Raport ZUS RSA (Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek) służy do przekazywania do ZUS informacji o wysokości wypłaconych świadczeń/zasiłków oraz o przerwach w opłacaniu składek za ubezpieczonych.

Raport ZUS RSA nie występuje jako samodzielny dokument — jest generowany jako imienny załącznik do miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Aby nieobecność została wykazana w raporcie ZUS RSA, musi zostać wprowadzona w odpowiednim miejscu w systemie:

• Dla pracowników etatowych i zleceniobiorców: Dane o nieobecnościach i wypłaconych świadczeniach pobierane są z ewidencji czasu pracy oraz z naliczonych list płac (rozliczone wynagrodzenie za czas choroby, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie itp.).
• Dla właścicieli i osób współpracujących: Nieobecności wprowadza się w zakładce Nieobecności na formularzu właściciela lub osoby współpracującej, bądź z poziomu menu Czas pracy > Nieobecności (za pomocą opcji Dodaj nieobecność właściciela). Na formularzu do wyboru dostępne są rodzaje absencji wykazywane w ZUS RSA, m.in. Zwolnienie chorobowe, Urlop macierzyński, Urlop rodzicielski, Urlop ojcowski, Opieka nad członkiem rodziny oraz Świadczenie rehabilitacyjne.

Dla każdego ubezpieczonego, u którego w danym miesiącu wystąpiła nieobecność lub wypłata świadczenia, w raporcie ZUS RSA generowany jest blok danych zawierający:

• Kod tytułu ubezpieczenia,
  •  Kod świadczenia / przerwy: Trzycyfrowy kod ZUS określający rodzaj absencji, np.:
  • 331 – Wynagrodzenie za czas choroby,
  • 313 – Zasiłek chorobowy / zwolnienie chorobowe z przyczyn ogólnych,
  • 111 – Urlop bezpłatny,
  • 311 – Urlop macierzyński,
  • 152 – Nieobecność nieusprawiedliwiona.
• Okres (od – do) oraz liczba dni: Dokładny zakres dat trwania nieobecności w miesiącu deklaracji oraz wyliczona liczba dni zasiłkowych/nieobecności.
• Kwota świadczenia.

Jeżeli w tym samym miesiącu ubezpieczony miał kilka nieobecności z tym samym kodem świadczenia i następują one bezpośrednio po sobie, system automatycznie łączy je w jeden ciągły wpis. Jeżeli nieobecności są przedzielone dniami pracy lub mają różne kody świadczeń, w raporcie ZUS RSA powstają osobne wpisy.

Dodane samodzielnie przez użytkownika elementy wypłaty związane z rozliczeniem nieobecności (wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłki z wprowadzoną kwotą) są wykazywane na deklaracji ZUS RSA za miesiąc deklaracji listy płac, na której je naliczono.

Zasiłki z kwotą 0 zł w wypłacie (gdy zasiłki wypłaca ZUS) są wykazywane na ZUS RSA za miesiąc wystąpienia danej nieobecności.

Przerwy w opłacaniu składek (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, urlop opiekuńczy, nieobecność usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona oraz służba wojskowa) są wykazywane na ZUS RSA za miesiąc wystąpienia nieobecności z kwotą 0 zł.

Nieobecności właściciela oraz osoby współpracującej są wykazywane na ZUS RSA za miesiąc wystąpienia nieobecności z kwotą 0 zł.

Odnotowane nieobecności, które nie mają rozliczonego elementu w wypłacie, są wykazywane na ZUS RSA w miesiącu deklaracji listy płac.