Delegacje – współpraca z Comarch ERP XL

 

 Delegacje – funkcjonalność pozwala na zaplanowanie i zatwierdzenie delegacji krajowych obsługiwanych w systemie Comarch ERP XL. Zalogowany użytkownik może dodawać, modyfikować i zatwierdzać delegacje, które są następnie rozliczane w bazie danych systemu Comarch ERP XL.

Aby korzystać z tej funkcjonalności konieczna jest dwustronna synchronizacja baz systemów XL i XL HR. Dodatkowo w module Administracja / Konfiguracja / HR wymagane jest ustawienie Operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W przypadku braku tych ustawień pojawi się następujący komunikat: „W module Administracja XL nie ustawiono operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Uwaga
W przypadku systemu Comarch ERP XL bezwzględnie musi być włączona dwustronna synchronizacja z bazą danych Comarch ERP XL HR. Rozłączenie synchronizacji może spowodować brak dostępu do aplikacji Comarch HRM oraz nieodwracalne błędy związane z brakiem spójności i utratą wprowadzonych danych.

Dodawanie delegacji do systemu Comarch ERP XL jest możliwe tylko z poziomu aplikacji Comarch Comarch HRM. Możliwość korzystania z tej funkcjonalności wymaga zainstalowania wersji systemu Comarch ERP XL 2016.2.1 lub wyższej.  Dodatkowo należy nadać uprawnienia db owner dla loginu SQL użytego w Comarch ERP WAMC do bazy danych Comarch ERP XL.

Dostęp do funkcjonalności Delegacji oparto na ustawieniach w Schemacie uprawnień.

  • Delegacjeuprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP XL od wersji 2016.2.1.
  • Delegacje archiwalneuprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP Optima.

Dla schematu Domyślny ustawienia związane z Delegacjami są pokazane poniżej:

Domyślny schemat uprawnień – użytkownicy programu Comarch ERP XL HR

Pod przyciskiem  Delegacje archiwalne istnieje możliwość dalszego korzystania z funkcjonalności Delegacji opisanych z rozdziale Delegacje, które zapisywane są i rozliczane w bazie danych systemu Comarch ERP XL HR.

W przypadku włączenia w schemacie uprawnień Delegacji zapisywanych i rozliczanych w bazie danych systemu Comarch ERP XL zalogowany Pracownik może wprowadzić swoją delegację, która otrzyma status Wprowadzona. Użytkownik będący przełożonym może dodać delegację krajową zarówno dla siebie, jak i swoich podwładnych pracowników. Może też zaakceptować delegacje swoich pracowników, które otrzymają status Zaakceptowane polecenie wyjazdu . Informacja o zaplanowaniu delegacji oraz o jej zaakceptowaniu może być wysłana mailem. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został w rozdziale Konfiguracja.

Przy domyślnych ustawienia filtra  na oknie Delegacji wyświetlają się wszystkie delegacje dotyczące bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje możliwość zmiany zakresu dat i statusu wyświetlanych delegacji. Lista delegacji jest domyślnie wyświetlona w widoku kafelkowym. Na kafelku oprócz imienia i nazwiska osoby pojawia się również numer delegacji oraz data wyjazdu i kwota wnioskowanej zaliczki.

Lista delegacji w widoku kafelkowym

Dodatkowo widoczne statusy delegacji oznaczają:

 Przeterminowana – delegacja wprowadzona, której data wyjazdu jest wcześniejsza od daty bieżącej. Delegacja podlega edycji, można ją  modyfikować, wnioskować o zaliczkę, usunąć lub zaakceptować.

 Niekompletna – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji wprowadzonej, która nie ma uzupełnionych pól Miejsce i Cel delegacji. Delegacja może zostać zmodyfikowana, usunięta lub po uzupełnieniu brakujących danych zapisana lub zaakceptowana.

Zaakceptowane polecenie wyjazdu – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która uzyskała akceptację przełożonego (użyto opcji Zaakceptuj). w takiej delegacji możemy uzupełniać przejazdy i wydatki.

Wydatki do akceptacji – oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która została uzupełniona i przekazana do akceptacji w Comarch ERP XL. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Zaakceptowane wydatki – oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, której wydatki są już zaakceptowane. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Zatwierdzona – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w Comarch ERP XL została zatwierdzona. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Anulowana – polecenie wyjazdu, które w Comarch ERP XL zostało anulowane. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Brak oznaczenia – Delegacja wprowadzona – taka delegacja wymaga zatwierdzenia przez przełożonego.

Za pomocą przycisku  możliwa jest zmiana widoku okna delegacji. w widoku listy pojawi się dodatkowo akronim pracownika. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy.

Lista delegacji – widok listy

Okres trwania delegacji jest widoczny w Grafiku urlopowym, z wyjątkiem delegacji o statusie Anulowana . Przycisk Filtr umożliwia wyszukiwanie delegacji dla wybranego Centrum podległościowego, dla wybranego okresu trwania delegacji lub dla wybranego statusu delegacji: Oczekujące na akceptację, Przeterminowane, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Wydatek do akceptacji, Zaakceptowane wydatki, Anulowane Zatwierdzone.

Filtr wyszukiwania delegacji za pomocą statusu

Przykład
Delegacja odnotowana na okres od 01.06 do 03.06, niezatwierdzona przez Kierownika. w dniu 5.06 będzie wyświetlona zarówno przy wyborze statusu Przeterminowane, jak i Oczekujące na akceptację. 

Delegacje – dodawanie

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można wprowadzić delegację dla siebie lub podwładnego pracownika. Dostęp do tej funkcjonalności oparto o schematy uprawnień. Domyślnie w schematach ustawiono opcję Brak. Dodanie delegacji możliwe jest na dwa sposoby:

  • Menu Start – wybór opcji Zaplanuj delegację
  • Menu Delegacje – dodanie delegacji przyciskiem

Wybór jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza delegacji, w którym użytkownik może wypełnić dane zawarte w zakładkach: Ogólne i Zaliczki.

Na pierwszej zakładce Ogólne znajdują się informacje dotyczące pracownika i jego wydziału. Należy wybrać okres, na jaki wystawiono polecenie wyjazdu. Opcjonalnie można wskazać projekt. Po zapisaniu tych danych delegacja uzyskuje status Wprowadzona. Na tym etapie możliwe jest również wnioskowanie o zaliczkę. Jeśli zaliczka zostanie wypełniona, wówczas dalsza edycja danych na delegacji nie pozwala już na zmianę osoby, dla której wystawiono polecenie wyjazdu.

W sytuacji, gdy w Comarch ERP XL delegacja z zaliczką została anulowana lub odrzucono wniosek o zaliczkę, to w Comarch HRM w formularzu delegacji na liście zaliczek będzie ona wyświetlona w kolorze czerwonym.

W sytuacji, gdy kierownik odnotowuje delegację dla swojego podwładnego, umożliwiono także:

 Zapisanie delegacji – otrzyma ona status Wprowadzona

 Zapisanie i automatyczne zaakceptowanie delegacji – otrzyma ona status Zaakceptowane polecenie wyjazdu

Zaakceptowanie delegacji jest możliwe po uzupełnieniu pól dotyczących Miejsca delegacji i Celu delegacji. Przy próbie zatwierdzenia delegacji bez wpisania tych pozycji w formularzu delegacji brakujące pola zostaną wyróżnione czerwonym obramowaniem.

Formularz delegacji w buforze

Delegacje – zaakceptowanie polecenia wyjazdu

Delegacja dodana w aplikacji Comarch HRM otrzymuje status Wprowadzona. w dalszym kroku przełożony lub operator Comarch ERP XL powinien zaakceptować wyjazd pracownika.

