Delegacje

 Delegacje – Funkcjonalność pozwala na odnotowanie i zatwierdzenie delegacji krajowych i zagranicznych.

Z tego miejsca zalogowany użytkownik może dodać delegację krajową lub zagraniczną dla siebie lub podwładnych pracowników. Dostęp do delegacji jest uzależniony od nadanych wcześniej uprawnień.

Pracownik może wprowadzić swoją delegację, która otrzyma status Bufor – Oczekuje na akceptację. Następnie przełożony pracownika będzie mógł zatwierdzić delegację, otrzyma ona wówczas status Zaakceptowane polecenie wyjazdu. Informacja o zaplanowaniu delegacji oraz o jej zatwierdzeniu lub usunięciu może być wysłana e-mailem. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został w rozdziale Konfiguracja.

Lista delegacji w widoku kafelkowym

Lista delegacji jest domyślnie wyświetlona w widoku kafelkowym. Na kafelku oprócz imienia i nazwiska osoby pojawia się również rodzaj i numer delegacji, data wyjazdu oraz – w przypadku delegacji krajowych – kwota zaliczki. Dodatkowe statusy delegacji oznaczają:

 – Przeterminowana – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji w buforze, której data od jest wcześniejsza niż data bieżąca.

Brak oznaczenia – Oczekująca na akceptację – delegacja w buforze wymaga zatwierdzenia przez przełożonego.

Zaakceptowane polecenie wyjazdu – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która uzyskała akceptacje przełożonego (użyto opcji Zatwierdź).

Zaakceptowane wydatki – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w bazie danych Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR ma zaznaczoną opcję zaakceptowane wydatki.

 – Zamknięta – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w bazie danych Comarch ERP Optima/ XL HR / Altum HR została zatwierdzona.

Wszelkie modyfikacje dotyczące wprowadzonej delegacji, np. zmiana dat, odnotowanie zaliczki oraz uzupełnienie szczegółów, możliwe są dla delegacji będącej w statusie Bufor. Dla delegacji o statusie Zaakceptowane polecenie wyjazdu zmianie podlegają tylko trasy przejazdu delegacji krajowych i dane dotyczące wyżywienia podczas delegacji krajowej. Pozostałe statusy dają możliwość tylko podglądu delegacji bez możliwości wprowadzania zmian.

Za pomocą przycisku możliwa jest zmiana widoku okna delegacji. W widoku listy pojawi się dodatkowo akronim pracownika. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy.

Lista delegacji – widok listy

Przy domyślnych ustawienia filtra wyświetlone są wszystkie delegacje z okresu bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje dodatkowo możliwość wyszukania delegacji o wybranym statusie oraz wskazania okresu delegacji i  Centrum podległościowego.

Przykład
Delegacja odnotowana na okres od 01.06 do 03.06, niezatwierdzona przez Kierownika, w dniu 5.06 będzie wyświetlona zarówno przy wyborze statusu ‘Przeterminowane’, jak i ‘Oczekujące na akceptację’.

Delegacje – dodawanie

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można wprowadzić delegację dla siebie lub podwładnego pracownika. Delegację może dodać sobie również właściciel firmy. Dodanie delegacji możliwe jest na dwa sposoby:

  • Menu Start – wybór opcji Zaplanuj delegację
  • Menu Delegacje – dodanie delegacji przyciskiem 

Wybór jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza delegacji, w którym należy wskazać okres delegacji oraz rodzaj delegacji, krajowa lub zagraniczna. Następnie można wpisać miejsce i cel wyjazdu oraz zaznaczyć opcję ‘Wyjazd z miejsca zamieszkania’.

Formularz delegacji krajowej

Wprowadzona delegacja otrzymuje status Bufor – Oczekuje na akceptację. Operator obsługujący bazę systemu ERP i moduł Kasa/Bank Plus będzie miał możliwość dalszego rozliczania tych delegacji.

Na formularzu delegacji możliwe jest dodawanie załączników do delegacji znajdujących się w buforze lub z zaakceptowanym poleceniem wyjazdu. Załączniki do delegacji mogą dodawać użytkownicy mający przypisany schemat uprawniający do edycji delegacji (własnych lub podwładnych). Obsługiwane przez aplikacje są załączniki w formacie: pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rar, zip, 7z, png, jpg, jpeg. Maksymalny rozmiar załączonego dokumentu to 5 MB.

