Administrator systemu może dla określonego typu dokumentu ustalić retencję – czas, podczas którego dokument danego typu nie może zostać usunięty z systemu.
Zasadom retencji podlega każdy dokument, do którego przypisano dany typ dokumentu.
Po zakończeniu okresu retencji, w zależności od określonych przez administratora systemu warunków retencji, dokument może pozostać na liście dokumentów lub trafić do lokalizacji „Pliki usunięte po retencji” dostępnej jedynie dla administratora systemu.
Nie jest natomiast możliwe usunięcie zarchiwizowanego dokumentu podlegającego regule retencji
Dla zarchiwizowanych plików znajdujących się na liście dokumentów i podlegających regule retencji w menu możliwe jest:
- pobranie na dysk lokalny (dla pojedynczego elementu; dotyczy także poprzednich wersji dokumentu, dodanych zanim został zarchiwizowany);
- przeniesienie do innej lokalizacji;
- zobaczenie/ukrycie szczegółów;
- zarządzanie uprawnieniami (dla pojedynczego elementu);
- unieważnienie dokumentu;
- edytowanie zakończenia okresu przechowywania dokumentu.
[Ustawienia], po wyborze opcji „Zarządzanie aplikacją”, a następnie „Pliki usunięte po retencji”, gdzie są dostępne przez 30 dni. Później zostają trwale usunięte.
Dokładny opis mechanizmu retencji jest dostępny w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora.