Zatwierdzenie delegacji jest możliwe po uzupełnieniu pól dotyczących Miejsca delegacji i Celu delegacji. Operację zatwierdzania wyjazdu może wykonać kierownik dla swoich podwładnych. Kierownik nie może zatwierdzać własnych delegacji, dla niego taką operację wykonuje jego przełożony. Zatwierdzanie delegacji jest możliwe dla zaznaczonych delegacji o statusie Bufor lub Przeterminowana. Po zaznaczeniu wybranych delegacji pojawi się przycisk  Zaakceptuj. Zatwierdzone delegacje w Comarch ERP XL otrzymują status Zaakceptowane polecenie wyjazdu.

Kierownik posiadający uprawnienia do edycji delegacji dla podwładnych może wprowadzić i jednocześnie zatwierdzić poprawnie uzupełnioną delegację za pomocą opcji Zapisz i zatwierdź.

Delegacja zatwierdzona przez przełożonego

Delegacja o statusie Zaakceptowane polecenie wyjazdu  daje możliwość wypełnienia kolejnych zakładek: Przejazdy i Wydatki.

Formularz przejazdu w delegacji

Zakładka Przejazdy umożliwia odnotowanie tras wykonanych podczas podróży służbowej. Obowiązkowo należy wypełnić miejscowość wyjazdu/przyjazdu (odpowiednio pola: Skąd i Dokąd), a jeśli środkiem transportu jest  Samochód służbowy, to trzeba wpisać jego numer rejestracyjny. Stan licznika i kwota przejazdu nie są wymagane. Podczas dodawania kolejnych tras dla tej samej delegacji, jako miejsce wyjazdu proponuje się miejscowość końcowa z poprzedniej trasy oraz wybrany środek transportu.

Wydatki dodawane do delegacji

Kwoty uzupełnione na Przejazdach są przenoszone do zakładki Wydatki, z automatycznym przypisaniem rodzaju i kategorii wydatku jako Przejazdy. Tych pól nie można modyfikować. Można natomiast dodać im własny opis lub zmienić kwotę, co spowoduje automatyczną zmianę kwoty na formularzu przejazdu. Oprócz wydatków związanych z przejazdami na zakładce Wydatki można dodawać jeszcze inne koszty poniesione podczas delegacji. Mogą to być kategorie wydatków takie jak Diety, Noclegi, Konsumpcja itp.

Kolejne pozycje dodawane są za pomocą przycisku , a usuwane . Usunięcie wydatku powiązanego z przejazdem spowoduje usunięcie kwoty wpisanej w Przejazdach.

W delegacji o statusie Zatwierdzone polecenie wyjazdu  pod przyciskiem  można odnotować dane dotyczące wyżywienia zapewnionego pracownikowi podczas podróży służbowej, podając ilości poszczególnych posiłków.

Delegacje – wydatki do akceptacji

Po uzupełnieniu wydatków w formularzu delegacji, pracownik lub jego przełożony, może przekazać uzupełnioną delegację do akceptacji. Służy do tego przycisk   Wydatki do akceptacji. Operacja jest możliwa w przypadku posiadania uprawnień Edycja do delegacji.  Kolejne operacje związane z delegacjami: akceptacja wydatków  oraz dalsze ich rozliczenie, aż do etapu całkowitego zatwierdzenia i rozliczenia wyjazdu   wykonywane są w programie Comarch ERP XL.

Delegacje – pozostałe operacje

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można również usuwać zaplanowane delegacje, edytować je w celu naniesienia zmian oraz wykonać wydruk Polecenia wyjazdu. Operacje te można wykonać pod przyciskami:

 Usuń – z poziomu aplikacji Comarch HRM można usunąć delegację o statusie Wprowadzona.

 Edytuj – można dokonać zmian w zaplanowanej delegacji, która nie została jeszcze Zaakceptowana. Jeśli do delegacji o statusie Wprowadzona dodano wniosek o zaliczkę, wówczas edycji nie będą podlegać już dane osobowe pracownika.

 Drukuj – można wydrukować polecenie wyjazdu służbowego. Po wywołaniu wydruku jest tworzony i zapisywany plik w formacie pdf.

Czy ten artykuł był pomocny?