Delegacje krajowe

Jeśli parametr ‘Delegacja zagraniczna’ nie zostanie zaznaczony to oznacza, że użytkownik dodaje delegację krajową i pod przyciskiem  ma możliwość uzupełnienia Szczegółów delegacji. Może odnotować trasy i godziny przejazdu oraz wybrać środek transportu, a także wpisać kwotę wnioskowanej Zaliczki. Pod przyciskiem Wyżywienie podaje ilość zapewnionych mu posiłków. Dane te nie są wymagane na etapie planowania delegacji, mogą być uzupełnione po zatwierdzeniu delegacji przez przełożonego.

Szczegóły delegacji

Po zapisaniu formularza delegacji nie ma już możliwości zmiany rodzaju delegacji. Jeśli wypełniono jakiekolwiek dane dotyczące Szczegółów lub Zaliczki to parametr dotyczący Delegacji zagranicznej jest ukrywany. Sekcja Szczegóły i Zaliczka jest ukrywana w przypadku zaznaczenia opcji delegacja zagraniczna.

Delegacje zagraniczne

Jeśli parametr Delegacja zagraniczna zostanie zaznaczony, to oznacza, że użytkownik dodaje delegację przebiegającą poza granicami kraju. Wówczas na formularzu delegacji ukrywane są pola Szczegóły delegacji i Sumy zaliczek.  Możliwe jest odnotowanie tylko okresu delegacji oraz miejsca i celu wyjazdu.

Kwotę wnioskowanej zaliczki można wpisać w polu tekstowym Opisz cel delegacji i podaj kwotę zaliczki. Ta informacja zostanie przeniesiona do bazy danych systemu Comarch ERP Optima / Altum HR, w której operator może dodać dokument zaliczki na wnioskowaną kwotę.

Po zapisaniu formularza delegacji nie jest już możliwe wyłączenie parametru Delegacja zagraniczna. Aby zmienić rodzaj wprowadzonej delegacji na krajową, należy ją usunąć i dodać ponownie, nie zaznaczając parametru.

Formularz delegacji zagranicznej

Delegacje – zatwierdzanie

Delegacja dodana w aplikacji Comarch HRM otrzymuje status Bufor. W następnym kroku przełożony lub operator bazy Comarch ERP Optima / XL HR / Altum HR powinien zaakceptować wyjazd pracownika.

Operację zatwierdzania delegacji może wykonać kierownik dla swoich podwładnych pracowników. Pracownik nie może zatwierdzać swoich własnych delegacji, dla niego wykonuje to zawsze jego przełożony. Jeżeli natomiast do aplikacji zalogowany jest kierownik lub zastępca przypięty do najwyższego centrum podległościowego, np. Firma, i tym samym nie ma on nad sobą żadnego przełożonego, to wówczas ma on możliwość zatwierdzania własnych delegacji.

Zatwierdzanie delegacji jest możliwe dla delegacji o statusie Bufor lub Przeterminowana. Po ich zaznaczeniu pojawi się przycisku   Zatwierdź. Zatwierdzone delegacje otrzymują status Zaakceptowane polecenie wyjazdu .

Kierownik wprowadzający delegację dla swojego podwładnego ma możliwość jednoczesnego jej zatwierdzenia. Jeśli kierownik ma uprawnienia do edycji delegacji podwładnych, to już na etapie wypełniania formularza delegacji może użyć opcji Zapisz i zatwierdź.

Delegacje – pozostałe operacje

Na oknie Delegacji można wykonać również operacje usuwania zaplanowanej delegacji, edytowania w celu naniesienia zmian oraz wydruku Polecenia wyjazdu:

 Usuń – z poziomu aplikacji można usunąć tylko delegacje o statusie Bufor  i Przeterminowana.

 Edytuj – możliwość wprowadzenia zmian w zaplanowanej delegacji, która nie została jeszcze rozliczona lub zamknięta .

W trybie edycji nie można zmienić rodzaju delegacji – Krajowa lub Zagraniczna. Jeśli w momencie dodawania delegacji była wprowadzona jako krajowa, to parametr ‘Delegacja zagraniczna’ jest ukrywany. Jeśli była wprowadzona jako zagraniczna, to nie można już tego parametru wyłączyć.

 Drukuj – można wydrukować polecenie wyjazdu służbowego. Wydruk jest tworzony jako plik w formacie pdf.

W przypadku instalacji aplikacji Comarch HRM w chmurze Comarch dla delegacji zastosowano osobny schemat numeracji (E-DEL/ROK/ numer). Dla Użytkownicy programu Comarch ERP XL HR v. 2016.2.1 została udostępniona funkcjonalność delegacji krajowych rozliczanych w Comarch ERP XL. Została ona opisana w rozdziale Delegacje – współpraca z Comarch ERP XL.




Delegacje – współpraca z Comarch ERP XL

 

 Delegacje – funkcjonalność pozwala na zaplanowanie i zatwierdzenie delegacji krajowych obsługiwanych w systemie Comarch ERP XL. Zalogowany użytkownik może dodawać, modyfikować i zatwierdzać delegacje, które są następnie rozliczane w bazie danych systemu Comarch ERP XL.

Aby korzystać z tej funkcjonalności konieczna jest dwustronna synchronizacja baz systemów XL i XL HR. Dodatkowo w module Administracja / Konfiguracja / HR wymagane jest ustawienie Operatora dla zapisów z aplikacji Comarch HRM. W przypadku braku tych ustawień pojawi się następujący komunikat: „W module Administracja XL nie ustawiono operatora do realizacji zapisów w bazie danych. Prosimy o kontakt z Administratorem systemu”.

Uwaga
W przypadku systemu Comarch ERP XL bezwzględnie musi być włączona dwustronna synchronizacja z bazą danych Comarch ERP XL HR. Rozłączenie synchronizacji może spowodować brak dostępu do aplikacji Comarch HRM oraz nieodwracalne błędy związane z brakiem spójności i utratą wprowadzonych danych.

Dodawanie delegacji do systemu Comarch ERP XL jest możliwe tylko z poziomu aplikacji Comarch Comarch HRM. Możliwość korzystania z tej funkcjonalności wymaga zainstalowania wersji systemu Comarch ERP XL 2016.2.1 lub wyższej.  Dodatkowo należy nadać uprawnienia db owner dla loginu SQL użytego w Comarch ERP WAMC do bazy danych Comarch ERP XL.

Dostęp do funkcjonalności Delegacji oparto na ustawieniach w Schemacie uprawnień.

  • Delegacjeuprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP XL od wersji 2016.2.1.
  • Delegacje archiwalneuprawnienie związane z delegacjami rozliczanymi w Comarch ERP Optima.

Dla schematu Domyślny ustawienia związane z Delegacjami są pokazane poniżej:

Domyślny schemat uprawnień – użytkownicy programu Comarch ERP XL HR

Pod przyciskiem  Delegacje archiwalne istnieje możliwość dalszego korzystania z funkcjonalności Delegacji opisanych z rozdziale Delegacje, które zapisywane są i rozliczane w bazie danych systemu Comarch ERP XL HR.

W przypadku włączenia w schemacie uprawnień Delegacji zapisywanych i rozliczanych w bazie danych systemu Comarch ERP XL zalogowany Pracownik może wprowadzić swoją delegację, która otrzyma status Wprowadzona. Użytkownik będący przełożonym może dodać delegację krajową zarówno dla siebie, jak i swoich podwładnych pracowników. Może też zaakceptować delegacje swoich pracowników, które otrzymają status Zaakceptowane polecenie wyjazdu . Informacja o zaplanowaniu delegacji oraz o jej zaakceptowaniu może być wysłana mailem. Sposób konfigurowania powiadomień mailowych został w rozdziale Konfiguracja.

Przy domyślnych ustawienia filtra  na oknie Delegacji wyświetlają się wszystkie delegacje dotyczące bieżącego miesiąca. W oknie filtra istnieje możliwość zmiany zakresu dat i statusu wyświetlanych delegacji. Lista delegacji jest domyślnie wyświetlona w widoku kafelkowym. Na kafelku oprócz imienia i nazwiska osoby pojawia się również numer delegacji oraz data wyjazdu i kwota wnioskowanej zaliczki.

Lista delegacji w widoku kafelkowym

Dodatkowo widoczne statusy delegacji oznaczają:

 Przeterminowana – delegacja wprowadzona, której data wyjazdu jest wcześniejsza od daty bieżącej. Delegacja podlega edycji, można ją  modyfikować, wnioskować o zaliczkę, usunąć lub zaakceptować.

