanym tekstem pojawia się lista pracowników, w których imieniu albo nazwisku występuje podana fraza. Aby nadać uprawnienia do folderu/dokumentu pracownikowi, należy kliknąć przycisk [Dodaj].  Jeżeli użytkownik ma już przyznane uprawnienia, obok jego nazwiska na liście pojawia się znak .

• pola „Osoby z dostępem do pliku” – wyświetlona jest pod nim lista osób, którym nadano uprawnienia do danego katalogu/dokumentu. Możliwe poziomy uprawnienia to: „Administrator”, „Przeglądający”, „Edytor”.  Raz nadany poziom uprawnienia „Administrator” nie podlega edycji (chyba że administratorów jest przynajmniej dwóch i są to administratorzy lokalni), nie można także dodać takiego uprawnienia w ramach opcji „Zarządzaj uprawnieniami folderu”. Natomiast poziom uprawnień „Przeglądający” podlega opcji edycji na „Edytor” i na odwrót. Jeżeli zmieniono poziom uprawnień w ramach katalogu podrzędnego, niebędącego obszarem lub dokumentu znajdującego się w katalogu podrzędnym, wówczas przy poziomie uprawnień danego użytkownika w folderze nadrzędnym pojawia się znak *. Za pomocą ikonki , znajdującej się obok przyznanego poziomu uprawnienia użytkownika i widocznej po najechaniu kursorem na dany wiersz, możliwe jest całkowite usunięcie uprawnień do danego folderu z zawartością/dokumentu dla danego użytkownika. Ta opcja nie jest aktywna dla poziomu uprawnień „Administrator”, chyba że ustalono dwóch lub więcej administratorów lokalnych – wtedy możliwe jest usunięcie wszystkich z nich oprócz jednego.

Przyklad

W ramach folderu nadrzędnego „Folder 5_admin” nadano uprawnienie „Edytor” użytkownikowi „Józef Kowal”.

Następnie w folderze podrzędnym „Pliki graficzne” znajdującym się w folderze „Folder 5_admin” zmieniono poziom  uprawnień użytkownika „Józef Kowal” do folderu podrzędnego na „Przeglądający”.

Wówczas przy poziomie uprawnień użytkownika „Józef Kowal” w folderze nadrzędnym „Folder 5_admin” pojawia się gwiazdka, wskazująca na to, że w folderze podrzędnym zostało dla niego zmienione uprawnienie.

Przy nazwisku użytkownika w polu „Osoby z dostępem do pliku” może również pojawić się adnotacja , jeżeli:

W ramach okna zarządzania uprawnieniami dostępne są również poniższe przyciski

– po kliknięciu przycisku zmiany zostają zapisane, a okno zamknięte . Należy nacisnąć go przed opuszczeniem okna, w przeciwnym wypadku wprowadzone zmiany nie zostaną zachowane.

–  po kliknięciu przycisku wprowadzone zmiany zostaną anulowane, a okno zamknięte

– po kliknięciu przycisku okno zamyka się bez zapisania zmian