Instalacja stacjonarna Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR może współpracować z aplikacją Comarch HRM w modelu usługowym dostępną w chmurze Comarch. Baza danych systemu ERP znajduje się na komputerze użytkownika, a jej kopia zawierająca dane wykorzystywane w aplikacji Comarch HRM oraz sama aplikacja, znajdują się na serwerach w Comarch Data Center. Wymiana danych między bazą na komputerze użytkownika i bazą w Comarch Data Center wykonuje się za pomocą usługi Serwis Operacji Automatycznych.

Comarch HRM w modelu usługowym – ogólny schemat działania

Różnice pomiędzy Comarch HRM zainstalowanym lokalnie poprzez Comarch ERP WAMC a Comarch HRM w modelu usługowym:

• Dane wprowadzone w bazie danych Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR lub w Comarch HRM widoczne są po wykonaniu synchronizacji.
• W przypadku konfliktu (modyfikacja tych samych danych z poziomu Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR i Comarch HRM) ważniejsze są dane wprowadzone w Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR.
• Powiadomienia mailowe wysyłane są po wykonaniu synchronizacji różnicowej.
• Delegacje wpisane z poziomu Comarch HRM w chmurze mają własny schemat numeracji (E-DEL/ROK/numer).
• W aplikacji Comarch HRM w modelu usługowym nie można modyfikować struktury podległościowej i zmieniać centrum podległościowego u pracownika. Dane dotyczące struktury są tylko do podglądu.

Korzystanie z aplikacji Comarch HRM w modelu usługowym wymaga:

• instalacji na lokalnym komputerze Użytkownika zawsze aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR – w przypadku udostępnienia nowszej wersji oprogramowania Comarch ERP, Użytkownik powinien przystąpić do aktualizacji na środowisku lokalnym
• aktualnych dodatków Service Pack do serwera SQL
• posiadania stałego dostępu do stabilnego łącza internetowego

Minimalna przepustowość upload łącza (prędkość wysyłania) to 2 Mbit/s dla małych baz danych, które nie przekraczają kilkudziesięciu MB. Zalecana jest prędkość wysyłania na poziomie 10 Mbit/s i więcej, w zależności od wielkości bazy danych i ilości transferowych danych.

• pamięć RAM min. 4GB
• najnowszej wersji przeglądarek internetowych: Microsoft Edge, Google Chrome lub Mozilla Firefox
• odblokowania portów dla adresów:
  • epracownik.pl – port TCP 443 (https)
  • ws.epracownik.pl – port TCP 443 (https)
  • erp.comarch.pl – porty TCP 80, TCP 443 (http, https)
• złożenia zamówienia na uruchomienie Comarch HRM w modelu usługowym z poziomu programu Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR
• skonfigurowania usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (usługa powinna być stale uruchomiona)

W celu zamówienia usługi należy w Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR wejść do Konfiguracji > Firma >  Płace > Comarch HRM i wybrać przycisk „Uruchom aplikację w chmurze” lub „Przenieś aplikację do chmury” (w zależności od tego, czy na bazie danych była zainstalowana aplikacja lokalna).

Na kolejnej zakładce  – Model usługowy – należy podać:

• Adres świadczenia usługi – domenę, w której dostępny będzie Comarch HRM. Może to być adres w domenie *.epracownik.pl lub we własnej domenie. W przypadku własnej domeny należy przesłać do Comarch odpowiednie certyfikaty.
• Adres mailowy, na który zostanie wysłana informacja o uruchomieniu usługi oraz o danych dostępowych. Domyślnie podpowiada się tutaj adres mailowy uzupełniony w pieczątce firmy, Użytkownik ma możliwość wpisania innego adresu. Na podany adres wysyłane są również m.in. powiadomienia o aktualizacji i o nowych wersjach aplikacji.

W kolejnym kroku należy zapoznać się z Regulaminem i potwierdzić to poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru oraz wybrać przycisk „Wypróbuj przez 30 dni„, który spowoduje wysłanie zamówienia do Comarch Data Center.

W pierwszej kolejności Użytkownicy mogą zamówić 30-dniową wersję testową, która ma dostęp do wszystkich modułów aplikacji (Samoobsługa pracownicza, Zarządzanie czasem pracy, Rozwój pracownika).

W tym momencie na ekranie pojawi się komunikat informujący, że zamówienie zostało złożone i oczekuje na realizację.

Po realizacji zamówienia status usługi zmieni się na Usługa uruchomiona.

Po zakończonym okresie testowym można wykupić usługę na dalszy okres poprzez przycisk . W tym momencie należy zdecydować na zakup których modułów ma zostać złożone zamówienie.

W oknie pojawi się kolejna zakładka o nazwie Harmonogram synchronizacji.

Na podany adres mailowy zostanie wysłana informacja zawierająca dane dostępowe oraz pozostałe informacje przydatne do rozpoczęcia pracy z aplikacją Comarch HRM w modelu usługowym.

Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych jest instalowana razem z Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR. Po instalacji jest domyślnie wyłączona.

W celu uruchomienia należy ją skonfigurować z poziomu Konfiguracja > Stanowisko > Serwis Operacji Automatycznych > Parametry.

Usługa Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:

• w sekcji Konto Windows dla usługi podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego Windows dla usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych. Wskazany użytkownik konta musi posiadać hasło oraz odpowiednie uprawnienia (uprawnienia do logowania do Optimy oraz do uruchomienia usługi Windows; przed pierwszym uruchomieniem SOA Optima musi być uruchomiona na tymże koncie operatora by skonfigurować bazę konfiguracyjną i firmową). Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. W przypadku zmiany hasła użytkownika wskazanego w Serwisie Operacji Automatycznych należy konto ustawić ponownie podając nowe dane. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny).
• kliknąć Ustaw to konto dla usługi oraz uruchomić usługę.

Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w harmonogramie synchronizacji.

Sekcja Parametry usługi

Znajdujący się w tej sekcji parametr Usuwaj z bazy danych logi starsze niż służy do automatycznego usuwania logów Serwisu Operacji Automatycznych z bazy danych. Domyślnie wybrana jest dla parametru wartość 10 dni, ale Użytkownik może ją określić samodzielnie wybierając wartość z przedziału od 5 do 30 dni.

Pola: Serwer SQL, Baza konfiguracyjna i Serwer klucza uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu.

Poprawność konfiguracji Serwisu Operacji Automatycznych można zweryfikować poprzez sprawdzenie logowania wykonywanych operacji w plikach tekstowych lub w oknie dostępnym pod ikoną .

Na poniższym rysunku zaprezentowano przykładowy wygląd okna, który świadczy o uruchomionym serwisie i wykonywanych zadaniach:

Pliki tekstowe zapisywane są w folderze użytkownika konta SOA na lokalnym dysku – np. C:\Users\konto_uzytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs. Szybki dostęp do logów dla zalogowanego użytkownika znajduje się w zakładce Narzędzia pod ikoną . Dane dotyczące SOA znajdują się w pliku ComarchOptimaSerwisOperacjiAutomatycznych.log. Dane dotyczące synchronizacji usługi znajdują się w oddzielnych plikach.

Na poniższym rysunku zaprezentowano przykładowy zapis w logu, który świadczy o uruchomionym serwisie i zakolejkowanych zadaniach do wykonania.

Po uruchomieniu usługi w Konfiguracji > Firma >  Płace > Comarch HRM pojawi się zakładka Harmonogram synchronizacji, gdzie należy uruchomić okresową wymianę danych z serwerem Comarch Data Center.

Należy zaznaczyć:

• Automatyczna synchronizacja danych kadrowo-płacowych z Comarch HRM

Parametr dotyczy synchronizacji danych firmowych, struktury podległościowej, pracowników, kwalifikacji, limitów nieobecności, nieobecności, czasu pracy, planu pracy, zestawień czasu pracy, kont e-mail i powiadomień mailowych, umów cywilnoprawnych, delegacji oraz pozostałych danych słownikowych.

W przypadku, gdy baza danych była wcześniej spinana z aplikacją Comarch HRM poprzez Comarch ERP WAMC, w pierwszej pełnej synchronizacji danych kadrowo-płacowych zostaną przesłane również konta użytkowników, hasła, schematy uprawnień, dane dotyczące szkoleń pracowników, ocen okresowych oraz rekrutacji.

W kolejnym ustawieniu należy określić godziny (od – do), w których będzie wykonywana synchronizacja oraz z jaką częstotliwością (co: 15 min, …, 12 h – wybór z listy). W celu optymalizacji czasu trwania wymiany danych rozpoczęcie synchronizacji jest opóźniane o losową wartość z przedziału 0-4 minut w stosunku do godzin wynikających z harmonogramu.

• Automatyczna synchronizacja danych binarnych z Comarch HRM

Parametr dotyczy synchronizacji wydruków, dokumentów, zdjęć oraz załączników CV. Należy określić godziny (od – do), w których będzie wykonywana synchronizacja oraz z jaką częstotliwością (co: 15 min, …, 12 h – wybór z listy).

Bezpośrednio po uruchomieniu usługi zostanie wykonana pełna synchronizacja danych. Synchronizacja pełna jest obowiązkowym elementem podczas uruchamiania usługi oraz w późniejszych etapach podczas aktualizacji oprogramowania Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR.

Ze względu na ilość przesyłanych danych pełna synchronizacja może trwać nieco dłużej. Dla dużych baz danych zalecane jest zwiększenie parametru w Konfiguracji > Stanowisko > Użytkowe > Parametry – Limit czasu żądania SQL (Command Timeout) np. 7200.

Do chmury zostaną przesłane dane wyświetlane w Comarch HRM: pracownicy i ich zapisy historyczne, limity nieobecności, czas pracy, plan pracy, zestawienia czasu pracy, nieobecności, kwalifikacje, umowy cywilnoprawne, zdjęcia, wydruki oraz dane słownikowe: kalendarze, wydziały, projekty, strefy, centra podległościowe.

Proces synchronizacji pełnej składa się z następujących etapów:

• pobranie informacji z bazy danych programu ERP,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych na serwerze Comarch Data Center.

Po wykonaniu pierwszej pełnej synchronizacji w harmonogramie zostanie automatycznie ustawiona synchronizacja różnicowa. Synchronizacja różnicowa przesyła tylko te dane, które uległy zmianie (zostały dodane, usunięte lub edytowane) od ostatniej poprawnej synchronizacji.

Proces synchronizacji różnicowej składa się z następujących etapów:

• pobranie informacji z bazy danych programu ERP,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych na serwerze Comarch Data Center,
• pobranie informacji z bazy danych na serwerze Comarch Data Center,
• przygotowanie danych do wysyłki,
• wysłanie danych,
• zapisanie informacji w bazie danych programu ERP.

W przypadku wystąpienia „konfliktów”, np. wpisania danych na ten sam dzień zarówno w bazie danych Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR jak i w aplikacji Comarch HRM, dane w chmurze są usuwane i nadpisywane danymi z bazy danych systemu ERP.

W przypadku zmiany ustawienia na synchronizację pełną w najbliższym zadaniu Serwisu Operacji Automatycznych przesyłają się na nowo wszystkie dane związane z pracownikami z bazy danych systemu ERP do bazy danych w chmurze. W efekcie takiej operacji kasowane są dane w chmurze i nadpisywane są danymi wysłanymi z bazy danych systemu ERP w momencie synchronizacji.

Od wersji 2018.5.1 w aplikacji Comarch HRM administratorzy (konto admin oraz pracownicy, którzy mają przypisany schemat uprawnień Administrator) w sekcji Konfiguracja > Model usługowy mogą odczytać status ostatniej synchronizacji pobierany z serwerów Comarch Data Center:

W trakcie różnicowej synchronizacji bazy danych Użytkownicy mogą zobaczyć na ekranie aplikacji następujący komunikat:

Po zakończeniu synchronizacji dla wszystkich Użytkowników zalogowanych w aplikacji wyświetlana jest krótka informacja o przebiegu wymiany danych. Komunikat po kilku sekundach automatycznie jest zamykany:

Brak synchronizacji przez okres dłuższy niż 4 godziny spowoduje wyświetlenie następującej informacji dla administratorów:

Synchronizacja danych kadrowych oraz danych binarnych możliwa jest również „na życzenie”, poza ustalonym harmonogramem. Operację można wykonać przyciskiem dostępnym z poziomu zakładki Narzędzia > Comarch HRM.

Dodatkową synchronizację należy traktować jako funkcję uzupełniającą harmonogram synchronizacji wykonywany poprzez Serwis Operacji Automatycznych (więcej o SOA: kliknij tutaj).

Pozwala ona na wykonanie dodatkowej synchronizacji w przypadku gdy zaistnieje potrzeba szybkiego przesłania danych do bazy w chmurze. Postęp synchronizacji dodatkowej jest wyświetlany na bieżąco w oknie programu Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR.

Przebieg dodatkowej synchronizacji zapisywany jest automatycznie do oddzielnego pliku tekstowego (od wersji 2017.2 programu Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR).

Pliki tekstowe zapisywane są w folderze użytkownika na lokalnym dysku – np. C:\Users\konto_uzytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs. Szybki dostęp do logów znajduje się w zakładce System pod ikoną .

Aktualizacja aplikacji i oprogramowania Comarch ERP może mieć miejsce w następujących sytuacjach:

• aktualizacja tylko aplikacji Comarch HRM– jest wykonywana wtedy, gdy użytkownik posiada aktualną wersję oprogramowania Comarch ERP i na bieżąco wykonywane są synchronizacje poprzez usługę Serwisu Operacji Automatycznych – zmiana wersji aplikacji jest wykonywana jedynie po stronie serwera Comarch. Na czas aktualizacji dostęp do domeny zostaje tymczasowo ograniczony.
• aktualizacja tylko oprogramowania Comarch ERP – w przypadku gdy na rynku udostępniona zostaje nowsza wersja oprogramowania Comarch ERP, użytkownik powinien przystąpić do aktualizacji na środowisku lokalnym. Po stronie serwera Comarch nastąpi wówczas aktualizacja równoległa, aby wersje baz danych były zgodne. Na czas aktualizacji dostęp do domeny zostaje tymczasowo ograniczony. Do przywrócenia dostępu wymagana jest pełna synchronizacja danych.
• aktualizacja oprogramowania Comarch ERP i aplikacji Comarch HRM – jeśli na rynku jest udostępniona nowsza wersja oprogramowania ERP, która wymaga wyższej wersji aplikacji. Po aktualizacji na środowisku lokalnym użytkownika wykonywana jest aktualizacja zarówno oprogramowania Comarch ERP jak i aplikacji Comarch HRM na serwerach Comarch. Na czas aktualizacji dostęp do domeny zostaje tymczasowo ograniczony. Do przywrócenia dostępu wymagana jest pełna synchronizacja danych.

Przed aktualizacją oprogramowania Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR zaleca się weryfikację działania Serwisu Operacji Automatycznych pod kątem poprawnego wykonywania synchronizacji różnicowych zgodnie z ustawionym harmonogramem. Dane z aplikacji Comarch HRM, które nie zostaną przeniesione do lokalnej bazy przed aktualizacją oprogramowania, zostaną w późniejszym etapie usunięte – zgodnie z założeniem, że dane wpisane w bazie danych Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR są ważniejsze.

Aktualizacja oprogramowania powinna być wykonywana przez użytkownika na bieżąco po udostępnieniu nowych wersji na Indywidualnych Stronach Klientów.

Po aktualizacji oprogramowania Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR synchronizacje różnicowe ulegają automatycznemu wyłączeniu. Harmonogram zostaje ustawiony na obowiązkową synchronizację pełną.

W tym czasie na serwerach Comarch wykonywana jest operacja wyrównania wersji bazy danych, a domena zostaje zablokowana na czas wykonywanej aktualizacji.

Po poprawnym zakończeniu synchronizacji pełnej dostęp do domeny zostaje automatycznie przywrócony, a na podany w zamówieniu adres mailowy wysyłana jest informacja o zakończonej aktualizacji. Użytkownicy mogą logować się do aplikacji.