 Niekompletna – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji wprowadzonej, która nie ma uzupełnionych pól Miejsce i Cel delegacji. Delegacja może zostać zmodyfikowana, usunięta lub po uzupełnieniu brakujących danych zapisana lub zaakceptowana.

Zaakceptowane polecenie wyjazdu – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która uzyskała akceptację przełożonego (użyto opcji Zaakceptuj). w takiej delegacji możemy uzupełniać przejazdy i wydatki.

Wydatki do akceptacji – oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która została uzupełniona i przekazana do akceptacji w Comarch ERP XL. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Zaakceptowane wydatki – oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, której wydatki są już zaakceptowane. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Zatwierdzona – takie oznaczenie będzie widoczne dla delegacji, która w Comarch ERP XL została zatwierdzona. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Anulowana – polecenie wyjazdu, które w Comarch ERP XL zostało anulowane. w aplikacji Comarch HRM delegacja dostępna jest tylko do podglądu.

Brak oznaczenia – Delegacja wprowadzona – taka delegacja wymaga zatwierdzenia przez przełożonego.

Za pomocą przycisku  możliwa jest zmiana widoku okna delegacji. w widoku listy pojawi się dodatkowo akronim pracownika. Na urządzeniach mobilnych dostępny jest tylko widok kafelkowy.

Lista delegacji – widok listy

Okres trwania delegacji jest widoczny w Grafiku urlopowym, z wyjątkiem delegacji o statusie Anulowana . Przycisk Filtr umożliwia wyszukiwanie delegacji dla wybranego Centrum podległościowego, dla wybranego okresu trwania delegacji lub dla wybranego statusu delegacji: Oczekujące na akceptację, Przeterminowane, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Wydatek do akceptacji, Zaakceptowane wydatki, Anulowane Zatwierdzone.

Filtr wyszukiwania delegacji za pomocą statusu

Przykład
Delegacja odnotowana na okres od 01.06 do 03.06, niezatwierdzona przez Kierownika. w dniu 5.06 będzie wyświetlona zarówno przy wyborze statusu Przeterminowane, jak i Oczekujące na akceptację. 

Delegacje – dodawanie

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można wprowadzić delegację dla siebie lub podwładnego pracownika. Dostęp do tej funkcjonalności oparto o schematy uprawnień. Domyślnie w schematach ustawiono opcję Brak. Dodanie delegacji możliwe jest na dwa sposoby:

  • Menu Start – wybór opcji Zaplanuj delegację
  • Menu Delegacje – dodanie delegacji przyciskiem

Wybór jednej z powyższych opcji spowoduje otwarcie formularza delegacji, w którym użytkownik może wypełnić dane zawarte w zakładkach: Ogólne i Zaliczki.

Na pierwszej zakładce Ogólne znajdują się informacje dotyczące pracownika i jego wydziału. Należy wybrać okres, na jaki wystawiono polecenie wyjazdu. Opcjonalnie można wskazać projekt. Po zapisaniu tych danych delegacja uzyskuje status Wprowadzona. Na tym etapie możliwe jest również wnioskowanie o zaliczkę. Jeśli zaliczka zostanie wypełniona, wówczas dalsza edycja danych na delegacji nie pozwala już na zmianę osoby, dla której wystawiono polecenie wyjazdu.

W sytuacji, gdy w Comarch ERP XL delegacja z zaliczką została anulowana lub odrzucono wniosek o zaliczkę, to w Comarch HRM w formularzu delegacji na liście zaliczek będzie ona wyświetlona w kolorze czerwonym.

W sytuacji, gdy kierownik odnotowuje delegację dla swojego podwładnego, umożliwiono także:

 Zapisanie delegacji – otrzyma ona status Wprowadzona

 Zapisanie i automatyczne zaakceptowanie delegacji – otrzyma ona status Zaakceptowane polecenie wyjazdu

Zaakceptowanie delegacji jest możliwe po uzupełnieniu pól dotyczących Miejsca delegacji i Celu delegacji. Przy próbie zatwierdzenia delegacji bez wpisania tych pozycji w formularzu delegacji brakujące pola zostaną wyróżnione czerwonym obramowaniem.

Formularz delegacji w buforze

Delegacje – zaakceptowanie polecenia wyjazdu

Delegacja dodana w aplikacji Comarch HRM otrzymuje status Wprowadzona. w dalszym kroku przełożony lub operator Comarch ERP XL powinien zaakceptować wyjazd pracownika.

