Retencja czyli przechowywanie dokumentów w Repozytorium, może zostać włączona przez Administratora Repozytorium dla wybranego typu dokumentu. Oznacza to, że przez wybrany przez Administratora czas (1 miesiąc lub dłużej – czas przechowywania może być liczony nawet w latach) wszystkie zarchiwizowane dokumenty należące do wybranego typu muszą być przechowywane w Repozytorium, a w tym czasie:
- nie można ich usunąć – administrator danego dokumentu może wybrać jedynie opcję „Unieważnij dokument”.
- nie można zmienić typu takich dokumentów
Jeżeli administrator Repozytorium przy ustawianiu retencji wybrał opcję „Usuń automatycznie pliki po zakończeniu okresu przechowywania”, to wszystkie pliki zarchiwizowane należące do typu, dla którego ustawiono retencję, zostaną usunięte, gdy upłynie wyznaczony czas. W przeciwnym wypadku pozostaną na liście dokumentów.
, po wyborze opcji „Zarządzanie aplikacją”, a następnie „Pliki usunięte po retencji”, gdzie są dostępne przez 30 dni. Później zostają trwale usunięte.
Dokładny opis mechanizmu retencji jest dostępny w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora.