Aplikacje – formularz kandydata

W każdym ogłoszeniu publikowanym na stronie internetowej lub w Intranecie widoczny jest przycisk , za pomocą którego można przejść do wypełnienia formularza.

Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym pojawią się pola do uzupełnienia:

• dane personalne: imię i nazwisko,
• dane kontaktowe: numer telefonu i adres e-mail,
• załącznik (obsługiwane formaty: *.pdf, *.doc, *.docx, *.rar, *.zip, *.7z, *.odt, maksymalna dopuszczalna wielkość pliku wynosi 5120 KB),
• preferencje – w zależności od parametrów ustawionych w definicji wakatu,
• informacje dodatkowe dla pracodawcy – jeśli kandydat chciałby przekazać dodatkowe dane, które nie zostały wyszczególnione w powyższych pozycjach – wypełnienie tego pola jest dobrowolne,
• wymagane oświadczenie o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.

Przycisk  spowoduje zapisanie aplikacji do bazy danych oraz wyświetlenie podsumowania, w którym może być zawarte np. podziękowanie lub informacja o dalszym kontakcie z kandydatem.

Podczas wysyłki formularza pola wymagane są sprawdzane i oznaczane czerwonym obramowaniem w przypadku braku wypełnienia.

Analogiczny formularz jest wyświetlany przy wysyłaniu aplikacji w rekrutacji wewnętrznej (Intranet > Kariera).

Dane pracownika, które już znajdują się w systemie (np. imię i nazwisko, dane kontaktowe) są wypełniane automatycznie. Część z nich podlega edycji przed wysłaniem aplikacji – można np. zmienić adres mailowy do kontaktu. W rekrutacji wewnętrznej nie jest wymagane dołączenie pliku do zgłoszenia. Zapis wypełnionego formularza jest możliwy poprzez ikonę dyskietki.

Aplikacje – ocena i zatwierdzanie nowego pracownika

Aplikacje wysyłane przez kandydatów są zapisywane w bazie systemu ERP. Dostęp do aplikacji mają kierownicy lub zastępcy centrów podległościowych zgodnie z układem struktury podległościowej w firmie.

W menu bocznym w zakładce Rekrutacja > Aplikacje wyświetlane są pozycje w widoku kafelków z następującymi statusami:

• brak oznaczenia graficznego – aplikacja przed lub w trakcie oceny,
• – aplikacja oczekująca na zatwierdzenie,
• – aplikacja zatwierdzona (została wyrażona zgoda na zatrudnienie nowego pracownika),
•  – aplikacja zamknięta (zatrudniono nowego pracownika z automatycznym utworzeniem formularza kadrowego w module kadrowo-płacowym w bazie systemu ERP),
• – aplikacja archiwalna.

W widoku listy statusy wyświetlane są w postaci kropek w kolorze zgodnym z oznaczeniami na kafelkach. Po najechaniu na kropkę wyświetlony zostanie również słowny opis statusu.

W oknie aplikacji możliwe jest filtrowanie wg następujących kryteriów: Wakat, Status (domyślnie wyświetlane są wszystkie aplikacje oprócz archiwalnych), Stanowisko, Miejsce pracy, Rodzaj rekrutacji, Daty złożenia aplikacji.

W widoku kafelków widoczne są następujące informacje:

• Nazwisko i imię kandydata,
• Stanowisko,
• Data aplikacji,
• Wizualizacja oceny kandydata.

W widoku listy dodatkowo wyświetlane są Miejsce pracy, Centrum podległościowe, Oznaczenie załącznika oraz Rodzaju rekrutacji, z jakiej pochodzi zgłoszenie kandydata.

Po wejściu do aplikacji widoczne są zakładki: Aplikacja, Ocena aplikacji i Wyrażone zgody. W pierwszej z nich widoczne są dane wpisane przez kandydata. Jeśli kandydat załączył do aplikacji cv w formacie PDF będzie tu widoczny również podgląd załączonego dokumentu. Na drugiej zakładce znajduje się:

• pole ogólnej oceny kandydata wg pięciostopniowej skali spełnienia wymagań,
• pole do wpisania komentarza do oceny ogólnej (uwag, uzasadnienia oceny itp.),
• pola dotyczące oceny kandydata według kryteriów wg pięciostopniowej skali,
• pola umożliwiające dodanie komentarza do oceny według kryteriów.

Na zakładce Wyrażone zgody znajdują się treści zgód oraz informacja o ich zawarciu.

Aplikacja przed lub po przeprowadzeniu oceny może być:

• edytowana,
• usunięta bezpowrotnie z bazy danych ikoną kosza,
• przeniesiona do archiwum
• przywrócona z archiwum
• przekazana do zatwierdzenia nowego pracownika ikoną do osoby z wyższymi uprawnieniami.

Użytkownik posiadający uprawnienie do zatwierdzania nowych pracowników może:

• edytować aplikację,
• cofnąć aplikację do kierownika zgłaszającego ,
• zatwierdzić zatrudnienie nowego pracownika ,
• cofnąć zatwierdzenie nowego pracownika ,
• przesłać dane nowego pracownika do działu kadrowego (poprzez automatyczne utworzenie formularza w module kadrowo-płacowym bazy systemu ERP) – ikoną . Operacja ta jest dostępna tylko jeśli kandydat aplikował w rekrutacji zewnętrznej i w związku z tym nie ma jeszcze jego danych w bazie systemu ERP.

Jeśli zostanie wybrana opcja „Zatwierdź i dodaj kandydata do kadr” to pojawi się pytanie czy dodać pracownikowi arkusz oceny za okres próbny. Wybór opcji „Tak” spowoduje wyświetlenie formularza, w którym Użytkownik wskazuje szablon oceny metodą 90 stopni oraz okres i termin wykonania oceny. Domyślnie podpowiadany jest okres 3 miesięcy rozpoczynający się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu bieżącym.