Zatwierdzenie delegacji jest możliwe po uzupełnieniu pól dotyczących Miejsca delegacji i Celu delegacji. Operację zatwierdzania wyjazdu może wykonać kierownik dla swoich podwładnych. Kierownik nie może zatwierdzać własnych delegacji, dla niego taką operację wykonuje jego przełożony. Zatwierdzanie delegacji jest możliwe dla zaznaczonych delegacji o statusie Bufor lub Przeterminowana. Po zaznaczeniu wybranych delegacji pojawi się przycisk  Zaakceptuj. Zatwierdzone delegacje w Comarch ERP XL otrzymują status Zaakceptowane polecenie wyjazdu.

Kierownik posiadający uprawnienia do edycji delegacji dla podwładnych może wprowadzić i jednocześnie zatwierdzić poprawnie uzupełnioną delegację za pomocą opcji Zapisz i zatwierdź.

Delegacja zatwierdzona przez przełożonego

Delegacja o statusie Zaakceptowane polecenie wyjazdu  daje możliwość wypełnienia kolejnych zakładek: Przejazdy i Wydatki.

Formularz przejazdu w delegacji

Zakładka Przejazdy umożliwia odnotowanie tras wykonanych podczas podróży służbowej. Obowiązkowo należy wypełnić miejscowość wyjazdu/przyjazdu (odpowiednio pola: Skąd i Dokąd), a jeśli środkiem transportu jest  Samochód służbowy, to trzeba wpisać jego numer rejestracyjny. Stan licznika i kwota przejazdu nie są wymagane. Podczas dodawania kolejnych tras dla tej samej delegacji, jako miejsce wyjazdu proponuje się miejscowość końcowa z poprzedniej trasy oraz wybrany środek transportu.

Wydatki dodawane do delegacji

Kwoty uzupełnione na Przejazdach są przenoszone do zakładki Wydatki, z automatycznym przypisaniem rodzaju i kategorii wydatku jako Przejazdy. Tych pól nie można modyfikować. Można natomiast dodać im własny opis lub zmienić kwotę, co spowoduje automatyczną zmianę kwoty na formularzu przejazdu. Oprócz wydatków związanych z przejazdami na zakładce Wydatki można dodawać jeszcze inne koszty poniesione podczas delegacji. Mogą to być kategorie wydatków takie jak Diety, Noclegi, Konsumpcja itp.

Kolejne pozycje dodawane są za pomocą przycisku , a usuwane . Usunięcie wydatku powiązanego z przejazdem spowoduje usunięcie kwoty wpisanej w Przejazdach.

W delegacji o statusie Zatwierdzone polecenie wyjazdu  pod przyciskiem  można odnotować dane dotyczące wyżywienia zapewnionego pracownikowi podczas podróży służbowej, podając ilości poszczególnych posiłków.

Delegacje – wydatki do akceptacji

Po uzupełnieniu wydatków w formularzu delegacji, pracownik lub jego przełożony, może przekazać uzupełnioną delegację do akceptacji. Służy do tego przycisk   Wydatki do akceptacji. Operacja jest możliwa w przypadku posiadania uprawnień Edycja do delegacji.  Kolejne operacje związane z delegacjami: akceptacja wydatków  oraz dalsze ich rozliczenie, aż do etapu całkowitego zatwierdzenia i rozliczenia wyjazdu   wykonywane są w programie Comarch ERP XL.

Delegacje – pozostałe operacje

Z poziomu aplikacji Comarch HRM można również usuwać zaplanowane delegacje, edytować je w celu naniesienia zmian oraz wykonać wydruk Polecenia wyjazdu. Operacje te można wykonać pod przyciskami:

 Usuń – z poziomu aplikacji Comarch HRM można usunąć delegację o statusie Wprowadzona.

 Edytuj – można dokonać zmian w zaplanowanej delegacji, która nie została jeszcze Zaakceptowana. Jeśli do delegacji o statusie Wprowadzona dodano wniosek o zaliczkę, wówczas edycji nie będą podlegać już dane osobowe pracownika.

 Drukuj – można wydrukować polecenie wyjazdu służbowego. Po wywołaniu wydruku jest tworzony i zapisywany plik w formacie pdf.